8 wichtige Schritte für eine erfolgreiche Einführung von Software und Tools in Unternehmen

Die Einführung von Software ist ein entscheidender Schritt für moderne Unternehmen. Ob Sie nun Manager, Vorstand, CEO, Geschäftsführer oder CIO sind, die digitale Einführung zu verstehen und zu beherrschen ist entscheidend, um Ihr Unternehmen auf neue Höhen zu katapultieren.

Andererseits ist dieser Weg zur digitalen Adoption nicht so einfach, wie es scheint. Es bedarf einer sorgfältigen strategischen Planung, damit eine neue Software von Ihren Teams schnell akzeptiert und angenommen wird. Die digitale Einführung erfordert ein kontinuierliches Engagement aller Beteiligten, um die Implementierung in einem Unternehmen zu fördern.

Glücklicherweise erläutern wir in diesem Artikel 8 einfache Schritte, die Sie befolgen müssen, um eine erfolgreiche Softwareeinführung in Ihrem Unternehmen und in Ihren Teams zu erreichen! 🤝

Alle Digital Adoption Platform Software ansehen

Was ist Softwareübernahme?

Definition von Softwareakzeptanz

Softwareübernahme, auch digitale Übernahme genannt, definiert einen Prozess, bei dem digitale Werkzeuge in eine Arbeitsumgebung integriert werden, um zu verbessern:

• die Konnektivität von Einzelpersonen,
• ihrer Effizienz,
• ihre Produktivität.

Dazu gehört auch die Implementierung von Software und Technologien, die von den Mitarbeitern akzeptiert und erfolgreich genutzt werden müssen, um ihre Produktivität durch die volle Ausschöpfung der Vorteile dieser Lösungen zu steigern.

💡 Beispielsweise führt ein Beratungsunternehmen eine Software ein, die einen zentralen Arbeitsbereich zur Verbesserung der Zusammenarbeit bietet. Nach einer Schulung der Mitarbeiter wird die Nutzung dieser Software für Besprechungen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten üblich.

Welche Vorteile bietet die digitale Einführung?

Heutzutage ist die digitale Transformation für viele Unternehmen zu einer strategischen Priorität geworden. Die Integration fortschrittlicher Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Internet der Dinge (IoT) und Blockchain ermöglicht es den Unternehmen :

• Routineaufgaben zu automatisieren,
• die Entscheidungsfindung zu verbessern,
• ihre Prozesse innovativ zu gestalten.

Fokus auf die Vorteile der Einführung von Software in Unternehmen :

Automatisieren Sie Ihre Prozesse.

Durch Automatisierung können Mitarbeiter die Zeit, die sie für sich wiederholende Aufgaben aufwenden müssen, reduzieren. Beispielsweise automatisiert Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) die Nachverfolgung und Erinnerung und verbessert so das Zeit- und Ressourcenmanagement.

Sie reduziert menschliche Fehler und Verzögerungen: Auf geht's zu deutlichen Einsparungen! Außerdem ist die Wartung in der Cloud viel einfacher als bei herkömmlichen Speichersystemen, wodurch die Kosten für IT-Support sinken. 🤑

Optimieren Sie Ihre Ressourcen

Digitale Tools bieten eine bessere Verwaltung von Ressourcen, sei es :

• der Planung von Aufgaben,
• der Verwaltung von Lagerbeständen,
• der Zuweisung von Personalressourcen.

Und ein besseres Ressourcenmanagement bedeutet wiederum Einsparungen für das Unternehmen und eine höhere Effizienz!

Erleichtern Sie die Kommunikation

Einige digitale Tools verbessern die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern über die Cloud, sodass die anwesenden Teams Dokumente schnell austauschen und wiederfinden können.

🎥 Um die Herausforderungen bei der Einführung einer Software im Fall der Einführung einer HR-Software im Detail zu erkunden, empfehlen wir Ihnen dieses Webinar von Parlons RH :

Wie können Sie in 8 Schritten eine Strategie zur digitalen Einführung in Ihrer Organisation umsetzen?

0 - Voraussetzungen, die Sie nicht vernachlässigen sollten.

Es ist wichtig, dass Sie genügend Ressourcen bereitstellen und ein ausreichendes Budget für die Softwareeinführung haben, einschließlich der Schulung Ihrer Teams in der Nutzung der Tools und des technischen Supports.

👉 Planen Sie einen Etat ein, um externe Ausbilder einzustellen, die auf die eingesetzte Software spezialisiert sind, oder um Online-Schulungsressourcen zu entwickeln, die allen Mitarbeitern zugänglich sind.

Platz für die einzelnen Schritte!

