Führen Sie Ihr einheitliches Personalregister vorschriftsmäßig (+Vorlage)
Was ist das einheitliche Personalregister und wozu dient es?
Als eines der Dokumente, die für das Personalmanagement, genauer gesagt für die Personalverwaltung, erforderlich sind, enthält es eine Reihe von Pflichtangaben und einzuhaltenden Regeln.
Wie ist es zu führen und welche Verpflichtungen hat das Unternehmen? Die Antworten ⤵️
Was ist das einheitliche Personalregister?
Einheitliches Personalregister: Definition und Inhalt
Das einheitliche Personalregister ist ein Dokument, in dem ab der Einstellung des ersten Arbeitnehmers oder der Ankunft eines Praktikanten in einem Unternehmen die folgenden Pflichtangaben für jeden von ihnen zusammengefasst werden .
🎫 Die Identifizierung der beschäftigten Person.
- Name, Vorname
- Geburtsdatum
- Sozialversicherungsnummer
- Geschlecht
- Nationalität
💼 Informationen über die Laufbahn im Unternehmen
- Beschäftigung (Titel der Stelle)
- Klassifizierung (Angestellter/Führungskraft)
- Datum des Eintritts in das Unternehmen
- Datum des Ausscheidens aus dem Unternehmen
📄. Die Art des Vertrags
Je nach Vertrag sind bestimmte Angaben und Anhänge vorgeschrieben:
- den Vermerk " befristeter Vertrag " oder " unbefristeter Vertrag " (in diesem Fall sind Sie nicht mehr verpflichtet, das BIAF auszufüllen),
- den Vermerk " befristet beschäftigter Arbeitnehmer" sowie den Namen und die Anschrift des Zeitarbeitsunternehmens,
- den Vermerk " zur Verfügung gestellt " sowie den Namen und die Anschrift des Arbeitgeberverbands,
- ggf.die Angabe " Teilzeitbeschäftigter ",
- den Vermerk " Lehrling " oder " Professionalisierungsvertrag ",
- die Einstellungs- oder Entlassungsgenehmigung, falls erforderlich.
🤓Bei ausländischen Arbeitnehmern ist eine Spalte für die Angabe des als Arbeitsgenehmigung geltenden Titels, z. B. der Entsendungserklärung (erwähnt in den Artikeln R. 1263-3, R. 1263-4 und R. 1263-6 des Arbeitsgesetzbuchs), vorgesehen.
Es ist notwendig:
- die Art und die laufende Nummer des Titels anzugeben,
- eine Kopie des Titels als Anlage beizufügen.
☝️ Bei aufeinanderfolgenden Verträgen wird jedes Mal eine Zeile mit einem neuen Anfangs- und Enddatum hinzugefügt.
Die Angaben zu den Praktikanten .
Sie werden in einem eigenen Teil eingetragen, mit :
- Name, Vorname des Praktikanten,
- Datum des Beginns des Praktikums (oder der Ausbildung in beruflicher Umgebung),
- Datum des Endes des Praktikums,
- Identifizierung des Tutors,
- Ort des Praktikums.
All diese Elemente sind für die DPAE unerlässlich!
Zweck des Registers und betroffene Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter werden in das Verzeichnis aufgenommen, auch :
- Freiwillige im Rahmen des Zivildienstes in dem für Praktikanten vorgesehenen Teil,
- Beschäftigte, die an Telearbeit teilnehmen.
Sein Ziel ist es laut dem Ministerium für Arbeit, Beschäftigung und Eingliederung, eine Transparenz der Arbeitsplätze in jeder Niederlassung des Unternehmens zu gewährleisten.
Wer kann das einheitliche Personalregister einsehen?
Das Register wird zur Einsichtnahme bereitgehalten:
- Dem ASR, der die Belegschaft vertritt und im Übrigen bei der Umstellung des Registers von Papierformat auf Computerformat konsultiert wird. Der Arbeitgeber muss die aus dieser Einsichtnahme resultierende Stellungnahme auf Verlangen der Verwaltung vorlegen können ;
- Kontrolleure , die für die Anwendungsorgen sollen :
- des Arbeitsgesetzes (insbesondere die Arbeitsinspektion),
- des Sozialversicherungsgesetzbuches.
Pflichten des Unternehmens und Sanktionen
Im Arbeitsgesetzbuch wird das einheitliche Personalregister in Unterabschnitt 2: Einheitliches Personalregistergerahmt .(Artikel L1221-13 bis L1221-15-1).
📌Es gehört zu den Pflichtdokumenten, die ein Arbeitgeber führen muss, zusammen mit :
- den Registern über die Arbeitsbedingungen,
- das Register des Sozial- und Wirtschaftsausschusses (CSE),
- das einheitliche Dokument zur Bewertung der Berufsrisiken.
Alle Unternehmen sind betroffen, außer :
- Vereine, die auf den Scheck "chèque emploi associatif" zurückgreifen,
- die privaten Arbeitgeber.
🕵️♂️ Im Falle einer Kontrolle durch die Arbeitsaufsichtsbehörde, wenn einer dieser Sachverhalte nachgewiesen wird:
- die fehlende Führung des Registers,
- die fehlende Aktualisierung,
- fehlerhafte Angaben,
- das Vergessen von Pflichtangaben,
riskiert das Unternehmen eine Geldstrafe von bis zu 3 750 € (juristische Person) bzw. 750 € (natürliche Person) pro betroffenem Arbeitnehmer.
📍 Das Unternehmen muss außerdem :
- die Daten nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers oder Praktikanten fünf Jahre lang aufbewahren;
- ein Register pro Betriebführen ,
- die Mitarbeiter in der chronologischen Reihenfolge ihrer Einstellung eintragen.
Wie ist ein einheitliches Personalregister zu führen?
Für die Führung des einheitlichen Personalregistersist dem Arbeitgeber keine Form vorgeschrieben . So kann es in Papierform oder in digitaler Form (Excel, Word) usw. vorliegen.
Die Eintragungen müssen jedoch unauslöschlichsein und die digitalen Formate müssen die gleichen Kontrollgarantien bieten wie die Papierform.
Beispielsweise ist es im Falle von Korrekturen zwingend erforderlich, die berichtigenden Eintragungen neben den ursprünglichen Eintragungen anzubringen, ohne diese zu löschen.
Einheitliches Personalregister: Beispiel für das Papierformat
☝️ Die Entmaterialisierung des einheitlichen Personalregisters ist von der Anmeldung bei der CNIL befreit , wenn sie die von der Organisationfestgelegten Bedingungen erfüllt (auf die obligatorischen Angaben beschränkte Informationen und Einhaltung der maximalen Aufbewahrungsdauer).
Vorlage für ein einheitliches Personalregister zum Herunterladen
Zur besseren Veranschaulichung dieses Artikels finden Sie hier eine xls-Vorlage für ein einheitliches Personalregister, die kostenlos ist und als PDF-Datei exportiert werden kann.
Unser Tipp: Wenn Sie wertvolle Zeit sparen und Fehler oder Versäumnisse vermeiden wollen, sollten Sie sich für eine HR-Software entscheiden, die ein digitales einheitliches Personalregisteranbietet . Unser Verzeichnis ist voll von Lösungen, die für alle Unternehmen geeignet sind. 😉.