Tools und Matrix zur Kartierung der Stakeholder seines Projekts

Eine Stakeholder-Kartografie zu erstellen bedeutet, die von seinem Projekt betroffenen Akteure hinsichtlich ihrer Interessen und ihres Einflusses richtig einzuschätzen.

Große Unternehmen müssen z. B. ihre gesellschaftlichen Auswirkungen im Voraus kennen und Risiken antizipieren, um ihre Nachhaltigkeitspolitik zu verbessern.

Lassen Sie uns herausfinden, wie die Macht-Interessen-Matrix und Software Ihnen dabei helfen, Ihre Stakeholder-Analyse zu verfeinern und mit den Stakeholdern zusammenzuarbeiten, indem Sie ein agileres Projektmanagement anwenden. 💯

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Definieren Sie die von Ihrem Projekt betroffenen Stakeholder.

Was ist ein Stakeholder?

Ein Stakeholder ist ein Akteur, eine Einheit, die von dem Projekt einer Organisation und ganz allgemein von den Aktivitäten eines Unternehmens betroffen ist.

Ein Stakeholder ist also eine Partei, die direkt oder indirekt an Ihrem Projekt interessiert ist, da dieses einen potenziell positiven oder negativen Einfluss auf sie hat, und umgekehrt.

Wer sind die Stakeholder eines Projekts?

Ihr Projekt erzeugt Auswirkungen unterschiedlicher Art auf die Aktivitäten der verschiedenen beteiligten Stakeholder. Welche sind das?

• Interne Stakeholder:
  
  • Der Auftraggeber: Die Person oder Organisation, für die das Projekt erstellt wird und die die Ziele des Projekts festlegt. Beachten Sie, dass es sich dabei auch um einen externen Stakeholder handeln kann, z. B. einen Kunden.
  • Der Projektleiter: Er ist für die Steuerung des Projekts verantwortlich und garantiert dem Auftraggeber das Ergebnis.
  • Das Projektteam: widmet sich der operativen Umsetzung unter der Verantwortung des Projektleiters.
  • Management: Die Entscheidungsträger des Unternehmens (CEO, PMO, CTO usw.) unterstützen den Projektleiter, indem sie ihm z. B. weitere Ressourcen zur Verfügung stellen. Sie haben auch die letzte Entscheidungsbefugnis.
  • und andere Abteilungen des Unternehmens: Buchhaltung, Logistik, F&E usw. Manchmal werden in verschiedenen Phasen des Projekts auch andere Mitarbeiter als die des Projektteams zur Unterstützung herangezogen.
• Externe Stakeholder:
  
  
  • Kunden oder Nutzer: Sie werden zu den externen Stakeholdern gezählt, wenn sie das Produktprodukt, z. B. eine neue Dienstleistung, nutzen sollen.
  • Lieferanten: Sie sind für die Beschaffung von Rohstoffen, Arbeitskräften, Technologien usw. zuständig, die für das reibungslose Funktionieren des Projekts erforderlich sind.
  • und die öffentliche Hand: Sie wird in dem Rahmen berücksichtigt, in dem das Projekt einer bestimmten Regelung unterliegt, Genehmigungen benötigt.

2 Modelle für die Kartierung von Interessengruppen

Die drei Schritte und Instrumente zur Analyse seiner Stakeholder

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Stakeholder.

Es geht darum, niemanden zu vergessen. Für eine gute Identifizierung der Stakeholder können Sie die Akteure zum Beispiel in drei Sphären einteilen:

