Öffnen Sie die Tür zum Erfolg Ihrer Projekte weit, indem Sie die Stage-Gate-Methode anwenden.

Stage-Gate ist ein seit vielen Jahren bewährtes Verfahren für das Projektmanagement und die Entwicklung neuer Produkte.

Einige Projektmanager halten es jedoch für veraltet und kritisieren den veralteten sequentiellen Ansatz, der an klassische Methoden erinnert. Stage-Gate ist jedoch nicht unvereinbar mit Agilität und kann für Ihren Erfolg von großem Nutzen sein!

Wie geht das? Wir erklären Ihnen, wie eine einfache "Gate"-Geschichte dazu beiträgt, Werte zu schaffen und das Risiko bei der Umsetzung Ihrer Projekte zu minimieren.

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Was ist Stage-Gate?

Die Stage-Gate-Methode, auch Stage and Gate genannt, wurde 1988 von Robert G. Cooper entwickelt.

Sie bezieht sich in erster Linie auf den Prozess der Entwicklung neuer Produkte. Ihr Ziel ist es, die verschiedenen Arbeitsschritte effizient zu gestalten und den größtmöglichen Wert zu schaffen. Stage-Gate wird daher nach wie vor vor allem in der Industrie eingesetzt, auch wenn es mittlerweile von vielen verschiedenen Unternehmen für das Projektportfoliomanagement genutzt wird.

Um die Funktionsweise von Stage-Gate zu verstehen, genügt es, sich den Namen Stage-Gate anzusehen:

• Stage: Stufe,
• Gate: Tor.

Stage-Gate ist also um verschiedene aufeinanderfolgende Etappen herum aufgebaut, die mit Deliverables gleichgesetzt werden. Die einzelnen Phasen werden durch Tore (Gates) voneinander getrennt, die die Entscheidungssitzungen darstellen, die den Übergang zur nächsten Phase ermöglichen (oder nicht).

Wie funktioniert die Stage-Gate-Projektmanagementmethode?

Die fünf Phasen des Stage-Gate...

In den meisten Fällen besteht der Stage-Gate-Prozess aus fünf Schritten. Sehen wir uns genauer an, worauf sie sich beziehen.

Beispiel für einen Stage-Gate-Prozess :

Schritt 1: Die Ideation

Am Anfang entstehen die Ideen in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Dann müssen sie anhand verschiedener Kriterien (Markt, Wert für den Verbraucher, Konkurrenz usw.) auf ihre Machbarkeit und Relevanz geprüft werden.

In dieser Phase entscheiden Sie also, ob Sie ein bestimmtes Projekt in Angriff nehmen sollten (oder nicht), und setzen Prioritäten zwischen den verschiedenen Projekten.

Schritt 2: Das Konzept

An diesem Punkt ist es an der Zeit, etwas mehr ins Detail zu gehen und festzulegen, wie Sie das ausgewählte und bestätigte Projekt umsetzen wollen.

Es handelt sich im Grunde um eine Rahmenphase, in der Sie :

• das zu erstellende Produkt genauer definieren,
• analysieren Sie die Rentabilität,
• planen Sie das Projekt.

Schritt 3: Die Entwicklung

Hier gehen die beteiligten Teams konkreter ans Werk: Entwicklung des neuen Produkts, Testphasen etc.

In dieser Phase wird auch Folgendes ausgearbeitet:

• der Produktionsplan: um sicherzustellen, dass die Produktion reibungslos abläuft, und um alle Faktoren zu antizipieren, die sich auf die Produktion auswirken könnten (z. B. Verfügbarkeit von Ressourcen) ;
• den Einführungsplan: um den Rahmen für die Markteinführung des neuen Produkts abzustecken.

Schritt 4: Die Tests

Um die Qualität des Produkts zu gewährleisten, werden Tests und Validierungen durchgeführt.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre potenziellen Kunden um ihr Feedback zu bitten.

Schritt 5: Die Einführung

Der Prozess neigt sich dem Ende zu und das neue Produkt wird auf den Markt gebracht.

Dieser Schritt wird in der Regel begleitet von der Einführung :

• einer Produktionsstrategie und eines Produktionsprozesses (z. B. Festlegung der zu produzierenden Menge),
• einer Marketingstrategie, damit Ihr neues Baby seine Zielgruppe trifft.

