Verfolgen Sie Ihre Projekte, bevor sie Ihnen entgleiten

Ist Ihre Projektverfolgung optimal? Verwenden Sie effektive Methoden und Werkzeuge für das Projektmanagement?

Den Fortschritt Ihres Projektsgut zu koordinieren und zu verfolgen, sichert Ihnen Produktivität und Rentabilität. Dadurch gewinnt Ihr Projekt an Wert.

Möchten Sie ein stärker betreutes Projektmanagement einführen? Die Formel ist einfach: Methode + Beziehungen + Pragmatismus = 360°-Sicht.

Folgen Sie dem Leitfaden, um der Chef des Projektmanagements zu werden! 🧑‍🍳

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Die 4 Schritte im Projektmanagement + unsere Tipps für eine erfolgreiche Nachbereitung.

Von der Einteilung bis zur Überwachung: Verwalten Sie Ihre Projekte Schritt für Schritt.

Die Projektmanagement oder ProjectManagement umfasst die Organisation, Planung und Kontrolle eines Projekts von der Konzeption bis zur Nachbereitung. Sowohl strategische als auch operative Aspekte werden berücksichtigt, geschätzt und terminiert. Somit wird :

1. Legen Sie die Ziele des Projekts fest.

• Die wichtigsten oder vorrangigen Projektlieferungen ;
• Die Aufteilung des Projekts in Untergruppen für eine genauere Schätzung und eine leichtere Reaktionsfähigkeit ;
• Die Aufgaben, die zur Erreichung jedes Deliverables und Sub-Deliverables notwendig sind.

2. Analysieren und schätzen Sie den Aufwand für diese Aufgaben.

Um die Belastungen bestmöglich abzuschätzen, beschäftigen Sie sich mit :

• die Priorisierung der Aufgaben
• die Bewertung ihrer gegenseitigen Abhängigkeit,
• die Antizipation von Risikofaktoren,
• ihre zeitliche Planung.

3. Weisen Sie jeder Aufgabe die erforderlichen Ressourcen zu.

• Die menschlichen Ressourcen (Mitarbeiter) ;
• Die finanziellen Ressourcen (Budget) ;
• Die materiellen Ressourcen.

4. Die Überwachung des Projekts sicherstellen

• Visualisieren Sie die erreichten oder verzögerten Ziele und den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zu den Planungen ;
• Kommunizieren Sie mit allen Beteiligten, sei es das interne Projektteam oder Ihre Partner, Kunden und Lieferanten. Schlagen Sie ggf. Korrekturmaßnahmen vor.

Gute Praktiken bei der Projektleitung

Um ein Projekt effektiv zu steuern und zu überwachen, ist es strategisch wichtig, :

• das Projekt auf der Grundlage einer vorherigen und durchdachten Studie planen,
• die Kriterien des Risikomanagements auflisten , um mögliche Unwägbarkeiten besser vorhersehen zu können,
• Führungsstärke beweisen und sein Team managen, indem er sich von kollaborativen Arbeitsmethoden wie der agilen Methode oder Scrum inspirieren lässt,
• auf allen Ebenen und in allen Phasen des Projekts kontrollieren.

Warum und wie sollten Sie Ihr Projekt nachverfolgen?

Achten Sie gewissenhaft auf die ordnungsgemäße Verwaltung der Aufgaben, von ihrer Definition bis zu ihrer Zuweisung. Die detaillierte und globale Vorschussverfolgung ermöglicht: bis zur Nachverfolgung ermöglicht :

• den Fortschritt eines Vorhabens im Vergleich zu den Prognosen, dem zugewiesenen Budget, den verfügbaren materiellen und personellen Ressourcen zu messen ;
• Abweichungen in Echtzeit zu antizipieren, zu visualisieren und zu korrigieren und so Ressourcenengpässe und Verzögerungen zu begrenzen.

Um dies zu erreichen, kann sich der/die Projektleiter/in auf verschiedene Instrumente stützen:

• das Pflichtenheft, das bei der Festlegung der Ziele und der zu erbringenden Leistungen erstellt wird,
• der Projektplan, der die Aktionen im Laufe der Zeit festlegt,
• Dashboards und Diagramme, die die erreichten Ziele, die noch zu erledigenden Aufgaben, die Erfolge und die aufgetretenen Probleme grafisch darstellen,
• die Organisation regelmäßiger Nachbesprechungen, um vom Projektteam konkrete Rückmeldungen über Fortschritte und Engpässe zu erhalten,
• eine Projektmanagement- oder Planungssoftware.

Die richtigen Werkzeuge für die Projektverfolgung

Wir haben die Werkzeuge zur Nachverfolgung eines Projekts soeben nur kurz angesprochen, aber es ist von Vorteil, wenn Sie sie im Detail kennen. 👇

Das Lastenheft

Das Projektpflichtenheft soll alle Anforderungen des Kunden oder der Geschäftsleitung bei internen Projekten schriftlich festhalten. Sein Zweck ist es, als Bezugsrahmen hinsichtlich der zu erreichenden Ziele zu dienen.