1. Die Sphäre, die zu Ihrem Projekt beiträgt. Listen Sie alle Personen auf, ohne die Ihr Projekt nicht erfolgreich sein kann: unternehmensinterne Mitarbeiter wie der Projektleiter und sein Team, die verschiedenen beteiligten Abteilungen und Experten, aber auch externe Organisationen wie Lieferanten, Kunden und öffentliche Stellen für Genehmigungen oder Versicherungen.
2. Die involvierte Sphäre. Der Auftraggeber oder Kunde kann in dieser Kategorie ganz oben auf der Liste stehen. Diese Sphäre umfasst Personen, Gruppen oder Organisationen, die im Lebenszyklus des Projekts eine große Bedeutung haben: Sie spielen eine entscheidende Rolle, sei es in den Medien, technisch oder organisatorisch, da sie direkt betroffen sind.
3. Die beobachtende Sphäre. Einige Organisationen ziehen es vor, den Verlauf eines Projekts zu beobachten, bevor sie sich positionieren, einbringen oder daran teilnehmen. Dies ist der Fall bei bestimmten Medien oder Gemeinschaften, die nicht direkt von dem Projekt betroffen sind, aber mit der Zeit möglicherweise ein größeres Engagement zeigen und sich für IHRE Sache einsetzen. Tipp: Es kann auch hilfreich sein, im Vorfeld die "Gegenparteien" zu identifizieren - Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste.

Schritt 2: Analysieren Sie die interessierten Parteien anhand einer Matrix.

Um die Parteien besser analysieren zu können, müssen Sie den Grad ihrer Beteiligung an Ihrem Projekt bestimmen. Dazu benötigen Sie ein Beispiel für eine Matrix zur Analyse der Interessengruppen.

Geben wir den vom PMP empfohlenen methodischen Ansatz wieder: die Macht-Interessen-Matrix der Stakeholder.

Diese Matrix ist eine echte Hilfe für den Erfolg Ihres Projekts, da sie Sie dazu zwingt, sich die richtigen Fragen zu stellen, wie z. B. :

• Welches Interesse hat dieser Stakeholder an meinem Projekt?
• Was kann er/sie zur Unterstützung beitragen?
• Welche Auswirkungen wird mein Projekt auf diese Partei haben?
• Welchen Nutzen kann sie daraus ziehen?
• Wie kann sie dazu beitragen?
• Was könnte sie motivieren?

Ordnen Sie Ihre Stakeholder in dieser Matrix nach :

• dem Einfluss, der Macht, die sie ausüben,
• dem Interesse , das sie an Ihrem Projekt haben.

Schritt 3: Bestimmen Sie passende Aktionen.

Die Aktionen und Interaktionen mit Ihren Stakeholdern hängen von ihrer jeweiligen Position in der Matrix ab.

Bei der Festlegung Ihrer Aktionen hilft Ihnen die unten stehende Stakeholder-Tabelle: Sie können Ihre Kommunikationsstrategie bereichern, indem Sie auch die Legitimität eines Stakeholders berücksichtigen, z. B. seine Ressourcen, sein Netzwerk, seinen Einflussbereich.

Organisieren Sie die Projektverfolgung mit Software.

Projektmanagementsoftware hilft Ihnen dabei, Ihre Verpflichtungen gegenüber den Beteiligten einzuhalten und Ihre Projektziele zu erreichen: ausgestattet mit Werkzeugen für die Zusammenarbeit, die weiter entwickelt sind als das bekannte Trello, und mit fortschrittlichen Planungstools sparen Sie Zeit und sind mit den agilen Methoden kompatibel, die für die Arbeit an gemeinschaftlichen Projekten empfohlen werden.

Warum sollte man eine Projektmanagementsoftware verwenden? 7 Schlüsselelemente.

Der Projektmanager muss eine Stakeholder-Kartografie erstellen, um alle Elemente zu charakterisieren, die den Erfolg seines Projekts bedingen, wie z. B. :

• die verschiedenen Stakeholder identifizieren, die in sein Projekt einbezogen werden sollen,
• ihre Erwartungen und die geeigneten Handlungsmöglichkeiten zu qualifizieren, um sie positiv zu beeinflussen,
• die Risiken für den Fortschritt seines Projekts bestimmen,
• neue Chancen erkennen und ergreifen,
• eine geeignete Kommunikationsstrategie planen,
• die Projektplanung erfolgreich durchführen (Aufgaben- und Zeitmanagement, Teammanagement),
• die Stakeholder zufriedenstellen, um ihr Engagement zu fördern.

