Vorprojekt: Die drei Schritte, die den Start Ihres Projekts bestimmen - und seinen Erfolg!
Der Vorentwurf ist eine unverzichtbare Phase im Projektmanagement.
Wenn man die Bedeutung dieser Phase in einem Ausdruck zusammenfassen müsste, wäre es, "den Pflug nicht vor die Ochsen zu spannen".
Um sicherzugehen, dass Ihr Projekt relevant ist, und um zur Phase des Scoping überzugehen, bietet sie die Möglichkeit, sich in Erinnerung zu rufen, wie die Idee entstanden ist, welchen Nutzen sie hat und welchen Zweck sie im Hinblick auf Ihre Bedürfnisse erfüllt, vor allem aber, ob sie realisierbar ist.
Was ist ein Vorprojekt?
Bei jeder Projektsteuerung, die diesen Namen verdient, ist der Vorentwurf die Vorbereitungsphase, seine Vorstudie.
Zu seinen Zielen gehört die Untersuchung der Machbarkeit und Durchführbarkeit des Projekts, bevor die Entscheidung getroffen wird, das Projekt zu beginnen oder abzubrechen, indem alle relevanten Informationen analysiert werden, sowohl :
- Technische → Verfügt das Unternehmen intern über die technischen Fähigkeiten und Mittel? Sind diese über externe Dienstleister mobilisierbar?
- Wirtschaftlich → Ist der erwartete wirtschaftliche Nutzen (Return on Investment) potenziell größer als die Kosten des Projekts? Ist der Markt zukunftsträchtig?
Falls das Projektteam ein Portfolio von Projekten verwaltet, kann diese Phase auch dazu dienen, die Projekte untereinander zu priorisieren.
Das rentabelste Projekt wird bevorzugt, je nach :
- dem erwarteten Gewinn,
- den festgestellten Einschränkungen (wirtschaftlich und/oder technisch).
☝️ Dieser Begriff des Projektmanagements ist nicht zu verwechseln mit dem zusammenfassenden Vorentwurf (APS) und dem detaillierten oder endgültigen Vorentwurf (APD), die von Architekten und Planern verwendet werden. von Architektur- oder Ingenieurbüros verwendet wird, um anhand von Plänen, Schnitten und Fassaden das Wesentliche eines Projekts, insbesondere die Abmessungen eines Bauwerks, festzulegen.
Die Schritte des Vorentwurfs
Bevor Sie also mit der Einteilung und Planung des Projekts beginnen, müssen Sie zunächst diese Schritte durchlaufen:
Der Ausdruck des Bedarfs
Auch als Bedarfsermittlung oder Bedarfsstudie bezeichnet, werden in diesem Schritt die Ziele des Projekts sowie seine Entstehung hervorgehoben.
Ein Formular oder eine Sammlung von Bedarfsäußerungen enthält in zusammengefasster Form :
- den Zweck, den Grund für das Projekt,
- den Kontext,
- den Umfang, insbesondere den Beginn und das Ende des Projekts,
- die beteiligten Parteien,
- die Ziele und Bedürfnisse der Nutzer,
- die Fristen und die wichtigsten Meilensteine,
- die zu nutzenden Chancen,
- die erwarteten Vorteile,
- die Einschränkungen und potenziellen Risiken,
- die möglichen Auswirkungen, z. B. auf das Unternehmen.
Die Opportunitätsstudie
Bei einem komplexen Projekt, bei dem viel auf dem Spiel steht, kann es ratsam sein, eine Opportunitätsstudie durchzuführen, um die Richtigkeit des Projekts zu bestätigen.
Die Bedarfsanalyse ist eine der Komponenten dieser Studie. Zu diesem Element kommen hinzu :
- die Analyse der Situation, einschließlich der Unternehmensstrategie, der wichtigsten Erfolgsfaktoren und der Bewertungskriterien,
- die erwarteten Ergebnisse mit SMART-Indikatoren (Spezifisch, Messbar, Ambitioniert, Realistisch, Zeitlich),
- die verschiedenen Optionen und möglichen Szenarien,
- die aus der Studie hervorgehende Empfehlung,
- die Bewertungskriterien usw.
Die Machbarkeitsstudie
Die Machbarkeitsstudie ist die letzte Stufe der Zweckmäßigkeitsstudie.
Ihr Ziel ist es, das Gleichgewicht zwischen den drei wichtigen Faktoren eines jeden Projekts zu überprüfen, nämlich :
- die zu erreichende Qualität,
- die einzuhaltenden Fristen,
- den zu tragenden Kosten.
Um dies zu erreichen, beschreibt sie detailliert die Ressourcen und Einschränkungen:
- techn,
- Qualität,
- finanziell,
- zeitlich,
des Projekts, damit sich alle Beteiligten über die Ziele und Herausforderungen des Projekts im Klaren sind, bevor es freigegeben wird und in die Scoping-Phase übergeht.
Wie geht es nach dem Vorentwurf weiter?
Wenn das Projekt weitergeführt wird, ermöglichen alle Schritte des Vorprojekts also die Erstellung des Lastenhefts und/oder der Scoping-Note, die für die Planung und dann für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Und am Ende der Kette, das genauso wichtig ist wie das Vorprojekt, sollten Sie die Projektbilanz nicht vergessen: Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Erfolge und Misserfolge zu analysieren, die Sie einer guten Vorbereitung oder im Gegenteil einer schlampigen Durchführung des Vorprojekts verdanken.
Artikel übersetzt aus dem Französischen