Ein ERP-System für ein effizientes Personalwesen einführen!
Sie sind Personalverantwortlicher und möchten Ihre täglichen Aufgaben erleichtern? Das ist dank spezialisierter Software wie ERP möglich. Einfach zu bedienen und teuflisch effizient - Sie werden nicht mehr darauf verzichten wollen!
In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen! 👇
Was ist ein ERP-System?
ERP, oder Enterprise Resource Planning, stellt ein Computersystem dar, das jedes Unternehmen dazu befähigt, seine Daten sowie alle seine Abteilungen in Echtzeit zu verwalten und zu überwachen. Diese Lösung für das Personalwesen ist Teil des Personalinformationssystems (HRIS), das die Personalverwaltung (HRM) mit den Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) verschmilzt. 🤓
Die Automatisierung von Aufgaben
Organisieren Sie den Informationsfluss.
Die Personalverwaltung ruft zahlreiche Informationsflüsse hervor. Dabei geht es sowohl um :
- ihren Fluss zwischen den Abteilungsleitern, der Personalabteilung und den Mitarbeitern zu erleichtern.
- die Daten zu archivieren: vergangene Jahresgespräche, Dienstmitteilungen... Die Informationen häufen sich an, sie müssen strukturiert werden, um sie aufzubewahren und leicht wiederfinden zu können.
Verflüssigen Sie die internen Prozesse.
Die Verwaltung von Abwesenheiten, die Genehmigung von Urlaub oder Arbeitszeitverkürzung (RTT) kann zu zeitraubenden Hin- und Rückwegen führen. Der Arbeitnehmer reicht seinen Antrag bei seinem Vorgesetzten ein, der ihn bestätigt und dann an die Personalabteilung weiterleitet, die ihn ihrerseits bestätigt und die Bestätigung an den Abteilungsleiter und den Arbeitnehmer weiterleitet. Die Software Zephir bietet sich an, diese Prozesse durch eine gemeinsame Schnittstelle für den Austausch zu optimieren. Arbeitnehmer, Vorgesetzter und Personalabteilung verfügen über das gleiche Werkzeug, um ihre Entscheidungen zu entwerfen und zu übermitteln. Die Informationen werden in Echtzeit und auf papierlosem Weg übermittelt. Eine echte Zeit- und Energieersparnis auf allen Seiten.
Erleichtern Sie wiederkehrende Aufgaben.
Auf Seiten der Personalabteilung müssen vor der Genehmigung verschiedene Punkte überprüft werden: das Kontingent an CP (Congés Payés), das genommen wurde, die CPs, die gelegt wurden und die zukünftigen CPs. Sobald der Antrag bewilligt ist, muss er auf der nächsten Gehaltsabrechnung verbucht und das Kontingent der verbleibenden CP dekrementiert werden. Dies sind alles Manipulationen, die die HR-Software automatisch vornimmt. Sie berücksichtigen auch Besonderheiten wie Fahrkarten oder Essensgutscheine. Eine effiziente Methode, um das Risiko des Vergessens zu verringern und gleichzeitig Zeit zu sparen. 🤩
Achten Sie auf die Einhaltung des rechtlichen Rahmens.
Die Weiterentwicklungen
Eine spezialisierte Softwarelösung kann als Leitplanke für rechtliche Verpflichtungen dienen. Ihr Unternehmen muss sicherstellen, dass es zum einen das Arbeitsrecht und zum anderen den Tarifvertrag der Branche einhält. Das Tool hilft dabei, die anzuwendenden Regelungen zu identifizieren. Dies gilt umso mehr, als sich diese Rahmenbedingungen ändern können, wie z. B. das seit Anfang des Jahres obligatorische Strafkonto oder das CPF (Compte Personnel de Formation), das kürzlich an die Stelle des DIF (Droit Individuel à la Formation) getreten ist.
Die Vorteile von SaaS
Um sicherzustellen, dass Sie mit diesen Änderungen Schritt halten, haben SaaS-Tools den Vorteil, dass sie sich aus der Ferne und kontinuierlich aktualisieren. Bei einer Full-Web-Version ist der Herausgeber in der Lage, das Tool weiterzuentwickeln, ohne in Ihrem Unternehmen für ein Update vor Ort eingreifen zu müssen. Diese einfache Implementierung zur Aktualisierung des Tools ist ein echter Pluspunkt für Ihre internen Verfahren.