Clarizen: In das Projekt integriertes Wissen

Clarizen bezeichnet sich selbst als ausgereifter als Microsoft Project. Sein unbestreitbarer Vorteil: das Wissensmanagement der Beteiligten, das direkt in die Projekte integriert ist.

Clarizen ist auch ein sehr funktionales Werkzeug für die Zusammenarbeit, das den informellen Austausch durch Kommentare, Posts und Chat fördert.

👉 Zu beachten: mit der mobilen App können Sie die Funktionen auf Ihr Tablet oder Smartphone bringen.

Sciforma: Ein PPM, um die Zukunft vorherzusagen.

Als Projektplanungssoftware ermöglicht Sciforma Ihnen, die Durchführbarkeit eines Projekts zu bewerten, bevor Sie es starten: Bewertung der Risiken, der Zeit, der benötigten Ressourcen und des Budgets.

Sie integrieren Ihre Stakeholder-Kartografie im Vorfeld, um den Erfolg Ihres Projekts besser einschätzen zu können.

👉 Zusätzlich zu diesem PPM-Teil (Project Portfolio Management) bietet die Software auch zahlreiche vorkonfigurierte Erweiterungen, um im Projektmodus nach den Methoden Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate oder PMBok zu arbeiten.

z0 Gravity: Projektmanagement ohne Stress

z0 Gravity zeichnet sich durch den Belastungsplan aus: Mit diesem Projektmanagement-Tool verfügen Sie über ein synthetisches Dashboard, um zu verfolgen :

• die aufgewendete Zeit pro Mitarbeiter und pro Projekt,
• die Fristen,
• und den Fortschritt.

Im Falle einer negativen Verschiebung, einer Überlastung, reagieren Sie in Echtzeit, indem Sie die Aufgaben neu zuweisen.

👉 Die Strenge des Tools beruhigt das Team, aber vor allem Partner-Stakeholder wie Finanziers durch die Reaktionsfähigkeit, die es bietet, und die Weitergabe zuverlässiger Informationen für ein Reporting.

monday.com: das All-in-One-Tool

monday.com ist eine Referenz unter den Projektmanagementprogrammen. Die Lösung eignet sich für alle Unternehmensgrößen und Branchen und erleichtert die Überwachung Ihrer Teams mithilfe von anpassbaren Dashboards.

Verfolgen Sie Fortschritte, Fristen und Budgets und erleichtern Sie Ihre Entscheidungsfindung, indem Sie den Fortschritt Ihrer Arbeitsabläufe nach Ihren Bedürfnissen verfolgen.

Die benutzerfreundliche Oberfläche ist ideal für das Team, das das Tool leicht bedienen kann und durch den reibungslosen Ablauf die Produktivität steigert. Der Informationsaustausch ist schnell, einfach und mit der Möglichkeit, Aufgaben in Echtzeit zuzuweisen und zu bearbeiten.

👉 Die Beteiligten werden so direkt in die Projekte Ihrer Wahl eingebunden.

Wir beantworten die sechs häufigsten Fragen.

Wie kann man Stakeholder in die strategische Planung eines Projekts einbeziehen?

Stakeholder in die strategische Planung einzubeziehen bedeutet, sie bereits in den frühen Phasen des Projekts einzubeziehen. Es ist unerlässlich, sie zu konsultieren, um zu verstehen :

• ihre Erwartungen,
• ihre Bedenken,
• und ihre potenziellen Beiträge.

Um ihre Meinungen einzuholen, können beispielsweise verwendet werden:

• kollaborative Workshops,
• regelmäßige Treffen,
• und Umfragen durchgeführt werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass die entwickelte Strategie mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Beteiligten abgestimmt ist, was die Erfolgsaussichten des Projekts erhöht. 🏆

Was sind häufige Herausforderungen, die bei der Kartierung der Interessengruppen auftreten, und wie können sie überwunden werden?

Zu den häufigen Herausforderungen gehören :

• die umfassende Identifizierung der Stakeholder,
• die korrekte Einschätzung ihrer Macht und ihres Interesses,
• und die Handhabung von Interessenkonflikten zwischen den verschiedenen Stakeholdern.

