HR-Performance oder wie man Zahlen in Erfolge verwandelt!

Wenn man von Leistung in einem Unternehmen spricht, denkt man sofort an den Vertrieb oder die Marketingabteilung. Doch ein Unternehmen ist eine komplexe Maschine, in der jedes Teil eine Schlüsselrolle spielt, damit alles reibungslos funktioniert. Die Personalabteilung ist da keine Ausnahme.

Die Personalabteilung ist mit vielen Herausforderungen konfrontiert, da sie sowohl für die Effizienz als auch für das Wohlbefinden der Mitarbeiter sorgen muss.

Jedes Unternehmen muss daher Maßnahmen ergreifen, um seine HR-Leistung zu steigern, und zwar sowohl bei der Überwachung der Ergebnisse als auch bei der Umsetzung eines Aktionsplans.

Welche Indikatoren gibt es für die Leistung der Personalabteilung ? Warum ist es wichtig, sie gründlich zu analysieren? Gibt es Instrumente, die Ihnen bei dieser Aufgabe helfen können?

Aufklärung in diesem Artikel, der gemeinsam mit Laure Guérin-Taquet, Personalberaterin 💡, verfasst wurde .

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Was ist Leistung in der Personalabteilung?

Der Begriff HR-Performance bezieht sich auf die Effizienz der Personalfunktion eines Unternehmens, und zwar durch verschiedene Aspekte:

• die Produktivität der Mitarbeiter ;
• das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter ;
• die Entwicklung der Mitarbeiter und das Kompetenzmanagement;
• die Attraktivität der Organisation über ihre Arbeitgebermarke und die Personalbeschaffung usw.

Kurzum, das Spektrum ist groß und damit auch die Anzahl der zu verfolgenden KPIs. KPIs, die natürlich im Einklang mit der Gesamtstrategie der Organisation ausgewählt werden 😉.

Warum ist die HR-Leistung wichtig?

Welche Herausforderungen gibt es rund um die HR-Leistung?

Die Leistung der Humanressourcen erweist sich als eine Schlüsselkomponente der Gesamtleistung einer Organisation. Angesichts der Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Personal hat man es heute mit weit mehr als einer einfachen Verwaltungsfunktion zu tun.

Wie der Name schon sagt, ist die Abteilung für die Ressourcen des Unternehmens zuständig... Ressourcen, die für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens mehr als unerlässlich sind!

Konkret: Stellen Sie sich vor, dass eine Personalabteilung angesichts eines angespannten Arbeitsmarkt es und der veränderten Wünsche der Arbeitnehmer :

• Schwierigkeiten hat, die richtigen Profile zu rekrutieren ;
• nicht ausreichend auf das Wohlbefinden der Arbeitnehmer achtet und damit riskiert, dass sie sich anderweitig orientieren ;
• die Kompetenzen der Mitarbeiter nicht richtig nutzt usw.

☝️ Hinzu kommt, dass der Wettbewerb nicht nur auf der Ebene der Personalbeschaffung, sondern natürlich auch auf geschäftlicher Ebene tobt. Da muss man sich auf effiziente und qualifizierte Ressourcen verlassen können.

Die Vorteile einer leistungsfähigen Personalabteilung

Eine gute HR-Leistung löst einen positiven Kreislauf aus:

1. Die Mitarbeiter haben Lust, im Unternehmen zu bleiben und sich voll für dessen Projekt zu engagieren ;
2. ihre Arbeitszufriedenheit strahlt aus ;
3. was den guten Ruf der Organisation steigert ;
4. wodurch wiederum Neueinstellungen erleichtert werden.

Kurzum, eine gut funktionierende Personalabteilung :

• wirkt sich positiv auf die Produktivität aus, u. a. durch geeignete Einstellungs- und Schulungsmaßnahmen;
• fördert das Engagement der Mitarbeiter, wodurch die Fluktuation verringert und die Bindung von Talenten gefördert wird;
• die Ausrichtung an den strategischen Zielen durch regelmäßige Leistungsüberwachung verstärkt.

Aber um die HR-Effektivität zu verbessern, muss man sie auch messen 📏!