Im Projektmanagement ist es absolut notwendig, während es einen Rahmen setzt, der es ermöglicht, :

• Fristen und Termine festzulegen, die eingehalten werden müssen,
• die Ausgaben und die Kostenverteilung zu überwachen,
• die festgelegten Qualitätsziele einzuhalten.

Berichte und Protokolle

Im Zeitalter der Mobilität und der Digitalisierung führt kein Weg daran vorbei, insbesondere bei Projekten, die beispielsweise Außendiensteinsätze und die Überwachung von Baustellen erfordern.

Mit einer Software wie Kizeo Forms geben Ihre mobilen Teams ihre Berichte ein, um in Echtzeit über ihre Fortschritte zu berichten. Die Schnittstelle ermöglicht es Ihnen auch, diese Daten zu exportieren und zu analysieren, sodass Sie unabhängig von Ihrer Branche eine optimale, ortsbezogene Nachverfolgung erhalten.

Die Folgetreffen

Die agile Methode bevorzugt kurzfristige Planungen und damit schnelle, regelmäßige und persönliche Besprechungen. Ziel ist es, die Aufgaben und Korrekturmaßnahmen festzulegen, die vorrangig in Betracht gezogen werden müssen.

Dieses Projektmanagement in kurzen Zyklen verringert den Tunneleffekt und ermöglicht eine bessere Übersicht und eine höhere Reaktionsrate auf unvorhergesehene Ereignisse. Alle Projektbeteiligten sind über den allgemeinen Fortschritt, die Arbeit und die anderen und darüber, in welchen Phasen sie sich befinden, auf dem Laufenden.

Die Instrumente der Kommunikation

Im Alltag sollte die Kommunikation (die für jede gute Projektverfolgung unerlässlich ist)jedoch nicht nur über Treffen erfolgen. Wenn sie zu zahlreich sind, erweisen sie sich schnell als zeitraubend!

Aus diesem Grund müssen intern spezielle Tools eingesetzt werden. Wir denken da vor allem an die Nutzung von Firmenchats, die nützlich sind, um in Echtzeit Blockaden zu lösen, Notfälle zu lindern, spontan über ein Thema zu diskutieren, sich über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten etc.

Einige Tools gehen sogar noch weiter. Gryzzly ist ein ideales Werkzeug, um dieinterne Kommunikation zu verbessern. Mit einem Chatbot, der in Slack integriert werden kann, erfindet diese Software die Art und Weise, wie Arbeitsbelastungen geschätzt werden, neu. Denn es ist Sache des Mitarbeiters, seine Arbeitszeiten anzugeben, und das auf spielerische Weise. Alle diese Daten werden dann in einem Dashboard festgehalten, um den Verbrauch der Kundenbudgets und die für jedes Projekt aufgewendete Zeit zu verfolgen.

Das Dashboard

Das Dashboard ist ein proaktives und methodisches Instrument , um den Fortschritt Ihrer Projekte genau zu verfolgen. Es bietet einen sofortigen Überblick über alle Schlüsseldaten, Ziele, Einschränkungen, laufenden Phasen und Ressourcen und ermöglicht es, mögliche Probleme zu antizipieren.

Langfristig dient er auch als Reporting, um die Verbesserungsschwerpunkte des Managements zu verstehen.

Um ihn zu erstellen und sich für realistische, messbare und zeitlich definierte Key Performance Indicators (KPIs)zu entscheiden , stellen Sie sich die richtigen Fragen, z. B. :

• Werden die Fristen für den Abschluss oder die Lieferung des Projekts eingehalten?
• Wurde das zugewiesene Budget überschritten?
• Ist der Fortschritt des Projekts zufriedenstellend?
• Werden die Ressourcen wie vereinbart eingesetzt?

Indikatoren zur Leistungsüberwachung sind für die Durchführung eines Projekts unerlässlich. Sie helfen Ihnen, eine Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bewerten, um eine angemessene Entscheidung zu treffen.

Erstellen Sie mithilfe einer PPM-Software wie Project Monitorleichter Dashboards für die Verwaltung Ihres Projektportfolios.

Mit dieser Software können Sie Dashboards anhand von parametrisierbaren Standardvorlagen erstellen und Ihre Fortschritte überwachen, indem Sie die für Sie relevanten Schlüsselindikatoren (Risiko, Ressourcen, Planung, Budgets usw.) festlegen. Ob qualitativ oder quantitativ, alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert. Und da viele Unternehmen eine große Anzahl von Projekten verfolgen müssen, profitieren Sie von einer Einzel- oder Multiprojektansicht.

Das Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm ist ein weiteres beliebtes Visualisierungsinstrument. Es dient vor allem dazu, die Aktivitäten und die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitglieder Ihres Teams zu planen, zu verfolgen und zu analysieren .

Wie können Sie das tun? Indem Sie den Fortschritt der Aufgaben und ihre Fälligkeitsterminegrafisch darstellen , mit der Liste der Aktivitäten (auf der Ordinate) und den Zeiteinheiten (auf der Abszisse).

