Procure-to-Pay: Definition und P2P-Lösungen - hier erfahren Sie alles!
Wird P2P oder procure-to-pay, übersetzt "Kauf zur Zahlung", zu einer neuen Herausforderung für Unternehmen? 🤔
Procure-to-Pay bezeichnet den Einkaufsprozess eines Unternehmens, der von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung reicht. In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt müssen Unternehmen den Weg der betrieblichen Effizienz beschreiten, und der Einkaufsprozess ist dabei keine Ausnahme.
Um alle Herausforderungen im Zusammenhang mit Procure-to-Pay zu verstehen, werfen wir einen Blick auf die Definition, die Vorteile und die Procure-to-Pay-Lösungen, die Sie schon heute einsetzen können!
Procure-to-Pay: Definition
Procure-to-Pay, auch bekannt als Purchase-to-Pay, bezeichnet den Aktivitätsfluss eines Unternehmens, der sich von :
- der Kaufanfrage bei Lieferanten,
- dann der Beschaffung,
- bis hin zur Bezahlung der zugehörigen Rechnung.
Aus diesem Grund wird der Begriff " Lieferantenzyklus ", der dem " Kundenzyklus " (oder " order to cash") vorgelagert ist, mit procure-to-pay in Verbindung gebracht.
Die Definition von Procure-to-Pay geht jedoch über eine einfache Abfolge von Aktivitäten hinaus. Sie umfasst auch :
- die Idee der Rationalisierung von Prozessen, um die Produktivität zu steigern,
- die Digitalisierung der Prozesse durch den Einsatz von Tools.
☝️ Beachten Sie, dass Procure-to-Pay von einem anderen Prozess unterschieden werden muss, der dem Procure-to-Pay-Prozess wesentlich ähnelt: Source-to-Pay (S2P), der die aktive und strategische Suche nach Produkten und Dienstleistungen beinhaltet.
Die Schritte des Procure-to-Pay-Zyklus
Der Procure-to-Pay-Prozess besteht aus mehreren Schritten, von der Produktsuche über die Beschaffung bis hin zur Aktualisierung des Lieferantenkontos.
Hier sind die vier wichtigsten:
Die Beschaffungsanfrage
- Suche nach Produkten,
- Erstellung eines Einkaufswagens,
- Erstellung der Einkaufsanfrage,
- Bearbeitung und Genehmigung der Anfrage usw.
Die Beschaffung
- Erstellung des Bestell- oder Einkaufsformulars,
- Verfolgung und Empfang der Waren,
- Bewertung der Übereinstimmung mit der Bestellung usw.
Die Verwaltung der Lieferantenrechnungen
- Empfang und Sortierung der Rechnung,
- Workflow für die Validierung,
- Abgleich und Bearbeitung der Rechnung usw.
Die Zahlung
- Abwicklung der Zahlung,
- Aktualisierung des Lieferantenkontos usw.
👉 Detailliertes Schema aller Schritte des Purchase-to-pay :
Wie steht es mit der Verwendung eines Procure-to-Pay-Tools?
Wie bereits erwähnt, beinhaltet das P2P-Konzept häufig die Verwendung eines Procure-to-Pay-Tools.
Sein Hauptziel ist es, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren, manchmal schon beim Sourcing der Lieferanten. Zentralisierung von Daten, Automatisierung (Abgleich von Bestellungen und Rechnungen, Genehmigungs-Workflows usw.)... alles ist darauf ausgelegt, den Organisationen wertvolle Zeit zu sparen.
Natürlich unterstützen diese Plattformen auch die Entmaterialisierung von Dokumenten. Beispielsweise ermöglichen sie die elektronische Übermittlung von Lieferantenrechnungen.
💡 Wir unterscheiden generell zwischen mehreren Arten von Tools, die Procure-to-Pay oder zumindest einen Teil davon unterstützen können. Als Beispiele seien genannt:
- ERP: Als umfassende Business-Software enthalten sie manchmal nativ Funktionen, die einen Teil der P2P-Aktivitäten unterstützen, wie z. B. die elektronische Rechnungsstellung. Darüber hinaus bieten einige ERP-Systeme Module, die vollständig auf die Verwaltung von Lieferantenzyklen zugeschnitten sind.
- Umfassende Procure-to-Pay-Lösungen: Je nach Bedarf und Softwareumgebung bevorzugen einige Unternehmen diese Art von Tools, die vollständig auf die Rationalisierung von P2P ausgerichtet sind.
Die 5 Vorteile der Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses
1- Beschleunigung der Prozesse
Die manuelle Bearbeitung der verschiedenen Schritte des Lieferzyklus, insbesondere von Papierrechnungen, ist besonders zeitaufwändig.
Durch die Optimierung des Workflows werden die Teams von bestimmten Aufgaben entlastet und haben mehr Zeit, um an Aufgaben mit höherem Mehrwert zu arbeiten. Beispielsweise sparen Einkaufsmanager Bandbreite, um sich mehr auf strategische Aktivitäten wie die Beschaffung von Lieferanten zu konzentrieren.
2 - Die Verringerung des Fehlerrisikos
Die manuelle Bearbeitung von Einkäufen führt auch zu einem höheren Fehlerrisiko.
Die Automatisierung der Prozesse verringert natürlich dieses Risiko menschlicher Fehler.