... und die vier Türen

Zwischen den oben beschriebenen 5 Schritten finden wir die berühmten Türen. Konkret handelt es sich dabei um Treffen (manchmal auch Gate Reviews genannt), bei denen Sie Bilanz über das Erreichte ziehen und die nächste Phase einleiten, wobei Sie Folgendes berücksichtigen

• die Qualität der gelieferten Ergebnisse,
• alle Faktoren wie Kosten, Fristen, Ressourcen, Risiken... Hat das Projekt weiterhin Priorität?

Insgesamt können die Gates mit Entscheidungsmeilensteinen verglichen werden, mit dem Ziel, die verschiedenen Projekte, die im Portfolio der Organisation enthalten sind, zu vermitteln.

Dazu werden bei diesen Treffen 4 Arten von Entscheidungen getroffen:

• Go: Das Projekt wird aufrechterhalten, die nächste Phase muss eingeleitet und die erforderlichen Ressourcen mobilisiert werden.
• Hold: Die Stage wird nicht freigegeben, es muss noch Arbeit geleistet werden, um die nächste Phase auszulösen.
• Recycle: Um fortzufahren, ist es notwendig, zu einer früheren Phase zurückzukehren.
• Kill: Das Projekt oder der Einsatz des Produkts werden aus verschiedenen Gründen gestoppt (der ursprüngliche Bedarf hat sich geändert, andere Projekte haben höhere Priorität usw.).

💡 Wissenswert: Es ist möglich, das oben beschriebene Modell anzupassen und den Projektlebenszyklus (und damit die Entscheidungsmeilensteine) zu verkürzen, indem mehrere Phasen zusammengefasst werden. Als Beispiel sei hier der Stage-and-Gate-Express-Prozess genannt. Er besteht aus nur drei Phasen (Phase 1 wird mit Phase 2, Phase 3 mit Phase 4 zusammengefasst) und ist daher ideal für Projekte mit geringem Risiko geeignet.

Die Werkzeuge von Stage and Gate

Um den Fortschritt der Projekt- und Produktentwicklung zu verfolgen, werden Projektleiter, Produktmanager oder auch PMOs von Werkzeugen begleitet: von Projektmanagement-Software oder PPMs.

Auf diese Weise :

• Sie erhalten in Echtzeit einen Überblick über den Ablauf der einzelnen Schritte;
• sie strukturieren und validieren die Vorgänge leichter ;
• sie kommunizieren reibungslos mit den verschiedenen Beteiligten.

🛠️ Nicht jede Software berücksichtigt die Stage-Gate-Methode. Wenn Sie eine angepasste Lösung verwenden möchten, entscheiden Sie sich z. B. für die Projektportfoliomanagement-Software Planisware Orchestra. Dieses Tool ermöglicht unter anderem die Durchführung von Gate Reviews, um den Projektfortschritt zu verfolgen, und enthält ein Stage & Gate-Modul, um den Übergang zum nächsten Schritt leichter zu validieren oder zu invalidieren. Das Ganze beinhaltet alle Funktionen, die für das Projektmanagement unerlässlich sind (Verwaltung von Ressourcen, Budget, Planung usw.) sowie einen agilen Ansatz, wenn Sie eine Mischung aus verschiedenen Methoden in Betracht ziehen.

Die Vorteile der Stage-Gate-Methode

Sie strukturieren Ihre Projekte besser.

Dank seines Aufbaus in 5 Phasen fördert Stage-Gate eine bessere Strukturierung der Projekte. Die Methode ist ein echter Fahrplan für die Teams und hilft ihnen zu wissen, wo sie sich im Prozess befinden und was die nächsten Schritte sind.

Außerdem können Sie mithilfe von Gates, die an Schlüsselpunkten des Projekts erstellt werden, den nächsten Schritt auf der Grundlage objektiver und messbarer Kriterien perfekt einrahmen:

• Zu erledigende Aufgaben,
• Planung und Fristen für diese Aufgaben,
• Zuweisung von Ressourcen,
• Verantwortlichkeiten und Rollen.

Sie verwalten die Risiken perfekt.

Stage-Gate sorgt für ein besseres Risikomanagement, und dies ist zweifellos eine der größten Stärken des Unternehmens.

Bereits hier setzen wir wieder auf die berühmten Gates, einen Validierungsprozess, der sich als hervorragende Möglichkeit erweist, Risiken zu begegnen: Sie gehen nicht weiter, wenn nicht alles, was zuvor getan wurde, in Ordnung ist, und Sie strukturieren und passen zukünftige Operationen so gut wie möglich an.

