Spediteur: Definition, Rolle, Funktionen und Werkzeuge für den Gütertransport

Ein Spediteur ist ein Unternehmen, das im Auftrag seines Kunden den sukzessiven Transport von Import- oder Exportgütern abwickelt. Er spielt somit eine wesentliche Rolle bei internationalen Handels- und Geschäftsaktivitäten. Seine Kompetenzen gehen über das bloße Konzept der kaufmännischen Verwaltung hinaus: Ein internationaler Spediteur muss die logistischen, rechtlichen und zollrechtlichen Aspekte beherrschen und alle vorgeschriebenen Dokumente zusammenstellen. Der Speditionskaufmann verfügt über spezielle Instrumente, die ihn unterstützen und das Vertrauen seiner Kunden sichern. Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen, Pflichten, Aufgaben und Werkzeuge eines Spediteurs:

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Was ist ein Spediteur?

In diesem ersten Teil definieren wir den Begriff Spediteur, erläutern seine Rolle und gehen auf seine Aufgaben ein.

Definition

Als Spediteur bezeichnet man ein Unternehmen oder eine Person, die :

• vom Empfänger oder Absender von Waren beauftragt wird,
• die aufeinanderfolgenden Transportarten organisiert und koordiniert: See-, Land- und Lufttransport,
• sich um alle Fragen im Zusammenhang mit der erforderlichen Logistik und dem Versand kümmert,
• kümmert sich um die Verwaltungsformalitäten,
• ist für die Zollabfertigung verantwortlich,
• achtet auf die Einhaltung der in den einzelnen Ländern geltenden Vorschriften,
• spielt eine entscheidende Rolle bei Import- und Exportgeschäften.

Ein Spediteur - auf Englisch "freight forwarder" - ist auf nationaler Ebene wie in Frankreich tätig oder begleitet im weiteren Sinne Handelsunternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, in allen Gebieten, z. B. in afrikanischen Ländern, in der Schweiz, in den USA etc.

Der Begriff "freight forwarding" wird also für die Tätigkeit eines Spediteurs auf Englisch verwendet, einer Sprache, die in der Geschäftswelt für den Austausch zwischen Fachleuten aus verschiedenen Staaten verwendet wird.

Aufgaben und Rolle des Spediteurs

Die Aufgabe eines Spediteurs besteht darin, dafür zu sorgen, dass die ihm anvertrauten Waren in dem Zustand, in dem er sie erhalten hat, am richtigen Bestimmungsort ankommen.

Der internationale Spediteur spielt eine Schlüsselrolle für den geschäftlichen Erfolg einer internationalen Handelstätigkeit: Von seinen vielfältigen Kompetenzen hängt der reibungslose Ablauf Ihrer Warenimporte und -exporte ab, die über französischen Boden oder durch ausländische Hoheitsgebiete befördert werden.

Die Aufgaben eines Spediteurs bestehen darin, :

• Organisation, Lagerung, Verpackung und Versand von Waren nach genauen Normen, die eingehalten werden müssen,
• alle Beteiligten wie Spediteure, Versicherungsgesellschaften, Zollämter usw. zu kontaktieren und zu koordinieren,
• eine ständige Rückverfolgbarkeit der Waren sicherstellen, um den Kunden darüber informieren zu können und zu gewährleisten, dass die Waren am Bestimmungsort ankommen,
• alle Verwaltungsformalitäten gemäß den internationalen Gesetzen erfüllen und die fälligen Gebühren begleichen.

⚠️ Angesichts der vielfältigen Auflagen, die mit dem Frachttransport verbunden sind, ist die Rolle des internationalen Spediteurs von entscheidender Bedeutung: Er koordiniert die gesamte Transportlogistik und stellt sicher, dass die vorgeschriebenen Dokumente (wie die Zollabfertigung) in allen Ländern in der richtigen Form ausgestellt werden.

Der Begriff Zollspediteur bezeichnet einen Wirtschaftsbeteiligten, der vom Staat zugelassen ist, um die Zollabfertigung zu erledigen.Der Zollspediteur ist für die Erledigung der Verwaltungsformalitäten im Zusammenhang mit Import- und Exportanmeldungen und für die Abwicklung der Zollformalitäten zuständig.

Der Zolldeklarant ist also der Spediteur, der von seinem Kunden beauftragt wird, die Waren zu befördern.

Unterschied zwischen beauftragtem Spediteur und Speditionskaufmann.

Diese beiden Begriffe werden verwendet, um einen internationalen Spediteur oder Transportagenten zu bezeichnen. Der Unterschied zwischen den beiden liegt in der Art der Vergütung, die mit dem Status des Spediteurs zusammenhängt.

Der beauftragte Spediteur: eine Rolle als Ausführender mit Mittelverpflichtungen.

