Unsere Tipps für den Erfolg Ihres Projekts mit einer guten Ressourcenplanung

Für die Durchführung und den Erfolg eines Projekts ist es vor allem wichtig, über Ressourcen zu verfügen. Erfolgreiches Projektmanagement resultiert aus einer effizienten Ressourcenplanung. Ressourcen sollten so früh wie möglich festgelegt werden, idealerweise in der Projektplanungsphase.

Man kann sich kaum vorstellen, in der Küche ein Rezept zuzubereiten, ohne das Geschirr und die Zutaten zu kennen. Beim Projektmanagement sieht es auch so aus: Sie müssen sicherstellen, dass Sie die notwendigen Ressourcen mit dem richtigen Tool einsetzen und das Management optimieren, um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts zu gewährleisten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektressourcen bestimmen, Ihren Einsatz planen und überwachen können.

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Was ist die Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung : Definition

Die Ressourcenplanung ist die Planung von materiellen oder immateriellen Einheiten, die zur Erfüllung einer Aufgabe benutzt werden. Die verschieden Ressourcen müssen schnell identifiziert und effizient zugeteilt werden, damit sie zum Erfolg des Betriebes beitragen.

Die Ressourcenplanung ist im Management eines Projekts verankert und umfasst:

• die Planung der unterschiedlichen Aufgaben und ihre Gesamtdauer,
• die Identifizierung der benötigten Ressourcen,
• die Zuweisung von Aufgaben an jede verfügbare Ressource (entsprechend den Profilen und Fähigkeiten),
• die Erstellung des voraussichtlichen Budgets, usw.

All dies wird vom Projektleiter orchestriert, der die langfristige Rentabilität des Projekts und die Einhaltung der Fristen sicherstellen muss.

Die 10 Vorteile der Ressourcenplanung

Das Streben eines jeden Unternehmens ist es, seine Ziele mit dem geringstmöglichen Aufwand zu erreichen. Die Ressourcenplanung im Projektmanagement hilft Unternehmen, dieses Ziel zu erreichen.

1. Optimierung der Ressourcennutzung

Die Planung Ihrer Ressourcen stellt sicher, dass diese ihr volles Potenzial ausschöpfen, um Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

2. Senkung der Kosten

Indem Sie Ihre Ressourcen besser verwalten, bieten Sie Ihrem Unternehmen eine Lösung, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Betriebskosten zu minimieren. Im Endeffekt erzielen Sie dadurch erhebliche Einsparungen.

3. Verbesserung der Produktivität

Durch eine angemessene Ressourcenzuweisung stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe von der richtigen Teamleitung mit der am besten qualifizierten Ausrüstung geleitet wird. So steigern Sie die Gesamtproduktivität Ihres gesamten Projektteams sowie Ihrer Organisation.

4. Verwaltung von Risiken

Mithilfe der Ressourcenplanung können potenzielle Engpässe identifiziert und Strategien zu deren Abmilderung entwickelt werden, um Risiken zu reduzieren.

5. Bessere Antizipation des Bedarfs

Durch die Analyse von Trends und Prognosen können Unternehmen den zukünftigen Bedarf an Ressourcen antizipieren, um die Anforderung bestmöglich zu decken und sich entsprechend vorzubereiten. So lassen sich auch Engpässe und Überlastungen vermeiden.

6. Verbesserung der Qualität

Mit einem angemessenen Ressourcenmanagement leiden Projekte weniger wahrscheinlich unter Verzögerungen oder schlechter Qualität, da die benötigten Ressourcen verfügbar sind und richtig zugewiesen werden.

7. Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter

Durch die Vermeidung von Über- und Unterforderung trägt die Ressourcenplanung dazu bei, die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

8. Transparenz und Rechenschaftspflicht

Die Ressourcenplanung verschafft Ihnen einen klaren Überblick über die Verteilung der Ressourcen und erleichtert Ihnen so eine fundierte Entscheidungsfindung. Darüber hinaus ermöglichen Sie auch die Übernahme von Verantwortung innerhalb des Teams.

9. Koordination und Kommunikation

Wenn Teams einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen und deren Zuweisung haben, können sie ihre Bemühungen besser koordinieren und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen verbessern.

