Effektive Projektplanung: Aufgaben strukturieren und Projekterfolg sichern

Die Erstellung eines genauen Projektplans ist für ein effektives Projektmanagement unerlässlich. Jedes Projektmanagement setzt voraus, dass man von einer soliden Basis ausgeht und weiß, was man erreichen will oder was der Kunde oder die Kundin erwartet. Aber wo soll man anfangen?

Ist es möglich, alle auszuführenden Aufgaben, die einzuhaltenden Fristen und die benötigten Ressourcen genau zu bestimmen? Die Antwort ist ja.

Mit unserer Hilfe wird das Management Ihrer Projekte zum Kinderspiel!

Um dies zu erreichen, erfordert eine intelligente Projektplanung jedoch auf jeden Fall ein präziser und strukturierter Vorgang und ein wenig Arbeit im Voraus. Beginnen Sie zum Beispiel mit der SMART-Methode, um Ihre Ziele realistisch zu setzen.

In diesem Artikel erklären wir, wie man die Schritte eines Projekts mit den richtigen Werkzeugen (WBS, Gantt, etc.) plant. Da diese Tätigkeit die Ausführung einer Reihe recht komplexer Aufgaben erfordert, stellen wir Ihnen auch eine Auswahl an Software vor, die Ihnen dabei helfen kann

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Warum Projekte planen? Und wie?

Der Lebenszyklus eines Projekts umfasst eine Reihe von Phasen. Bevor Sie sich jedoch kopfüber in das eigentliche Projekt stürzen, sollten Sie mit kleineren, einzelnen Arbeitspaketen planen, die zusammen das fertige Projekt bilden.

Viele Unternehmen arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, deshalb ist es oft nötig, die einzelnen Projekte als allerersten Schritt zu priorisieren. Nutzen Sie z. B. die Eisenhower Matrix, um einzuschätzen, was am dringlichsten ist und entsprechend zu planen.

Ein Projekt basiert vor allem auf einem Lastenheft, das im Vorfeld genauestens definiert wurde.

Aufbau der Projektplanung: Überblick

Die Projektplanung ist ein entscheidender Prozessschritt, um ein Projekt erfolgreich zu planen, umzusetzen und abzuschließen. Es gibt verschiedene Aspekte der Projektplanung, die berücksichtigt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht, im Budget und in hoher Qualität abgeschlossen wird. Einige der wichtigsten Phasen der Projektplanung sind:

1. Projektstrukturplan: Grundlage für die weitere Planung und Ausführung des Projekts. 
2. Kapazitätsplanung: Planung der personellen und materiellen Ressourcen für das Projekt.
3. Projektbudgetplanung: Festlegung des Gesamtbudgets.
4. Phasenplanung: Aufteilung des Projekts in einzelne Phasen oder Abschnitte.
5. Terminplanung: Festlegung der Zeitpläne für alle Projektaktivitäten und -aufgaben.

Wie Sie verstanden haben, erfordert diese Vorarbeit ein hohes Maß an Präzision, hat aber viele Vorteile für den:die Projektleiter:in.

Projektstrukturplan (PSP) = Work breakdown structure (eng.)

Um die verschiedenen Aktivitäten und Abhängigkeiten, aus denen sich Ihr Projekt zusammensetzt, genau zu definieren und sicherzustellen, dass Sie keine vergessen, können Sie die einen Projektstrukturplan (PSP), verwenden. Der PSP wird auch manchmal als WBS (project work breakdown structure) bezeichnet.

Bei dieser Methode werden die wichtigsten Ziele ermittelt und in kleine Tasks aufgeteilt. Jeder dieser Tasks wird dann nochmal aufgeteilt, was schließlich zu Arbeitspaketen oder Aufgaben führt.

Wenn Sie alle Ihre Aufgaben identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie miteinander zu verknüpfen, um sie zu organisieren. Dies wird als Task-Planung bezeichnet.

Jeder Block von Aufgaben hat Vorgänger (eine Aufgabe, die vor einer anderen fertiggestellt werden muss) und Nachfolger (auf eine vorhergehende Aufgabe folgend), die miteinander verbunden sind. Es gibt vier Arten von Beziehungen:

• End-to-Start-Beziehungen: Task B kann erst gestartet werden, wenn Task A beendet ist.
• End-to-End-Beziehungen: Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, mit dem Start von B zu warten, bis A beendet ist.
• Start-zu-Start-Beziehungen: Task B kann erst gestartet werden, wenn Task A gestartet ist. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, B zur gleichen Zeit wie A zu starten.
• Start-to-Ende-Beziehungen: Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe A gestartet wurde.

