15 Fragen für einen ultra-effizienten Rahmen für monatliche Einzelgespräche
Welche Fragen sollte man bei einem monatlichen Mitarbeitergespräch stellen?
Als Manager wissen Sie, wie privilegiert dieser Moment ist. Es ist eine gute Gelegenheit, die Ziele Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen, die geleistete Arbeit zu würdigen und mögliche Probleme zu besprechen.
Um dieses Treffen effektiv durchzuführen, sollten Sie sich jedoch auf ein gut strukturiertes Raster stützen, das sowohl operative Fragen als auch Leistungsüberprüfungen und Feedbacks umfasst.
Suchen Sie nicht weiter! In diesem Artikel finden Sie ein Beispiel für ein monatliches Mitarbeitergespräch und sieben clevere Tipps, wie Sie dieses Gespräch erfolgreich durchführen können.
Was ist ein monatliches Mitarbeitergespräch?
Definition und Ziel des monatlichen Mitarbeitergesprächs.
Das monatliche Mitarbeitergespräch ist ein regelmäßiges Treffen zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeiter, bei dem eine Bilanz des vergangenen Monats gezogen und der nächste Monat vorbereitet werden soll.
Das wichtigste Ziel? Die Arbeit des Mitarbeiters genau zu prüfen, um Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und die Ziele anzupassen.
Es geht aber auch (und vor allem!) um eine Zeit des Austauschs, in der Feedback gegeben werden kann, was für die Aufrechterhaltung der Motivation des Mitarbeiters von entscheidender Bedeutung ist.
Alles in allem trägt das monatliche Einzelgespräch stark zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei.
Welche Unterschiede bestehen zum jährlichen Beurteilungsgespräch?
Diese beiden Praktiken des Personalmanagements dienen unterschiedlichen Zwecken und finden in unterschiedlichen Abständen statt.
Das jährliche Mitarbeitergespräch ist eine umfassendere Beurteilung, die einmal im Jahr stattfindet. Es konzentriert sich also stärker auf die langfristigen Ambitionen des Mitarbeiters.
☝️ Dies ist ein guter Zeitpunkt, um den Schulungs- und Entwicklungsbedarf des Mitarbeiters zu ermitteln und sogar die Frage der Vergütung anzusprechen.
Muster für ein monatliches Mitarbeitergespräch: Beispiel für 15 zu stellende Fragen.
Nach diesen Ausführungen konzentrieren wir uns nun auf den Rahmen für das monatliche Mitarbeitergespräch, wobei Ihnen ein Beispiel mit 15 Fragen als Anregung dienen soll.
Sie können diese natürlich an Ihre Bedürfnisse und die Besonderheiten Ihrer Organisation anpassen.
Frage 1: Wie haben Sie sich diesen Monat bei der Arbeit gefühlt?
Es ist wichtig, das Gespräch mit der Frage zu beginnen, wie Sie sich am Arbeitsplatz fühlen. Das potenzielle "Unwohlsein" eines Mitarbeiters wirkt sich fatal auf die ordnungsgemäße Ausführung seiner Aufgaben aus.
Es gibt mehrere Aspekte, die berücksichtigt werden können, und zögern Sie nicht, bei Ihren Gesprächen in diese Richtung zu gehen:
- die allgemeine Stimmung im Team und im Unternehmen insgesamt,
- die Zufriedenheit und die Schwierigkeiten, die im vergangenen Monat aufgetreten sind,
- die Höhe der Arbeitsbelastung usw.
💡 Unser Tipp: Schätzen Sie bei Bedarf das Stressniveau des Arbeitnehmers ein, indem Sie ihn bitten, sich auf einer Skala von 1 bis 10 zu positionieren.
Frage 2: Was sind Ihre Erfolge?
Indem Sie die Erfolge des Mitarbeiters identifizieren, werten Sie die geleistete Arbeit auf und stärken das Gefühl des Mitarbeiters, etwas erreicht zu haben.
Um diesen Punkt anzusprechen, können Sie mehrere Achsen in Betracht ziehen:
- Konkrete Leistungen: Welche Projekte oder Aufgaben haben Sie in diesem Monat erfolgreich abgeschlossen? Ist es Ihnen gelungen, bestimmte Probleme zu lösen oder definierte Ziele zu erreichen?
- Fortschritte und Entwicklung: Auf welche Weise haben Sie in diesem Monat Fortschritte bei Ihrer Arbeit gemacht? Haben Sie neue Fähigkeiten entwickelt oder vorhandene Fähigkeiten verbessert?
