Wie erstellt man einen Bildungsplan in vier Schritten? Folgen Sie dem Leitfaden!

Der Ausbildungsplan ist ein Instrument, das dem Unternehmen dabei hilft, seinen neuen Bedarf an Kompetenzen zu ermitteln, die Talente, die es einstellen muss, aber auch die Talente, über die es intern verfügt und die einer zusätzlichen Ausbildung bedürfen.

Der Fortbildungsplan ist also ein Aktionsplan, der jedes Jahr in Ihre Personalstrategie aufgenommen werden muss, um ein Humankapital aufzubauen, das Ihren Ambitionen entspricht, und so Ihre Struktur weiterzuentwickeln.

Es steht mehr auf dem Spiel, als es zunächst den Anschein hat. Wenn Sie der Ausbildung Ihrer Mitarbeiter besondere Aufmerksamkeit schenken, fördern Sie deren Motivation, ein günstiges soziales Klima und Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Wie erstellt man einen Ausbildungsplan? Nach einer kurzen Erinnerung an seine Definition und seine Herausforderungen geben wir Ihnen die wichtigsten Schritte sowie ein Beispiel für einen Ausbildungsplan und einige Tools für Ihre Personalabteilung.

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Was ist ein Ausbildungsplan?

Der Ausbildungsplan ist ein Dokument, das alle vom Arbeitgeber ausgewählten Ausbildungsmaßnahmen zusammenfasst, um die Kenntnisse und Kompetenzen seiner Mitarbeiter zu erweitern, ihre Leistung zu verbessern und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern, unabhängig davon, ob es sich um neue Mitarbeiter oder um bereits länger beschäftigte Mitarbeiter handelt.

Unterschied: Ausbildungsplan und Plan zur Entwicklung von Kompetenzen.

Es gibt keinen Unterschied, der Ausbildungsplan wurde seit dem 1. Januar 2019 in Kompetenzentwicklungsplan umbenannt und umfasst nun alle Ausbildungsmaßnahmen, darunter:

• die Kompetenzbilanz,
• die Validierung von Bildungsleistungen (VAE),
• Pflichtschulungen (in Anwendung einer Vereinbarung oder eines Tarifvertrags),
• Schulungen, die intern absolviert werden,
• Schulungen, die von externen Anbietern durchgeführt werden.

Das Arbeitsgesetzbuch definiert die Bildungsmaßnahme als einen pädagogischen Weg zur Erreichung eines beruflichen Ziels.

☝️ Seit dem Gesetz vom 5. September 2018: Fernlehrgänge können Teil des Bildungsplans sein.

Warum sollte man einen Bildungsplan erstellen?

Auch wenn er nicht obligatorisch ist, wird empfohlen, einen solchen Plan zu erstellen.

Wie bereits in der Einleitung angesprochen, ermöglicht er dem Unternehmen :

• eine Bestandsaufnahme des Bedarfs an Humanressourcen, Talenten, die entwickelt oder eingestellt werden müssen, zu machen ;
• die erforderlichen Schulungen maßgeschneidert zu planen;
• Kompetenzen zu erwerben oder zu entwickeln, um mit den Entwicklungen des Sektors Schritt zu halten und seine Wettbewerbsfähigkeit zu sichern ;
• Talente an sich zu binden, neue anzuziehen und zu motivieren.

Darüber hinaus ist das Gesetz zwar nicht streng in Bezug auf die Erstellung des Ausbildungsplans selbst, wohl aber in Bezug auf die grundlegenden Pflichten des Unternehmens hinsichtlich einer Mindestbetreuung seiner Beschäftigten:

Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass seine Beschäftigten sich an ihren Arbeitsplatz anpassen und ihre Beschäftigungsfähigkeit erhalten bleibt, insbesondere im Hinblick auf den technologischen Wandel.

Service Public (article L 6321-1 du Code du Travail)

Somit betrifft die Erstellung eines Bildungsplans alle Strukturen, unabhängig von ihrer Branche oder Größe.

Wie wird ein Bildungsplan aufgestellt?

Wer initiiert den Ausbildungsplan?

Der Arbeitgeber plant nach Anhörung der Personalvertreter die Schulungen und wählt frei und ohne Diskriminierung aus, welche Arbeitnehmer an den Schulungen teilnehmen.

Beispiel: Er kann beschließen, nur seine Entwickler in einer neuen Technologie zu schulen, ohne jedoch jemanden auszuschließen (außer bei bevorstehendem Ausscheiden usw.).

☝️ Der Sozial- und Wirtschaftsausschuss (CSE) wird zu den strategischen Leitlinien des Unternehmens konsultiert, sobald es 50 Beschäftigte hat. Die jährliche Anhörung bezieht sich insbesondere auf die Leitlinien für die Berufsbildung und den Plan zur Entwicklung der Kompetenzen (Artikel L 2312-24 des Arbeitsgesetzbuchs).

