Aufbau eines effektiven Kompetenzund Berufsreferenzsystems in nur sechs Schritten

Ein Kompetenzrahmen ist eine Liste von Kompetenzen, die in Übereinstimmung mit den strategischen Problemen einer Organisation erstellt wird. Es handelt sich hierbei nicht um einen Lern- oder Lehrprozess in der Schule, bei dem ein Lehrer als Berater eines Schülers fungiert, sondern um die Erstellung eines unumgänglichen HR-Tools, das als Informationsquelle zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt.

Als Personalverantwortlicher oder Manager verfügen Sie über dieses Mittel, um die Karriere, die Talente und die strategischen Kompetenzen Ihres Unternehmens oder Ihres Teams zu verwalten, um Ihre Leistungsziele zu erreichen.

Was genau ist der Zweck eines Kompetenzrahmens? Und wie baut man es auf? Dieser Artikel leitet Sie bei der Erstellung an, damit diese Unterstützung zu einer optimalen Verwaltung Ihres Humankapitals beiträgt.

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Was ist ein Kompetenzrahmen?

Definition des Kompetenzrahmens

Der Kompetenzkatalog ist eine umfassende und beschreibende Liste der für ein Unternehmen erforderlichen Kompetenzen. In Form einer Tabelle werden alle Kompetenzen, die für die Ausübung jedes Berufs in einer Organisation erforderlich sind, zusammen mit dem Grad der erwarteten Beherrschung aufgeführt.

Es wird auch als Referenzsystem für Berufe und Kompetenzen bezeichnet und ist eine gemeinsame Grundlage für alle Mitglieder einer Organisation. Mit den von allen geteilten Sprachelementen bietet es Orientierung in einem anspruchsvollen und sich ständig verändernden beruflichen Umfeld und harmonisiert die Personal- und Managementpraktiken.

Dieses Instrument bietet einen umfassenden und detaillierten Überblick über die erforderlichen Kompetenzen auf der Ebene :

• eines Berufes oder einer Berufsfamilie,
• einer Funktion,
• einer Abteilung usw.

Es ermöglicht, alle Herausforderungen in Bezug auf Wissen, persönliche Qualitäten und Know-how zu erfassen, die erforderlich sind, um sich bei der Ausübung seiner Aufgaben auszuzeichnen und den strategischen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Kompetenzraster: ein Beispiel

Um ein Beispiel zu nennen, folgt hier ein Auszug aus einem Kompetenzrahmen für einen operativen Manager :

Unterscheidung zwischen Kompetenzreferenzsystem und Kompetenzkartierung

Obwohl diese beiden Begriffe nahe beieinander liegen, unterscheiden sich das Kompetenzreferenzsystem und die Kompetenzkartierung . Denn das Repository unterscheidet sich von der Kartografie, die eine starre Fotografie der Gesamtheit der Kompetenzen ist, über die die Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügen.

Diese visuelle und entwicklungsfähige Darstellung kann auf der Grundlage eines Fach- und Kompetenzrepositoriums erstellt werden und muss auf dem neuesten Stand gehalten werden. Diese beiden Instrumente sind keinesfalls gleichwertig, sondern ergänzen sich vielmehr.

Warum sollte man einen Kompetenzrahmen aufbauen?

Wann sollte man ein Kompetenzprofil verwenden?

Dieses Dokument wird in der Regel als Vorstufe zur Einleitung einer Maßnahme zur Beschäftigungs- und Kompetenzplanung( GPEC ) verwendet. In diesem Rahmen ist es ein Schlüsselmedium für :

• die Kompetenzen zu erfassen und zu identifizieren, die für den erfolgreichen Betrieb eines Berufs, einer Abteilung oder eines Unternehmens erforderlich sind ;
• die Abweichungen zwischen den geforderten und den von den Mitarbeitern tatsächlich beherrschten Kompetenzen zu bewerten.

Dieses Instrument des Kompetenzmanagements kann als Grundlage für die Erstellung eines Aktionsplans zur Steuerung der Humanressourcen einer Organisation dienen, aber auch als operativer Leitfaden für Manager, die ein Team betreuen.

Was sind die verschiedenen Ziele eines Kompetenzrahmens?

