Die Kunst, ein Ass im HR-Reporting zu werden (ohne Mathematik studiert zu haben)

Das Berichtswesen ist keineswegs den Kollegen der Finanzabteilung vorbehalten, sondern hat sich in den letzten Jahren auch auf andere Abteilungen des Unternehmens ausgedehnt.

Angesichts der Notwendigkeit, mit der Konkurrenz Schritt zu halten, ist die genaue Beobachtung der Leistungen der einzelnen Abteilungen eine effiziente Lösung, um das Unternehmen zu steuern und die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen.

Als Personalverantwortlicher sind Sie und die Zahlen ein Paar, und die Erstellung eines Personalberichts in einer Excel-Tabelle kann Ihnen den Angstschweiß auf die Stirn treiben (ohne zu übertreiben). Die gute Nachricht ist, dass Business Intelligence und Künstliche Intelligenz immer häufiger zum Einsatz kommen, um Ihnen die Steuerung der Personalarbeit zu erleichtern.

Aber lassen Sie uns zunächst auf die Grundlagen zurückkommen: Was ist ein HR-Reporting und welche Ziele werden damit verfolgt? Anschließend geben wir Ihnen unsere Tipps und Werkzeuge an die Hand, um ein qualitativ hochwertiges HR-Reporting zu erstellen.

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Was ist HR-Reporting?

Definition von HR-Reporting

Ein HR-Reporting ist ein Kommunikationsinstrument, das verschiedene Leistungsindikatoren über einen definierten Zeitraum aufgreift, um bei der strategischen Entscheidungsfindung zu helfen.

Es bietet eine klare und synthetische Sicht auf eine Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt, die es erleichtert, auf einen Blick die verschiedenen Stärken der Personalabteilung zu erkennen, aber auch die Blockadepunkte oder Verbesserungsachsen.

👉Mit der richtigen Wahl der Indikatoren und einer sorgfältigen visuellen Gestaltung ermöglicht das HR-Reporting, gerechtere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, die auf Fakten beruhen.

Die Ziele des HR-Reportings

Lassen Sie uns nun ausführlicher über die verschiedenen Ziele des HR-Reportings sprechen. Es ermöglicht eine stärkere Steuerung der Gesamtleistung der Abteilung:

• indem sie die Stärken identifiziert,
• Um hervorzuheben, was bereits funktioniert, damit es noch besser funktioniert,
• und durch das Aufspüren der Stellen, an denen es etwas mehr "klemmt", um die Ursache zu ermitteln und korrigierend einzugreifen.

Auf diese Weise werden Sie besser in der Lage sein :

• die Effizienz des Einstellungsprozesses zu steigern,
• Entwicklungsmöglichkeiten zu erkennen,
• Ihre Maßnahmen gegenüber allen Mitarbeitern aufzuwerten,
• der Geschäftsleitung Ihren Beitrag zur Gesamtleistung des Unternehmens zu demonstrieren.

🦸‍♀️Votre Aufgabe, wenn Sie diese annehmen: Tragen Sie zur guten Leistung des Unternehmens bei, indem Sie die strategische Entscheidungsfindung erleichtern.

Das HR-Reporting unterscheidet sich vom HR-Dashboard.

HR-Reporting oder HR-Dashboard: derselbe Kampf? Auch wenn sie ähnlich erscheinen, sollten sie nicht verwechselt werden. Warum ist das so? Wir erklären es Ihnen:

• Zunächst einmal ihre Rolle. Sie haben nicht genau denselben Nutzen, denn :
• das HR-Dashboard wird vom gesamten Team täglich genutzt, um in Echtzeit den Fortschritt ihrer Aufgaben (z. B. von Einstellungskampagnen) und das Erreichen der Ziele zu überprüfen ;
• während das Berichtswesen die Leistung der Abteilung für das Management zusammenfasst und eine Analyse vorlegt, die eine Entscheidungsfindung ermöglicht (z. B. Überprüfung der Ziele oder Einstellung von fehlenden Kompetenzen).

• Die Zielsetzung des Dashboards ist also operativ, die des Reportings hingegen strategisch.
  
  
• Zweitens unterscheidet sich der Inhalt. In der Tat
• ist das Dashboard synthetisch und dynamisch und wird im Laufe des Prozesses automatisch aktualisiert. Es besteht aus HR-Indikatoren (KPIs), Tabellen und Grafiken;
• das Reporting stellt feste Ergebnisse dar und fasst das Ergebnis für einen bestimmten Zeitraum zusammen. Er enthält Daten, kann Grafiken enthalten, besteht aber hauptsächlich aus einem schriftlichen Teil, in dem die dargestellten Ergebnisse kommentiert werden und manchmal Empfehlungen zur Verbesserung gegeben werden. Sein Format ist länger als das des Dashboards, manchmal über mehrere Seiten.

Fassen wir die Unterschiede zwischen den beiden Instrumenten in der folgenden Tabelle zusammen:

HR-Reporting	HR-Dashboard
An die Geschäftsleitung gerichtet	An das Team gerichtet
Feste Daten	Dynamische Daten
Strategische Ebene	Operative Ebene
Langes Format	Zusammenfassendes Format

💡 Beachten Sie jedoch: Diese beiden Tools ergänzen sich bei der Steuerung Ihrer Personalabteilung, und es geht nicht darum, das eine zugunsten des anderen zu verwenden!

Wie erstellt man ein qualitativ hochwertiges HR-Reporting? Unsere Tipps

1. Vergewissern Sie sich, dass die verwendeten Daten glaubwürdig sind.

Alles beginnt mit den Daten! Wenn diese nicht zuverlässig sind, kann Ihr Bericht falsch (oder hohl) klingen und nicht sehr überzeugend sein. Wer nicht schon stundenlang auf Fehler geprüft oder Duplikate gelöscht hat, hebe die Hand 🙋‍♀️.

