Wie führt man sein Team aus der Ferne? Fehler, die Sie vermeiden sollten, und gute Praktiken, die Sie anwenden sollten

Manager aus der Ferne: Ist das dasselbe wie traditionelles Management? Auch wenn einige Grundsätze gemeinsam sind, bringt das Managen aus der Ferne eigene Herausforderungen mit sich, die es zu vermeiden und zu bewältigen gilt.

Durch die Entfernung werden die Karten neu gemischt. Internationale Unternehmen mit Teams, die über verschiedene Länder verstreut sind, wissen das nur zu gut, aber viele Unternehmen haben es erst durch den massiven Einsatz von Telearbeit nach der Pandemie entdeckt.

Was steht beim Telemanagement auf dem Spiel und welche Fehler sollte man vermeiden? Wie kann man gut aus der Ferne managen? Wir geben in diesem Artikel einen Überblick.

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Die Herausforderungen des Fernmanagements für das Unternehmen

Herausforderung Nr. 1: die Steuerung seiner Teams

Wie kann man ein Team führen, ohne sich am selben Arbeitsplatz zu befinden?

Der/die Manager/in muss nämlich :

• die Arbeitslast zu verteilen,
• den Fortschritt der Aufgaben verfolgen,
• Ziele festlegen,
• Prioritäten setzen usw.

Außerdem: Wie soll man die Leistung jedes Einzelnen bewerten, wenn man sie nicht sehen kann?

Es ist entscheidend, neben den Werkzeugen auch Methoden einzuführen, um sein Team weiterhin effektiv zu steuern.

Um die Verbindung zu halten und den Fortschritt zu verfolgen, ist ein tägliches, kurzes Teammeeting ein guter Anfang, ebenso wie ein wöchentliches, ausführlicheres Meeting mit den Abteilungsleitern.

Herausforderung Nr. 2: Die Aneignung der Werkzeuge

Arbeiten aus der Ferne bedeutet zwangsläufig, dass Sie digitale Werkzeuge einsetzen müssen, um die Kontinuität der Aktivitäten zu gewährleisten, egal wo sich die Mitarbeiter oder Manager befinden.

Sie werden unentbehrlich für :

• zu kommunizieren,
• an Besprechungen teilzunehmen,
• auf Informationen zuzugreifen,
• kollaborativ zu arbeiten,
• tägliche Aufgaben zu bewältigen usw.

Die Auswahl und Einführung von Tools ist gut, aber es ist zwingend notwendig, dass die Teams die Tools auch wirklich beherrschen. Eine schlechte Handhabung der Software kann sich negativ auf die Produktivität und die Leistung auswirken.

💡Die Annahme der Tools durch Ihre Teams ist also ein wichtiger Punkt, den es zu überwachen gilt, und Sie sollten nicht zögern, Coachings einzurichten, um sie zu optimieren.

Herausforderung Nr. 3: Die Aufrechterhaltung des Teamgeistes.

Die Verbindung zwischen Individuen, die wenig miteinander zu tun haben oder sich nie begegnen werden, aufrechtzuerhalten oder herzustellen, ist eine echte Herausforderung.

Wir sprechen hier gleichzeitig von :

• von der Beziehung zwischen den Teammitgliedern,
• als auch von der Beziehung des Managers zum Team.

Der Teamgeist entsteht in den Büros eines Unternehmens aufgrund der vielen Interaktionen im Großraumbüro, bei Besprechungen, beim Mittagessen oder an der Kaffeemaschine recht natürlich. Wie kann man ihn schaffen oder aufrechterhalten, wenn diese Interaktionen reduziert werden, wenn Teambuildings nicht mehr möglich sind?

Einen anderen Weg zu finden, um die Verbindung aufrechtzuerhalten und das Team am Leben zu erhalten, ist eine der Aufgaben des Managements. Dies ist umso wichtiger, als ein guter Teamgeist fördert :

• Produktivität,
• die Motivation,
• und das Wohlbefinden der Mitarbeiter/innen.

Manager aus der Ferne: 5 fatale Fehler, die Sie vermeiden sollten

Es gibt einige Fallstricke, wenn man mit dem Management auf Distanz konfrontiert wird. Um Ihnen zu helfen, diese zu vermeiden, sind hier die 5 häufigsten fatalen Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Im weiteren Verlauf des Artikels werden wir Ihnen unsere Best Practices für gutes Management aus der Ferne vorstellen.

Fehler Nr. 1: Die Versuchung, alles zu kontrollieren

Aufgrund des Unterordnungsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat das Unternehmen das Recht, die Anwesenheitszeiten und die Arbeit der Arbeitnehmer zu kontrollieren.

