Der Leitfaden für HR-Dokumente: Weil das Gesetz nie vergisst, Sie aber schon...
In der Familie der Humanressourcen frage ich nach den HR-Dokumenten. Diese spielen eine wesentliche Rolle, die weit über die reine Verwaltungsarbeit hinausgeht. Verträge, Gehaltsabrechnungen, Sicherheitsverzeichnisse... diese Elemente spiegeln sowohl Ihre gesetzlichen Verpflichtungen als auch Ihre sozialen Verpflichtungen wider.
Und im Zeitalter der digitalen Transformation hat sich die Entmaterialisierung als unumgängliche Lösung durchgesetzt. Sie erleichtert den Zugang zu Informationen, senkt die Kosten und setzt Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert frei. Aber Vorsicht: Ein erfolgreicher digitaler Übergang setzt eine solide Strategie voraus, insbesondere um die Sicherheit der Daten und eine konforme Archivierung zu gewährleisten.
Hierfür ist die Einführung geeigneter Werkzeuge und Methoden von entscheidender Bedeutung. Sind Sie als Leiter eines kleinen Unternehmens oder als Personalverantwortlicher einer großen Organisation bereit, Ihre HR-Abläufe und -Prozesse umzugestalten? Fokus auf HR-Dokumente, Ihre Pflichten und Tipps für ein gutes Management.
Was ist ein HR-Dokument?
HR-Dokumente umfassen alle Dateien und Schriftstücke, die mit der Verwaltung der Humanressourcen in einem Unternehmen zusammenhängen. Sie ermöglichen es, das Leben der Mitarbeiter von ihrer Einstellung bis zu ihrem Ausscheiden zu verfolgen.
Diese Dokumente erfüllen mehrere wesentliche Aufgaben:
- Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Unfallverzeichnisse.
- Administrative Verwaltung: Verfolgung von Urlaub, Abwesenheiten oder geleisteten Arbeitsstunden.
- Prävention und Sicherheit: Arbeitsplatzbeschreibungen, Bescheinigungen oder Audits im Zusammenhang mit der Gesundheit am Arbeitsplatz.
[Liste] Was sind die wichtigsten Verwaltungsdokumente, die in der Personalverwaltung verwendet werden?
Wir listen hier die wichtigsten HR-Dokumente auf; ihre jeweilige Konversationsdauer wird weiter unten in diesem Artikel näher erläutert. 🤓
Der Arbeitsvertrag und die Aufbewahrungsdauer
Arbeitsverträge sind im HR-Management grundlegend und legen die Basis für die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Arbeitsverträge sind im Personalwesen von grundlegender Bedeutung und legen die Rechte und Pflichten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fest. Sie müssen mindestens fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, um Streitigkeiten vorzubeugen. Ein elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) erleichtert die sichere Speicherung und den Zugriff darauf und gewährleistet so Konformität und Effizienz für die Personalabteilung.
Gehaltsabrechnungen und Stundenzettel
Gehaltsabrechnungen und Stundenzettel sind das Rückgrat Ihres HR-Dokumentenmanagements. Sie sind entscheidend für eine ordnungsgemäße Verwaltung und die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen, spiegeln die gezahlten Gehälter wider und überprüfen die Arbeitsstunden.
Stellen Sie sicher, dass sie alle vorgeschriebenen Informationen enthalten und eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren haben.
Nutzen Sie für ihre sichere Archivierung und elektronische Übermittlung HR-Software! Vertraulichkeit und Integrität der Daten sind garantiert. 🔐
Dokumente für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Dokumente für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sind entscheidend für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Einhaltung der Vorschriften durch das Unternehmen. Zu ihnen gehören:
- Sicherheitsdatenblätter,
- Unfallverzeichnisse
- und Schulungsbescheinigungen.
Diese Dokumente beugen Risiken vor und sorgen für eine sichere Umgebung. Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicher und sorgen Sie dafür, dass im Falle eines Audits schnell gehandelt werden kann. Die Beherrschung dieser Dokumente fördert eine Sicherheitskultur und steigert Ihre betriebliche Effizienz.
Die Dokumente für die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
Die Dokumente für den Beitritt zur Krankenkasse sind für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer unerlässlich. Sie formalisieren den Beitritt zur kollektiven Gesundheitsergänzung, die eine Übernahme der von der Sozialversicherung nicht gedeckten medizinischen Kosten garantiert. 🩺
Für das Unternehmen belegen diese Dokumente die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtung, seinen Angestellten eine Krankenversicherung anzubieten. Für den Arbeitnehmer sichern sie den Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Gesundheitsversorgung und zu angemessenen Erstattungen.