Außerdem impliziert Stage-Gate die Idee eines Fortschritts, eines Trichters. Sie beginnen in einer ersten Phase, in der alles noch etwas unklar erscheint (Ideation), aber je weiter Sie voranschreiten, desto klarer werden die Ziele, die Sie erreichen wollen, und die Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Sie profitieren von einem flexiblen Modell.

Das Stage-Gate-Modell ist zwar besonders für die Industrie geeignet, lässt sich aber auch auf die Einführung anderer Arten von Produkten oder Dienstleistungen übertragen, z. B. im Rahmen der Entwicklung von Software. Ebenso lässt sich der Prozess an unterschiedliche Größen und Arten von Organisationen anpassen.

Zum anderen haben wir gesehen, dass Stage-Gate skalierbar ist. Je nach Ihren Bedürfnissen und der Art des Projekts können Sie die Anzahl der Schritte und Gates reduzieren.

Schließlich bietet sein Trichtersystem eine gewisse Flexibilität. Denn während das zu erstellende Produkt früh im Prozess festgelegt wird, werden die damit verbundenen Komponenten wie Fristen oder Budget erst im Laufe des Prozesses präzisiert.

Sie schaffen Werte

Mit Stage-Gate konzentrieren Sie sich auf die Produkte , die wirklich Wert schaffen. Denn das Projekt kann einfach gestoppt werden, wenn sich der Bedarf verändert hat (oder verschwunden ist), wenn er nicht mehr vorrangig ist.

Kurz gesagt: Jeder Übergang in die nächste Phase erfordert ein Umdenken, um dem Wert und der Produktinnovation zu dienen.

Sie fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit.

Dank des von Stage-Gate bereitgestellten Rahmens wird die Kommunikation erleichtert. Wo stehen wir? Was haben wir produziert? Wohin gehen wir und wie? Diese Sichtbarkeit fördert die Zusammenarbeit intern zwischen den Teams, aber auch extern mit den verschiedenen Anbietern und Partnern.

Und das alles mithilfe eines einfach zu verstehenden und umzusetzenden Prozesses.

Unterschiede und Kompatibilität mit Agilität?

Die Unterschiede zwischen Stage-Gate und der Agile-Methode.

Eine Abfolge von Schritten - kommt Ihnen das bekannt vor? Natürlich denken Sie an die guten alten Methoden des klassischen Projektmanagements, wie den V-Zyklus oder das Wasserfallmodell.

Wirkt Stage-Gate im Vergleich zur Agilität nicht ein wenig veraltet? Tatsächlich passen sich agile Methoden mit ihrem iterativen und inkrementellen Ansatz eher an Veränderungen an, die während der Produktentwicklung auftreten (z. B. veränderte Kundenerwartungen).

Unterschiede zwischen Stage-Gate und Agile laut der Website Lx Sim :

Auf dem Weg zur Kompatibilität? Der Next Gen Stage-Gate-Ansatz

Die gute Nachricht ist, dass es durchaus möglich ist, beide Methoden zu kombinieren, indem Agilität in jeder der fünf Hauptphasen implementiert wird. Mit anderen Worten: Die Ergebnisse jeder Phase werden in Sprints erreicht, wodurch Rückkopplungen möglich sind.

Diesen Ansatz vertritt der Next Gen Stage-Gate-Prozess, oder Next Generation Stage-Gate.

Die beiden Methoden schließen sich also nicht aus, und es ist möglich, das Beste aus beiden Welten zu nutzen: Sichtbarkeit mit Stage-Gate und Flexibilität mit Agilität.

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Kurz gesagt: Sollte man sich für Stage-Gate entscheiden?

Wie Sie sicher bemerkt haben, bringt jede Projektmanagementmethode eine Reihe von Vorteilen mit sich, die Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen und der Struktur Ihrer Organisation auswählen können.

Stage-Gate eignet sich aufgrund seines Aufbaus in Etappen und der zwischen den einzelnen Etappen erforderlichen Validierungen für alle Arten von Projekten, insbesondere für die Einführung eines neuen Produkts. Was sind seine Vorteile? Ein besseres Risikomanagement und eine Fokussierung auf den Wertbeitrag.

Wenn Sie jedoch mehr Flexibilität wünschen, können Sie die agilen Best Practices in jede Stage integrieren. So profitieren Sie von der durch Agilität ermöglichten Flexibilität, erhalten aber gleichzeitig Transparenz und eine solide Abwägung der prioritären Projekte.