1 - Recherche und Bewertung digitaler Tools

Der erste Schritt im Prozess der digitalen Einführung besteht darin, die auf dem Markt verfügbare Software zu recherchieren und zu bewerten. Sie müssen die Tools identifizieren, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. Dabei müssen Sie unbedingt verschiedene Kriterien berücksichtigen, wie z. B. :

• Funktionsumfang: Wird Ihnen das Tool wirklich nützlich sein?
• die Kompatibilität mit bestehenden Systemen,
• die Benutzerfreundlichkeit,
• die Kosten,
• der verfügbare technische Support.

Dieser Schritt ermöglicht fundierte Entscheidungen, die sicherstellen, dass das eingeführte digitale Tool für das Unternehmen und die Mitarbeiter eher ein Vorteil als ein Hindernis ist.

😀 Unser Tipp: Nutzen Sie Websites wie Appvizer, um Software nach Kategorien zu vergleichen und die richtige Wahl nach Ihren Kriterien zu treffen. Wenn Sie diesen Artikel lesen, haben Sie Schritt 1 bereits erfolgreich abgeschlossen!

2 - Analyse der potenziellen Auswirkungen

Es ist wichtig, die potenziellen Auswirkungen der Einführung neuer Software auf die Mitarbeiter zu bewerten und ihre Reaktionen zu antizipieren, damit Sie nicht unvorbereitet getroffen werden.

💡 Beispielsweise kann die Einführung eines neuen digitalen Leistungsmanagementsystems bei den Mitarbeitern Ängste vor Transparenz und ihrer Bewertung hervorrufen.

Wenn man diese Reaktionen vorwegnimmt, kann man Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen einführen, um die potenziellen negativen Auswirkungen zu verringern.

3 - Phasen der Umsetzung

Erstellen Sie einen Plan für die Einführung.

Unterteilen Sie die Einführung in klare Phasen mit klaren Zielen und erreichbaren Meilensteinen. Das ist bei einem Projekt wie diesem unerlässlich!

Die erste Phase kann darin bestehen, die Software in einer einzigen Abteilung einzuführen, gefolgt von einer schrittweisen Ausweitung auf andere Abteilungen auf der Grundlage von Feedback und notwendigen Anpassungen.

Durch die Einführung der Software in einer einzigen Pilotabteilung, bevor sie ausgeweitet wird, wird das Risiko größerer Störungen verringert. So können Probleme in kleinem Maßstab erkannt und behoben werden, bevor sie sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.

Nutzung einer Plattform für digitale Adoption (DAP).

Die Investition in eine Digital Adoption Platform (DAP) kann den Prozess der Softwareeinführung erheblich erleichtern. Wie können Sie das tun?

• DAPs bieten kontextbezogene Führung in Echtzeit, d. h. Anweisungen direkt in der Anwendung, um den Benutzern zu helfen, Funktionen zu verstehen und zu nutzen, ohne die Softwareoberfläche zu verlassen.
• Sie bieten personalisierte Lernmodule, die auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten jedes einzelnen Nutzers zugeschnitten sind, wodurch die Lernkurve beschleunigt wird.
• Diese Plattformen helfen Ihnen dabei, in Echtzeit zu verfolgen, wie die Mitarbeiter die Software nutzen: So erkennen Sie Bereiche, in denen Verbesserungen oder zusätzliche Schulungen erforderlich sind.
• Indem DAPs Lösungen für häufig auftretende Probleme direkt über die Plattform bereitstellen, verringern sie die Belastung der technischen Supportteams.
• Schließlich können Sie anhand des über DAPs gesammelten Feedbacks Schwachstellen schnell erkennen und kontinuierliche Verbesserungen einleiten, um die Akzeptanz der Software zu optimieren.

Wir erzählen Ihnen mehr über DAPs mit einigen Beispielen weiter unten in diesem Artikel. 🤫

4 - Testphase

Wir empfehlen Ihnen, mit einer Testphase mit einer kleinen Benutzergruppe zu beginnen.

Dazu können Sie Testläufe organisieren, an denen mehrere Mitglieder der Projektteams teilnehmen, um die Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit anderen vorhandenen Tools und die potenziellen Auswirkungen auf die Produktivität zu bewerten.

Auf diese Weise erkennen Sie potenzielle Probleme und passen später die groß angelegte Einführung an . 🪜

5 - Feedback aus der Erprobung

Nutzen Sie das Feedback des ersten Teams, das die Software getestet hat , um die Strategie für die unternehmensweite Einführung zu verbessern.