Die Gutachten des Arztbesuchs
Die Gutachten der ärztlichen Untersuchung bescheinigen die Eignung des Arbeitnehmers, seinen Arbeitsplatz zu besetzen. Sie sind das Ergebnis der vom Arbeitsmediziner durchgeführten Untersuchungen, die darauf abzielen, berufsbedingten Risiken vorzubeugen und die Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten.
Für den Arbeitnehmer gewährleisten sie, dass sein Gesundheitszustand mit den Anforderungen seines Arbeitsplatzes vereinbar ist. Für den Arbeitgeber belegen sie, dass er seinen gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich der medizinischen Betreuung nachgekommen ist.
Benachrichtigungen und Disziplinarstrafen
Eine transparente Handhabung von Benachrichtigungen und Disziplinarmaßnahmen ist von entscheidender Bedeutung. Dokumentieren Sie jeden Verstoß und jede ergriffene Maßnahme genau, indem Sie die Art des Verstoßes und die Beweise detailliert aufführen. Dies sorgt für Fairness und beugt rechtlichen Auseinandersetzungen vor. HRIS-Integrationen zentralisieren und sichern diese Aufzeichnungen und stärken so die Einhaltung von Compliance-Standards. Eine sorgfältige Dokumentation unterstützt ein effektives und transparentes Personalmanagement.
Nachweise über die Zahlung der Sozialabgaben für Arbeitnehmer.
Die Nachweise über die Zahlung der Sozialabgaben belegen, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Sozialabgaben abgeführt hat. Diese Dokumente sind für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen belegen und finanzielle Sanktionen vermeiden.
Für den Arbeitnehmer stellen sie sicher, dass ihm soziale Rechte wie Rente, Krankenversicherung oder Arbeitslosigkeit zustehen.
💡 Beachten Sie: Diese Dokumente sind im Falle einer Steuerprüfung oder eines Rechtsstreits entscheidend! Sie müssen drei Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Zusammenfassungen der beruflichen Gespräche
Die Zusammenfassungen der beruflichen Gespräche fassen die Gespräche zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über seinen Werdegang, seine Kompetenzen und seine Entwicklungsperspektiven zusammen.
- Für den Arbeitnehmer bieten sie eine klare Vorstellung von seiner beruflichen Entwicklung und den Karrieremöglichkeiten.
- Für das Unternehmen ermöglichen sie es, die Entwicklung der Kompetenzen zu verfolgen und den Fortbildungsbedarf zu antizipieren. Diese Dokumente belegen, dass die Verpflichtungen im Bereich der Laufbahnplanung eingehalten werden.
Reiseverfolgungsdaten der Mitarbeiter
Die Reisedaten erfassen die Dienstreisen, Geschäftsreisen und Dienstfahrten der Mitarbeiter.
Für den Mitarbeiter gewährleisten sie Transparenz über die erhaltenen Vergütungen und die Anerkennung der Anstrengungen, die er auf Reisen unternommen hat.
Für das Unternehmen sind diese Informationen entscheidend, um Kosten zu verwalten, die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter zu gewährleisten und die Ressourcen zu optimieren.
Die Personalakte: ein strategisches Asset
Die Personalakte ist zwar nicht obligatorisch, aber ein mächtiges strategisches Instrument. Sie zentralisiert alle wichtigen Informationen über jeden Mitarbeiter und ermöglicht so schnelle und dokumentierte Entscheidungen.
Für eine gut strukturierte Akte integrieren Sie :
- Administrative Informationen: Name, Kontaktperson, Identität.
- Vertragsdokumente: Verträge und Änderungen.
- Karriereverlauf: Entwicklungen und Stellenwechsel.
- Leistungsmanagement: Beurteilungen und Ziele.
- Daten zur Ausbildung: Aufzeichnungen und Zertifizierungen.
- Gesundheits- und Sicherheitsdokumente: Erforderlich für Risikopositionen.
- Disziplinarische Beurteilungen.
- Sonstige Informationen wie Arbeitsgenehmigungen.
Welche Aufzeichnungen sind in Unternehmen obligatorisch oder optional?