Quelle: Travail-emploi.gouv.

Der Arbeitnehmer kann auch die Initiative ergreifen und die Teilnahme an einer im Kompetenzentwicklungsplan vorgesehenen Ausbildung beantragen, sofern die Geschäftsleitung zustimmt.

Wenn er sich jedoch weigert, an einer Fortbildung teilzunehmen, die für die ordnungsgemäße Ausübung seiner derzeitigen Funktion oder für seine bevorstehende Arbeitsplatzentwicklung erforderlich ist (außer Kompetenzbilanz und VAE), kann dies einen Kündigungsgrund darstellen.

☝️ Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer können den Ausbildungsbedarf im Rahmen des beruflichen Gesprächs ansprechen.

Unterschiedliche Modalitäten

Bei der obligatorischen Weiterbildung muss der Arbeitgeber nicht die Zustimmung des Arbeitnehmers einholen.

Er hat jedoch die Pflicht, das Gehalt und den Sozialschutz während der gesamten Dauer der Weiterbildung fortzuzahlen und die Weiterbildung in die Arbeitszeit einzuplanen.

Was nicht obligatorische Schulungen betrifft, so können diese während oder außerhalb der Arbeitszeit stattfinden, und der Arbeitgeber muss die Zustimmung des Arbeitnehmers schriftlich einholen.

Sie müssen auch im Vorfeld gemeinsam festlegen, was dies bei der Rückkehr des Arbeitnehmers bedeutet, insbesondere im Falle einer Zertifizierung oder eines Diploms: Änderung der Qualifikation und/oder der Vergütung.

Während dieser Art von Ausbildung erhält der Arbeitnehmer ebenfalls eine Lohnfortzahlung und behält seine Rechte.

⚠️ Dem Arbeitnehmer steht es frei, nach Abschluss der Ausbildung zu kündigen. Wenn sein Arbeitsvertrag jedoch eine Klausel über die Abfindung der Ausbildung enthält, muss der Arbeitnehmer die Kosten dafür zurückzahlen.

Wer kann davon profitieren?

Alle Beschäftigten eines Unternehmens, ob befristet oder unbefristet, können vom Kompetenzentwicklungsplan profitieren.

Das gilt auch für Arbeitnehmer:

• mit einem Lehrvertrag,
• in einem Berufsförderungsvertrag,
• mit einem Begleitvertrag für die Rückkehr in die Beschäftigung vom Typ PEC (Parcours Emploi Compétences),

können den Plan ebenfalls in Anspruch nehmen, sofern sich das Ausbildungsziel von dem im Vertrag vorgesehenen unterscheidet.

Inhalt des Ausbildungsplans

Als vom Arbeitgeber initiierte Maßnahme kann der Plan alle Arten von Ausbildungsmaßnahmen umfassen:

• Präsenzschulungen,
• Online-Schulungen durch externe Anbieter (MOOCs),
• interne Online-Schulungen (COOC),
• Tutoring (SPOC),
• Berufspraktische Übungen bei Partnern usw.

Zeitplan und Finanzierung des Bildungsplans

Der Plan zur Kompetenzentwicklung sowie seine Budgetierung werden für einen Zeitraum von einem Jahr, im Falle einer Betriebsvereinbarung manchmal auch von drei Jahren, erstellt.

Die ausgewählten Fortbildungsmaßnahmen werden vom Arbeitgeber getragen.

Die Finanzierung kann daher nicht unter das Persönliche Fortbildungskonto (CPF) fallen, das sich ausschließlich auf Fortbildungen auf Initiative des Arbeitnehmers bezieht.

Die durch die Ausbildung verursachten Verpflegungs- und Unterbringungskosten werden vom Arbeitgeber nach den im Unternehmen üblichen Regeln für Dienstreisen erstattet oder direkt übernommen.

Travail-emploi.gouv

Die vier Schritte zum Bildungsplan

Schritt 1: Analysieren Sie Ihren Bedarf und legen Sie Ihre Prioritäten für die Fortbildung fest.

Eine der Aufgaben Ihres Personalverantwortlichen besteht darin, regelmäßig die technischen, technologischen und organisatorischen Entwicklungen in Ihrer Branche und auf dem Markt im Allgemeinen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken, zu überwachen.

Die zuständige Person hilft natürlich den Leitern der verschiedenen Abteilungen, um deren Empfehlungen zu den notwendigen Ausrüstungen und Kenntnissen zu sammeln, damit Sie unter den besten Bedingungen arbeiten und mit der Konkurrenz mithalten können.