Beachten Sie, dass der Projektleiter mehrere Szenarien in Bezug auf die Aufgabenplanung planen kann. So ist es möglich, je nach Projektfortschritt und abhängig von etwaigen Schwierigkeiten, den Course zu ändern, falls man sich auf einem kritischen Pfad befindet.

Kapazitätsplanung

In diesem Schritt gilt es folgende Frage zu beantworten: Wer macht was für dieses Projekt? Und welche Ressourcen sind für die Umsetzung notwendig?

Bei der Kapazitätsplanung legen Sie dazu fest, wie viel Zeit jeder Akteur (einschließlich externer Dienstleister) für die Ausführung von Aufgaben aufwenden kann. Achten Sie darauf, alle Einschränkungen zu berücksichtigen, wie z. B. Ferien, Feiertage, Zeit für andere Einsätze usw. Planen Sie Zeit bei allen Teammitgliedern ein, falls es Tasks gibt, die gemeinsam bearbeitet werden müssen.

Vergessen Sie auch die anderen Ressourcen nicht! Planen Sie ausreichend Materialien, digitale Ressourcen und benötigte Räume ein und tätigen Sie Bestellungen, falls nötig.

Mit diesem entscheidenden und unverzichtbaren Schritt bei der Erstellung Ihrer Produkt-Roadmap erhalten Sie einen korrekten Überblick über die Gesamtprojektdauer.

Aber Vorsicht, es erfordert die Beteiligung aller Akteure! Fragen Sie Ihre Mitarbeiter am besten einfach, wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben benötigt wird. Jeder kann am besten einschätzen, wie viel Zeit die Aufgaben in Anspruch nehmen, die er täglich erledigt.

Berücksichtigen Sie außerdem immer die verschiedenen Zeitvorgaben, um Ihren Zeitplan zu optimieren. Zum Beispiel müssen bestimmte Aufgaben aus rechtlichen Gründen unbedingt bis zu einem bestimmten Datum erledigt werden.

Projektbudgetplanung

Die Projektbudgetplanung ist ein wichtiger Prozess bei der Durchführung eines Projekts. Sie umfasst die Schätzung und Zuweisung von finanziellen Ressourcen, die für die Realisierung des Projekts erforderlich sind. Das Projektbudget umfasst alle Kosten, die während des Projekts anfallen können, einschließlich Personal, Materialien, Ausrüstung, Reisen und anderen Ausgaben.

Die Projektbudgetplanung beginnt in der Regel bereits in der Planungsphase des Projekts und wird im Verlauf des Projekts laufend aktualisiert. Um eine realistische Budgetplanung zu erstellen, müssen alle Kostenfaktoren sorgfältig berücksichtigt werden, einschließlich unvorhergesehener Kosten und Risiken.

Eine sorgfältige Projektbudgetplanung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen der finanziellen Ressourcen durchgeführt wird. Eine Budgetüberschreitung kann dazu führen, dass das Projekt gestoppt werden muss oder dass es nicht den gewünschten Umfang erreicht. Eine effektive Projektbudgetplanung kann dazu beitragen, die Kosten im Griff zu behalten und das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Phasenplanung mit einem Meilenstein-Plan

Wenn Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen verteilt haben und alle wichtigen Informationen gesammelt haben, können Sie einschätzen, wie lange das Projekt dauern wird. Dann können sie bestimmte wichtige Zwischenergebnisse, die sogenannten Projekt-Meilensteine ermitteln und Ihre Fertigstellung vorausplanen.

Im Laufe des Projektes sollte immer, wenn der Termin eines Meilensteins erreicht, wurde eine kurze Review über den Projektfortschritt vorgenommen werden. Dabei sollten z. B. folgende Fragen beantwortet werden:

• Wurde der Meilenstein rechtzeitig erreicht?
• Gab es Probleme?
• Ist das Projekt in Verzug und wenn ja, warum?

Ablauf- und Terminplanung

Wenn die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, müssen Sie nur noch Ihren Kalender erstellen und alle Aufgaben eintragen.

Unser Rat: Für kleine Projekte, bei denen ein einfaches Zeitmanagement ausreicht, ist es üblich ein einfaches Gantt-Diagramm zu verwenden.

Üblicherweise in Tabellen- oder Diagrammform dargestellt, enthält ein Projektplan wesentliche Daten. Indem es Teams einen klaren Überblick verschafft, ermöglicht der Plan Folgendes:

• Strukturen der Ideen im Vorfeld, indem kategorisiert wird, welche Aufgaben wirklich essentiell für das Vorhaben sind und welche Ressourcen angefordert werden müssen. Ein Projekt zu planen bedeutet, Ihre Ideen zu organisieren, z. B. mit der 5W-Methode;

• Projektfortschritt mit dem Ishikawa-Diagramm oder mit der Kaizen-Methode verfolgen, um Probleme zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren;
• Kommunikation und Zusammenarbeit fördern;
• Zuteilung der richtigen Ressourcen entsprechend der Dauer der Aufgaben und eventueller Überschneidungen zwischen ihnen, um Projekte realistischer durchführen zu können.