Das Wort der Expertin

Während die HR-Leistung häufig anhand von Zahlen und konkreten Ergebnissen gemessen wird, könnte die Einbeziehung des Wohlbefindens der Mitarbeiter in diese Bewertungen die Art und Weise, wie Unternehmen ihre interne Effizienz wahrnehmen, revolutionieren.

Das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sind Schlüsselfaktoren, die sich direkt auf ihre Produktivität und Kreativität auswirken. Durch die Einbeziehung von Indikatoren, die sich auf das Wohlbefinden am Arbeitsplatz beziehen, wie Stressniveau, Jobzufriedenheit und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, in die HR-Informationssysteme können Unternehmen ein ganzheitlicheres Verständnis ihrer Leistung erlangen.

Dieser integrativere Ansatz ermöglicht nicht nur eine Verbesserung des Arbeitsklimas, sondern auch eine effektivere Vorhersage potenzieller Engpässe und zukünftiger Herausforderungen, was zu robusteren und anpassungsfähigeren HR-Strategien führt.

Laure Guérin Taquet,

Wie kann man die Leistung der Personalabteilung messen?

1 - Legen Sie Ihre Ziele fest.

Die Messung der HR-Leistung ist keine leichte Aufgabe, da es sich um eine Vielzahl von Aktivitäten handelt, die von der administrativen Steuerung über das Kompetenzmanagement bis hin zur Personalbeschaffung oder der Qualität des Arbeitslebens reichen.

Mit anderen Worten: Sie müssen eine Auswahl treffen!

Beginnen Sie also damit, die Ziele der Abteilung festzulegen und dabei sowohl :

• die Bedürfnisse und Prioritäten der Organisation ;
• die Struktur der Personalabteilung ;
• die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert ist.

👉 Beispielsweise wird sich ein Technologieunternehmen, das seinen Marktanteil durch die Entwicklung eines innovativen Produkts erhöhen will, stark auf die Personalabteilung stützen, um ein ausreichend qualifiziertes Team einzustellen und/oder auszubilden.

💡 Wissenswert: Um tragfähig und motivierend zu sein, muss ein Ziel SMART sein:

• Spezifisch ;
• Messbar;
• Erreichbar;
• Realistisch ;
• Temporär definiert.

2 - Definieren Sie Ihre KPIs.

Beispiele für HR-Kennzahlen

Der nächste Schritt im HR-Performance-Management besteht darin, Ihre KPIs genauer zu definieren - die KPIs, die Sie unter die Lupe nehmen werden, um sicherzustellen, dass Sie die zuvor festgelegten Ziele erreichen 🔎.

Aber was sind dann die HR-KPIs ?

Da es eine ganze Reihe davon gibt, hier einige Beispiele:

• KPIs zu Einstellungen:
  • Anzahl der Einstellungen ;
  • durchschnittliche Dauer einer Einstellungskampagne ;
  • Index für die Qualität der Personalbeschaffung usw.
• KPIs zum Thema Fehlzeiten:
  • Absentismusrate ;
  • Kosten des Absentismus ;
  • Häufigkeitsrate, usw.
• KPIs zu Ausbildung und Kompetenzentwicklung :
  • Anzahl der durchgeführten Schulungen ;
  • Erfolgsquote der Schulungen ;
  • Rate der internen Einstellungen usw.
• KPIs zum sozialen Klima :
  • Fluktuationsrate ;
  • durchschnittliche Betriebszugehörigkeit ;
  • employee Net Promoter Score usw.

👉 All diese und viele weitere Metriken finden Sie in unserem Artikel über HR-Kennzahlen.

Wie wählt man die richtigen KPIs aus?

Da es kontraproduktiv (und relativ unmöglich 🫠) ist, alle potenziellen HR-Kennzahlen sorgfältig zu überwachen, wie wählen Sie Ihre eigenen aus?

Ganz einfach, indem Sie darauf achten, dass sie :

• Ausrichtung an den Ambitionen des Unternehmens ;
• Messbarkeit durch zuverlässige, leicht zugängliche Daten ;
• Repräsentativität für die Ziele und Aktivitäten der gesamten Personalfunktion ;
• Fähigkeit, sich schnell weiterzuentwickeln, je nachdem, welche Maßnahmen und Initiativen Sie umsetzen wollen.