- Positive Beiträge: Wie haben sich Ihre Handlungen positiv auf Ihr Team oder auf das Unternehmen im Allgemeinen ausgewirkt?
☝️ Vergessen Sie nicht, den Mitarbeiter nach den Faktoren zu fragen, die an diesen Erfolgen beteiligt waren. Sie werden daraus wertvolle Hinweise für die Leistung des Unternehmens gewinnen.
Frage 3: Was waren Ihre Ziele für den letzten Monat und wie haben Sie sie erreicht?
Diese Frage ähnelt zwar der vorherigen, konzentriert sich aber stärker auf die Analyse der im letzten Monat vorab festgelegten Ziele.
Zur Vertiefung können Sie den Mitarbeiter fragen:
- Was waren Ihre wichtigsten Ziele für den letzten Monat? Dies erleichtert es Ihnen, die Aufgaben oder Projekte zu erfassen, auf die er sich konzentriert hat.
- Wie messen Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele? Diese Frage hilft Ihnen dabei, die verwendeten Leistungsindikatoren zu identifizieren.
- Haben Sie diese Ziele erreicht? Welche Gründe haben Sie dafür? Wenn Sie verstehen, warum bestimmte Ziele erreicht wurden, können Sie mehr Kapital aus den Erfolgsfaktoren schlagen.
💡 Unser Tipp: Legen Sie den Schwerpunkt auf die kontinuierliche Verbesserung und nicht auf das bloße Erreichen oder Nichterreichen von Zielen. Das Unternehmen wird mehr davon profitieren, wenn es die Bemühungen des Mitarbeiters wertschätzt, der dann eher den Wunsch verspürt, sich selbst zu übertreffen 💪.
Frage 4: Was hat Sie daran gehindert, Ihre Ziele zu erreichen?
Manchmal gibt es trotz aller Bemühungen des Mitarbeiters Hindernisse, die seinen Weg zum Erfolg behindern, seien es :
- interne Hindernisse: mangelndes Selbstvertrauen, Schwierigkeiten beim Zeitmanagement oder bei der Organisation, unzureichende Fähigkeiten oder Kenntnisse usw.
- externe Hindernisse: Probleme im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfeld, z. B. fehlende Ressourcen, übermäßige Arbeitsbelastung oder Zeitdruck.
Denken Sie schließlich daran, dass mangelnde Kommunikation oder auch Konflikte innerhalb eines Teams den Fortschritt der Beschäftigten verlangsamen.
Frage 5: Wie haben Ihre Handlungen im letzten Monat zur Gesamtstrategie des Unternehmens beigetragen?
Ein Unternehmen bildet eine Einheit, in der jedes Element nach seinem Maßstab der langfristigen Vision dienen muss.
Wir empfehlen Ihnen daher, den Mitarbeiter bei diesen Überlegungen zu begleiten und ihn dazu zu bringen, sich zu fragen, wie seine Handlungen konkret mit der Gesamtstrategie übereinstimmen. Und natürlich sollten Sie ihn nach konkreten Beispielen fragen, um seine Aussagen zu veranschaulichen.
☝️ Der Beitrag des Mitarbeiters geht über das Erreichen seiner operativen Ziele hinaus! Beispielsweise stärken bestimmte Einzelpersonen durch ihr Verhalten und ihre Initiativen den Teamzusammenhalt... zum Nutzen der Unternehmenskultur!
Frage 6: Wie hoch ist Ihre Arbeitsbelastung?
Eines Ihrer Ziele als Manager ist es, dafür zu sorgen, dass sich Ihre Teams nicht überfordert oder - im Gegensatz dazu- unterfordert fühlen.
Um Ihrem Gesprächspartner zu helfen, sich zu diesem Thema zu äußern, stellen Sie z. B. folgende Fragen:
- Haben Sie sich ständig unter Druck gesetzt gefühlt, Ihre Aufgaben zu erledigen?
- Hatten Sie das Gefühl, dass Sie zu viel Freizeit haben?
Anhand der gesammelten Informationen können Sie die Verteilung der Aufgaben so anpassen, dass die Produktivität der Mitarbeiter erhalten bleibt - und sie nicht mitten in der Luft explodieren!
Frage 7: Haben Sie Fähigkeiten identifiziert, die Sie gerne weiterentwickeln würden?
