Desk Sharing oder das Ende des Einzelbüros: eine Revolution des Arbeitsraums
Die Unternehmenswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert, sodass sich auch die Arbeitsräume anpassen mussten, insbesondere durch das Desk Sharing.
Diese neue Arbeitsorganisation erfindet die Art und Weise, wie man sich den Büroraum aneignet, neu. Sie entspricht besser den Bedürfnissen nach Agilität, Zusammenarbeit und der wachsenden Mobilität der Mitarbeiter, die immer weniger Zeit im Büro verbringen.
Wir geben Ihnen einen Überblick über den Trend des Desk Sharing, seine Definition, den Unterschied zum Flex Office und seine Vor- und Nachteile. Als Bonus gibt es unsere Tipps, wie Sie es in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen können.
Was ist Desk Sharing? Definition
Desk Sharing ist eine Praxis, bei der eine neue Organisation des Arbeitsplatzes definiert wird, die auf der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen beruht. Die Arbeitnehmer/innen haben keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern richten sich bei ihrer Ankunft am Morgen an dem Schreibtisch oder Arbeitsplatz ein, der ihnen zusagt, wobei es eine Hauptregel zu beachten gilt: beim Verlassen des Büros muss alles aufgeräumt werden.
Für Arbeitnehmer/innen ist dies eine hervorragende Lösung, um die Routine des Arbeitsalltags zu durchbrechen, die Kreativität zu fördern und den Austausch und die Interaktion mit anderen Teams zu unterstützen.
Desk Sharing ist ideal, wenn Telearbeit in einem Unternehmen stark verbreitet ist oder wenn ein erheblicher Teil der Mitarbeiter/innen regelmäßig auf Reisen oder im Kunden einsatz ist.
Desk Sharing ermöglicht :
- den Raum entsprechend dem tatsächlichen Bedarf zu optimieren;
- den digitalen Wandel zu beschleunigen;
- und die Umweltdimension zu berücksichtigen (papierlos).
Warum gibt es Desk Sharing?
Desk Sharing ist eine Arbeitsorganisation, die immer häufiger in Betracht gezogen wird, weil
- der Anstieg der Immobilienpreise,
- in Verbindung mit der Gesundheits- und Finanzkrise,
- und dem massiven Einsatz von Telearbeit,
die Unternehmen in die missliche Lage gebracht hat, leere Büros vorzufinden, für die sie einen hohen Preis zahlen müssen.
Desk Sharing eignet sich daher besonders gut für die aktuelle Situation, in der Unternehmen sich neu organisieren und ihre Räumlichkeiten neu gestalten müssen.
Die Auslastung der Büros in der Île-de-France liegt zwischen 50 und 60 %.
source : JDN
Flex Office, Desk Sharing: Was ist der Unterschied?
Wenn man von Desk Sharing spricht, hört man auch viel von Flex Office. Aber was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Arten der Arbeitsplatzorganisation?
Wie beim Desk-Sharing werden auch beim Flex-Office Büros gemeinsam genutzt, aber es geht noch einen Schritt weiter, indem verschiedene Arten von Räumen eingerichtet werden, die jeder nach seinen Bedürfnissen nutzen kann.
Das Interessante für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist, dass sie je nach den Aufgaben, die sie zu erledigen haben, den am besten geeigneten Arbeitsplatz auswählen können:
- einen ruhigen Raum für alle Momente, in denen man sich konzentrieren muss, für Produktionsaufgaben (einen Artikel schreiben, einen Code schreiben usw.) ;
- einen geselligen Raum mit passenden Farben und Möbeln für Momente der Kreativität und des Brainstormings mit Kollegen ;
- ein eigener Bereich für Telefongespräche, der isoliert und schalldicht ist, damit man nicht stört und nicht gestört wird usw.
Flex Office bezieht sich auch auf die Tatsache, dass man verschiedene Orte zum Arbeiten belegt (Coworking, Telearbeit zu Hause, im Café, im Büro usw.).
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Vorteile von Desk Sharing
Wie wir gesehen haben, ist Desk Sharing besonders gut auf die aktuellen Bedürfnisse von Unternehmen und deren Belegschaft zugeschnitten. Hier sind seine Vorteile:
- Kosteneinsparungen aufgrund der Einsparung von Raum (Miete, Möbel, Strom usw.),
- ein gestärkter Teamgeist durch das Zusammensein mit Personen aus anderen Teams,
- Steigerung der Produktivität durch den regelmäßigen Wechsel von Ort und Umgebung,
- die Förderung der Zusammenarbeit und der Kreativität,
- die Verbesserung der Arbeitgebermarke,
- der Beitrag zum Wohlbefinden der Arbeitnehmer/innen am Arbeitsplatz usw.