1. Einheitliches Personalregister
In diesem Register werden alle Arbeitnehmer des Unternehmens, einschließlich Praktikanten und überlassene Arbeitnehmer, in der Reihenfolge ihrer Einstellung erfasst. Es muss Informationen enthalten wie z. B. :
- Name,
- den Vornamen,
- die Staatsangehörigkeit,
- das Geburtsdatum,
- das Geschlecht,
- die Beschäftigung,
- die Qualifikation,
- das Datum des Eintritts und des Austritts,
- sowie die Art des Vertrags.
Die Vermerke müssen nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
2. Einheitliches Dokument zur Bewertung der Berufsrisiken (DUERP).
Das DUERP erfasst die Risiken, denen die Arbeitnehmer ausgesetzt sind, und schlägt Präventionsmaßnahmen vor. Es muss mindestens einmal pro Jahr und bei jeder Änderung der Arbeitsbedingungen aktualisiert werden.
3. Register der Warnungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit und der Umwelt.
In diesem Register werden die von den Arbeitnehmern abgegebenen Warnungen vor Risiken für die öffentliche Gesundheit oder die Umwelt im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Unternehmens festgehalten.
4. Register der Anfragen des Sozial- und Wirtschaftsausschusses (CSE).
Es enthält die schriftlichen Anfragen der Mitglieder des CSE und die begründeten Antworten des Arbeitgebers. Dieses Register ist in Unternehmen mit einem ESC obligatorisch.
Die anderen Register
5. Register für ernste und unmittelbare Gefahren
Dieses Register dient der Meldung von Situationen, die eine ernste und unmittelbare Gefahr für die Arbeitnehmer darstellen. Es wird den Mitgliedern des ASR und der Arbeitsaufsichtsbehörde zur Verfügung gehalten.
6. Spezielles Register für die wöchentliche Ruhezeit
Dieses Register ist für Unternehmen vorgeschrieben, die die kollektive wöchentliche Ruhezeit nicht am Sonntag gewähren, und enthält Angaben zu den Ruhetagen, die jedem Arbeitnehmer zugewiesen wurden.
7. Register oder Tabelle, in der die Schichtarbeit organisiert wird.
Für Unternehmen, die in aufeinanderfolgenden Schichten arbeiten, enthält dieses Register Einzelheiten über die Zusammensetzung der Schichten und die entsprechenden Arbeitszeiten.
8. Verzeichnis der Sicherheitsüberprüfungen und -kontrollen
In diesem Register werden die Überprüfungen und Kontrollen festgehalten, die an den Ausrüstungen und Anlagen des Unternehmens durchgeführt werden, um die Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten.
9. Register der Buchführung für Heimarbeiter
Für Arbeitgeber, die Heimarbeiter beschäftigen, enthält dieses Register detaillierte Angaben zu den Lieferungen und Rohstoffen, die ihnen zur Verfügung gestellt werden.
10. Register der Aktivitäten zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) listet dieses Register die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Unternehmen auf.
Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht für HR-Dokumente?
Dokumente zu Arbeitsverträgen und Vergütung
- Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Verträge: 5 Jahre nach Beendigung des Vertrags aufzubewahren.
- Gehaltsabrechnungen: 5 Jahre lang aufbewahren.
- Unterlagen zu Gehältern, Prämien, Zulagen, Saldierungen: 5 Jahre lang aufbewahren.
Dokumente in Bezug auf Sozialabgaben und Steuern
- Unterlagen zu Sozialabgaben und Lohnsteuer: 3 Jahre lang aufbewahren.
- Zusammenfassende Aufstellungen der Sozialversicherungsbeiträge: 3 Jahre lang aufbewahren.
Dokumente in Bezug auf die Arbeitszeit
- Erfassung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer, der Bereitschaftszeiten und deren Ausgleich: 1 Jahr lang aufbewahren.
- Verfolgung der Arbeitstage von Arbeitnehmern mit Pauschalvereinbarungen: 3 Jahre lang aufbewahren.
Dokumente zu Gesundheit und Sicherheit
- Meldungen von Arbeitsunfällen an die CPAM: 5 Jahre ab dem Datum des Unfalls aufbewahren.
- Beobachtungen und Aufforderungen der Arbeitsaufsichtsbehörde: 5 Jahre lang aufbewahren.
Obligatorische Register
- Einheitliches Personalregister: 5 Jahre lang nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aufbewahren.