Wenn die Benutzer des Testteams Schwierigkeiten mit bestimmten Funktionen haben, können diese Probleme vor der vollständigen Einführung behoben werden. ☝️

Rückmeldungen können auch wertvolle Einblicke in die Art und Weise liefern, wie die Benutzer mit der Software interagieren, sodass Schulungen und Support entsprechend angepasst werden können.

6 - Umfangreicher Testzeitraum.

Viele Softwareprodukte bieten eine kostenlose Probezeit an. Sie ermöglicht es Organisationen, die Software zu testen und zu entscheiden, ob sie ihren Bedürfnissen entspricht, bevor sie sich festlegen. Sie können z. B. eine Personalverwaltungslösung einen Monat lang ausprobieren, um ihre Funktionen und ihre Auswirkungen auf die Personalverwaltungsprozesse zu bewerten.

✅ Wenn der Test erfolgreich war, kann die Organisation beschließen, die Software dauerhaft einzuführen.

Nach der Einführung der Software ist es entscheidend, die Mitarbeiter zu schulen und sie beim Erlernen der neuen Funktionen zu unterstützen.

7 - Teams ausbilden und begleiten

Dokumentation und Ressourcen

Es ist wichtig, eine ausführliche und leicht zugängliche Dokumentation bereitzustellen, die den Nutzern hilft, die Software zu verstehen und zu verwenden.

🔍 Es ist wichtig, ihnen mitzuteilen, wo sie Benutzerhandbücher, Videotutorials und FAQs finden können, die die Schlüsselfunktionen abdecken.

Passende Schulungen

Bieten Sie Schulungen an, die auf die unterschiedlichen Komfortstufen der Mitarbeiter mit der Software zugeschnitten sind.

🔍 Um den Umgang mit den Tools zu erleichtern, organisieren Sie grundlegende Schulungssitzungen für neue Nutzer sowie fortgeschrittene Sitzungen für erfahrene Nutzer, die ihre Fähigkeiten vertiefen möchten. Das Management kann Besprechungen und Schulungsstunden organisieren, um die Vorteile der neuen Tools zu erläutern.

Laut einer von Cegid veröffentlichten Studie sind 74 % der Mitarbeiter der Meinung, dass geeignete Schulungen für die Beherrschung der neuen Software unerlässlich sind.

Bedeutung der Unterstützung durch das Management

Es ist wichtig, dass das Management seine Unterstützung für das Projekt zeigt, um die Akzeptanz und Einführung der neuen Software durch die Mitarbeiter zu erleichtern. 🤝

Laut einer McKinsey-Studie scheitern 73 % aller Veränderungsinitiativen am Widerstand der Beschäftigten und an der mangelnden Unterstützung durch das Management.

Um den Mitarbeitern zu helfen, mit dem Stress und der Angst vor Veränderungen umzugehen, organisieren Sie regelmäßige Treffen, bei denen sie ihr Feedback austauschen, ihre Bedenken äußern und Fragen stellen können.

8 - Kontinuierliche Bewertung und Aktualisierung

Software sollte regelmäßig evaluiert werden, um sicherzustellen, dass sie noch den Bedürfnissen der Nutzer entspricht. Aktualisierungen und Verbesserungen sollten bei Bedarf vorgenommen werden, um zu verhindern, dass die Tools veralten.

Wenn man dafür sorgt, dass die Software regelmäßig aktualisiert wird, stellt man sicher, dass die Nutzer mit der für sie effizientesten und praktischsten Version arbeiten.

Diese kontinuierliche Bewertung hilft auch dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Vorteile der digitalen Einführung zu maximieren.

Haben Sie schon einmal über eine Plattform für digitale Adoption nachgedacht? Vorteile und Beispiele für Tools

Wie bereits erwähnt, definiert eine Digital Adoption Platform (DAP) eine technologische Umgebung, die darauf ausgelegt ist, die Integration, Nutzung und Beherrschung neuer Technologien oder Software innerhalb einer Organisation zu erleichtern.

Diese Plattformen beschleunigen den Adoptionsprozess durch die Bereitstellung von Schulungsressourcen, personalisiertem Support und Werkzeugen für das Änderungsmanagement. 💪

5 Funktionen und Vorteile einer DAP

1 - Management des Wandels

DAPs setzen Werkzeuge für das Änderungsmanagement ein, um den digitalen Übergang des Unternehmens zu erleichtern. Sie operieren, indem sie :

• Ressourcen zu Best Practices für die Bewältigung des Wandels,
• Checklisten für die verschiedenen Phasen der Einführung,
• Werkzeuge, um die Auswirkungen neuer Technologien auf die Organisation zu messen.

