HR-Data: Wenn Daten eine effiziente Personalverwaltung garantieren
In einer Welt, in der es dringend darum geht, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Leistung zu optimieren, werden HR-Daten zu einem entscheidenden Instrument für Unternehmen und ihre Personalverantwortlichen.
Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Was ist der Sinn und Zweck von Daten? Welche Ziele werden mit HR-Daten verfolgt? Und wie kann man sie nutzen?
In diesem Artikel, der gemeinsam mit der Personalberaterin Laure Guérin-Taquet verfasst wurde, erfahren Sie alles darüber.
Aber was sind HR-Daten? Definition
HR-Daten stellen die Gesamtheit aller Daten dar, die sich auf die Mitarbeiter eines Unternehmens beziehen. Sie umfassen eine Vielzahl von Informationen wie :
- Die Kompetenzen der Mitarbeiter und die noch zu erwerbenden Kompetenzen,
- vergangene und geplante Schulungen,
- aber auch die Vertragsarten usw.
Die HR-Daten sind eine wahre Goldgrube in Bezug auf die Mitarbeiter eines Unternehmens.
Durch die Analyse dieser Daten können Unternehmen Chancen und Muster erkennen, die es ihnen ermöglichen, ihre Personalstrategie zu verbessern.
Das Wort der Expertin
HR-Daten sind für die Optimierung des Personalmanagements von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglichen eine bessere Entscheidungsfindung, insbesondere durch prädiktive Analysen, die helfen, den Einstellungsbedarf zu antizipieren oder der Fluktuation vorzubeugen.
In der Personalabteilung dienen sie auch dazu, die Karrierewege auf die Fähigkeiten und Wünsche der Mitarbeiter abzustimmen und so deren Engagement zu stärken. Darüber hinaus ist die Einhaltung der Vorschriften, insbesondere der DSGVO, von entscheidender Bedeutung für den ethischen Umgang mit sensiblen Daten.
Die Integration von Technologien wie KI und Machine Learning in die HR-Prozesse ermöglicht es, administrative Aufgaben zu automatisieren und strategische Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Daten beeinflussen direkt die HR-Politik, wie z. B. Weiterbildung, Talentbindung oder Leistungsoptimierung, und tragen aktiv dazu bei, die HR-Ziele mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Welche Ziele werden mit HR-Daten verfolgt?
Geschickt eingesetzt, können HR-Daten einen großen Vorteil für ein Unternehmen darstellen. Durch das Sammeln dieser Daten kann das Unternehmen zahlreiche Vorteile erzielen:
- Das Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern,
- Die Personalbeschaffung verbessern,
- Die Leistung und die Schulungen der Mitarbeiter optimieren,
- Die beste Strategie bestimmen,
- Mögliche Schwachstellen des Unternehmens aufdecken,
- Die Stärken hervorheben,
- Die Organisation der Personalabteilung verbessern usw.
Wie können Sie HR-Daten nutzen?
Bei der Entscheidungsfindung
Ihre HR-Daten können verwendet werden, um zukünftige Situationen, Chancen oder Probleme, die sich ergeben könnten, zu antizipieren. Auf diese Weise kann das Unternehmen Krisensituationen vermeiden und die besten Entscheidungen treffen.
Es kann dem Unternehmen auch ermöglichen, sich über seine Leistung und Produktivität zu informieren und diese somit zu optimieren. All diese gesammelten Informationen werden es der Personalabteilung ermöglichen, ihre Entscheidungsfindung bestmöglich auszurichten.
👉 Beispiel:
In einem Technologieunternehmen hat HR Data festgestellt, dass die leistungsfähigsten Mitarbeiter diejenigen sind, die über solidere technische Fähigkeiten sowie einen starken Teamgeist verfügen. Diese neuen Kriterien können dann in den neuen Einstellungsprozess einfließen und so die Qualität der Einstellungen und damit die Leistung des Unternehmens verbessern.
Bei der Verbesserung der Erfahrungen der Mitarbeiter
Durch das Sammeln von Informationen über die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, die Leistung der Mitarbeiter und ihr Engagement für das Unternehmen helfen HR-Daten dabei, zu erkennen, in welchen Bereichen Verbesserungen erwartet werden.
👉 Beispiele:
- den Einstellungsprozess verbessern: Indem HR-Daten die besten Bewerberprofile sortieren und auswählen, vereinfachen sie die Arbeit des Personalverantwortlichen und sparen ihm enorm viel Zeit.
- Wie man Mitarbeiter/innen bindet: die Bedürfnisse jeder/jedes Beschäftigten (Schulungen, Arbeitsbedingungen, Vergütung, Flexibilität usw.) ermitteln und die leistungsfähigsten Mitarbeiter/innen weiterentwickeln, wodurch das Risiko von Abgängen oder Fehlzeiten verringert wird.
In der Optimierung der Produktivität der Personalabteilung und der Beschäftigten.
Sie ermöglicht es der Personalabteilung, die Leistung sowie das Verhalten der Mitarbeiter bei der Bewältigung einer Aufgabe zu ermitteln. So kann der Arbeitsprozess des Unternehmens optimiert werden.
👉 Beispiel: Sammeln Sie Erfolgsquoten, gemachte Fehler (und damit den Bedarf an der Verbesserung bestimmter Fähigkeiten) oder Kundenfeedback. Die Daten helfen dabei, die Produktivität des Unternehmens zu messen.
Wie kann man eine HR-Datenstrategie konkret umsetzen?
Die Einführung von HR-Daten ist ein Prozess, der einen methodischen Ansatz und die Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter des Unternehmens sowie der Geschäftsleitung erfordert, damit sie effektiv genutzt werden können. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass HR-Daten optimal genutzt werden:
#1 Definieren Sie Ihre Ziele.
