Absentismus: Berechnung der Quote zur besseren Bekämpfung dieses Übels

Ah ... der Absentismus! Das schwarze Schaf der Personalabteilung und der Personalverwaltung. Und das Mindeste, was man sagen kann, ist, dass die Gesundheitskrise das Problem mit einem Anstieg der Fehlzeitenquote um 20 % im Vergleich zum Vorjahr noch verschärft hat.

Die Berechnung der Fehlzeitenquote ist übrigens ein guter Anfang, um das Ausmaß des Phänomens in Ihrem Unternehmen zu beurteilen. Wenn Sie das noch nie gemacht haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Arten von Fehlzeiten zu berücksichtigen sind, wie man sie berechnet und vor allem, wie man sie analysiert, um daraus Schlüsse zu ziehen und einen Aktionsplan zur Verringerung der Fehlzeiten aufzustellen.

Gute Nachrichten: Um Ihnen dabei zu helfen, bieten wir Ihnen eine Excel-Datei zum kostenlosen Download an, mit der Sie diese HR-Kennzahl automatisch berechnen und das ganze Jahr über verfolgen können. Oder ist das mit einer HRIS-Software einfacher? Wir geben Ihnen einen Überblick!

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Was ist die Absentismusrate?

Definition

Die Fehlzeitenquote ist ein Indikator, der von der Personalabteilung verwendet wird, um die Fehlzeiten von Arbeitnehmern innerhalb des Unternehmens zu messen und zu verfolgen. Sie zeigt den Anteil der abwesenden Arbeitnehmer an der gesamten Lohnsumme.

➡️ Aber was genau versteht man unter Absentismus? Er bezieht sich auf wiederholte Abwesenheiten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken können.

Absentismus ist mehr als eine einfache Quote, er gilt als echter Indikator für das soziale Klima in einem Unternehmen oder als Hinweis auf Funktionsstörungen. Denn so wie es keinen Rauch ohne Feuer gibt, gibt es auch keinen Absentismus ohne Ursache.

Die Anekdote: Die Tage mit der höchsten Fehlzeitenquote sind Montag und Freitag 😉.

Was Sie bei der Berechnung des Absentismus berücksichtigen müssen

Welche Arten von Fehlzeiten bei der Berechnung berücksichtigt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Entscheidend ist, dass Sie die Fehlzeitenquote N mit N-1 vergleichen. Ändern Sie die Formel also nicht im Laufe der Zeit, um die Ergebnisse nicht zu verfälschen.

Es wird jedoch allgemein anerkannt, dass geplante oder erwartete Abwesenheiten von der Berechnung ausgeschlossen werden müssen. Es werden also nicht berücksichtigt:

• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub,
• bezahlter Urlaub und RTT,
• Abwesenheiten für Schulungen,
• und Abwesenheiten wegen Streiks.

Folgende "unerwartete" Abwesenheiten können Sie berücksichtigen (oder nicht berücksichtigen):

• Kurz- oder Langzeiterkrankungen,
• Berufskrankheiten,
• Urlaube für kranke Kinder,
• Arbeitsunfälle,
• ungerechtfertigte Abwesenheiten,
• schlecht begründete Fehlzeiten usw.

Was ist eine gute Fehlzeitenquote?

Eine gute Fehlzeitenquote ist eine, die gegen Null tendiert, aber es wird allgemein angenommen, dass sie unter Kontrolle ist, solange sie 5 % nicht überschreitet.

Wenn sie gegen 10 % tendiert, beginnt es besorgniserregend zu werden, aber nichts ist unwiederbringlich und Sie können diese Quote immer noch beeinflussen, indem Sie die Ursachen analysieren und an der Quelle ansetzen.

Wie wird die Fehlzeitenquote berechnet?

Formel zur Berechnung der Fehlzeitenquote.

Hier ist die von Unternehmen am häufigsten verwendete Formel zur Berechnung der Fehlzeitenquote :

Man kann diesen Indikator z. B. über eine Woche, einen Monat oder ein Jahr berechnen.

Beispiel für eine Anwendung

Ihr Unternehmen beschäftigt 29 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Im Dezember 2021, der 23 Soll-Arbeitstage umfasst, gab es 7 Fehltage.

(7/[23 x 29]) x 100

= 1,05 %

Die Fehlzeitenquote beträgt somit 1,05 %.

Berechnen Sie die Fehlzeitenquote mit unserer Excel-Vorlage.

Haben Sie davon geträumt? Wir haben es gemacht! Entdecken Sie unsere Datei zur Überwachung und Berechnung der Absentismusquote.

Erfassen Sie jeden Monat die Fehlzeiten (tagesaktuell oder bevor Sie zum nächsten Monat übergehen) und lassen Sie unsere Datei die Berechnungen für Sie durchführen. Zum kostenlosen Download!

Hier ist eine Vorschau der Datei :

Sie können die Datei mit der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter und dem Namen personalisieren. Beachten Sie die Hinweise zur Verwendung, dort wird alles erklärt! Sie können :

• Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen ;
• die Abwesenheiten ausfüllen, die Sie beim Absentismus berücksichtigen möchten, indem Sie für jeden Tag der Abwesenheit ein Kreuz vor der betreffenden Person setzen ;
• auf einen Blick die fleißigsten Mitarbeiter (grün) und diejenigen, die ernsthaft abzuschalten beginnen, (rot) erkennen.

➡️ Auf einer eigenen Registerkarte können Sie Ihre Absentismusrate über das Jahr hinweg verfolgen!

Den Krankenstand verfolgen: noch besser mit einer Software

Die Verwendung einer Excel-Datei zur Verfolgung von Fehlzeiten ist oft der erste Reflex: kostenlos, einfach zu verwenden, unendlich viele Möglichkeiten (vorausgesetzt, Sie sind mit den Formeln vertraut).