Warum sollten Sie erst nach dem jährlichen Mitarbeitergespräch über Weiterbildung und Kompetenzen sprechen, vor allem in einem Umfeld, in dem sich der Markt ständig verändert?
Im Rahmen der kontinuierlichen beruflichen Entwicklung des Arbeitnehmers und zur Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens ist es sinnvoll, diese Fragen regelmäßig anzusprechen.
💡 Unser Rat: Zögern Sie nicht, Schulungen im Zusammenhang mit den Soft Skills zu erwähnen, die in der Arbeitswelt immer mehr geschätzt werden: Zeitmanagement, zwischenmenschliche Kommunikation, Führungsqualitäten usw.
Frage 8: Was streben Sie langfristig in Bezug auf Ihre berufliche Entwicklung an?
Im Gegensatz zur vorherigen Frage sollte hier die berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers in einem breiteren Sinne, aus einer langfristigen Perspektive betrachtet werden.
Im Wesentlichen sollten Sie ihm helfen, sich 5-10 Jahre vorzustellen, um seine weiter gefassten Ambitionen zu verstehen:
- Wie sehen Sie die Entwicklung Ihrer Karriere innerhalb des Unternehmens?
- Welche Rolle oder Position würden Sie gerne in fünf Jahren einnehmen?
- Welche Qualifikationen sind erforderlich, um dieses Ziel zu erreichen?
☝️ Diese Bestrebungen können sich im Laufe der Zeit ändern. Daher ist es wichtig, sie regelmäßig neu zu bewerten.
Frage 9: Haben Sie Projekte identifiziert, zu denen Sie beitragen möchten?
Nachdem Sie die beruflichen Ambitionen des Mitarbeiters herausgearbeitet haben, besteht der nächste Schritt darin, Projekte zu definieren, zu denen der Mitarbeiter beitragen möchte, sei es im Zusammenhang mit seiner derzeitigen Rolle oder in Bereichen, in denen er sich weiterentwickeln möchte.
Ermutigen Sie auch zur Eigeninitiative :
- indem Sie die Ideen des Mitarbeiters für neue Projekte begrüßen ;
- indem Sie gemeinsam mit ihm herausfinden, wie diese mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens zusammenhängen.
Frage 10: Wie beurteilen Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team?
Man kann es nicht oft genug sagen, aber Kommunikation und Zusammenarbeit sind die Grundpfeiler, auf denen das reibungslose Funktionieren eines Teams beruht.
Deshalb sollten Sie diese beiden Aspekte unbedingt bewerten, um potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
✅ Beispielfragen :
Kommunikation :
- Wie haben Sie sich bei der Interaktion mit Ihren Kollegen gefühlt?
- Hatten Sie Schwierigkeiten, Ihre Ideen oder Anliegen mitzuteilen?
- Haben Sie konstruktives Feedback von Ihrem Team erhalten?
Zusammenarbeit :
- Hatten Sie die Möglichkeit, in einem Team an Projekten zu arbeiten?
- Wie bewerten Sie Ihren Beitrag innerhalb der Abteilung?
- Empfinden Sie ein gutes Einvernehmen und einen guten Zusammenhalt mit Ihren Mitarbeitern?
Frage 11: Haben Sie Kommentare oder Bedenken bezüglich der Direktion?
Jetzt ist es an der Zeit, das Feedback Ihres Gesprächspartners zur Unternehmensleitung einzuholen, unabhängig davon, ob es sich um strategische, operative oder zwischenmenschliche Aspekte handelt:
- Verstehen und unterstützen Sie die Ziele und Werte des Unternehmens?
- Wie beurteilen Sie die Kommunikation und Transparenz der Unternehmensleitung?
- Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung des Führungsansatzes? Etc.
In der Tat ist niemand unfehlbar, auch nicht die höchsten Ebenen einer Organisation. Wie soll man sich aber verbessern, wenn man sich nicht bewusst ist, was die Mitarbeiter wirklich denken?
💡 Unser Tipp: Aus Angst scheuen sich manche Arbeitnehmer noch immer davor, ihre Gefühle über die "Chefs" mitzuteilen. Aus diesem Grund ziehen es Personalabteilungen und Manager manchmal vor, über anonyme Fragebögen zu operieren.
Frage 12: Haben Sie Kommentare oder Vorschläge in Bezug auf Ihren Manager?
Das war's, jetzt sind Sie an der Reihe, die Bemerkungen Ihres Teams zu begrüßen 😬.