Mit der massiven Umstellung auf Telearbeit während der Pandemie hat sich die Frage der Fernkontrolle und -überwachung vielfach gestellt. Der Beweis dafür ist diese Zahl:

Seit der Pandemie ist die Absicht, Software zur Fernüberwachung von Angestellten zu kaufen, innerhalb von sechs Wochen um das 530-fache gestiegen.

Score d’intention d’Aberdeen, 2020 par ISG research

Parallel dazu wirkt sich die Zeit der Gesundheits- und Wirtschaftskrise auf die Manager aus mit :

• einer Zunahme des Ergebnisdrucks der Teams auf ihre Schultern,
• einem erzwungenen Rückgriff auf Telearbeit, die einen Mangel an Kontrolle mit sich bringt.

Vor diesem besonderen Hintergrund konnte man exzessives Mikromanagement-Verhalten beobachten, mit dem Bedürfnis, alles zu kontrollieren, manchmal mehr als in der Präsenzphase.

➡️ Warum ist das ein Fehler?

• Ihre Teams können sich " verschnupft" oder sogar ausspioniert fühlen und so eine schlechte Beziehung aufbauen,
• der Kontext der Telearbeit macht das Mikromanagement noch aufdringlicher, das die Grenzen des Arbeitslebens mit Füßen treten kann,
• es ist sehr zeitaufwendig, eine verstärkte Überwachung auszuüben,
• die Investitionsrendite ist nicht attraktiv.

💡 Das Management muss überdacht werden, um sich an Telearbeit oder Arbeit aus der Ferne anzupassen.

Fehler Nr. 2: Das Management nicht an den Einzelnen anpassen

Die Vermeidung einer verstärkten Überwachung der Mitarbeiter/innen darf nicht dazu führen, dass Sie darauf verzichten, Ihr Management an jede/n Einzelne/n anzupassen, insbesondere in der heutigen Zeit.

➡️ Warum ist das ein Fehler?

Der massive Einsatz von Telearbeit impliziert, dass sie nicht systematisch erwünscht ist. Telearbeit ist jedoch nicht für alle Mitarbeiterprofile geeignet.

Manche Menschen brauchen einen Rahmen, der Berufs- und Privatleben voneinander trennt. Andere können ihre Zeit nicht gut einteilen und werden vielleicht durch Dinge abgelenkt, die sie zu Hause erledigen müssen.

Marianne Auriac, coach en management interrogée par Cadremploi.

Die Rolle des Managers besteht darin, dafür zu sorgen, dass jede/r unter optimalen Arbeitsbedingungen arbeitet, indem er/sie eine Bestandsaufnahme jeder Situation macht und ihnen dann die am besten geeigneten Lösungen vorschlägt.

Beispiele für Lösungen:

• Kurzfristige oder langfristige Ziele setzen,
• Schulungen für diejenigen anbieten, die das Bedürfnis danach verspüren,
• Regelmäßigere Besprechungen durchführen, wenn die Person das Bedürfnis danach verspürt, oder im Gegenteil mehr Freiheit bei der Organisation lassen,
• die Arbeitszeiten anpassen und mehr Flexibilität einbauen, wenn die Person persönliche Verpflichtungen hat (Sport, die Kinder von der Schule abholen) usw.

💡Die Idee ist, eine ideale Telearbeitsform zu schaffen, die auf jede/n Einzelne/n zugeschnitten ist.

Fehler Nr. 3: Mangelnde Organisation

Sich auf eine Form der Telearbeit einzulassen, ohne sich auf Managementebene zu organisieren, kann sich als riskant für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens erweisen.

➡️ Warum ist das ein Fehler?

Die Distanz bei der Arbeit lässt keinen Raum für Improvisation und Ungenauigkeiten. Sie erfordert, dass man sich eine gewisse organisatorische Strenge auferlegt, die, wenn sie nicht angebracht ist, die Aktivität des Unternehmens verlangsamen kann aufgrund von :

• schlecht definierte Rollen,
• unklare Prioritäten,
• komplizierte oder veraltete Prozesse,
• Unmöglichkeit, auf Dokumente oder Informationen zuzugreifen,
• Schwierigkeiten, bestimmte Ansprechpartner zu erreichen usw.

Fehler Nr. 4: Vernachlässigung der Kommunikation

Sie vertrauen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und sie danken es Ihnen? Das ist eine sehr gute Sache! Aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht regelmäßig kommunizieren müssen.

➡️ Warum ist das ein Fehler?