Trotzdem werden Sie schnell an gewisse Grenzen stoßen, denn :

• Sie müssen alles von Hand eingeben, was besonders zeitaufwendig ist und Fehlerquellen birgt;
• es schwierig ist, an einer Excel-Datei zusammenzuarbeiten, ohne Angst haben zu müssen, etwas falsch zu machen und die Arbeit des Kollegiums zu löschen ;
• die Excel-Datei nicht das Format ist, das den größten Einblick in die Daten bietet, obwohl diese für strategische Entscheidungen immer wichtiger werden ;
• Sie können auf Verlangsamungen oder Fehler stoßen, wenn Sie viele Mitarbeiter und damit viele Daten zu überwachen haben (was Ihre Nerven und Ihre Geduld auf eine harte Probe stellt 🤯) ;
• die Daten nicht gesichert sind, was problematisch ist, wenn es sich um vertrauliche Daten handelt ;
• es fehlt der Kontext, da man nur diesen einen Indikator verfolgen kann, ohne ihn mit anderen HR-Indikatoren zu vergleichen.

Wenn Sie eine Software verwenden, machen Sie sich das Leben leichter und können bei der Analyse viel weiter gehen!

🛠 Die Software GrafiQ des Herausgebers QuickMS ist eine Online-Lösung für das Sozialmanagement, die Kleinstunternehmen, KMU und ETI bei der Steuerung und Automatisierung ihrer Humanressourcen unterstützt. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Daten zum Sprechen zu bringen, indem sie Ihnen die automatische Berechnung von mehr als 1000 Indikatoren sowie personalisierte Dashboards anbietet. Sie können z. B. nicht nur die Abwesenheitsrate, sondern auch die Abwesenheiten nach Grund verfolgen, die verursachten Kosten analysieren oder andere Indikatoren wie die Häufigkeit von Arbeitsunfällen als Ergänzung verwenden.

Warum sollte man den Absentismus messen und analysieren?

Hier sind einige gute Gründe, den Absentismus zu verfolgen :

• Absentismus kostet die Unternehmen viel Geld, sehr viel Geld. 108 Milliarden Euro pro Jahr in Frankreich, so erfahren wir aus den Berechnungen des Sapiens-Instituts, davon 60 Milliarden Euro direkte Kosten. Dies entspricht Kosten von mehr als 4000 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer.

➡️ Wenn Sie die Abwesenheitsrate verfolgen, können Sie den Verdienstausfall verringern .

• Vermeiden Sie den negativen Dominoeffekt auf andere Teile des Unternehmens: Verzögerungen bei Projekten, höhere Arbeitsbelastung anderer Mitarbeiter usw. Wenn der Absentismus zu dominant wird, kann er wirklich negative Folgen haben und das Unternehmen schwächen.

➡️ Durch die Überwachung des Krankenstandes können Sie die Kollateralschäden unter Kontrolle halten .

• Da Absentismus in vielen Fällen vermeidbar ist, ist es wichtig, die Ursachen zu ermitteln, damit Sie das Problem an der Wurzel packen können. Die Hauptursachen für Absentismus sind folgende:
• das Arbeitsumfeld (Unsicherheit, Lärm, Hitze usw.),
• der Führungsstil (nicht ausreichend klare Ziele, fehlende Vision oder Strategie usw.),
• das Arbeitsklima (schlechte Beziehungen zwischen Kollegen, tyrannischer Manager, zu hohe Arbeitsbelastung usw.).

➡️ Das Verfolgen der Fehlzeitenquote ermöglicht es, die Auslöser für Fehlzeiten zu verstehen, um wirksame Lösungen zur Verringerung der Fehlzeiten zu finden .

Sie sind zwar nicht für alle Beschwerden Ihrer Mitarbeiter verantwortlich, aber es gibt eine Reihe von Ursachen, die Sie (wie oben beschrieben) beeinflussen können. Daher ist es wichtig, die Ursachen zu analysieren, um sie zu ermitteln und zu beheben.

Die Fehlzeitenquote ist ein guter Indikator, der über einen längeren Zeitraum analysiert werden sollte, um zu überprüfen, ob die eingeleiteten Maßnahmen konkrete Auswirkungen auf die Entwicklung der Quote haben. Was ist Ihr Ziel? Dass sie sinkt.

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Präsentismus: ein Feind, vor dem man sich nicht genug in Acht nehmen kann.

Sie haben den Absentismus im Visier? Das ist richtig, aber Sie sollten sich vor einem anderen, ebenso gefährlichen Feind in Acht nehmen, der oft im toten Winkel lauert: dem Präsentismus.

Dabei handelt es sich um Mitarbeiter/innen, die an ihrem Arbeitsplatz anwesend sind , ohne die Fähigkeit zu haben, ihre Aufgaben mit dem üblichen Produktivitätsniveau zu erfüllen. Dies kann aus psychologischen (geistige Überlastung, mangelnde Motivation, Sinnverlust usw.) oder körperlichen Gründen geschehen. Manche Menschen legen keine Ruhepausen ein, obwohl sie krank sind, und sehen zu, wie sich ihre Situation verschlechtert, oder stecken gesunde Kollegen an.

Präsentismus ist weiter verbreitet, als man denkt, und ist in der Regel die letzte Stufe vor dem Absentismus. Laut einer Studie von Malakoff Médéric geben 70 % der Arbeitnehmer an, dass sie trotz nachgewiesener Krankheit zur Arbeit kommen. Hat der Covid die Situation in diesem Punkt seitdem verändert? Wahrscheinlich schon, was einen Teil des Problems verringern könnte.

Auf das berufliche Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu achten, ist also ein wirksamer Verbesserungsansatz zur Bekämpfung von Absentismus und Präsentismus.