3 - Die Senkung der Kosten
Die Steigerung der Produktivität der Teams erzeugt Rentabilität für das Unternehmen. Außerdem sind die Kosten pro Rechnung aufgrund der geringeren fehlerbedingten Änderungen niedriger.
Beachten Sie auch, dass die Beschleunigung von Arbeitsabläufen durch den von einigen Anbietern praktizierten Skonto für vorzeitige Zahlungen zu zusätzlichen Gewinnen führen kann.
Durch die Praxis der Rabatte sparen Unternehmen durchschnittlich 1 % bei jeder ihrer Bestellungen, was einer jährlichen Rendite von 18 % entspricht. Dieser Betrag erweist sich als weitaus höher als jeder Zins, der auf eine Bankanlage fällig wird.
Source : Itesoft
4 - Eine verbesserte Beziehung zu den Lieferanten
Weniger Fehler, kürzere Zahlungsfristen, bessere Kommunikation... procure-to-pay ermöglicht eine privilegierte und vertrauensvolle Beziehung zu den Lieferanten.
5 - Erhöhte Sichtbarkeit
Die Automatisierung von P2P-Prozessen bietet eine bessere Nachvollziehbarkeit der Ausgaben eines Unternehmens. Durch die Verfolgung der physischen und Informationsflüsse und die damit verbundene Leistungsanalyse in Echtzeit werden die Entscheidungen strategischer.
Die Folge: Kosten und Ressourcen werden noch stärker optimiert.
👉 Wie sich der Lieferantenzyklus auf verschiedene Akteure im Unternehmen auswirkt :
Welche Procure-to-Pay-Lösung ist die richtige?
Auf der ERP-Seite
Oracle ERP Cloud ist ein Anwendungspaket, das eine Procurement Process-Lösung enthält. Diese automatisiert eine Vielzahl von P2P-Aktivitäten und vereinfacht die Zusammenarbeit während des gesamten Zyklus. Dadurch wird die Effizienz in der Auswahlphase gesteigert.
Auf der Seite der spezialisierten P2P-Software
Esker ist eine Procure-to-Pay-Lösung, die im SaaS-Modus verfügbar ist. Die Software ist einfach zu bedienen und steigert die Produktivität: Sie automatisiert und papierlos die Verwaltung von Einkäufen und Eingangsrechnungen auf der Grundlage intelligenter Dokumentenerkennung und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften in verschiedenen Ländern.
Flowie ist eine moderne Plattform, die Einkaufs- und Finanzteams mit einer intuitiven, automatisierten und präzisen Steuerung von P2P versöhnt. Die KI-basierte Plattform, die sich auf die ESG-Auswirkungen von Prozessen konzentriert, lässt sich mithilfe von über 400 nativen Integrationen in wenigen Augenblicken implementieren. Vor allem aber enthält sie einen innovativen KI-Copiloten, der die Rechnungsfreigabe beschleunigt.
Quadient Kreditorenbuchhaltung ist eine innovative Lösung, die die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen optimiert. Mit dem hohen Automatisierungsgrad und der automatischen Datenerkennung sparen Sie Kosten bei der Verwaltung Ihrer Rechnungen. Und dank der papierlosen Verarbeitung sowie der Nachvollziehbarkeit Ihrer P2P-Transaktionen erfüllen Sie die verschiedenen aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Verpflichtungen.
Itesoft digitalisiert Lieferantenprozesse, um Kosten und Bearbeitungszeiten zu reduzieren. Diese Lösung zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen bietet Funktionen für Bestellanforderungen, Lieferantenportale oder auch Supplier Relationship Management, um den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus abzudecken.
Yooz automatisiert, sichert und verflüssigt alle P2P-Prozesse auf einfache Weise. Dank der künstlichen Intelligenz und seiner Verbindung mit mehr als 250 ERP- und Buchhaltungsprogrammen reduzieren Sie drastisch Ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung und Ihre Zahlungsfristen. Mit einem sehr umfassenden P2P-Funktionsumfang bietet Yooz einen schnellen Start in 1 Stunde.
Auf der Seite der Dematerialisierungsplattformen
Nexia, herausgegeben von Axess, ist ein abteilungsübergreifendes DMS für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Sie ermöglicht die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse, einschließlich des Finanzprozesses (Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen, Bestellscheine usw.), und das schnelle Auffinden von Dokumenten dank der prädiktiven Suchmaschine.
SY by Cegedim ist eine SaaS-Lösung für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, die Sie bei der Entmaterialisierung Ihrer Dokumente und der Digitalisierung Ihres Procure-to-Pay-Prozesses unterstützt. Vereinfachen Sie alle Schritte Ihres Lieferantenzyklus, von der Steuerung Ihres Einkaufs über die Automatisierung Ihrer Geschäftsregeln bis hin zur Verarbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen.
Was kann man von Procure-to-Pay lernen?
Es versteht sich von selbst, dass sich die Vorteile eines optimierten Procure-to-Pay-Prozesses als zahlreich erweisen, da sie zwei wichtigen Wachstumsherausforderungen für Unternehmen gerecht werden: die Steigerung der Produktivität und die Senkung der Kosten.
Aber dieser Übergang zur Digitalisierung des Lieferantenzyklus, selbst wenn er durch den Einsatz einer geeigneten Purchase-to-Pay-Software unterstützt wird, kann nicht ohne eine optimale Zusammenarbeit und Begleitung des Wandels erfolgen.