3 Projektorganisationsformen für ein erfolgreiches Projekt
Die Projektorganisation: Worum handelt es sich dabei? Welchen Vorteil können Sie für Ihr Unternehmen bringen?
Unternehmen zeigen ein wachsendes Interesse am Thema Projektmanagement. In einem kompetitiven Umfeld wird die effektive Durchführung von Projekten und Optimierung von Arbeitsprozessen immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Dafür exisitieren 3 Projektorganisationsformen, Kontinuität des Unternehmens gewährleisten
In diesem Artikel finden Sie grundlegende Informationen zur Organisation von Projekten. Entdecken Sie außerdem einen kurzen Vergleich von Management-Tools für Projekte. Sie können Ihre Performance entlang des gesamten Arbeitsprozesses verbessern und ein effektives Qualitätsmanagement für Ihr Projekt ermöglichen.
Was ist Projektorganisation? Definition
Der Begriff Projektorganisation bezeichnet ein
System der Kompetenz für die Erfüllung befristeter, komplexer Aufgaben (Projekte).
Gabler Wirtschaftslexikon
Im Gegensatz zur fortlaufenden Organisation eines Unternehmens oder einer Abteilung hat die Projektorganisation einige besondere Merkmale. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt. Es stellt eine einmalige Aktion dar, hat ein bestimmtes Ziel und einen klaren finanziellen und personellen Rahmen.
Die organisatorische Struktur eines Projekts ist abhängig von Projektumfang, geplanten Projektphasen, Kapazitäten des Unternehmens und Dauer des Projekts. Dies kann im Projektstrukturplan zusammengefasst werden.
Welche Projektorganisationsformen existieren?
Drei verschiedene Formen der Projektorganisation sind zu unterscheiden:
- Reine Projektorganisation;
- Stabs-Projektorganisation;
- Matrix-Projektorganisation.
Reine Projektorganisation
Die reine Projektorganisation, oder auch als autonome Projektorganisation bekannt — wird vor allem bei großen Projekten eingesetzt. In einer solchen Organisation verfügt der Projektleiter (PMO) über die volle Zielverantwortung sowie disziplinarische und fachliche Weisungsbefugnisse. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens werden speziell für dieses Projekt aus Ihrer ursprünglichen Abteilung ausgegliedert. Das Projekt ist für die eine begrenzte Zeit eine Abteilung oder eine eigene Gesellschaft, also ein projektorientiertes Unternehmen.
Diese Art der Organisation kann schematisch wie folgt dargestellt werden:
| Vorteile | Nachteile |
| Hohe Identifikation der Projektteilnehmer mit dem Projekt | Aufwand bei der Wiedereingliederung der Projektteams in die Linienorganisation |
| Einfache Weisungsbefugnisse und Verantwortungen | Austausch von Know-How zwischen den Fachabteilungen oft schwierig |
| Direkte Kommunikationswege | Wiedereinführung von Mitarbeitern in der ehemaligen Abteilung oft problematisch |
Stablinien-Projektorganisation
Die Stablinienorganisation — auch als Einfluss-Projektorganisation bekannt — bietet sich vor allem für kleine Projekte an. Es werden keine Mitglieder aus den Abteilungen herausgepickt, sondern einzelne Aufgaben der jeweiligen Abteilung zugewiesen. Der Projektleiter hat lediglich eine koordinierende und beratende Funktion und kann sich auf die Unternehmensleitung berufen. Der Name “Stablinie” zielt auf die Verbindung zwischen Unternehmensleitung und Abteilungsleitung ab. Die beiden Elemente des Unternehmens organisieren und verhandeln das Vorhaben.
Die Stablinienorganisation lässt sich anhand der folgenden Abbildung darstellen:
| Vorteile | Nachteile |
| Struktur der Stammorganisation wird nicht verändert | Keine direkte Weisungsbefugnisse für der Projektleiter |
| Sehr flexibel bei der Ressourcenzuteilung | Koordinationsaufwand |
| Einfacher Austausch von Know-How zwischen den Fachabteilungen | Maßnahmen sind schwer durchzusetzen |
Matrix-Projektorganisation
Bei der Matrixorganisation überlagern sich die Befugnisse von Abteilungsleitung und Projektleitung. Abteilungsleiter behalten weiterhin die Oberhand über ihre Mitarbeiter, die auch während des Projekts in den Abteilungen bleiben. Die Projektleiter haben in dieser Organisationsstruktur allerdings auch im Rahmen des Projekts die disziplinarische Weisungsbefugnis. SIe können Aufgaben an Projektmitarbeiter verteilen.