Der Speditionskaufmann ist mit seinem Kunden durch einen Mandatsvertrag verbunden. Der Kunde beauftragt den Spediteur, damit dieser Anweisungen einhält, wie z. B. die Verpflichtung, mit bestimmten Wirtschaftsbeteiligten und Spediteuren zu arbeiten. Die Verantwortlichkeiten des beauftragten Spediteurs sind dann begrenzt. Einige Spediteure arbeiten sogar innerhalb des Unternehmens selbst.

Der Spediteur: eine wichtige Rolle mit Ergebnisverpflichtungen.

Der " Freight Forwarder " ist durch einen Kommissionsvertrag mit seinem Kunden verbunden. Der Kunde wählt einen qualifizierten Spediteur als Kommissionär aus, um sich möglichst vieler Zwänge und aller Verantwortlichkeiten zu entledigen. Der Spediteur trägt also viele Verantwortlichkeiten auf seinen Schultern. Aus diesem Grund ist der internationale Spediteur der empfohlene Fachmann.

Die 7 Funktionen eines Spediteurs

Hier sind konkret die Dienstleistungen eines internationalen Spediteurs aufgeführt:

• Funktion Nr. 1: Gewährleistung der Nachverfolgung zwischen den verschiedenen Transportarten. Der Spediteur ist der Garant für die ordnungsgemäße Beförderung der Waren. Er organisiert und koordiniert den Versand über multimodale Transportmittel, insbesondere über den Straßenverkehr, den See- oder Luftverkehr;

• Funktion Nr. 2: Orte finden, an denen die Waren befördert werden. Der internationale Spediteur übernimmt diese Aufgabe, indem er selbst Lagerplätze besitzt oder Lagerhäuser zu diesem Zweck anmietet;

• Funktion Nr. 3: Optimierung der Versandkosten. Der Spediteur wird unterschiedliche Waren in einer Sendung zusammenfassen, so wie es ein Umzugsunternehmen mit den Sachen verschiedener Kunden tut. Dies ermöglicht es, die Kosten, die bei einem Spediteur anfallen, durch den Kauf eines großen Frachtvolumens zu amortisieren.

• Funktion Nr. 4: Kontaktaufnahme mit den richtigen Personen, um Be- und Entladeräume zu buchen. Spediteure verfügen über ein gut gefülltes Kontaktbuch und wählen die besten Anbieter aus. Das ist ein Vorteil für den internationalen Handel: Lieferungen und Sendungen erhalten die besten Bedingungen;

• Funktion Nr. 5: Aushandeln der Transportkosten. Dies ist ein weiterer Vorteil, den ein internationaler Spediteur bietet: Da sie ein hohes Frachtvolumen verwalten, sind sie in der Lage, die Preise gegenüber den Spediteuren zu drücken;

• Funktion Nr. 6: Die Ware versichern. Der Spediteur ist mit den Versicherungsbedingungen je nach Transportmittel und Art der umgeschlagenen Waren vertraut. Er muss Versicherungsansprüche anmelden; dies ist eine Pflicht, die nicht nur ihn selbst im Falle von Schäden oder Lieferverzögerungen absichert, sondern auch gegenüber seinem Auftraggeber;

• Funktion Nr. 7: Bearbeiten der Versand- und Exportdokumentation. Ein erfahrener internationaler Seehafenspediteur garantiert beispielsweise, dass alle vorgeschriebenen Dokumente zum richtigen Zeitpunkt herausgegeben und vorgelegt werden.

Formalitäten und Pflichten des Spediteurs

Der Spediteur als Zollkommissionär muss den neuen Unionszollkodex 5CDU beachten, der am 1. Mai 2016 in Kraft getreten ist. Dieser Kodex modernisiert die Zollverfahren und stärkt die Sicherheitsmaßnahmen: Die heutigen Technologien ermöglichen in der Tat eine Harmonisierung der Regeln und die Vereinfachung einer Reihe von Erklärungen. Bevor wir uns mit den Werkzeugen befassen, wollen wir einen Blick auf die Formalitäten und Pflichten werfen, die ein Spediteur erfüllen muss.

Das Konnossement oder der "bill of lading".

Das Konnossement ist ein Dokument, das als Ladeschein und Beweismittel dient: Es ist der Frachtvertrag, der den Spediteur und den Frachtführer verbindet.

In diesem Vertrag sind die Art der Güter und die Haftung des Frachtführers festgelegt. Im Besitz dieses Vertrags kann der Spediteur die Übergabe der Güter verlangen: Dieses Dokument ist eine offizielle Eigentumsurkunde, die durch Indossament übertragen wird.

Die Verpackung oder die "packing list".