Das Hauptziel des Kompetenzrahmens besteht darin, die erforderlichen Kompetenzen mit den Kompetenzen der Mitarbeiter abzugleichen, um sie sowohl kurzfristig als auch langfristig an die Bedürfnisse der Gesamtstrategie des Unternehmens anzupassen.

Unter seinen verschiedenen Verwendungszwecken dient der Referenzrahmen dazu, :

• einen Ausbildungsplan aufzustellen, um die Lücken zwischen den verfügbaren und den für den Erfolg erforderlichen Kompetenzen zu schließen ;
• den Bedarf an beruflicher Bildung zu antizipieren ;
• Stellenbeschreibungen zu verfassen ;
• Talentmanagement und Personalfluktuation, um die Fluktuation zu begrenzen ;
• Möglichkeiten der internen Mobilität und Beförderungen verwalten ;
• eine Vergütung berechnen ;
• den Fortschritt von Mitarbeitern bescheinigen, ihre Beherrschung von Schlüsselkompetenzen für den Erfolg bei ihren Aufgaben im Rahmen des Jahresgesprächs bestätigen; usw.

💡 Wenn Sie vom Jahresgespräch sprechen, bedenken Sie, dass es sich dabei um eine wichtige Übung für die Personalabteilung handelt, denn es ermöglicht Folgendes Schlüsselkompetenzen zu identifizieren, zu bewerten und zu entwickeln, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Erfahren Sie in diesem Video in nur wenigen Minuten, warum Sie einen Kompetenzkatalog erstellen sollten:

Wie baut man ein Kompetenzrepositorium auf?

Schritt 1: Setzen Sie sich ein Ziel.

Wie beim Start eines jeden Projekts müssen Sie zunächst Ihre Erwartungen an die Erstellung eines Kompetenzrahmens festlegen:

• Für welche Zwecke soll das Dokument verwendet werden?
• Wie sollen die Ergebnisse genutzt werden?
• Welche Personen werden das Referenzsystem nutzen und wie?

Dieser erste Schritt gibt dem Verfahren einen Rahmen und ermöglicht die Erstellung eines nützlichen Dokuments, das Ihren Erwartungen entspricht und letztlich nutzbar ist, da sein Inhalt für alle seine Nutzer relevant ist.

Schritt 2: Definieren Sie einen Umfang.

Die zu Beginn gestellten Fragen dienen Ihnen auch als Leitfaden, um den Umfang Ihres Referenzsystems abzugrenzen und zu wissen, auf welcher Ebene Sie arbeiten werden:

• die einer Stelle,
• auf der Ebene einer Abteilung,
• auf der Ebene eines Standorts,
• die eines Unternehmens, wenn es sich um eine kleine Organisation handelt?

Das hängt von der Nutzung ab, die Sie in Ihren Zielen festgelegt haben. Denken Sie daran, dass der Ansatz realistisch und relativ zielgerichtet bleiben muss, damit er nicht mühsam oder zu komplex in der Umsetzung wird.

Schritt 3: Beziehen Sie die Betroffenen mit ein.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Prozess im Projektmodus durchzuführen, müssen Sie ein Team oder eine Arbeitsgruppe zusammenstellen, die sich mit der Durchführung des Projekts befasst.

Diesem Team können Mitarbeiter aus dem Personalbereich angehören, aber auch Manager oder jede andere kompetente Person, die in das operative Geschäft eingebunden ist. So können Sie konkretes und präzises Feedback zu den betrachteten Aufgaben und Positionen einholen.

Schritt 4: Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Kompetenzen.

Gehen Sie dann zur Auflistung der Kompetenzen über, die Sie nach Tätigkeit oder Bereich gruppieren können (organisatorische, zwischenmenschliche, Management- oder technische Kompetenzen usw.). Sie können sie auch kategorisieren , indem Sie sie in folgende Kategorien einteilen:

• Kenntnisse: theoretisches Wissen ;
• Know-how: operative Praktiken in einem bestimmten Bereich oder Beruf sowie das erwartete Niveau der Beherrschung und Erfahrung ;
• Soft Skills: persönliche und zwischenmenschliche Qualitäten, Beziehungs- und Verhaltensfähigkeiten.

Damit Ihr Kompetenzverzeichnis möglichst repräsentativ ist, strukturieren Sie es auf eine für Ihre Organisation logische Weise und seien Sie streng und klar in Bezug auf das verwendete Vokabular.

Schritt 5: Stellen Sie die Kompetenzen in eine Rangfolge.

Verwenden Sie Lehren oder eine Darstellung in Stufen, um den Grad der Beherrschung anzugeben, der für jede erfasste Kompetenz erforderlich ist.

Diese Niveaus sollten im Vorfeld diskutiert und validiert werden, damit sie als Referenz für den Aufbau solider Bewertungsindikatoren dienen können und dann in der Lage sind, ihre Erreichung zu messen.

Schritt 6: Formatieren Sie das Dokument.

Sobald diese Elemente im Team gesammelt und festgelegt wurden, kann der Referenzrahmen in einer Tabelle formalisiert werden, in der Folgendes aufgelistet wird:

• die Gesamtheit der Kompetenzen,
• die Erwartungen für jeden Grad der Beherrschung,
• und die Niveauanforderungen für jede einzelne.

Nach der Formatierung kann das Dokument zur Validierung vorgelegt werden.

💡 Damit dieses Dokument sinnvoll genutzt wird, achten Sie darauf, es mit allen Beteiligten zu teilen und mitzuteilen, wie man gegebenenfalls darauf zugreifen kann.

Es kann sich in einem gemeinsam genutzten Dokument oder einem kollaborativen Tool befinden, auf das jeder jederzeit zugreifen kann.

Weitere Hauptaufgaben sind aufgelistet, z. B. "Die Kompetenzen des Teams entwickeln und dauerhaft sichern" oder "Veränderungen begleiten", und jede dieser Kompetenzen ist in vier Stufen gestaffelt:

• Anfänger,
• meisterhaft,
• fortgeschritten,
• Experte.

Bonus-Schritt: Verwenden Sie ein Tool für die Erstellung eines Referenzsystems.

Das Kompetenzrepository kann insbesondere direkt in einer HRIS- oder LMS-Software (Learning Management System) aufgebaut werden. Seine Pflege ist dann flexibler und weniger zeitaufwendig als die einer Excel-Datei.

Diese Agilität ist in einem Kontext, in dem sich die Berufe schnell entwickeln und sich an das Wachstum einer Organisation anpassen müssen, sehr willkommen.

Auf dem Markt sind zahlreiche Tools erhältlich, die Sie dabei unterstützen. ⚒️

360Learning

360Learning transformiert das Kompetenzmanagement und hilft Ihnen, Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und durch kollaboratives Lernen die Lücken in Ihren Teams zu schließen. Wie können Sie das tun? Das Tool automatisiert verschiedene Prozesse:

• Es erstellt Listen der im Unternehmen benötigten Kompetenzen, um die erforderlichen Lernwege vorzubereiten,
• es erstellt Bewertungsraster,
• und bewertet die Kritikalität der Kompetenzen für jeden Bereich.

Die KI-Unterstützung reduziert den manuellen Aufwand, sodass Sie sich auf Innovation und die strategische Talententwicklung konzentrieren können. Gleichzeitig bereitet die Optimierung des Kompetenzaufbaus die Teams auf zukünftige Anforderungen vor.

Factorial

Factorial glänzt durch seinen Funktionsreichtum und seine Benutzerfreundlichkeit. Dieses umfassende und innovative HRIS bietet ein Repository für Kompetenzen und Berufe, das für die Erstellung und Verwaltung einer umfassenden und personalisierten Datenbank in Ihrem Unternehmen nützlich ist.

• Verknüpfen Sie diese Kompetenzen und Berufe ganz einfach mit den verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens, um eine genaue Kartografie der Kompetenzen und des Schulungsbedarfs zu erstellen.
• Wenn ein Mitarbeiter für diesen Beruf eingestellt wird, muss der Administrator diesem Mitarbeiter nur noch die spezifischen Kompetenzen zuweisen.

[FAQ] Kompetenzrahmen: Wir beantworten Ihre Fragen!

Welche 4 Arten von Kompetenzen gibt es?

Kompetenzen können in 4 große Kategorien eingeteilt werden:

• verhaltensbezogen,
• kognitiv,
• technische,
• branchenspezifisch.

Die verhaltensbezogenen Kompetenzen

Diese Kompetenzen, die auch als "savoir-être" bezeichnet werden, beziehen sich auf alle persönlichen und zwischenmenschlichen Eigenschaften, die es Ihnen ermöglichen, sich an verschiedene Situationen anzupassen.

👉Zum Beispiel: sich klar ausdrücken können, im Team arbeiten, Stress bewältigen usw.

Die kognitiven Fähigkeiten

Sie beziehen sich auf die intellektuellen Fähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, zu argumentieren, zu analysieren und zu lernen.

👉Zum Beispiel: Probleme lösen, Entscheidungen treffen, Informationen objektiv analysieren usw.

Die technischen Fertigkeiten

Diese Kompetenzen beziehen sich auf Ihr spezifisches Wissen und Können in einem bestimmten Beruf.

👉Beispielsweise: Bei einem Beruf in der IT-Branche geht es um die Beherrschung von Bürosoftware, das Surfen im Internet, die Datenanalyse usw.

Die branchenspezifischen Kompetenzen.

Diese beziehen sich auf alle Ihre branchenspezifischen Kenntnisse und Fähigkeiten.

👉Zum Beispiel: in einem bestimmten Sektor die Herausforderungen und Trends, Normen und Vorschriften usw. kennen.

Wo finde ich einen Kompetenzrahmen?

Es gibt zahlreiche Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, einen Kompetenzrahmen zu finden, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Um Ihnen zu helfen, sind hier einige Möglichkeiten aufgeführt:

• Online-Ressourcen bieten eine Fülle von Informationen. Eine Vielzahl von Websites bietet Ihnen detaillierte Informationen zu den verschiedenen Berufen und den erforderlichen Kompetenzen.
• Personalvermittlungs- und Ausbildungsorganisationen. Sehr oft verwenden sie Kompetenzkataloge. Zögern Sie nicht, sie zu kontaktieren, damit sie diese mit Ihnen teilen.

👉Die offizielle Website des Staates beispielsweise stellt Ihnen eine Vielzahl von Informationen über Berufe sowie die erforderlichen Kompetenzen zur Verfügung.

Wie kann man die Wirksamkeit eines Kompetenzrahmens messen, wenn er einmal eingeführt wurde?

Um die Wirksamkeit Ihres Kompetenzrahmens zu bewerten, können Sie mehrere Indikatoren verfolgen:

• Die Auswirkungen auf die Leistung der Mitarbeiter, die Entwicklung der Produktivität und die Qualität ihrer Dienstleistungen.
• Der Grad der Nutzung des Referenzrahmens, die Anzahl der Mitarbeiter, die sich darauf beziehen, die Anzahl der Schulungen, die auf der Grundlage dieses Referenzrahmens durchgeführt wurden.
• Der Grad der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit der Relevanz und Nützlichkeit Ihres Kompetenzrahmens.
• Die Auswirkungen dieses Referenzrahmens auf die berufliche Entwicklung innerhalb Ihres Unternehmens, die Anzahl der Beförderungen, der Stellenwechsel usw.

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Das unverzichtbare HR-Tool für das Kompetenzmanagement.

Der Kompetenzrahmen wurde zunächst für einen vorwiegend operativen Bedarf konzipiert, wird aber auf globalere HR-Praktiken ausgeweitet. Es ermöglicht die Entwicklung einer gemeinsamen Vision der Kompetenzen, die für den Erfolg einer Funktion, eines Berufs oder eines Unternehmens erforderlich sind, indem es gemeinsame und für alle verständliche Anforderungen und Herausforderungen festlegt.

Es erleichtert und strukturiert das Kompetenzmanagement auf allen Ebenen und wird zum Erfolgswerkzeug, wenn sein eigentliches Ziel erreicht ist: die Verbindung zwischen der im Unternehmen vorhandenen Kompetenzbasis und seiner Gesamtstrategie herzustellen.

Haben Sie in Ihrer Organisation einen Kompetenzrahmen eingeführt? Wofür verwenden Sie es hauptsächlich?