Auch wenn dieser Schritt nie leicht ist, sollten Sie daran denken, dass er letztlich das gute Einvernehmen im Team stärkt.
Außerdem können Sie so Ihren Führungsstil anpassen, um besser auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters einzugehen, der, wie wir uns erinnern sollten, einzigartig ist!
Frage 13: Haben Sie Ideen zur Verbesserung von Prozessen oder Arbeitsmethoden innerhalb des Unternehmens?
Zu sagen, was nicht geht, ist gut. Aber gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen, ist besser! Denken Sie daran, dass wir oben von kontinuierlicher Verbesserung gesprochen haben 😉.
Laden Sie Ihren Gesprächspartner dann ein, seine Überlegungen mit Ihnen zu teilen:
- Haben Sie Ideen zur Verbesserung von Prozessen?
- Glauben Sie, dass es überflüssige Schritte gibt, die wir eliminieren könnten?
- Gibt es betriebliche Hindernisse, die Sie gerne beseitigt sehen würden?
- Haben Sie Vorschläge, wie wir unsere Arbeitsmethoden agiler gestalten können? usw.
☝️ Dem Mitarbeiter zu zeigen, dass seine Meinung zählt, stärkt auch sein Engagement!
Frage 14: Was sind Ihre Ziele und Prioritäten für den kommenden Monat?
Das monatliche Einzelgespräch dient auch dazu, den nächsten Monat zu organisieren.
Daher sollten Sie den Mitarbeiter nach seinen künftigen Prioritäten befragen und ihn sogar bei der Festlegung seiner Ziele begleiten, wenn Sie das Gefühl haben, dass er Schwierigkeiten hat.
💡 Unser Tipp: Legen Sie immer SMART-Ziele fest (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt). Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass der Mitarbeiter entmutigt wird.
Frage 15: Wie können wir Ihren Erfolg im nächsten Monat unterstützen?
Zum Abschluss des Austauschs empfiehlt es sich, den Mitarbeiter zu fragen, wie Sie ihn beim Erreichen des Erfolgs unterstützen können, über Fragen wie :
- Welche Unterstützung erwarten Sie konkret von mir?
- Haben Sie einen bestimmten Bedarf an Ressourcen, Schulungen oder Werkzeugen?
- Haben Sie bereits Hindernisse identifiziert, die wir versuchen können zu beseitigen? Etc.
Hier zeigen Sie schließlich, dass Sie bereit sind, dem Mitarbeiter persönliche Unterstützung zu geben, und dass Sie ihm zuhören. Das stärkt sein Vertrauen in Sie!
Wie können Sie Ihre monatlichen Mitarbeitergespräche richtig vorbereiten und durchführen? Unsere 7 Tipps
#1 Bereiten Sie Ihr Raster für das monatliche Mitarbeitergespräch im Voraus vor.
Um diese Übung gut zu meistern und eine reibungslose Kommunikation zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, empfehlen wir Ihnen, so weit wie möglich vorauszuplanen .
Aber wie bereitet man sein persönliches Gespräch gut vor 🤔?
Ganz einfach, indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Notizen aus früheren Gesprächen durchzugehen und sich die vereinbarten Ziele in Erinnerung zu rufen, um ein wirklich passendes Raster zu erstellen.
Mit anderen Worten: Vermeiden Sie vorgefertigte, nicht personalisierte Fragen, die dem Mitarbeiter den Eindruck vermitteln, dass Sie sich nicht auf seine eigenen Bedürfnisse konzentrieren.
#2 Stützen Sie Ihren Austausch auf vorhandene Daten.
Die Diskussionen während des Gesprächs sollten auf beobachtbaren Daten beruhen.
Das heißt, stützen Sie sich auf Leistungsindikatoren und andere faktische Informationen, wenn Sie Themen wie Produktivität oder Zielerreichung ansprechen. Wenn Sie bei diesen Themen vage bleiben, können Sie dem Arbeitnehmer nicht helfen, seine Position einzuschätzen und Fortschritte zu machen.
#3 Schaffen Sie ein Umfeld, das Vertrauen schafft.
Wie wir gesehen haben, ist das monatliche Mitarbeitergespräch manchmal eine Gelegenheit, sich offen über heikle Themen wie das Management auszusprechen. Umso wichtiger ist es, ein Umfeld zu schaffen, in dem ein ungezwungener Austausch möglich ist!
Dazu empfiehlt es sich, einen Ort zu wählen, der die Vertraulichkeit wahrt und an dem sensible Gespräche diskret geführt werden (vermeiden Sie den Pausenraum!).
Und natürlich beweisen Sie Ihrem Gesprächspartner durch Ihr Verhalten, dass er seine Sorgen ohne Angst mitteilen kann: Zeigen Sie Wohlwollen und bewerten Sie seine Äußerungen nicht.
#4 Beginnen Sie mit den Erfolgen des Mitarbeiters.
Ein positiver Ansatz besteht darin, das Gespräch damit zu beginnen, die Erfolge und Leistungen des Mitarbeiters hervorzuheben, und nicht einfach alles anzusprechen, was nicht gut läuft.
Durch diesen "sanfteren" Einstieg wird es leichter, später zu sensibleren Themen überzugehen.
#5 Aktiv zuhören
Aktives Zuhören trägt wesentlich zum Erfolg des monatlichen Mitarbeitergesprächs bei.
Es ist eine echte Fähigkeit, die es zu entwickeln gilt:
- sich voll und ganz auf das konzentrieren, was der Mitarbeiter sagt ;
- entsprechend klärende Fragen stellen;
- zeigen, dass Sie sich für seine Anliegen interessieren.
Auf diese Weise verstehen Sie die Bedürfnisse des Mitarbeiters leichter und zeigen ihm, dass Sie seinen Aussagen Bedeutung beimessen.
#6 Schließen Sie mit einem Aktionsplan ab.
Wir empfehlen Ihnen, am Ende des Gesprächs die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und mit einem klaren Aktionsplan abzuschließen.
Er sollte wie ein Fahrplan aussehen und Folgendes enthalten:
- die zu erreichenden Etappen,
- die klar definierten Verantwortlichkeiten,
- die Fristen für den kommenden Monat.
Kurz gesagt, er soll dem Mitarbeiter als Leitfaden dienen, um ihn in der richtigen Richtung zu halten.
#7 Verwenden Sie eine spezielle Software.
Um den Prozess effizienter zu gestalten, greifen manche Personalverantwortliche und Manager auf spezielle Software zurück, die einen Großteil der Vorgänge automatisieren kann.
Beispiele hierfür sind :
-
Skeely, eine Lösung zur Optimierung der Erstellung und Durchführung aller Arten von Gesprächen, einschließlich der monatlichen Gespräche. Die Lösung stellt beispielsweise von HR-Experten erstellte Vorlagen zur Verfügung, die Sie an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Sie speichert auch alle Daten über die vorherigen Gespräche, was praktisch ist, um die Fortschritte des Mitarbeiters zu verfolgen. Und schließlich können Sie am Tag X Ihre Vorbereitungen zusammenführen und so die Moderation des Gesprächs flüssiger gestalten.
- Zest by ZestMeUp, eine Plattform, die der Verbesserung der Leistung und des Engagements der Mitarbeiter gewidmet ist. Es ist nur natürlich, dass die Plattform Tools für das regelmäßige Sammeln von Mitarbeiterfeedback enthält, um Leistungstiefs zu identifizieren, aber auch, um die Motivation zu steigern. Mithilfe von Vorlagen, die von Experten für Psychometrie und Arbeitspsychologie entwickelt wurden, können Sie auf einfache Weise aussagekräftige Gesprächsrahmen erstellen.
Muster für das monatliche Mitarbeitergespräch: Was ist zu beachten?
Das monatliche Einzelgespräch erweist sich als ein Schlüsselelement des Personalmanagements. Und das aus gutem Grund: Wie können Sie dem Mitarbeiter helfen, Fortschritte zu machen und seine Ziele zu erreichen, wenn Sie sich nur einmal im Jahr die Zeit für ein ausführliches Gespräch mit ihm nehmen?
Damit dieses Treffen jedoch ein Erfolg wird, muss es gründlich vorbereitet werden, indem man im Voraus einen Fragenkatalog erstellt, der sich auf die Leistungen des Mitarbeiters bezieht, aber auch die Möglichkeit bietet, Feedback einzuholen.
Diese Treffen sind nicht nur ein Mittel zur Leistungsbewertung, sondern auch zur beruflichen Entwicklung des Mitarbeiters. Mit anderen Worten: Ihr Raster für das monatliche Mitarbeitergespräch kann sich auf sein Engagement auswirken, und das Unternehmen profitiert von hochmotivierten Teams, die bereit sind, neue Höhen zu erklimmen 🚀.
Artikel übersetzt aus dem Französischen