Die drei großen Herausforderungen der Telearbeit und ihre Lösungen
Herausforderung Nr. 1: Die Zusammenarbeit mit Kollegen managen.
Für Unternehmen jeder Größe und alle Berufsgruppen wird die Organisation und Koordination rund um gemeinsame Projekte während der Pandemiezeit auf eine harte Probe gestellt.
Die Teamarbeit wurde völlig neu konfiguriert, insbesondere durch die beschleunigte Digitalisierung von Arbeitsmitteln und -prozessen, ganz zu schweigen von den menschlichen Beziehungen auf Augenhöhe, die selbst stark beeinträchtigt sind.
Die Gewährleistung einer guten Zusammenarbeit zwischen Kollegen am Telearbeitsplatz ist in diesem neuen Arbeitsumfeld eine echte Herausforderung! Das Funktionieren eines Arbeitsteams, noch dazu eines kleinen, beruht auf wenigen Personen, deren direkte Kommunikation untereinander für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Trotz der räumlichen Distanz muss das Arbeitsteam zusammenhalten.
Es gibt heute viele Lösungen, um einen neuen virtuellen "open space" zu schaffen: gemeinsame Plattformen für das Projektmanagement, die einfach zu bedienen sind (nicht jeder Mitarbeiter wird in ein paar Monaten in einem geschlossenen Raum zum Geek). Bei vcita haben wir diese neuen kollaborativen Bedürfnisse im Hinblick auf das Management kleiner Strukturen schon lange vor der Explosion der COVID-19-Bombe wahrgenommen.
So haben wir vor einigen Jahren auf unserer Plattform für Unternehmensmanagement eine gemeinsame Übersicht erstellt, die alle Mitarbeiter des Unternehmens automatisch aktualisieren können. Diese Übersicht beinhaltet alle hinzugefügten Kundeninformationen (CRM, Kundenkarten) und sind für das gesamte Team in Echtzeit sichtbar : ideal, um alle auf einer Linie zu halten und an der gemeinsamen Dynamik des Unternehmens teilzuhaben! Sie listet die Kundentermine des Tages, der Woche oder des Monats auf und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Planung genau zu kennen.
Die richtigen Werkzeuge anzunehmen, um Synergien zu gewährleisten, ist ebenfalls entscheidend, um den Kunden qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern und Fehler aufgrund von Informationsverschiebungen zwischen Kollegen zu vermeiden.
Die Teilnahme an gemeinsamen Online-Schulungen von Kollegen über Webinare kann Mitarbeitern und Führungskräften ebenfalls viele "Tips" geben und das Team durch gemeinsam verbrachte berufliche Momente zusammenschweißen, wie es im Büro der Fall gewesen wäre.
Schließlich bedeutet physische Distanzierung nicht zwangsläufig Isolation: Sie und Ihr Team verdienen mindestens einen geselligen Moment pro Monat, auch wenn er nur kurz ist und die Arbeit nie zur Sprache kommt. Es gibt zahlreiche Formate, um diesen Moment des Austauschs und der Geselligkeit zu schaffen.
Herausforderung Nr. 2: Zugang zu Informationen und Werkzeugen sicherstellen
Über eine effiziente Kollaborationslösung zu verfügen ist nicht die einzige Voraussetzung, um in diesem neuen beruflichen Umfeld weiterhin unter den besten Bedingungen arbeiten zu können. Es ist selbstverständlich, dass wir im Laufe unseres Arbeitstages eine Vielzahl von Softwareprogrammen verwenden. Es ist schwierig, alle Informationen aus diesen verschiedenen Tools zusammenzuführen, ohne das Risiko einzugehen, dass Daten verstreut werden oder verloren gehen. Glücklicherweise gibt es heute ein Zauberwort, mit dem sich dieses Risiko erheblich reduzieren lässt: Integration!
Ein Beispiel: Sie arbeiten gemeinsam an einem neuen Projekt? Das ist nicht einfach, wenn man physisch weit von seinen Kollegen entfernt ist. Hier kommt das Konzept der Integration ins Spiel: Es geht darum, durch ein einfaches Manöver andere Arbeitsmittel, die täglich im Unternehmen verwendet werden, in Ihrer gemeinsamen Verwaltungsplattform zu vereinen. Das Erreichen dieser Zusammenstellungen hat mehrere Ziele, aber das wichtigste bleibt das Zusammenführen von Daten, die auf verschiedenen Arbeitsmitteln gesammelt wurden, und die Vermeidung von vergessenen Synchronisierungen. Wir wissen heute, wie wichtig eine gute Datenverwaltung für das Wachstum kleiner Unternehmen ist... Die Integration ermöglicht es Ihnen, in Verbindung zu bleiben und über die Aktionen Ihrer verschiedenen Softwareprogramme, die Sie für Ihr Geschäft benötigen , informiert zu werden. Und damit auch Ihre Zusammenarbeit unter Kollegen ankurbeln!
Die vcita-Plattform kann über 3.000 Anwendungen mit ihrer Plattform verbinden! Zu den am häufigsten verwendeten gehören: Gmail, Google Calendar, Mail Chimp, Active Campaign, Squarespace, Zoho CRM, Shopify, Microsoft Outlook, Zoom, Survey Monkey, Dropbox, Paypal, Monday.com, Wix Automations, Formstack.
Herausforderung Nr. 3: Die Arbeitszeit zu Hause gut einteilen.
Eine der wichtigsten Herausforderungen in dieser Zeit der Gesundheitskrise ist es, ein neues berufliches Gleichgewicht zu finden, indem man von zu Hause aus arbeitet. Das ist nicht immer einfach, wenn kein physischer Übergang zwischen Wohnung und Arbeitsplatz stattfindet. Der Übergang zwischen diesen beiden "Welten" kann dann schwierig zu bewerkstelligen sein.
In den letzten Monaten berichteten die Medien über zahlreiche Fälle, in denen Angestellte und Führungskräfte es nicht schafften, nach dem Arbeitstag abzuschalten oder ihren Tag rationell zu gestalten. Es geht darum, ein Gleichgewicht zu wahren und sich nicht von den anstehenden Aufgaben überrollen zu lassen. Wie sieht die Lösung aus? Automatisieren Sie bestimmte Verwaltungsaufgaben, um Zeit zu sparen und Ihre mentale Belastung zu verringern!
Viele zeitraubende Verwaltungsaufgaben können heute automatisiert werden. Eine erhebliche Zeitersparnis an einem Arbeitstag. Hier sind einige Beispiele für Tätigkeiten, die von einer einzigen Verwaltungsplattform aus automatisiert werden können und die Sie Ihre Excel-Tabelle vergessen lassen werden :
- die Online-Terminvereinbarung direkt von den Kunden über ein spezielles Kundenportal,
- die Rechnungsstellung,
- und automatische Erinnerungen vor Kundenterminen (die No-Shows reduzieren).
Mit dieser gewonnenen Zeit können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und entscheiden, was Sie mit der neuen Freizeit machen wollen: mehr Kundentermine wahrnehmen, Ihre Fähigkeiten ausbauen oder sich Zeit für sich selbst nehmen.
Um die neuen Herausforderungen der Telearbeit zu meistern, lassen Sie der Technologie ihren Lauf und integrieren Sie die Leichtigkeit in Ihren neuen Berufsalltag!
Dieser Artikel wird gesponsert. Die Expertenbeiträge sind von der Appvizer-Redaktion unabhängige Autoren. Ihre Aussagen und Positionen sind persönlich. Dieser Artikel wurde aus dem Englischen ins Französische übersetzt.
Artikel übersetzt aus dem Französischen