Mit jeder ihrer Aufgaben können verbunden werden :

• Ressourcen (menschliche oder materielle Mittel),
• Verbindungen (mit anderen Aufgaben),
• Daten (Start- und Enddatum).

Das Board im Kanban-Modus

Wird häufig in agilen Methoden verwendet und ermöglicht die Darstellung des Workflows (Prozess der Aufgabenbearbeitung), nach dem Prinzip von Post-it-Zetteln auf einem Board. Jede Aufgabe wechselt vom Status "geplant" über "in Arbeit" bis hin zu "erledigt".

Software für das Projektmanagement

Ein Management- oder Planungstool für die Projektsteuerung ist ein Instrument zur Unterstützung von Entscheidungen und zur vorausschauenden Planung.

Eine Excel-Projektverfolgung ist zwar eine Option für kleinere Projekte.

Cloud-basierte Lösungen haben jedoch den Vorteil, dass sie eine Echtzeitverfolgung ermöglichen, unabhängig von der Frist, dem Budget, der Komplexität oder der Anzahl der Beteiligten. Auch die Kommunikation wird erleichtert. Bei einem kollaborativen Ansatz wird die Teamarbeit entlastet, da die Aufgaben jedes Einzelnen klar definiert und zugänglich sind.

Gladys

Gladys ist eine sehr intuitive Projektmanagementsoftware Made in France, die Ihnen eine vollständige Überwachung Ihrer Projekte in Echtzeit über verschiedene Anzeigemodi (Dashboard, Kanban, Gantt, Liste usw.) ermöglicht. Sie identifizieren die Indikatoren, die Sie benötigen, und verfolgen den Fortschritt Ihrer Projekte, egal ob Sie sich auf einem Handy, Tablet oder Computer befinden . Außerdem profitieren Sie von einem Aufgaben- und Dokumentenmanager, Instant Messaging, einem gemeinsamen Terminkalender, vorkonfigurierten und anpassbaren Projektvorlagen und einem maßgeschneiderten Begleitprogramm!

monday.com

Monday.com ist eine intuitive Arbeitsverwaltungsplattform, die das Projektmanagement für Manager vereinfacht. Sie bietet sehr visuelle Dashboards, darunter das Gantt-Diagramm und die Kanban-Ansicht. So können die Manager den Gesamtfortschritt des Projekts von einer einzigen Plattform aus verfolgen. Schließlich können sie die Arbeitsbelastung und das Budget in jeder Phase des Projekts kontinuierlich abschätzen.

Zoho Projekte

Zoho Projects, ein All-in-One-Projektmanagement-Tool, mit dem Sie den Fortschritt Ihrer Projekte auf effiziente und organisierte Weise verfolgen können. Sie erstellen Aufgaben und weisen Verantwortlichkeiten zu, während Sie in Echtzeit mit Ihrem Team kommunizieren. Zoho bietet Ihnen einen 360°-Blick auf Ihre Projekte, damit Sie schnelle und fundierte Entscheidungen treffen können, um die Produktivität zu maximieren.

Und wenn Sie mehrere Projekte überwachen müssen, gibt es für Sie PPM-Tools ( Project Portfolio Management), wie z. B. :

• Clarizen, das die kollaborative Überwachung mehrerer Projekte auch für verstreute Teams ermöglicht, einschließlich der Überwachung von Problemlösungen, Auslastungsplänen, Zeit und Ausgaben.
  
  
• z0 Gravity, das mit einem 360°-Arbeitsbereich und erweiterten Visualisierungsmodi einen Echtzeit-Einblick in die Erreichung all Ihrer Ziele bietet.

Vorteile von Software für das Projektmanagement

Die Vorteile, die eine geeignete Projektmanagementsoftware mit sich bringt, sind zahlreich, es wäre ärgerlich, sie nicht zu nutzen.

Wie wäre es mit einem kleinen Überblick über die Vorteile? 👇

• Eine unvergleichliche Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung ;
• Die Zentralisierung der erfassten Informationen in einem einzigen kollaborativen Arbeitsbereich, um die Produktivität zu steigern. Keine Notwendigkeit mehr, von einer Plattform zur anderen zu switchen ;
• Die Bereitstellung von Informationen auf demselben Niveau, um die Transparenz und die Teamarbeit zu erleichtern;
• Analyse anhand der aufgewendeten Zeit, um Zeitüberschreitungen zu verhindern und Margen pro Projekt abzuschätzen.

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Verfolgen Sie Ihr Projekt genau.

Der Erfolg eines Projekts hängt davon ab, dass Sie die Zeit, das Budget und die verfügbaren Ressourcen im Griff haben.

Strategische Steuerung (oder Monitoring) bedeutetaber auch, dass Sie das Wissen Ihres Projektteams kapitalisieren und genau verfolgen, beides ermöglicht es Ihnen, bei Problemen leicht zu reagieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeitersparnis, finanzielle Einsparungen, Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität, Kundenzufriedenheit, aber auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, was wiederum zu Motivation und stärkerem Engagement an Ihrer Seite führt - für zukünftige Projekte!