Da der Austausch und die Interaktion auf Distanz sehr begrenzt sind, kommt der Rolle des Managers eine wesentliche Dimension zu, um :

• Missverständnisse und Interpretationen zu vermeiden,
• jedem Einzelnen ein gleiches Informationsniveau zu gewährleisten,
• wesentliche Informationen im Zusammenhang mit dem Unternehmen zu vermitteln (Neueinstellungen, Ausscheiden aus dem Unternehmen, wichtige Veränderungen, Nachrichten usw.),
• das Zugehörigkeitsgefühl aufrechterhalten usw.

💡Beachten Sie: Die Kommunikation muss auch in die andere Richtung flüssig sein. Machen Sie nicht den Fehler, alles auf Top-down-Kommunikation zu setzen, und bleiben Sie offen dafür, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuzuhören.

Fehler 5: Unterschätzen Sie die Bedeutung des Wohlbefindens.

Laut Arbeitsgesetzbuch "ergreift der Arbeitgeber die erforderlichen Maßnahmen, um die Sicherheit zu gewährleisten und die körperliche und geistige Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen".

Es liegt also in der Verantwortung des Unternehmens, für das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter zu sorgen , auch wenn sie außerhalb des Firmengeländes arbeiten.

➡️ Warum ist das ein Fehler?

Abgesehen von der Verantwortung des Unternehmens bedeutet die Vernachlässigung des Wohlbefindens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass man auf eine allgemeine Leistungssteigerung verzichtet. Laut einer Harvard/MIT-Studie aus dem Jahr 2018 macht Glücklichsein am Arbeitsplatz die Mitarbeiter :

• 31 % produktiver,
• 2 Mal weniger krank,
• 6-mal weniger Fehlzeiten,
• 9-mal loyaler,
• und 55 % kreativer.

Im Rahmen der Telearbeit wird die genaue Überwachung des Wohlbefindens sogar zu einer Notwendigkeit, um die Risiken von :

• Schulabbruch,
• Überlastung, da die Beschäftigten dazu neigen, länger zu arbeiten, wenn sie zu Hause sind,
• Unwohlsein aufgrund von Isolation etc.

Wie man gut aus der Ferne managt? 6 gute Praktiken

Bilden Sie sich für das Management auf Distanz aus.

Wenn diese Art des Managements für Sie und Ihre Organisation neu ist und Sie Schwierigkeiten haben, auf Distanz zu managen, warum bitten Sie Ihre Vorgesetzten nicht um eine Schulung zum Fernmanagement?

So können Sie die Grundlagen lernen und beherrschen, um sie erfolgreich im Alltag anzuwenden!

Machen Sie Vertrauen zu einem Grundpfeiler Ihres Managements.

Vertrauen ist der Kitt, der jede Fernbeziehung zusammenhält. Über die einfache Feststellung hinaus, dass Sie nicht alles kontrollieren können, fördert Vertrauen das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Autonomie ist ein Wert, der unter den Bedingungen der Telearbeit besonders wichtig ist.

Wie wäre es, wenn Sie zunächst mit gutem Beispiel vorangehen? Zum Beispiel, indem Sie :

• unter allen Umständen ehrlich sind,
• transparent über erlebte Situationen sind,
• Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, weitergeben,
• dem Betreffenden mitteilen, welche Dinge funktionieren und welche nicht.

👉 Akzeptieren Sie den Gedanken, dass Sie nicht alles kontrollieren können und dass dies zudem schädlich für Ihre Organisation ist. Schenken Sie Vertrauen und erlauben Sie Ihren Teams, zeitlich flexibel zu sein und sich so zu organisieren, wie sie es für richtig halten, während Sie ihnen weiterhin zur Verfügung stehen, um sie bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen.

Führen Sie eine ergebnisorientierte Kultur ein.

Die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne zu kontrollieren, ist sehr zeitaufwendig, letztlich wenig effizient und kann zudem das Vertrauensklima, das Sie aufbauen wollen, untergraben.

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist dies eine Gelegenheit für Ihr Unternehmen, zu einer ergebnisorientierten Kultur statt zu einer Präsenzkultur überzugehen, sofern dies nicht bereits der Fall ist. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter/innen nach der geleisteten Arbeit und nicht nach ihrer Anwesenheitszeit zu bewerten.

Um dies zu erreichen, ist es wichtig, gut organisiert zu sein. Beginnen Sie mit :

• Setzen Sie SMARTe Ziele, idealerweise gemeinsam mit Ihren Teams, um eine möglichst praxisnahe Beurteilung zu ermöglichen (Beispiel: Erhöhung des Website-Traffics um 5 % pro Monat durch das Schreiben von 5 Blogartikeln pro Woche),
• legen Sie die effizientesten Arbeitsprozesse fest, die jede/r Einzelne anwenden kann, um die Effizienz zu steigern,
• sammeln Sie das Feedback der Teams im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Pflegen Sie den Teamgeist.