Wie der Name schon sagt, lässt sich diese Organisationsform als Matrix darstellen:
| Vorteile | Nachteile |
| Wiedereingliederung nach Projektende ist erleichtert, da die Mitarbeiter in ihren Abteilungen verbleiben | Mögliche Konflikte bei unterschiedlichen Abteilungs- und Projektzielen |
| Flexible Ressourcenzuteilung | Risiko einer Überlastung der Mitarbeiter (wegen Doppelrolle in Stamm- und Matrixorganisation) |
| Austausch von Know-How zwischen Projekt- und Stammorganisation möglich |
Tipps: Wie lässt sich ein Projekt organisieren?
Um effizient im Projektmodus zu arbeiten und ein erfolgreiches Management des Projektes zu gewährleisten, sollten Sie einige Aspekte beachten, um die Gesamtleistung Ihrer Projektteams zu erhöhen:
- Agile Methoden: Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach “ausstehend”, “in Bearbeitung” und “erledigt” und vereinfachen Sie so Ihr Projektmanagement. Das Kanban Board folgt genau diesem Muster. Sie passt auf rund 80% aller Projekte im Unternehmen (IT-Projekte, Marketing, Kommunikation, etc.)
- Effiziente Kommunikation, um besser zusammenzuarbeiten: Einige Lösungen enthalten einen Messenger oder sind mit Ihrem E-Mail Konto verbunden. Die Anzahl von Tools, die Sie verwenden, kann reduziert werden und alles in ein einheitliches Umfeld integriert werden.
- Zentralisieren von Informationen: Verwalten Sie alle Dateien und Daten Ihres Projektes in derselben Anwendung. So vergessen Sie nichts und finden alle benötigten Daten schnell wieder.
- Analysieren Sie Ihr Projekt und den Fortschritt mithilfe von Indikatoren auf einem Dashboard. Sie können Budgetierung vornehmen und einfach feststellen, ob Deadlines eingehalten werden oder welche Ressourcen evtl. fehlen.
Welche Projektorganisation eignet sich für mein Unternehmen?
Die Auswahl der Projektorganisationsform kann schwierig sein, denn Projekte sind so individuell wie Sie: Auf Ihr Unternehmen kommt es an!
Die perfekte Organisation für ein Projekt zu definieren, ist keine leichte Aufgabe. Denn jede Idee, jedes Projektteam und jedes Unternehmen weist spezifische Eigenschaften, Bedürfnisse, Einschränkungen und Strukturen auf.
Eine generelle Standardisierung ist nur sehr eingeschränkt möglich. Ein Bewusstsein über diese individuellen Aspekte ist essenziell für eine erfolgreiche Projektorganisation und Durchführbarkeit der Projektarbeit.
Die Planung, Ausarbeitung und Entwicklung einer Idee kann mithilfe von unterstützender Management-Software für die Projektverwaltung erleichtert werden.
Ihre Projektleiter und alle anderen Mitarbeiter, die an dem Projekt beteiligt sind, werden es Ihnen danken! Probieren Sie es selbst aus!
Überblick: Software für die Projektorganisation
Wrike
Die Management-Software Wrike ist eine simple und anwenderfreundliche Plattform für das Projektmanagement. Sie bietet ein passendes Umfeld für Entwickler, Marketing-Abteilungen, Kreative und Designer.
Wrike
monday.com
monday.com ist eine Cloud-basierte Projekt- und Teammanagement-Software, die sich leicht an Ihre branchenspezifischen Bedürfnisse anpasst. Mit seinem ansprechenden Design ist das Tool sehr intuitiv und bietet verschiedene Ansichten für Ihre Aufgaben, wie z.B. Kanban-, Gantt-Diagramm- oder Zeitleisten-Ansicht.
monday.com
Meistertask
Meistertask ist eine umfangreiche Anwendung für die Projektverwaltung und -organisation. Ihre Projekte können Sie dabei in den unterschiedlichsten Ansichten wie Kanban oder als Aufgabenliste visualisieren.
MeisterTask
Taskworld
Genießen Sie dank der Taskworld-Timeline eine gute Übersicht über Ihre Projekte. Sie ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts Ihrer Aufgaben im Projektzeitplan. Verschiedene Dashboards und bunte Tags helfen Ihnen, alles im Blick zu behalten.
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Teamleader
Teamleader erleichtert die administrative Arbeit von Unternehmern und ermöglicht die Koordinierung verschiedenster Arbeitsprozesse. Neben den Modulen CRM, Kontaktmanagement, Zeiterfassung sowie Leadmanagement bietet es einen Aufgaben- und Projektplaner.