In der Packliste sind alle Waren aufgeführt, die transportiert werden müssen. Die Packliste ist ein offizielles Dokument, das im Dokumentenpaket enthalten sein muss, das der Spediteur vorliegen haben muss: Sie listet und präzisiert die Anzahl der Pakete, Paletten, Kartons, das Gewicht, das Volumen, die Kubatur, die Abmessungen bis hin zu den Markennamen und der Art der Verpackung.

Es dient der genauen Verfolgung der Waren auf einer Transitstufe und vor allem beim endgültigen Empfang der Bestellung durch den Empfänger, um zu kontrollieren, dass die gesamte Ware am Bestimmungsort angekommen ist und den Erwartungen entspricht.

Das Ursprungszeugnis für jede Ware.

Hierbei handelt es sich ebenfalls um ein offizielles Dokument, das den Ort, das Land, in dem die Waren hergestellt oder sogar verarbeitet wurden, bescheinigt. Für jede Ware wird von einer Industrie- und Handelskammer ein Ursprungszeugnis ausgestellt.

⚠️ Das Ursprungszeugnis muss den Zollbeamten vorgelegt werden, damit sie den Ursprung der Waren beglaubigen und die geltenden Regeln anwenden können. Auch der Käufer kann es verlangen, um sich über den Ursprung der Waren zu vergewissern.

Der Spediteur muss die entsprechenden Gebühren zum jeweiligen Zollsatz entrichten.

Die 7 Pflichtfelder, die in einem Ursprungszeugnis enthalten sein müssen :

1. Empfänger,
2. der Absender,
3. das Ursprungsland,
4. die verschiedenen aufeinanderfolgenden Beförderungsmittel,
5. die zollrechtliche Bezeichnung,
6. das Gewicht der Ware,
7. ggf. Besonderheiten.

Die Handelsrechnung

Die Handelsrechnung ist ein Transaktionsnachweis zwischen Käufer und Verkäufer, d. h. zwischen dem Unternehmen, das exportiert, und dem Unternehmen, das importiert. Es ist üblich, dass eine Kopie der Rechnung in englischer Sprache an den Käufer weitergeleitet wird.

Um gültig und zulässig zu sein, darf die Handelsrechnung nicht verändert (fleckig, unleserlich usw.) sein und muss zwingend die folgenden Angaben enthalten:

• Die vollständigen Kontaktdaten des Verkäufers und des Käufers (Adresse, Firmenname usw.),
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• die Rechnungsnummer,
• die verwendete Zahlungswährung,
• die Maßeinheiten zur Bewertung der Kriterien der Ware,
• die genaue Zählung und Bezeichnung der Artikel,
• die Menge der gelieferten Ware,
• den Wert pro Einheit der Ware,
• den Gesamtwert der Artikel,
• den Gesamtpreis der Rechnung einschließlich etwaiger Steuern,
• die Zahlungsbedingungen (30 Tage, nach Erhalt der Rechnung usw.),
• den vom Verkäufer gewährten Rabatt oder die Ermäßigung, falls es einen solchen gibt,
• die Lieferbedingungen unter Anwendung des erforderlichen Incoterms,
• das oder die aufeinanderfolgenden Transportmittel, die verwendet wurden.

Die Liste der Pflichten eines zugelassenen Zollspediteurs.

Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der Pflichten eines Zollspediteurs :

• Dokumentenmonitoring,
• Überwachung der internationalen Vorschriften,
• Kontrolle und Durchsetzung der Vorschriften,
• Integration des DELTA G-Verfahrens,
• Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei der Mehrwertsteuer,
• Verwaltung von Akkreditiven oder Dokumentenakkreditiven,
• Ausfuhr- und Einfuhrerklärungen,
• Monatliche Meldung des Austauschs von Waren oder Dienstleistungen,
• Übermittlung der Erklärungen,
• Besitz von Carnets ATA für eine erleichterte Zollabfertigung,
• Zulassung durch die Handelskammern,
• Visa und Ursprungszeugnisse,
• Berechnung von Einfuhrzöllen und -steuern,
• Verwaltung der multimodalen Fracht,
• Verwaltung von Transportdokumenten,
• DEB/DES-Verwaltung,
• Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit gemeinschaftlichen Transiten,
• Verwaltung von Versicherungsdokumenten,
• Verwaltungsmanagement: Zertifikate, Visa und Lizenzen,
• Deklaration mit der Möglichkeit der Vorverzollung.
• Vereinfachte Zollabfertigung an zugelassenen Standorten,
• Transit und Interventionen unter Zollverschluss,
• Zollvertretungen,
• Zollverwaltung und Entrichtung von Zöllen, Steuern und Mehrwertsteuer.

⚠️ Der logistische Aspekt ist nicht die einzige Verantwortung, die der Spediteur trägt: Er muss auch alle Exportdokumente und Formalitäten administrativer, rechtlicher, finanzieller usw. Art zusammenstellen.