3 - Sammeln und analysieren Sie die erforderlichen Daten.

Sobald Sie Ihre Indikatoren ausgewählt haben, müssen Sie :

• ermitteln , wo sich Ihre Daten befinden;
• die relevanten Daten sammeln;
• sie analysieren, um die Wirksamkeit der Personalfunktion zu bewerten. Das Ziel? Trends, Stärken und potenzielle Verbesserungsbereiche zu ermitteln.

Natürlich ist eine leistungsfähige Personalabteilung eine Abteilung ... die nicht mehrere Stunden pro Woche mit dieser Aufgabe verbringen wird 😮‍💨! Deshalb empfehlen wir Ihnen, diese Vorgänge mithilfe geeigneter Tools so weit wie möglich zu automatisieren, z. B. mithilfe von HRIS (Human Resource Information Systems) oder spezialisierten Lösungen für die Datenanalyse.

💡 Eine einfach zu bedienende Business-Intelligence-Software wie MyReport wird sich für diese Aufgabe hervorragend eignen. Wie funktioniert sie? Ganz einfach: Sie verbindet sich mit all Ihren Datenquellen, um die benötigten Informationen automatisch abzurufen und zu qualifizieren. Anschließend können Sie mit wenigen Klicks Ihre Berichte zur Analyse erstellen. Und mit den Datenvisualisierungsfunktionen von MyReport können Sie visuelle Dashboards erstellen, die in Echtzeit aktualisiert werden, um den Austausch von HR-Leistungsdaten mit dem Management zu vereinfachen.

4 - Präsentieren Sie die Ergebnisse... auf die richtige Art und Weise!

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Ergebnisse der HR-Leistung weitergegeben werden müssen, insbesondere an das Management. Die Strategien, die sich aus den Überlegungen ergeben, müssen ko-konstruiert werden, um gemeinsame Interessen zu wahren.

Achten Sie daher auf die Art und Weise, wie Sie Ihre Analysen wiedergeben, und achten Sie auf folgende Komponenten:

• Wortschatz. Verbannen Sie allzu spezifischen Jargon, den nur die Personalabteilung versteht!
• Typografie und Ästhetik im Allgemeinen, denn eine schöne Darstellung zieht die Aufmerksamkeit des Lesers stärker auf sich;
• die Art und Weise, wie die Daten selbst präsentiert werden.

Für den letzten Punkt gibt es eine Reihe von Regeln, die Sie beachten sollten:

• Wählen Sie Ihre Grafiken intelligent aus, entsprechend der Art der zu vermittelnden Informationen. Ein Vergleich zwischen Kategorien erfordert z. B. eher ein Balkendiagramm. Das Tortendiagramm eignet sich hingegen gut, um die prozentuale Verteilung von Daten im Verhältnis zu einer Gesamtsumme darzustellen;
• setzen Sie nicht zu viele Indikatoren ein, um nicht zu viele Elemente zu überladen ;
• priorisieren Sie die Daten nach ihrer Wichtigkeit und mit Kohärenz. Sie können verwandte Indikatoren auch gruppieren;
• stellen Sie Kontextinformationen (Beschreibungen, Anmerkungen usw.) bereit, um das Verständnis zu fördern.

5 - Verfolgen Sie Ihre HR-Kennzahlen regelmäßig.

Um Leistung zu erbringen, müssen Sie bei dieser Arbeit, die Indikatoren zu verfolgen, regelmäßig sein.

Auch hier ist Automatisierung angesagt, um Zeit zu sparen und die Zuverlässigkeit der Daten zu gewährleisten.

🤩 Die oben vorgestellten Tools (HRIS und Business-Intelligence-Software) enthalten Dashboards, die die Daten in Echtzeit aktualisieren können. So hat jeder an der HR-Effizienz beteiligte Akteur schnellen Zugriff auf die gesuchten Informationen zum gewünschten Zeitpunkt.

Wie lässt sich die HR-Leistung verbessern? Unsere drei Tipps

#1 Setzen Sie einen Aktionsplan auf.

Die Überwachung der HR-Leistung ist nutzlos, wenn Sie nicht einen Aktionsplan zur Verbesserung Ihrer Schwachstellen aufstellen.