Außerdem werden die bisherigen Maßnahmen und deren Bilanz ausgewertet, um die Ziele und die vorrangig zu schulenden Mitarbeiter festzulegen.

Daraus ergeben sich die Lernziele und die durchzuführenden Schulungsmaßnahmen, unter denen je nach Dringlichkeit und dem dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Budget möglicherweise eine Auswahl getroffen werden muss.

Parallel dazu konsultiert die Personalabteilung jährlich alle Mitarbeiter des Unternehmens, um nicht nur ihren Fortbildungsbedarf, sondern auch ihre Wünsche nach Weiterentwicklung und Kompetenzsteigerung zu erfassen.

Das berufliche Gespräch ist ein gutes Mittel, um intern ungeahnte Kompetenzen sowie den Willen zur Weiterbildung zu erkennen.

🛠 ServicesRHOnline zum Beispiel ist eine Online-Software für das Personalmanagement mit einem Tool zur Kompetenzanalyse und zur Verwaltung von jährlichen, beruflichen und 6-Jahres-Gesprächen. Die Erfassung des Weiterbildungsbedarfs Ihrer Mitarbeiter wird vereinfacht: Sie begleitet Sie während der gesamten Verwaltung Ihrer Weiterbildungspläne, von der Erstellung bis zur Nachbereitung. Mit einer Einrichtung in weniger als einer Stunde und einer ultraschnellen Einarbeitung bietet das Tool zahlreiche relevante Funktionen:

• Bedarfsermittlung,
• Simulation von Plänen,
• Verwaltung von Sitzungen, Kosten und Kostenübernahme,
• Versenden von Schulungsvereinbarungen direkt über die Plattform.

Schritt 2: Wählen Sie die Schulungen aus.

Die Stellenbeschreibung des Personalverantwortlichen ist vollgepackt. Zu den zuvor erwähnten Aufgaben kommen hinzu :

• die Suche nach den verschiedenen verfügbaren Schulungen, den zugelassenen Anbietern und den Formaten (Präsenzunterricht oder Fernunterricht) ;
• die Konsultation der Kataloge, um die Termine, die Dauer, die Kosten und die Modalitäten (Anmeldungen, Zertifizierungen usw.) zu erfahren,
• die vorausschauende Planung und Budgetierung der geplanten Fortbildungsmaßnahmen.

☝️ Selbstverständlich müssen obligatorische Schulungen, wie z. B. Sicherheitstrainings, unbedingt im Programm enthalten sein.

Bevor all diese Arbeiten validiert und den Mitarbeitern des Unternehmens mitgeteilt werden, legen der Personalverantwortliche und die Geschäftsleitung den Ausbildungsplan den Personalvertretern vor, die sicherstellen, dass er mit den strategischen Leitlinien des Unternehmens übereinstimmt und nicht diskriminierend ist.

Schritt 3: Führen Sie die Fortbildungsmaßnahmen durch.

Nachdem der Ausbildungsplan nun genehmigt ist, müssen Sie ihn umsetzen über :

• die Planung der Fortbildungsmaßnahmen, d. h. die Erstellung des Fortbildungsplankalenders;
• ggf. die Erstellung von internen Schulungsprojekten (hierbei handelt es sich um die pädagogische Planung, die die Auswahl der Referenten, die Gestaltung der Lehrmaterialien und die logistische Vorbereitung umfasst) ;
• die Anmeldung der Teilnehmer zu den verschiedenen Sitzungen ;
• die Unterzeichnung der Ausbildungsvereinbarungen mit den Anbietern,
• die Finanzierungsanträge bei der OPCA (organisme paritaire collecteur agréé), an die das Unternehmen Beiträge zahlt ;
• den Versand der Einladungen an die Arbeitnehmer ;
• die Bezahlung der Fortbildungssitzungen.

All diese Aktionen können mithilfe einer Software für das Kompetenzmanagement oder einer Software für das Ausbildungsmanagementerheblich erleichtert werden . Die Verwendung einer umfassenden HRIS-Software (Human Resources Management Information System) ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, den Schulungsplan zu optimieren. Diese Tools verfügen über erweiterte Funktionen für das Bildungsmanagement, die den Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten:

• die Erstellung und Überwachung Ihrer Schulungspläne wird erheblich vereinfacht,
• alle Daten Ihrer Mitarbeiter sind zentralisiert und somit leichter zugänglich,
• Ihre Verträge, Geschäftsdokumente und Ausbildungsvereinbarungen werden papierlos,
• die Verwaltung Ihrer Module und Budgets sowie die Leistungsanalyse werden vereinfacht.