Um Fehler zu vermeiden und qualitativ hochwertige Leistungen zu erbringen, verwendet der Spediteur spezielle Tools, die ihn bei seiner täglichen Arbeit unterstützen. Lernen wir sie kennen.

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Die Werkzeuge des internationalen Spediteurs

Um alle Aspekte des Speditionsgeschäfts zu verwalten, verwenden Speditionskaufleute internationale Handels- und Trading-Software: Diese Tools sind auf die Herausforderungen der Import-Export-Aktivitäten und die Besonderheiten ihres Berufs spezialisiert.

TRADE.EASY: Software für den internationalen Import- und Exporthandel.

TRADE.EASY Import Export ist eine der leistungsfähigsten Referenzen auf dem Markt der Tools, die den Spediteuren gewidmet sind.

Diese Komplettlösung bietet eine beeindruckende Liste von Funktionen, die es den Fachleuten des internationalen Speditionswesens ermöglichen, alle Aspekte in Echtzeit zu beherrschen:

• die integrierte Auftragsverwaltung,
• die automatisierte logistische Verfolgung,
• die Zentralisierung der Daten und aller Dokumente,
• ein Kunden- und Lieferantenportal,
• die Verfolgung der Cashflow-Bewegungen,
• ein Dashboard mit den wichtigsten KPIs der Geschäftstätigkeit.

TRADE.EASY bietet zahlreiche Vorteile, die insbesondere die Verwaltung der Logistik und der Formalitäten vereinfachen, wie z. B. :

• die Integration von Incoterms,
• die Verwaltung der Dokumente (Ausgabe der PFI, der Handelsrechnung und der Packliste, Import aller anderen Dokumente zur Zentralisierung pro Vorgang),
• die Erfassung der Informationen des Konnossements,
• die Einrichtung automatischer Workflows auf der Grundlage der für jedes Land und/oder jede Referenz vorgeschriebenen Formalitäten,
• eine Verfolgung der Fracht und der laufenden Dienstleistungen in Echtzeit mit automatischen Aktualisierungen (ETD, ETA, Transitzeit, Kohlenstoffauswirkung) usw.

Das Bild oben zeigt Ihnen den ganzen Nutzen einer unverzichtbaren Funktion: die Sendungsverfolgung.

Der Speditionskaufmann sieht sofort die wichtigsten Informationen zu jeder Sendung.

Thalia Gescom: Die kaufmännische Verwaltung mit einem Transit-Modul.

Thalia Gescom ist eine modulare ERP-Lösung mit einer zentralen Basis für die kaufmännische Verwaltung, zu der Sie Module entsprechend Ihrer Tätigkeit hinzufügen können: Konstruktionsbüro, Werkstatt und Ersatzteillager, Einkaufszentrale, Import-Export-Tätigkeit usw.

Trotz einer eher nüchternen Benutzeroberfläche erfüllt das Tool die Anforderungen jeder kaufmännischen Tätigkeit, einschließlich der Verwaltung von Lagerbeständen, Einkäufen, Angeboten und Rechnungen. Bild der Softwareoberfläche :

Fokus auf das Modul Transit :

• Sie können dieses Modul hinzufügen, um Frachttransits zu verwalten;
• der Spediteur kann so leichter die Bestellungen und Beschaffungen im Zusammenhang mit Exporten und Importen verwalten ;
• sein Vorteil: Sobald Sie die Kostenrechnungen eingegeben haben, können Sie "den Koeffizienten der Lagerannäherung" nach Zollnomenklatur berechnen ;
• Auf der Import-/Exportseite ermöglicht die Software insbesondere die Verwaltung von Auftragseingängen, Ausschreibungen.

Cosmos: Tool mit Schwerpunkt auf der Verwaltung von Formalitäten.

Die Software Cosmos basiert ebenfalls auf einem "Kern" der kaufmännischen Verwaltung, ist aber auf den Import/Export ausgerichtet.

Der Speditionskaufmann kann seine Einkäufe, Angebote und Rechnungen, Bestellungen verwalten und die Aktionen auf einem dafür vorgesehenen Dashboard verfolgen.

Die integrierte multimodale Transportverwaltung ermöglicht es dem Spediteur insbesondere, sich zu organisieren und seine Kosten zu verwalten.

Die Benutzeroberfläche der Software ist recht benutzerunfreundlich. Trotzdem ermöglicht das Tool die Verwaltung der vorgeschriebenen Dokumente :

• Ursprungszeugnis,
• Packliste,
• Versicherungszertifikat,
• Konformitätszertifikat,
• etc.

In der Abbildung unten sehen Sie die Liste der regulatorischen Dokumente, die im Tool zentralisiert sind :

Hinweis: Ein Dashboard ermöglicht es, die laufenden Geschäfte in Echtzeit zu verfolgen, um die eigene Geschäftstätigkeit besser steuern zu können.