Um diese Herausforderungen zu überwinden, empfiehlt es sich, eine strukturierte Methodik zu verwenden, wie die bereits besprochene Macht-Interessen-Matrix, und für eine objektive Bewertung Experten aus dem jeweiligen Bereich einzubeziehen.

Der Einsatz von kollaborativen Werkzeugen zur Förderung von Kommunikation und Transparenz kann auch bei der Bewältigung von Konflikten helfen. 💥

Wie erleichtert Technologie die Kartierung und das Management von Interessengruppen?

Die Technologie spielt eine entscheidende Rolle, indem sie Werkzeuge bereitstellt, die die Kartierung von Interessengruppen automatisieren und vereinfachen.

Mithilfe spezieller Software können interaktive und visuelle Karten erstellt werden, die die Identifizierung und Analyse von Stakeholdern erleichtern.

Darüber hinaus enthalten Projektmanagementplattformen Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass Sie die Beiträge der Stakeholder verfolgen und sie effektiv in den Entscheidungsprozess einbeziehen können.

Wie wichtig ist die Kommunikation beim Stakeholdermanagement?

Kommunikation ist für die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zu den Stakeholdern von entscheidender Bedeutung.

Sie ermöglicht :

• Erwartungen zu steuern,
• Konflikte zu lösen,
• und sicherzustellen, dass alle Stakeholder über den Fortschritt und die Veränderungen des Projekts informiert sind.

Eine regelmäßige und transparente Kommunikation stärkt das Vertrauen und das Engagement der Beteiligten, was für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung ist.

Die Verwendung einer Kommunikationsmatrix zur Planung und Organisation der Interaktionen kann für die gesamte Belegschaft von großem Nutzen sein. 🤝

Welche Tools sind am effektivsten, um die Interaktionen mit den Interessengruppen zu verfolgen?

Wie wir etwas weiter oben entwickelt haben, gehören zu den effektiven Werkzeugen für die Nachverfolgung von Interaktionen u. a:

• Projektmanagementsoftware, die anpassbare Dashboards und Funktionen zur Echtzeitüberwachung bietet,
• Mapping-Tools, mit denen sich die Beziehungen und Einflüsse der Beteiligten visualisieren lassen,
• und schließlich Kommunikationsplattformen, die den kontinuierlichen Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen erleichtern können.

Wie kann man die Auswirkungen der ergriffenen Maßnahmen gegenüber den Stakeholdern bewerten?

Um die Auswirkungen der ergriffenen Maßnahmen gegenüber den Stakeholdern zu bewerten, ist es wichtig, bereits zu Beginn des Projekts spezifische Key Performance Indicators (KPIs) festzulegen.

Diese Indikatoren können Messungen der Zufriedenheit der Stakeholder, des Engagements und des Feedbacks umfassen. Regelmäßige Umfragen und Feedback-Sitzungen können ebenfalls qualitative Daten über die Auswirkungen der Maßnahmen liefern.

Schließlich ermöglicht die Analyse dieser Daten, Strategien in Echtzeit anzupassen, um den Bedürfnissen der Stakeholder besser gerecht zu werden.

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Stakeholder-Kartierung zur besseren Steuerung Ihres Projekts

Wenn Sie es versäumen, Ihre Stakeholder zu kartieren, kann Ihr Projekt einen kritischen Weg einschlagen. Echtes Projektmanagement erfordert nämlich, dass Sie alle Beteiligten identifizieren und mit ihnen zusammenarbeiten.

Mit einer Projektmanagementsoftware können Sie in ein und demselben Tool die richtigen Maßnahmen ergreifen, ein Team leiten, den Fortschritt verfolgen und die Ergebnisse analysieren.

Sie hilft Ihnen, die Projektarbeit mit Ihrem Team besser zu planen und zu koordinieren, und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Beziehung zu Ihren Stakeholdern auf möglichst konstruktive Weise zu gestalten.

Jetzt können Sie das Stakeholder-Mapping für Ihr Projekt verwalten, also los geht's! 😉.

Aktualisierter Artikel, ursprünglich erschienen im November 2017.