2 - Erstellung und Verwaltung von Inhalten

Administratoren können Hilfsinhalte direkt aus der Anwendung heraus erstellen und verwalten. Zum Beispiel können sie :

• neue Anleitungen hinzufügen,
• bereits bestehende Anleitungen aktualisieren,
• Inhalte anpassen, um den spezifischen Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden.

3 - Personalisierte Lernressourcen

Einige DAPs bieten personalisierte Kurse über die Funktionsweise von Software an. Eine DAP kann spezifische Lernmodule für verschiedene Rollen innerhalb der Organisation anbieten, z. B. :

• Manager,
• die Verkaufsteams,
• Abteilungen für technischen Support.

Diese Ressourcen können auf die Bedürfnisse der einzelnen Gruppen zugeschnitten werden und gewährleisten so eine gezielte und effektive Schulung.

DAP kann auch ein System von "Pop-ups" beinhalten, die die Nutzer in Echtzeit durch ihr neues Tool führen sollen, und zwar in Form von kontextbezogenen Nachrichten. Sie erscheinen, um Tipps und Tricks bei der Nutzung neuer Funktionen zu geben oder um die Nutzer an die für sie praktischsten Funktionen zu erinnern.

4 - Überwachung der KPIs

Die für die Plattform verantwortlichen Teams können KPIs (Key Performance Indicators) verfolgen, um die Aneignung der Software durch die Lernenden zu bewerten.

Zu den KPIs können zum Beispiel gehören :

• die Abschlussrate von Lernkursen,
• die Punktzahl bei Bewertungen,
• die Zufriedenheitsrate der Nutzer.

Mithilfe dieser Instrumente können Sie die Effektivität der Softwareübernahme messen und kontinuierliche Verbesserungen vornehmen.

DAP-Administratoren nutzen Überwachungsfunktionen, um die Softwarenutzung zu monitoren. Sie können Werkzeuge wie analytische Dashboards verwenden, um zu verfolgen, welche Funktionen am häufigsten genutzt werden:

• um Bereiche zu identifizieren, in denen die Nutzer auf Schwierigkeiten stoßen,
• um festzustellen, welche Inhalte beibehalten oder weiterentwickelt werden sollten.
• um die Softwarefunktionalität und die Schulungen entsprechend anzupassen.

5 - Personalisierter Support

Viele DAPs bieten heute Unterstützung in Form eines virtuellen Assistenten oder einer Telefon-Hotline. Sie haben einen KI-basierten virtuellen Assistenten , der den Nutzern hilft, ohne dass sie auf den technischen Support warten müssen.

Welche Plattformen zur digitalen Adoption sollten Sie wählen?

Es spielt keine Rolle, in welcher Situation Sie sich befinden, ob Sie :

• das Engagement der Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu erhöhen, indem Sie ihnen die Einarbeitung in ihre Software erleichtern,
• die Abhängigkeit vom technischen Support verringern und dadurch Ihre Kosten senken möchten,
• einfach Ihre Investitionsrendite (ROI) beschleunigen möchten, indem Sie Ihren Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie produktiver werden können,

gibt es auf dem Markt Software, die Ihre Anforderungen erfüllen kann.

K-NOW zum Beispiel ist ein DAP, das wie ein Anwendungs-GPS funktioniert. Mit anderen Worten: Die Benutzer werden Schritt für Schritt durch ihre verschiedenen Geschäftsprogramme geführt, wobei die Hilfe auf ihr Profil und ihren Fortschritt im Tool abgestimmt ist. Im Bereich der pädagogischen Konzeption besticht K-NOW durch seine Benutzerfreundlichkeit: Sie erstellen einfach passende Inhalte und verbreiten diese mit einem Klick.

Alle Digital Adoption Platform Software ansehen

Was sollte Ihr Unternehmen aus der Einführung von Software lernen?

Digital Adoption Platforms (DAPs) spielen eine entscheidende Rolle bei der Integration digitaler Technologien in Unternehmen. Durch die Optimierung der Leistung und die Verbesserung der Nutzererfahrung ermöglichen sie es Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wenn sie eine klar definierte Strategie verfolgen und die richtigen Werkzeuge einsetzen, können sie die digitale Transformation erfolgreich gestalten und den Nutzen ihrer Technologieinvestitionen maximieren.

Letztendlich ist die Einführung von Software nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch eine Frage des kulturellen und organisatorischen Wandels. Daher ist es entscheidend, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter im Transformationsprozess unterstützt und engagiert fühlen und in dem neue Technologien als Werkzeuge gesehen werden, die ihnen die Arbeit erleichtern und ihre Leistung steigern.