💡 Tipp: Um die Einführung von Desk Sharing zu erleichtern, kann Ihnen eine Lösung für die Verwaltung von gemeinsam genutzten Räumen wie Sharvy eine große Hilfe sein! Mit ihrer Hilfe können Sie neue Arbeitsformen wie Desk Sharing oder Flex Office begleiten und die Belegung von gemeinsam genutzten Räumen mit wenigen Klicks optimieren.
Nachteile von Desk Sharing
Desk Sharing hat dennoch einige Nachteile:
- Der Verlust der Orientierung ist für manche Mitarbeiter/innen schwer zu begreifen;
- die Schwierigkeit, die Mitglieder seines Teams für die Zusammenarbeit zu lokalisieren ;
- die Unmöglichkeit, sein Büro individuell zu gestalten, kann das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen mindern ;
- schlechte Organisation kann zu Funktionsstörungen führen (Schwierigkeiten, einen Platz zu finden ;
- Risiko von Bruch, Diebstahl oder Verlust der Computerausrüstung während des Transports (wenn kein Schließfach vorhanden ist) usw.
Beispiele für Desk Sharing in Frankreich
Auch wenn die Pandemie und der massive Einsatz von Telearbeit einige Unternehmen dazu ermutigt haben mögen, den Schritt zu wagen, wird Desk Sharing in Frankreich im Gegensatz zu den USA oder einigen europäischen Ländern noch nicht massiv eingesetzt.
Hier einige Beispiele von Unternehmen in Frankreich, die Desk Sharing eingeführt haben:
- Adidas,
- AirBnb,
- Axa,
- LeBoncoin,
- Philips,
- SNCF.
9 Tipps für die Einführung von Desk Sharing
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen (und zukünftigen) Situation, um die Umgestaltung und die Anzahl der zu schaffenden Plätze optimal zu organisieren: Wie hoch ist die maximale Auslastung der Büros? Wie hoch ist der Einstellungsbedarf in den nächsten Jahren?
- Setzen Sie mehr auf Gemeinschaftsräume und weniger auf Einzelbüros, indem Sie große Tische aufstellen, an denen mehrere Personen Platz nehmen können.
- Beziehen Sie die Mitarbeiter/innen in die Überlegungen zur Raumgestaltung, Auswahl der Möbel usw. ein, um ihre Zustimmung zum Projekt zu fördern.
- Investieren Sie in geeignetes Material und Mobiliar (minimalistische Schreibtische, Laptops usw.).
- Rüsten Sie sich mit Software aus, die für diese Organisationsform geeignet ist, z. B. für :
- die Entmaterialisierung von Dokumenten,
- die tägliche Zusammenarbeit,
- sofortige Kommunikation.
- Richten Sie für die Teams einen Turnus der Präsenz tage ein, mit einem System, bei dem jede/r seine/ihre Präsenztage im Voraus angibt.
- Planen Sie Schließfächer mit Vorhängeschloss, um denjenigen, die es wünschen, den Transport von Material zu ersparen.
- Stellen Sie Regeln auf und sorgen Sie dafür, dass diese eingehalten werden.
- Begleiten Sie die Beschäftigten und Manager bei der Umstellung, damit der Übergang möglichst reibungslos verläuft.
Vom Desk Sharing zum Flex Office
Mit der Verbreitung von Telearbeit und der Entstehung neuer Arbeitsweisen (immer mehr Besprechungen, Projektarbeit und agiles Arbeiten etc.), wird das Desk Sharing nach und nach von den Unternehmen übernommen, da die Auslastung der Räumlichkeiten von Jahr zu Jahr abnimmt.
Die natürliche Entwicklung des Desk Sharing geht in Richtung Flex Office, bei dem Räume eingerichtet werden, die den unterschiedlichen Bedürfnissen, die ein/e Mitarbeiter/in in einer typischen Woche haben kann, angepasst sind, um seine/ihre Arbeitsbedingungen und sein/ihr Wohlbefinden zu fördern.
Artikel übersetzt aus dem Französischen