10. Flexibilität und Reaktionsfähigkeit

Eine gut ausgeführte Ressourcenplanung ist ein echter Vorteil, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht, sich schnell an Veränderungen und unvorhergesehene Ereignisse anzupassen. Dies sichert Ihnen auch eine größere Widerstandsfähigkeit gegenüber Herausforderungen.

4 Ressourcenarten

1. Personalressourcen

Personalressourcen spielen eine wesentliche Rolle im Projektmanagement, da Sie die Arbeit konkret leisten. Sie bestehen aus Einzelpersonen, Gruppen und juristischen Personen und helfen bei der Realisierung der Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf und den Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Personalressourcen sind mit kognitiven Ressourcen gekoppelt, da sie diejenigen sind, die über das Wissen und das Know-how verfügen (technische Fähigkeiten und Kenntnisse, geschäftliches Know-how, usw.).

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, ein kompetentes und multidisziplinäres Team aufzubauen, das über die für die Durchführung des Projekts erforderliche Erfahrung und Qualifikation verfügt.

Die Projektleiter benötigen jedoch Informationen über die Auslastung ihrer Mitarbeiter, denn wären sie überlastet, könnte dies gegen den korrekten Ablauf des Projektes wirken.

Das Personal kann interne oder externe Mitarbeiter sein und für die gesamte Dauer des Projekts oder auf einmaliger Basis arbeiten.

2. Anlagen- und Sachressourcen

Zu den materiellen Ressourcen, bzw. Anlagen- und Sachressourcen, gehören Rohstoffe und Materialien, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstungen, Software, Grundstücke usw. Sie umfassen sowohl Ressourcen, über die das Unternehmen bereits verfügt, als auch solche, die das Unternehmen zur Durchführung des Projekts kauft oder mietet.

Dabei kann es sich um Güter handeln, die für den Auftrag zeitlich zur Verfügung gestellt werden und die später wieder verwendet werden können, oder um Verbrauchsmaterialien, die in einer bestimmten Menge verwendet werden können und deren Stückkosten festgelegt sind.

💡 Beispielsweise werden die verbrauchten Güter oder verarbeiteten Rohstoffe für eine neue Verwendung nicht mehr verfügbar sein. Die Investition in diese Ressourcen muss im Hinblick auf Budget, Zeit und gewünschte Qualität festgelegt werden.

3. Investitionen

Die Finanzressourcen, bzw. Investitionen, entsprechen dem Projektbudget, das vor dem Start durch den Antragsteller festgelegt wird.

Jedes einzelne Projekt ist mit Kosten verbunden und erfordert daher eine Finanzierung.

Solche Ressourcen finanzieren:

• Personal- und Sachressourcen des Projekts, die unter Anderem die Vergütung der Projekte Akteure abdecken,
• den Kauf von materiellen Ressourcen oder deren Miete,
• und andere Kosten, wie z.B. Reisekosten.

4. Zeitliche Ressourcen

Zeitliche Ressourcen entsprechend den Fristen, die für die Erledigung der einzelnen Aufgaben festgelegt wurden. Die Dauer einer Aufgabe hängt von den geplanten und verfügbaren Personalressourcen ab.

☝ Diese Ressourcen sind nicht unerschöpflich: Sie sind begrenzt, daher ist es wichtig zu wissen, wie man sie gut verwaltet, um seine Ziele zu erreichen.

Wie funktioniert die Ressourcenplanung?

Den Ressourcenbedarf abschätzen

Beziehen Sie sich auf die obige Ressourcen-Typologie und schätzen Sie den Ressourcenbedarf so genau wie möglich ein. Dazu ermitteln Sie alle Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden, seien es interne oder externe, menschliche, materielle und finanzielle Ressourcen.

Dieser Schritt ist nicht selbstverständlich, da er vor Beginn des Projekts erfolgt.

Ein Ressourcenplan erstellen

Die Planung dient zur visuellen Darstellung des Ressourcenbedarfs über einen bestimmten Zeitraum.

Durch die Erstellung eines Ressourcenplans können Sie wissen, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verwendet werden sollen.