Das HRIS, um die Mitarbeiter besser zu betreuen
Personalisierung der Betreuung
Alle Ereignisse im Berufsleben des Mitarbeiters werden im Tool festgehalten:
- Karriereentwicklung: Planung und Verfolgung von durchgeführten, beantragten oder laufenden Fortbildungen, Jahresgesprächen und deren Protokollen ;
- die Komponente der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ( GPEC ): Einstellungen, Probezeiten, Abschlüsse ;
- der soziale Teil, der den Gesundheitsaspekt umfasst: Einladungen der Arbeitsmedizin, Arztbesuche.
Die Informationen teilen
Diese Datenarchivierung ist für die Personalabteilung nützlich, aber es ist interessant, sie auch den Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. So kann die Personalabteilung im Hinblick auf die Vorbereitung eines Jahresgesprächs die Protokolle früherer Gespräche sowohl dem Vorgesetzten als auch dem betroffenen Mitarbeiter zugänglich machen. Auch aus organisatorischer Sicht erleichtert das Tool die Planung, indem es den Beteiligten vor dem vereinbarten Termin Erinnerungen zusendet.
Dialog mit den Arbeitnehmern
Das HRIS-Modul kann, wenn es in das globale ERP des Unternehmens integriert ist, in Form eines IT-Portals materialisiert werden. Jeder Mitarbeiter, der auf sein Arbeitsmittel zugreift, kommt so über eine Homepage. Und das Unternehmen kann diesen Bereich nutzen, um Informationen an seine Mitarbeiter weiterzugeben. Wenn die Ferienzeit näher rückt und das Unternehmen beispielsweise im August geschlossen wird, kann das Portal dazu dienen, jeden daran zu erinnern. Eine einfache und effektive Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder die Informationen erhalten hat.
Das HRIS als strategisches Instrument
Steuern Sie Ihre Projekte besser.
Das HRIS optimiert Ihr Projektmanagement. Ein Urlaubsantrag, der beispielsweise auf Syrhalogic validiert wurde, kann direkt im gemeinsamen Terminkalender des zugehörigen Projektteams erscheinen. Die Mitarbeiter erhalten so frühzeitig die Information, um sich entsprechend zu organisieren. Der Projektleiter wiederum hat einen besseren Überblick über die ihm zugewiesenen Ressourcen. ERP-Lösungen wie IOvision bieten Dashboards, mit denen Sie den Zeitaufwand für ein Team, ein Profitcenter oder das gesamte Unternehmen nachverfolgen können.
Bereichern Sie Ihre Analyse
Das HRIS geht bei der Analyse noch einen Schritt weiter. Filter nach Dienstalter, Alter, Geschlecht, Vertrag, hierarchischer Position oder Gehaltskoeffizient sind nützliche Metriken für die Umsetzung der auf das Personalwesen angewandten Unternehmensstrategie.
Wählen Sie Ihr Tool aus
Für die Verwaltung Ihrer Personalressourcen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Dedizierte HRIS, das sind spezielle Anwendungen, die alle Funktionen der Personalverwaltung und des Personalmanagements abdecken.
- HR-Module, die Sie über Ihr ERP-System einrichten können; die meisten ERP-Systeme bieten solche Module an. Entweder ist das Modul bereits vollständig in die ERP-Lösung integriert, wie z. B. bei IOvision. Oder es ist eigenständig als eine Art ergänzende Erweiterung, wie Syrhalogic: HR-Modul des ERP-Systems Fitnet Manager.
In Kürze
Ein Unternehmen, auch ein kleines, hat schnell viele HR-Aspekte zu verwalten. Ein leistungsfähiges Informationssystem ist unerlässlich, und seine Interoperabilität mit dem globalen ERP-System des Unternehmens ist ein Schlüsselelement für den reibungslosen Ablauf der internen Prozesse.
Artikel übersetzt aus dem Französischen