Verschiedene Projektmanagementsoftware und Funktionen
Die beste Projektmanagementsoftware gibt es in verschiedenen Formen, die sich an die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen anpassen. Ob nach Berufen oder nach Funktionen, es ist wichtig, dass Sie bei der Auswahl der Software, die für Ihr Projekt am besten geeignet ist, erfolgreich sind. Nachdem Sie die kontextuellen Rahmenbedingungen und den Zweck Ihres Unternehmens definiert haben, werden Sie ein klareres Bild davon haben, welche Funktionen Sie von einer Projektmanagementsoftware erwarten. Nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Angebote zu prüfen, damit Sie sich nicht auf eine Software festlegen, die von Ihren tatsächlichen Erwartungen weit entfernt ist.
Die verschiedenen Softwareprodukte
Projektmanagementsoftware erfüllt unterschiedliche Anforderungen und hat verschiedene Designs und Funktionen.
- Planungstools: Sie ermöglichen es, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Sie bieten einen detaillierten Zeitplan für die verschiedenen Aufgaben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt, mit den Verbindungen zwischen den verschiedenen Aktivitäten und einer Verfolgung der Ergebnisse.
- Software zur Vertragsverwaltung : Um Ihr Projekt zu verwirklichen, müssen Sie möglicherweise externe Akteure beauftragen oder neue Mitarbeiter einbinden. Diese Software zur Vertragsverwaltung bietet Ihnen Vorlagen, die sich mit den Daten des neuen Vertragspartners aktualisieren.
- Software für Materialeinkauf und Lagerverwaltung: Um einen genauen Überblick über Ihre Materialbestände zu behalten und Bestellungen für fehlende Produkte einzuleiten, erstellt diese Software regelmäßig eine Bestandsaufnahme.
- Software zur Verwaltung von Ressourcen und Kompetenzen: Ein Projekt besteht auch aus Ressourcen, seien es Materialien oder Menschen. Um zu erfahren, welche Personen verfügbar sind, welche Kompetenzen eingebracht werden oder welche Materialien Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie sich auf diese Art von Software stützen. Sie werden auch die Bedürfnisse eines Teammitglieds mit den zur Verfügung stehenden Materialien korrelieren.
- Software zur Dokumentenverwaltung (DMS): Zu wissen, wo sich ein Dokument befindet und wie Sie schnell darauf zugreifen können, ist für die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts unerlässlich. Diese Software wird Ihnen einen erheblichen Zeitverlust ersparen, vor allem wenn Ihre Dokumentensuche anhand von Schlüsselwörtern erfolgen kann.
- Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen : Wenn Sie ein beachtliches Team von Mitarbeitern einsetzen oder mit vielen Lieferanten zusammenarbeiten, können Sie sich auf diese Software verlassen, die Ihnen die Formatierung Ihrer Rechnungsdokumente und die Abwicklung erleichtert.
- Bestands- und Buchhaltungssoftware: Sie zeigt Ihnen genau an, wie es um Ihr Budget bestellt ist, welche Einkäufe getätigt wurden und welche Beträge noch zu erwarten sind. Die Verwaltung des Budgets ist ein entscheidender Teil des Projekterfolgs. Ohne ein gut durchdachtes Budget können Sie das angestrebte Ziel nicht erreichen.
Die Funktionen
Da sie je nach Bedarf mit zahlreichen Funktionen ausgestattet sind, sind Softwareprogramme zur Unterstützung des Managements echte Verbündete, wenn man ihr Potenzial zu nutzen weiß.
Verwaltung von Aufgaben
Verwalten Sie Ihre anstehenden Aufgaben mit wenigen Klicks. Nachdem Ihr Projekt in Abschnitte unterteilt wurde, werden die Aufgaben hervorgehoben. Geben Sie diese einfach in Ihre Software ein und wenden Sie eine Erledigungsdauer an. Sie haben dann die Wahl zwischen einem Kalender mit zu erledigenden Aufgaben, den Sie selbst erstellen, oder Sie haben die Möglichkeit, die Software machen zu lassen, die automatisch eine Verbindung zwischen den Aufgaben herstellt. Der Kalender wird dann direkt erstellt und schlägt Ihnen ein Start- und Enddatum für jede Aufgabe, aber auch für das gesamte Projekt vor.