🛠 Nicoka HRIS zum Beispiel bietet Ihnen erweiterte Funktionen für die Verwaltung von Schulungen. Es ist einfach und anpassbar und ermöglicht nicht nur die Verwaltung Ihres Schulungskatalogs, sondern auch die Erstellung Ihres Schulungsplans und die effiziente Steuerung Ihres Budgets (Schulungskosten, Reisekosten...). So werden alle Informationen über die Ausbildungen der Mitarbeiter zentralisiert und sind direkt in ihrem digitalen Lebenslauf zugänglich .

Das Tool bietet außerdem :

• die Planung und Verfolgung von internen und externen Schulungen,
• Aktionen, die in Echtzeit direkt auf dem Stundenzettel ausgefüllt werden können (Bestätigung der Anwesenheit, Übertragung der aufgewendeten Zeit usw.),
• automatische Erinnerungen an Termine für die Verlängerung von Schulungen,
• Heiß- und/oder Kaltumfragen zu den durchgeführten Schulungen.

Schritt 4: Verfolgen Sie Ihre Fortbildungsmaßnahmen.

Der Schulungsplan dient nicht nur dazu, die geplanten Maßnahmen zu formalisieren, sondern auch dazu, sie zu verfolgen:

Dazu gehören unter anderem:

• Der Status der Ausbildung (geplant, in Bearbeitung oder durchgeführt),
• die Art der Ausbildung (Einführung, Fortbildung),
• der Titel der Schulung,
• der Ort (Präsenzunterricht, Fernunterricht),
• die ausbildende Organisation,
• die Dauer der Ausbildung,
• das Datum der Ausbildung,
• die Ausbildungskosten (einschließlich Nebenkosten für Verpflegung, Unterkunft usw.),
• die Kostenübernahme durch OPCA,
• die betroffenen Mitarbeiter.

Sie können Ihr Dokument wie den oben vorgeschlagenen Musterausbildungsplan mit Excel erstellen, um die Dropdown-Menüs und die Filteroptionen für die Informationen zu nutzen.

Es gibt aber auch zahlreiche HR-Tools, die Sie bei der Optimierung Ihres Humankapitals und der Überwachung Ihrer verschiedenen Maßnahmen unterstützen können, seien sie nun umfassend (HRIS) oder auf die Verwaltung von Kompetenzen und Schulungen spezialisiert.

Automatisieren, vereinfachen und rationalisieren Sie Ihre Verwaltungsprozesse, damit Sie sich auf Ihre Mitarbeiter konzentrieren können. Verbessern Sie die Qualität der Verwaltung, indem Sie Ihre Kosten senken, dank eines HRIS-Tools. Factorial HR ist auf KMUs spezialisiert: Sie profitieren von dem Tool, um sich um Ihr Talentmanagement zu kümmern, Ihre Kandidaten und Mitarbeiter mit hohemPotenzial zu identifizieren, die Kompetenzen jedes Mitarbeiters zu klassifizieren und zu identifizieren, egal ob es sich um Soft Skills oder praktische Kompetenzen handelt. Factorial HR hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen und bessere Entscheidungen zu treffen, indem Sie alle Ihre HR-Prozesse an einem Ort verwalten.

1. Einige Softwareprogramme bieten z. B. auch Module für die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung(GPEC) an, mit denen Sie :

• eine Kartografie der im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen zu erstellen,
• die beruflichen Weiterbildungen zu verwalten,
• ein Profil jedes Mitarbeiters und seiner Kompetenzen zu erstellen, die mit den für seine Stelle erforderlichen Kompetenzen verglichen werden,
• die Ergebnisse der beruflichen Gespräche mit aufgelisteten Fortbildungskatalogen zu verknüpfen,
• Möglichkeiten für interne Mobilität aufzuzeigen usw.

Zögern Sie nicht, unser Verzeichnis zu durchsuchen, um das Tool zu finden, mit dem Sie Zeit sparen und Ihre Sichtbarkeit erhöhen können :

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Ein Hebel zur Entwicklung von Kompetenzen und der Arbeitgebermarke.

▷ Wenn sich Ihre Beschäftigten an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sind sie leistungsfähig.
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▷ Wenn sie glücklich sind, werden sie die besten Botschafter Ihrer Arbeitgebermarke und ziehen die nächsten Talente an.
▷ Diese werden sich schnell wohlfühlen, Leistung bringen und ihrerseits zur Entwicklung Ihres Unternehmens beitragen.
▷ Zu den Mitarbeitern, die Sie begleiten sollten: Ihre Personalabteilung. Geben Sie ihr die Mittel und die besten Werkzeuge an die Hand, damit sie ihre Aufgabe erfüllen kann: sich um Ihre Humanressourcen zu kümmern.

CQFD.