Projektplanung mit Excel

Die Erstellung einer Projektierung auf Excel ist durchaus möglich. Außerdem haben die meisten Unternehmen das Programm sowieso im Einsatz. Daher ist es naheliegend auch Projektplanungen, die auf Tabellen basieren, in Excel umzusetzen. Insbesondere für die Ausarbeitung des Gantt-Diagramms, kann man das Programm gut nutzen.

So können Sie vorgehen:

Sollten Sie jedoch mit dem Tabellenkalkulationsprogramm nicht ganz so gut zurechtkommen, stellen wir Ihnen einen kostenlosen Projektplan zur Verfügung. Die Vorlage im Excel-Format basiert auf dem Gantt-Diagramm-Modell:

Gantt Diagramm mit Excel

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Die Grenzen von Excel für die Projektplanung

Obwohl die Verwendung von Excel auf den ersten Blick einfach erscheint, hat das Tool einige Einschränkungen. Dies gilt insbesondere für das Management großer Projekte oder Webprojekte, die Änderungen im Laufe der Zeit und die Einbeziehung vieler Mitarbeiter erfordern.

Hier sind die wichtigsten Einschränkungen von Excel:

• es ist nicht dynamisch: Das Hinzufügen neuer Tasks erfordert z. B. zusätzliche Manipulationen;
• es ist nicht kollaborativ: Excel erlaubt es u. a. nicht, Teams einzuladen, direkt am Gantt-Diagramm mitzuarbeiten;
• Die Übersichtlichkeit ist bei größeren Projekten nicht gegeben,
• suboptimal für agile Methoden.

Je nach Ihren Bedürfnissen kann es daher sinnvoller sein, eine Projektmanagement-Software zu verwenden.

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Software für Projektplanung: besser angepasst an kollaborative Projekte

Warum sollten Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, um Ihren Zeitplan zu erstellen?

• Das Tool berücksichtigt die zahlreichen Parameter des Projekts und erleichtern die Durchführung der zuvor entwickelten Schritte ;
• Die Software ist vielseitig einsetzbar und ermöglichen darüber hinaus, die Nachbereitung der Planung sicherzustellen und bei Problemen leichter zu reagieren;
• Sie können Ihre Aufgaben, Termine und Ressourcen mit wenigen Klicks erstellen, da vordefinierte Vorlagen und Workflows zur Verfügung stehen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Aber welche Lösung wählen Sie für Ihre Bedürfnisse? Setzen Sie auf eine bewährte Software.

monday.com ist eine intuitive Plattform für Teamwork-Management und Projektmanagement. Es ermöglicht Teams, ihre Arbeit auf einfache und effektive Weise zu organisieren, zu verfolgen und zu teilen. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die flexible Struktur ermöglichen es den Benutzern, individuelle Workflows zu erstellen und auf einfache Weise Zusammenarbeit, Kommunikation und Teamarbeit zu fördern. Mit monday.com können Teams schnell auf Veränderungen reagieren und ihre Ziele erreichen. Ein großer Vorteil von monday.com ist die Möglichkeit, die Plattform an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen, so dass Teams effektiv und produktiv arbeiten können.

Microsoft Project Online ist völlig zu Recht ein Klassiker des Projektmanagements. Das Programm ist schnell eingerichtet und beinhaltet alle hilfreichen Funktionen für ein optimales Projektmanagement. Außerdem bietet es praktische Visualisierungs-Optionen, damit Sie immer den Überblick behalten. In Microsoft Project Online sind individualisierbare Vorlagen zur Visualisierung der Meilensteine und Projektfortschritte verfügbar, Sie können aber auch bewährte Vorlagen verwenden, wie z. B. das Gantt-Diagramm. Das Programm bietet außerdem Schnittstellen zu Skype und OneDrive for Business, was eine optimale Zusammenarbeit der Teams gewährleistet.

Wenn Sie mit agilen Methoden arbeiten, sollten Sie auf jeden Fall Jira in Betracht ziehen! Jira ist für Projektplanung mit Scrum, Kanban oder hybriden Methoden optimiert und ist mit mehr als 1000 Erweiterungen kompatibel. Alle Prognosen können individuell angepasst werden und es bietet Schnittstellen zu zahlreichen Entwickler-Tools, sodass Sie sogar bei Ihrer Software-Entwicklung immer alles unter Kontrolle haben.

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