Planung
Den Zeitplan zu verwalten kann ein sehr guter Weg sein, um die Geduld zu verlieren. Aus diesem Grund bieten Softwareprogramme eine detaillierte Planung an, die Lieferzeiten, Beteiligte sowie die Verfügbarkeit von Materialien oder Maschinen berücksichtigt, die für die Durchführung des Auftrags erforderlich sind.
Verwaltung von Orten
Auf einen Blick haben Sie die Möglichkeit, sich einen genauen Überblick über die Räumlichkeiten oder Baustellen zu verschaffen, die für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Wer besetzt das Büro oder den Raum, in dem die Aktivitäten stattfinden werden? Zu welcher Uhrzeit können Sie die Räumlichkeiten beziehen? Sie brauchen keine langen Minuten mehr mit Berechnungen zu verbringen. Alles steht Ihnen in der Software zur Unterstützung des Projektmanagements zur Verfügung.
Verwaltung des Materials
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie wissen, ob das Material, das Sie für die Durchführung Ihres Projekts zur Verfügung haben, an dem Tag, an dem Sie es nutzen möchten, auch verfügbar ist. Es hat keinen Sinn, einen Arbeiter oder Mitarbeiter kommen zu lassen, wenn ihm nicht das richtige Material ausgehändigt wird.
Gantt-Diagramm
Dies ist ein unverzichtbares Werkzeug, um ein Projekt zum Erfolg zu führen! Es wird von den meisten aktuellen Softwareprogrammen verwendet. Es handelt sich um horizontale Balken, die auf einer Zeitachse angezeigt werden und die Gesamtheit der vorrangigen Daten darstellen. Die Software wird die WBS-Hierarchie (Work Breakdown Structure) verwenden, um Ihr Projekt in Unterabschnitte entsprechend der zu erbringenden Leistungen aufzuteilen. So wird jeder Abschnitt für das gesamte Team der Partner, die im Projekt agieren, besser verständlich. Das Gantt-Diagramm zeigt, welche Aufgaben zu den festgelegten Terminen erledigt werden müssen, ob sie einen kritischen Status haben oder nicht, welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bestehen und welche Ressourcen ihnen zugewiesen wurden. Es kann auch die nicht bearbeiteten Tage ausweisen, die bei der Berechnung der Liefertermine für die erledigten Aufgaben berücksichtigt werden.
Verwaltung des Budgets
Es ist unmöglich, ein Projekt in Angriff zu nehmen, ohne das Budget ständig im Auge zu behalten. Daher finden Sie Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Budget auf dem neuesten Stand zu halten, aber auch die Verteilung der Mittel entsprechend der Aufgaben und der benötigten Ressourcen.
Zugänglichkeit und Online-Kommunikation
Die Software bietet eine einfache Zugänglichkeit zu jeder Zeit und an jedem Ort. So haben die verschiedenen Mitarbeiter Zugriff auf alle projektbezogenen Informationen, wenn sie diese benötigen. Sie kommunizieren schnell und direkt über eine Instant-Messaging-Anwendung. Jedes Mitglied erhält eine Benachrichtigung, wenn eine Änderung vorgenommen wurde oder ein dringendes Element zu berücksichtigen ist.
Um nicht zu viele Medien zu verwenden, konzentriert sich die Software zur Unterstützung des Projektmanagements auf die wichtigsten Funktionen, die den Unternehmern helfen, effizienter zu werden, die Informationen über ihr Projekt schnell zu erfassen, aber auch schnell zu kommunizieren, um Zeitverluste zu vermeiden.
Artikel übersetzt aus dem Französischen