Bei der Arbeit aus der Ferne fallen fast alle Interaktionen zwischen Kollegen und Vorgesetzten weg. Es gibt zwar noch Besprechungen, aber diese sind keine Momente der Geselligkeit.

Das Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team ist ein Wachstumsmotor für ein Unternehmen und erhöht das Engagement und die Motivation. Sie sollten daher vermeiden, dass sich jeder Einzelne isoliert fühlt, und dafür sorgen, dass alltägliche Momente des Unternehmenslebens virtuell nachgestellt werden. Dies ist aus der Ferne nicht einfach und erfordert oftmals zusätzliche Zeit und Mühe.

Es geht nicht darum, all diese Momente aufzuzwingen, sondern darum, Räume zu schaffen, in denen jeder sich willkommen fühlt und Lust hat, daran teilzunehmen.

💡 Hier sind einige Ideen:

• ein Team-Mittagessen per Videokonferenz organisieren,
• virtuelle Kaffeepausen, um diese Momente an der Maschine nachzuempfinden,
• eine kurze tägliche Teamsitzung von etwa 15 min nach dem Vorbild eines Daily Scrum einplanen,
• eine Instant-Communication-Software zur Verfügung stellen, um den informellen Austausch zwischen Kollegen wieder herzustellen.

Fördern Sie das Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben.

Dieses Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben neigt dazu, schwächer zu werden, wenn ein Arbeitnehmer im Telearbeitsverhältnis arbeitet.

Die Organisationsfreiheit kann es schwierig machen, diese Grenze festzulegen, und die Mitarbeiter sind natürlich versucht, ihren Tag zu verlängern, da sie keinen Arbeitsweg mehr zurücklegen müssen.

Die Rolle des Managers kann darin bestehen, dieses Gleichgewicht zu stärken, indem er :

• das Bewusstsein für das Recht auf Abschaltung schärfen ;
• denjenigen, die dies wünschen, bei der Planung der Woche helfen, mit einem Zeitplan für die Unterbrechung der Verbindung, um sie zu ermutigen, den Tag zu beenden;
• Mitarbeiter/innen auffordern, ihre Arbeitsmaterialien wegzuräumen, wenn der Tag vorbei ist, insbesondere wenn sie zu Hause keinen eigenen Raum haben;
• mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie sich zu einer angemessenen Zeit abmelden;
• Mitarbeiter/innen nicht außerhalb der Arbeitszeiten kontaktieren.

Wählen Sie die richtigen Werkzeuge.

Digitale Werkzeuge sind unerlässlich, um die Aktivität, aber auch die Verbindung zwischen den Individuen im Unternehmen aufrechtzuerhalten.

🛠 Hier ein Beispiel für einen Werkzeugkasten :

• Software für Videokonferenzen für Besprechungen, Personal- oder Leistungsgespräche, aber auch für Kundentermine ;
• Software zur Dokumentenverwaltung, um Dokumente zu zentralisieren und mit Ihren Teams zu teilen ;
• Instant-Messaging-Software für informelle, spontane Kommunikation oder wenn eine Situation schnell gelöst werden muss ;
• Projektmanagementsoftware, um den Fortschritt von Projekten, Teamaufgaben und das Erreichen von Zielen zu verfolgen.

👉 Und um eine effektive digitale Übernahme sicherzustellen, vergessen Sie nicht, die notwendige Sorgfalt auf die Schulungen und die Betreuung jedes Einzelnen beim Lernen zu verwenden.

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Management aus der Ferne: der neue Standard?

Die jüngste Verbreitung von Telearbeit hat die Unternehmen gezwungen, sich an das Management aus der Ferne anzupassen, sehr oft ohne gut darauf vorbereitet zu sein.

Dieser Paradigmenwechsel konnte oftmals Fehlfunktionen des Unternehmens, auch auf Managementebene, aufdecken.

Die Unternehmen, die die Krise am gelassensten bewältigen konnten, waren diejenigen, die bereits wussten, wie man aus der Ferne funktioniert, und diejenigen, die nicht zögerten, ihr Modell in Frage zu stellen, um die Dinge voranzutreiben.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Sind Sie es gewohnt, auf Distanz zu managen? Welche Lektionen haben Sie gelernt? Teilen Sie sie uns in einem Kommentar mit!