Werden Sie fit im Umgang mit der HR-Personalnummer
Sie haben von der HR-Kennnummer gehört, wissen aber nicht genau, was sie ist oder wie Sie sie erkennen können?
Um Ihnen Ihre Personalverwaltung und insbesondere die Erstellung der Gehaltsabrechnung zu erleichtern, erfahren Sie hier genauer, was es mit dieser HR-Kennung auf sich hat, wie Sie sie identifizieren und auf einer Gehaltsabrechnung erzeugen können.
Was ist die HR-Personalnummer?
Die HR-Personalnummer wird auch als Mitarbeiter-Personalnummer bezeichnet. Hier sind ihre Merkmale:
- Sie ist eine eindeutige Kennung, über die jeder Arbeitnehmer/jede Arbeitnehmerin verfügt. Dadurch kann sie mit einer eindeutigen und sicheren Identität innerhalb des Unternehmens verknüpft werden ;
- In der Regel wird sie erstellt und dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin zugewiesen, sobald er/sie sich in das Register des Arbeitgebers einträgt ;
- Seine Zuweisung erfolgt in der Regel automatisiert durch eine Lohnabrechnungssoftware, die in der zuständigen Abteilung eingesetzt wird.
💡 Im Gegensatz zum EK-Code, einer anderen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers, wird die HR-Personalnummer endgültig vergeben und ändert sich nicht regelmäßig.
Und falls Sie sich fragen, wie viele Stellen die HR-Personalnummer hat: Es gibt keine vorgeschriebene Nomenklatur. Die verwendete Zahlenfolge passt sich an Ihre Organisation an und ihr Format sollte einheitlich verwendet werden.
☝️ Es ist wichtig zu beachten, dass diese Kennung nicht mit der Sozialversicherungsnummer identisch sein darf, um die DSGVO einzuhalten. Dies gilt für alle Mittel zur Identifizierung von Mitarbeitern in den HR-Dateien des Unternehmens, zu denen z. B. das einheitliche Personalregister gehört.
Wozu dient die Personalnummer?
Auf Arbeitgeberseite dient die HR-Personalnummer, wie bereits erwähnt, der Identifizierung jedes einzelnen Arbeitnehmers innerhalb des Unternehmens. Sie ist auch nützlich, um einen Gehaltsnachweis zu erstellen.
Für den Arbeitnehmer ist sie wie ein Schlüssel, der ihm einen sicheren Zugang zu seinem Konto im digitalen Tresor gewährt, wo er seine papierlosen Gehaltsabrechnungen einsehen kann.
Wo finde ich die HR-Personalnummer?
Die Personalnummer des Arbeitnehmers gehört zu den Pflichtangaben auf einem Lohnzettel.
Genauer gesagt ist diese HR-Kennung im oberen Teil der Gehaltsabrechnung identifizierbar, zusammen mit anderen persönlichen Daten und Informationen wie :
- die Identität der/des Beschäftigten (Name, Vorname, Sozialversicherungsnummer),
- die Adresse des/der Arbeitnehmers/in,
- die Identität des Arbeitgebers (Firmenname, SIRET-Nummer, NAF-Code usw.),
- die Anschrift des Unternehmens,
- die Kennung des URSSAF-Beitragszahlers usw.
💡 Und wo kann man die HR-Personalnummer ohne Gehaltsabrechnung finden ?
In bestimmten Sonderfällen kann ein/e Arbeitnehmer/in versuchen, seine/ihre HR-Matrikelnummer zu erfahren, ohne über eine Gehaltsabrechnung zu verfügen.
Die einzige Möglichkeit, die sich ihm/ihr dann bietet, ist, sich an seine/ihre Personalabteilung zu wenden, da diese vertrauliche Information nicht außerhalb des Unternehmens zugänglich gemacht werden darf.
Verwalten Sie die HR-Personalnummer mit einer Software.
Mit einer Software wie monday.com HR können Sie die perfekte HR-Plattform für Ihr Unternehmen schaffen. Verfolgen Sie Ihre Mitarbeiter effizient von der Einarbeitung bis zur Karriereentwicklung innerhalb des Unternehmens, indem Sie schnell auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können (Position, Kompetenzen, HR-Personalnummer usw.).
Wenn Ihr Unternehmen sich bereits für die papierlose Lohnabrechnung entschieden hat, können Sie mit Ihrer Softwarelösung automatisch eine Personalnummer zuweisen, sobald ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin erfasst wird.
Eine Lohnabrechnungssoftware bietet viele weitere Vorteile, wie z. B. :
- die automatische Erstellung der Gehaltsabrechnung,
- die Verwaltung aller obligatorischen Informationen und Rubriken,
- die Möglichkeit für jede/n Mitarbeiter/in, seine/ihre Gehaltsabrechnungen in einem gesicherten persönlichen Bereich einzusehen und herunterzuladen usw.
Ihre Akten werden automatisch klassifiziert und die HR-Compliance ist gewährleistet. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie sich nach einem HR-Tool erkundigen, um Ihre Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren... und um Zeit bei der administrativen Verwaltung, einschließlich der Verteilung der Gehaltsabrechnungen, zu sparen!