Sie haben eine große Auswahl an Maßnahmen, die Sie ergreifen können. Konzentrieren Sie sich auf die Ziele der Personalabteilung.

Sie können Folgendes tun:

• Einführung von Programmen zur Kompetenzentwicklung ;
• den Einstellungsprozess zu verbessern ;
• das Wohlbefinden am Arbeitsplatz und die Karriereentwicklung zu stärken, um Talente zu halten ;
• die Leistung der Beschäftigten zu steigern ;
• Vielfalt und Inklusion zu fördern usw.

☝️Qu Egal, wie Ihre Personalstrategie ausgerichtet ist, der Erfolg der damit verbundenen Projekte setzt voraus, dass :

• jedem Teammitglied und den betroffenen Interessengruppen klare Verantwortlichkeiten zuzuweisen;
• (realistische!) Zeitpläne für jede Maßnahme aufzustellen.

#2 Pflegen Sie Ihren Prozess in allen Phasen der Mitarbeiterreise.

Die Reise eines Mitarbeiters in einem Unternehmen besteht aus zahlreichen Etappen, von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Offboarding, der Entwicklung oder auch der Bindung.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre HR-Leistungen in jeder dieser Phasen verbessern, ohne dabei eine Phase über die andere zu stellen. Das Ergebnis ist eine positive Gesamterfahrung für die Mitarbeiter, die sich positiv auswirkt auf :

• ihr Engagement und damit ihre Leistung ;
• die Bindung von Talenten ;
• die Attraktivität des Unternehmens bei Neueinstellungen.

👉 Beispielsweise erweist sich die Integrationsphase als überaus wichtig (und wird dennoch von vielen Organisationen noch immer vernachlässigt), denn wenn sich der neue Mitarbeiter nicht gut aufgenommen fühlt, wird er sich wahrscheinlich gegen das Abenteuer entscheiden. Laut Combo sind es übrigens 6 von 10 Arbeitnehmern, die ihre Probezeit selbst beenden.

#3 Beziehen Sie alle Akteure in die HR-Performance ein.

HR-Verbesserung ist Sache der Personalabteilung - aber nicht nur!

Viele andere Akteure im Unternehmen haben eine Rolle zu spielen:

• Die Arbeitnehmer. Als Hauptbetroffene tragen sie in erster Linie durch ihr Engagement, ihre Produktivität und ihre Zusammenarbeit zur Gesamtleistung der Organisation bei. Daher fließt ihr wertvolles Feedback in die Personalstrategie ein.
  
  
• Die Manager. Sie spielen eine zentrale Rolle als Bindeglied zwischen dem Management und dem operativen Geschäft. Darüber hinaus tragen sie wesentlich dazu bei, dass sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohlfühlen.
  
  
• Die Geschäftsleitung. Ihre Richtlinien und Visionen prägen die HR-Ziele. Darüber hinaus bleibt ihre Unterstützung entscheidend, u. a. weil sie die Zügel des Budgets in der Hand hält 🤑.
  
  
• Die technische Abteilung. Er richtet die Instrumente ein, die die Personalabteilung bei ihrem Streben nach mehr Leistung unterstützen (Datenmanagement, Automatisierung von Prozessen, reibungslosere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern usw.).

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Was ist von der Leistung der Personalabteilung zu halten?

Heutzutage wird die Leistung der Personalabteilung von den Geschäftsleitungen genauso genau geprüft wie die der anderen Abteilungen. Die Herausforderungen in Bezug auf Effizienz, aber auch Kosten sind hoch. Die Personalabteilung kann zu einem echten Wachstumsfaktor werden, indem sie die richtigen Profile einstellt und diese in das Projekt des Unternehmens einbindet.

Aber Leistung bedeutet auch, Indikatoren zu verfolgen. Die Einführung und regelmäßige Beobachtung verschiedener KPIs ist heute ein integraler Bestandteil der Aufgaben der Personalabteilung, die dabei natürlich auf die Unterstützung der Technologie zählen kann.

Mit diesem " datengetriebenen " Ansatz gewinnen sie wertvolle Erkenntnisse, um Maßnahmen zu ergreifen, die sowohl für das Unternehmen als auch für seine Talente von Vorteil sind!