- Einheitliches Dokument zur Bewertung der beruflichen Risiken (DUERP): 40 Jahre lang aufbewahren.
Unterlagen zu den beruflichen Gesprächen
- Zusammenfassungen der beruflichen Gespräche: 6 Jahre lang aufbewahren.
Persönliche Daten der Beschäftigten
Gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung ( DSGVO) dürfen die persönlichen Daten von Arbeitnehmern nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Sobald dieser Zweck erreicht ist, müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
HR-Dokumente und Entmaterialisierung: Die Herausforderungen für die Unternehmen.
Die Entmaterialisierung revolutioniert das HR-Management durch die Agilität und Effizienz, die sie bietet. Sie besteht darin, Ihre physischen Dokumente in digitale umzuwandeln, wodurch Ihre internen Prozesse optimiert werden.
Zu ihren Vorteilen zählen:
- senkt die Verwaltungskosten,
- verbessert die Zugänglichkeit von Informationen und unterstützt Ihre Einhaltung gesetzlicher Vorschriften,
- zentralisiert Ihre Dokumente auf einer digitalen Plattform für eine schnelle Suche, einfache Weitergabe und Zusammenarbeit in Echtzeit,
- begrenzt Fehler und sorgt für aktuelle Daten,
- automatisiert Aktualisierungen und Änderungen von Vorschriften,
- spart den Druck und die physische Speicherung.
🛡️ Beachten Sie, dass die Sicherheit bei der Digitalisierung von entscheidender Bedeutung ist. Verwenden Sie fortgeschrittene Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und strenge Zugriffsprotokolle, insbesondere für sensible Daten. Sorgen Sie für eine gesetzeskonforme Archivierung mit regelmäßigen Backups. Automatisieren Sie die Überwachung der Aufbewahrungsfristen, um menschliche Fehler zu reduzieren.
Und wenn Ihnen das alles nichts sagt... Heute ist Ihr Glückstag: Die HR-Tools erledigen das für Sie!
Tools und Tipps zur besseren Verwaltung von Dokumenten für die Personalabteilung.
Wir denken natürlich sofort an HRIS-Lösungen, die Ihre HR-Daten zentralisieren und den Zugriff und die Verwaltung verbessern. Sie integrieren alle Ihre Informationen an einem Ort und ermöglichen so eine bessere Zusammenarbeit und Genauigkeit. Auf diese Weise verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten und minimieren die Fehlerquote.
Sie können aber auch die Erstellung von Verträgen, Lohnabrechnungen und die Urlaubsverwaltung automatisieren. Dies entlastet Ihr Team von sich wiederholenden Aufgaben, optimiert Ihre Arbeitsabläufe und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Eine fundierte Entscheidungsfindung wird so möglich.
Von der Einstellung bis zum Ausscheiden eines Mitarbeiters - Dokumente strukturieren Ihre Personalabteilung.
Die Verwaltung der Humanressourcen beruht auf einer sorgfältigen Dokumentation während der gesamten beruflichen Laufbahn eines jeden Mitarbeiters. Ab der Einstellung sind Dokumente wie der Arbeitsvertrag, die Einstellungserklärung (DPAE) und die Unterlagen für die Mitgliedschaft in der Krankenkasse wesentlich, um das Vertragsverhältnis zu formalisieren und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.
Während der Zusammenarbeit ermöglicht das Führen von Gehaltsabrechnungen, Stundenzetteln, ärztlichen Untersuchungsberichten und Zusammenfassungen der Fachgespräche, die Entwicklung des Arbeitnehmers zu verfolgen und die gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit und Weiterbildung zu erfüllen.
Beim Ausscheiden des Arbeitnehmers, sei es durch Kündigung, Entlassung oder Ruhestand, ist die Aushändigung von Dokumenten wie der Arbeitsbescheinigung, der Bescheinigung des Arbeitsamtes (Pôle Empl oi) und der Quittung für den Saldo aller Konten obligatorisch. Diese Dokumente belegen das Ende des Vertragsverhältnisses und erleichtern dem Arbeitnehmer die weiteren Schritte.
Eine effiziente Verwaltung dieser Dokumente unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist unerlässlich, um die Compliance des Unternehmens zu gewährleisten und das Personalmanagement zu optimieren. Die Digitalisierung von HR-Dokumenten bei gleichzeitiger Gewährleistung ihrer Sicherheit und Zugänglichkeit ist eine moderne Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen