Warum ist Compliance in der Personalabteilung für die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung?
In allen Organisationen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung (HR) die Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften. Dieser HR-Begriff bezieht sich auf die Durchsetzung der gesetzlichen Regeln und Vorschriften, die die Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern regeln. Diese Gesetze können von nationalen, regionalen oder lokalen gesetzgebenden Körperschaften erlassen werden und gewährleisten die Gleichheit am Arbeitsplatz und den Schutz der Arbeitnehmerrechte. Vom Verbot der Kinderarbeit über die Festlegung eines Mindestlohns bis hin zur Erlaubnis für Arbeitnehmer, sich gewerkschaftlich zu organisieren, hat das Arbeitsrecht erheblich dazu beigetragen, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für Arbeitnehmer zu verbessern.
Aus der Sicht des Arbeitgebers fungieren Compliance-Beauftragte als Vermittler, die Organisationen kontinuierlich dazu ermutigen, die Erwartungen ihrer Beschäftigten mit dem geltenden Recht in Einklang zu bringen.
Sicht eines Analysten auf die Einhaltung von Vorschriften im Personalwesen.
Compliance-Regeln gelten für eine Vielzahl von Verhaltensweisen von Unternehmen und Mitarbeitern. Organisationen unterliegen Gesetzen und Vorschriften, die verschiedene Bereiche regeln, z. B. Geschäftspraktiken, Rechnungslegungsstandards, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Umweltstandards, Chancengleichheit, sexuelle Belästigung, Arbeitsbeziehungen und Vertraulichkeit.
Sehr häufig kann die Einhaltung der Vorschriften aufgrund der mit der Einhaltung verbundenen Verwaltungskosten als Hindernis für die Wachstumsbemühungen oder als negative Auswirkung auf die gesetzten Ziele empfunden werden. Letztendlich werden Compliance-Maßnahmen als bürokratische Belastung und als leistungsbegrenzender Faktor angesehen. Folglich neigen Organisationen dazu, die negativen Auswirkungen der Nichteinhaltung von mitarbeiterbezogenen Compliance-Regeln zu ignorieren.
Wenn Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz ankommen, müssen sie sich sicher fühlen , weil sie wissen, dass es Gesetze gibt, die ihre Rechte in Bezug auf Lohn, Urlaub, Pausen, Gesundheit und Sicherheit sowie Chancengleichheit schützen.
Obwohl sich nicht alle Arbeitgeber an die Gesetze halten und nicht alle Arbeitnehmer wissen, an wen sie sich im Falle eines Missbrauchs wenden können, erbringen Arbeitnehmer ihre Dienste für Arbeitgeber in der Regel in der Überzeugung, dass die Arbeitswelt von relativ fairen Regeln bestimmt wird.
Was erfordert die Einhaltung der Vorschriften in der Personalabteilung?
Compliance ist der erste Schritt zur Schaffung von Standards für die Organisationsethik: eine Reihe guter Praktiken, die darauf abzielen, Arbeitnehmer gut zu behandeln. Tatsächlich scheinen einige Organisationen daran interessiert zu sein, ethische Standards für ihre Belegschaft einzuführen, um der Unzufriedenheit der Mitarbeiter entgegenzuwirken. Laut einer Gallup-Umfrage aus dem Jahr 2014 fühlen sich fast 70 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer nicht in ihren Job eingebunden.
Darüber hinaus nehmen viele von ihnen ein Ungleichgewicht zwischen dem Wert, den Unternehmen ihren Mitarbeitern beimessen, und dem Wert, den sie der Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit, der Steigerung der Gewinne und der Maximierung des Shareholder Value beimessen, wahr. Diese Art von Gefühl kann dazu führen, dass die Bedeutung und der Wert von Moral und persönlichem Wohlbefinden überlagert werden.
Als Reaktion darauf haben Konzepte wie Corporate Social Responsibility (CSR) und nachhaltige Entwicklung in der Unternehmenskultur zunehmend an Bedeutung gewonnen. Und: Compliance ist zwar die Grundlage für diese Initiativen, reicht aber allein nicht aus. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften von Bemühungen begleitet werden , die darauf abzielen , die ethischen Praktiken der Organisation anzuregen und zu verbessern.
Eine Konzentration auf die Einhaltung von Vorschriften ohne Berücksichtigung der ethischen Unterstruktur kann bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu Gefühlen wie "Was ist das Minimum, das ich einhalten muss?" führen. Dieser Ansatz überlagert ethische Erwägungen und führt nur zu geringen Ergebnissen in Bezug auf die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und der Arbeitsleistung. Beispielsweise wird es unmöglich sein, sich in einem Arbeitsumfeld persönlich leistungsfähig zu fühlen, in dem der Arbeitgeber zwar die Gesetze einhält, aber den Beitrag seiner Teams zur Erzielung von Gewinnen nicht anerkennt. Es ist unwahrscheinlich, dass sich Mitarbeiter wohl dabei fühlen, sich offen und transparent in einem Unternehmen zu äußern, das gute Leistungen belohnt, aber für gesetzeswidriges Handeln und hohe Bußgelder, die den Konzern gefährden, bekannt ist.
Damit eine Organisation das Vertrauen ihrer Mitarbeiter gewinnt, müssen die Führungskräfte auch die Bedeutung von Geschäftswerten wie Offenheit und Transparenz (aus deren ethischer Sicht) verstehen. Zu zeigen, dass diese Werte wichtig sind, führt dazu, dass sich die Mitarbeiter wohler fühlen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Engagement des Managements für Compliance und Geschäftsethik oft die Grundlage für Wachstum, Produktivität und den allgemeinen Erfolg des Unternehmens ist.
Die technologische Perspektive
Aus administrativer Sicht erfordert die Einhaltung der Vorschriften, eine große Anzahl von Dokumenten und Formularen so effizient wie möglich zu organisieren und zu klassifizieren. Unternehmen müssen diese Dokumente regelmäßig bei Regierungsbehörden einreichen, und sie müssen für HR-Compliance-Audits leicht abrufbar sein.
Um stets gesetzeskonform zu sein, müssen die Unternehmen über die zahlreichen jährlichen Änderungen informiert sein. Beispielsweise änderten im vergangenen Jahr in den USA eine Reihe von Änderungen der geltenden Gesetze den Mindestlohn, die Gesundheitsleistungen und den Familienstand einiger Arbeitnehmer. Obwohl sie gefürchtet sind, spiegeln Gesetzesänderungen den gesellschaftlichen Wandel wider. Mit diesen sozialen Veränderungen kommen erwartete oder unvorhersehbare Problematiken, die Regierungen und Entscheidungsträger zum Handeln zwingen.
Es liegt auf der Hand, dass HR-Experten auf Automatisierung zurückgreifen müssen, um diese Compliance-Herausforderungen zu bewältigen. Anbieter von Unternehmenssoftware, die in die Automatisierung von HR-Funktionen investieren, setzen in der Regel Rechtsexperten ein, um sicherzustellen, dass die Gesetze durch die Anwendung eingehalten werden. Auf diese Weise begrenzen die Anbieter das Risiko, dass ihre Kunden die Vorschriften nicht einhalten. Diese Anwendungen bieten in der Regel vordefinierte Einstellungen für Compliance-Prozesse, Tools für die Datenvalidierung und integrierte Formulare.
HR-Compliance-Anwendungen haben einen klaren Vorteil: Mitarbeiterdateien werden typischerweise mithilfe von Compliance-Daten verfasst und erfüllen Speicheranforderungen. In diesem Fall sind die sensiblen Informationen also geschützt und im Falle eines Audits oder eines Compliance-Berichts leichter zugänglich. Compliance-Anwendungen decken Bereiche wie Chancengleichheit, positive Diskriminierung, obligatorische Schulungen usw. ab. Ihre Dashboards können daher Informationen über die Vielfalt in Teams und Gleichstellungsaspekte bieten, die für Talentmanager nicht sofort sichtbar sind.
Die Sicht der Hersteller von HR-Software
Die Softwarehersteller müssen die Funktionen und Compliance-Optionen ihrer Software an die geschäftlichen Erwartungen ihrer Kunden, aber auch an die geltenden gesetzlichen Anforderungen anpassen. Wie zu erwarten, versuchen die Anbieter so weit wie möglich, die Compliance-Funktionen zu automatisieren, um Konsistenz und Effizienz im Rahmen der Integrationspraktiken zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die staatlichen Anforderungen an die Personalbeschaffung.
Ein Anbieter erklärte: "Die durch die Automatisierung ermöglichte Konsistenz erleichtert die Einstellung von Mitarbeitern, beschleunigt die Integration und kann auch den Schutz neuer Mitarbeiter vor diskriminierenden Einstellungspraktiken verstärken. Beispielsweise erlaubt ein Verfahren, das der US-Regel I-9 entspricht, dem neuen Mitarbeiter, ein Dokument seiner Wahl aus der Liste der von der Regierung als akzeptabel erachteten Unterlagen vorzulegen, und schreibt nicht vor, dass ein Standarddokument vorgelegt werden muss".
Die Anbieter stimmen tendenziell darin überein, dass automatisierte, vereinfachte und transparente Compliance-Funktionen die Moral der Mitarbeiter und auch die ihrer Vorgesetzten verbessern können. Viele betonen die Vorteile von SaaS-Tools, damit die Mitarbeiter verstehen können, dass die Vorschriften zu ihrem Besten eingehalten werden.
Artikel übersetzt aus dem Französischen