Was erhoffen Sie sich von der Nutzung von HR-Daten?
Identifizieren Sie die Ziele, die Sie erreichen wollen, sowie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Bezug auf die Personalarbeit.
👉 Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine hohe Fluktuation von Mitarbeitern in seinem Betrieb beobachtet, wird sein Ziel darin bestehen, diese zu reduzieren oder seinen Einstellungsprozess zu verbessern.
#2 Identifizieren Sie die Daten, die Sie benötigen.
Welche Daten benötigen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen und deren Erreichung zu messen?
Bestimmen Sie:
- welche Daten relevant sind und gesammelt werden müssen,
- die Quellen, aus denen Sie sie entnehmen müssen,
- sowie die Indikatoren, die Sie verwenden sollten.
👉 Beispiel: Wenn das Unternehmen das gleiche Beispiel aufgreift und das Ziel hat, diese Fluktuationsrate zu senken, wird es Indikatoren wie die Austrittsrate, die Gründe für den Austritt und die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswählen.
#3 Sammeln, speichern und dann analysieren Sie diese Daten.
Welches System werden Sie verwenden, um diese Daten zu sammeln und zu speichern?
Es wird wichtig sein, in die richtigen Werkzeuge zu investieren, um die Daten zu sammeln, zu speichern und zu analysieren.
👉 Beispiel: Alle diese Daten können von der Personalverwaltungssoftware des Unternehmens wie dem HRIS gesammelt und gespeichert werden und dann von der Personalabteilung mithilfe eines Dashboards analysiert werden.
Auf die Analyse von HR-Daten kommen wir weiter unten in diesem Artikel zurück. 🤫
#4 Teams schulen und sensibilisieren
Um eine angemessene Nutzung von HR-Daten zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, das Konzept den Hauptbetroffenen, d. h. Ihrer Personalabteilung, sowie allen Teams zu erläutern.
👉 Beispiel: Indem Sie eine Personalüberwachung sowie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit organisieren.
#5 Bestimmen Sie die Wirksamkeit der HR-Daten.
Welche Auswirkungen hat die Nutzung von HR-Daten auf die Leistung des Unternehmens?
Die Einführung eines Bewertungsprozesses ist unerlässlich, um die Effektivität der HR-Daten in Echtzeit zu ermitteln und notwendige Änderungen schnell vorzunehmen. Dies wird auch die Anpassung der Strategien auf der Grundlage der Ergebnisse dieser Bewertungen ermöglichen. ✅
👉 Beispiel: Nehmen wir das gleiche Beispiel bezüglich der Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeiter wieder auf. Mithilfe der von Ihnen gesammelten Daten haben Sie eine Strategie zur Senkung dieser Rate eingeführt. Sie können die Wirksamkeit der von Ihnen gesammelten Daten messen, indem Sie die Fluktuationsraten vor und nach der Einführung Ihrer neuen Strategie vergleichen.
Wie und wo werden diese HR-Daten abgerufen?
Es gibt viele Möglichkeiten, HR-Daten zu sammeln, und es liegt an Ihnen, diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Hier sind einige Datenquellen, die Sie untersuchen sollten:
- Das Personalinformationssystem (HRIS) ermöglicht es, alle administrativen Daten zu sammeln: Name, Vorname, Geburtsdatum, Position etc.
- Arbeitszeitmanagement-Tools, die Daten über Arbeitsstunden, Urlaub und Abwesenheiten sammeln.
- Tools zur Personalbeschaffung, die alle Informationen über potenzielle Bewerber sammeln: Anschreiben, Lebenslauf, LinkedIn-Profil usw.
- Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, die Informationen über das Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie deren Engagement im Unternehmen liefern.
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Platz für die Analyse von HR-Daten
Um eine gute Nutzung der HR-Daten zu gewährleisten, ist ihre Analyse von entscheidender Bedeutung.
Um eine gute Analyse zu beginnen, ist es wichtig, die Ziele zu definieren, damit nur die Daten gesammelt werden, die für die Erreichung dieser Ziele relevant sind. Die Analyse beginnt logischerweise mit der Sammlung der von Ihnen ausgewählten Daten, die dann korrigiert werden, um ihre Genauigkeit zu gewährleisten. Ja, Ihre Analyse wird verzerrt sein, wenn Sie nicht die richtigen Daten für die Analyse ausgewählt haben! 💡
Sobald die Daten gesammelt wurden, hilft die Verwendung eines Dashboards bei der Visualisierung sowie bei der Interpretation der Daten. Es wird einen Überblick über alle Indikatoren bieten: Die Mitarbeiter der Personalabteilung erkennen schneller potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten.
Mithilfe von Grafiken, Tabellen und Indikatoren kann das Humankapital des Unternehmens, aber auch seine Leistung und Produktivität beobachtet werden.
📈 Beispiel für ein HR-Dashboard :
Wie sieht die Zukunft der Personalfunktion aus?
HR-Daten spielen in den Unternehmen eine immer wichtigere Rolle bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter. Sie liefern entscheidende Informationen über die Leistung der Mitarbeiter sowie des Unternehmens und ermöglichen so eine vereinfachte strategische Entscheidungsfindung.
Allerdings muss dieser Hang zur Automatisierung mithilfe neuer Technologien differenziert betrachtet werden. Denn die Berufe im Personalwesen werden von dieser Automatisierung stark beeinflusst. Die Personalabteilungen werden gegenüber diesen neuen Trends eine große Anpassungsfähigkeit an den Tag legen müssen, um die neuen Herausforderungen zu bewältigen - ohne dabei den Menschen zu vergessen!