Sie können beispielsweise das Gantt-Diagramm anhand einer Excel-Tabelle oder Projektmanagement-Software verwenden: Sie können die Zuweisung von Ressourcen nach Aufgaben und Zeit sowie mögliche Nutzungskonflikte bei der Ressourcenzuweisung visualisieren.

Das Controlling der Ressourcen

Um Ressourcen-Kapazitäten neu zu bestimmen und die richtigen Entscheidungen zu treffen, sollten Sie Key Performance Indicators (KPIs) nutzen.

Verwenden Sie diese Indikatoren, um Abweichungen auf mehreren Ebenen zu vergleichen:

• Personalressourcen: Wie zuverlässig oder produktiv sind diese Ressourcen?

Berechnungsbeispiel: Anzahl der zugewiesenen Manntage für eine Aufgabe multipliziert mit dem Prozentsatz der Realisierung dieser Aufgabe.

• Anlage- und Sachressourcen: Wie hoch ist die Kapazität solcher Ausrüstungen?

Berechnungsbeispiel: (Tatsächliche Leistung/Potenzielle Leistung) x 100 = Kapazitätsauslastung.

• Investitionen: Wie hoch sind die aktuellen Kosten meines Projekts? Sind Sie innerhalb des vorgesehenen Budgets?

Berechnungsbeispiel: Summe aller dem Projekt zugewiesenen Ausgaben bis zum Zeitpunkt T.

👉 Vergleichen Sie dann die erzielten und geplanten Ergebnisse und treffen Sie je nach Situation die entsprechenden Entscheidungen, ob es um die Einhaltung von Fristen oder den Verbrauch des Budgets geht.

Risiken antizipieren und mit dem Unerwarteten umgehen

Das gesamte Projektmanagement hat seine Höhen und Tiefen. Zwänge wie auch Risiken können den reibungslosen Ablauf des Projekts beeinträchtigen. Es wird daher dringend empfohlen, sich auf alle möglichen Szenarien vorzubereiten:

• Wie soll man reagieren, wenn eine Maschine ausfällt?
• Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter das Projekt verlässt?
• Was macht man, wenn einer der Lieferanten bankrott geht?
• Wie wird mit einem möglichen Wasserleck in den Gebäuden umgegangen?

☝ Für Personalressourcen insbesondere versuchen Sie Pufferzeiten zu antizipieren: Planen Sie für jede Schicht eine Übergabe mit dem Nachfolger und erleichtern Sie so die Wiederaufnahme der Stelle.

Wie kann man seine Projektressourcen am besten verwalten?

Ressourcenmanagement ist für jedes Projekt unerlässlich und muss bereits vor Projektbeginn in einem Projekt-Auftrag berücksichtigt werden. Planung, Verfügbarkeits- und Einsatzmanagement sowie Ressourcenoptimierung gehören zu den Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Projekts.

Spezialisierte Softwarelösungen können helfen, bestimmte Aufgaben flüssig und automatisiert zu lösen. Ihre Funktionen tragen zu einer Steigerung der Team-Produktivität bei, dank einer deutlichen Visualisierung der Projektaufgaben sowie ihrer gerechten Zuteilung.

Um die Verwaltung Ihrer Ressourcen zu optimieren, raten wir Ihnen:

• eine genaue Projekt-Roadmap festzulegen, bevor Sie Ihr Projekt starten;
• ein Projektmanagement-Tool, wie z. B. Microsoft Project Online (MS Project), Sciforma, oder monday.com, zu benutzen, um Ihre Ressourcen und die gerechte Verteilung der Arbeitslast in Ihrem Projekt im Auge zu behalten. Solche intuitiven Plattformen unterstützen Sie, um Ihre Teams und Projekte mit Hilfe von Dashboards, Zeiterfassung und vollständiger Anpassung zu verwalten.

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Ressourcenplanung für den Erfolg Ihrer Projekte

Mit dieser Übersicht sind Sie nun in der Lage, komplexe Probleme bei der Ressourcenplanung vorauszusehen und schneller und effektiver zu handeln, um sie zu lösen!

Und Sie, wie gestalten Sie Ihre Ressourcenplanung? Teilen Sie Ihre Tipps und Tricks für ein besseres Management!