Anschließend müssen Sie anhand der Daten die relevantesten Indikatoren oder KPIs für Ihr Reporting auswählen.

Stellen Sie also sicher, dass die verwendeten HR-Daten :

• ✅ aus zuverlässigen Quellen stammen,
• ✅ harmonisiert sind,
• ✅ ohne Duplikate,
• ✅ auf dem neuesten Stand sind.

2. Automatisieren Sie den Prozess der Berichterstellung.

Manche Unternehmen führen ihre HR-Steuerung durch, indem sie die Daten a la mano sammeln und dann alle Berechnungen selbst durchführen. Leider bringt dies mehrere Probleme mit sich:

• es ist mühsam,
• es kann sehr zeitaufwendig sein, je nachdem, wie viele Daten verarbeitet werden müssen,
• und das Risiko von Fehlern ist vorhanden.

Wenn Sie Ihre Personalabteilung wirklich steuern wollen, ohne den ganzen Tag damit zu verbringen, müssen Sie das Berichtswesen automatisieren. Was ist der Schlüssel dazu? Starke Vorteile:

• ✅ zuverlässige, zentralisierte, sichere und integre Daten, die Sie ohne Zweifel verwenden können;
• ✅ automatische Nutzung der Daten durch Business Intelligence (Sortieren, Filtern, Kreuzen von Daten, automatische Erstellung von Diagrammen usw.) ;
• ✅ die Erstellung eines vorformatierten Berichtswesens in wenigen Minuten, das Sie nur noch anpassen müssen.

Auf die verschiedenen Tools zur Automatisierung der Berichtserstellung gehen wir etwas später im Artikel ein.

3. Passen Sie das Reporting an Ziel und Empfänger an.

Bevor Sie sich kopfüber in die Erstellung Ihres Berichtswesens stürzen, sollten Sie sich die Frage stellen: Wer wird meinen Bericht lesen und warum?

Die Antworten auf diese Fragen zu haben, wird Ihnen die Arbeit erleichtern bei :

• bei der Auswahl der zu präsentierenden Indikatoren,
• und bei der Art und Weise, wie Sie die Ergebnisse oder Projektionen kommentieren, damit jede Information für den Empfänger von Interesse ist.

4. Achten Sie auf die Präsentation.

Als Entscheidungshilfe muss Ihr HR-Reporting so präsentiert werden, dass der Empfänger den Kontext und die Situation sehr schnell versteht, um über die zu ergreifenden Maßnahmen zu entscheiden. Und eine gepflegte Präsentation hilft dabei!

Hier sind einige Tipps für eine professionelle und ansprechende Präsentation:

• Heben Sie sie farblich hervor. Es geht nicht nur darum, "hübsch auszusehen", sondern vor allem darum, wesentliche Informationen hervorzuheben. Idealerweise wählen Sie die Farben aus den Elementen des Corporate Designs Ihres Unternehmens aus und setzen sie sparsam ein (zu viel Farbe tötet die Farbe!).
  
  
• Fügen Sie visuelle Elemente ein. Ob Illustrationen, Fotos (oder sogar Emojis, warum nicht), Visualisierungen lockern das Lesen auf, indem sie Mikro-Pausen machen. Ideal, um die Aufmerksamkeit des Publikums während der gesamten Lektüre zu erhalten.

• Setzen Sie Grafiken ein. Sie verleihen Daten und anderen Indikatoren eine andere Dimension und sind oft verständlicher als eine Tabelle. Sie können verschiedene Formen annehmen: Kurven, Tortendiagramm, Balkendiagramm usw.

Beispiele und Tools, die Ihnen die Erstellung Ihres HR-Reportings erleichtern.

Beispiele für Anwendungsfälle von Reporting.

Hier sind einige Beispiele für HR-Reporting, die Sie möglicherweise erstellen müssen :

• ein monatliches Reporting an die Geschäftsleitung, um die Leistung Ihrer Abteilung zu verfolgen,
• ein punktuelles Reporting an die Aktionäre, die über die Finanzprognosen informiert werden müssen,
• ein Reporting, um über den Krankenstand im Unternehmen zu berichten,
• ein Reporting über die Betriebskosten der Abteilung, falls die Kosten des Unternehmens gesenkt werden müssen.

Vorlage für ein HR-Dashboard

Um Ihrem Berichtswesen mehr Kontext zu geben, zögern Sie nicht, es mit einer HR-Dashboard-Vorlage in Perspektive zu setzen.

Lesen Sie unseren Artikel zum HR-Dashboard mit mehreren Beispielen, um sich inspirieren zu lassen.

Welche Tools erleichtern das Reporting?

Nun, Sie haben es verstanden, wir versuchen, das Reporting nicht in Excel zu erstellen, um keine Zeit zu verlieren, es sei denn, Sie sind ein Ass in der Tabellenkalkulation, in diesem Fall tun Sie sich selbst einen Gefallen (und Respekt 🙌).

Hier sind einige Beispiele für Tools, die Sie verwenden können:

• Software zur Verwaltung von HR-Daten,
• Software für Business Intelligence,
• einige HRIS haben auch die notwendigen Module.

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Wir fassen das HR-Reporting zusammen.

• Das HR-Reporting ist ein Kommunikationsinstrument, mit dem die Leistungen der Personalabteilung dargestellt werden können, um eine möglichst schnelle und relevante Entscheidungsfindung zu unterstützen.
• Es ist nicht zu verwechseln mit dem HR-Dashboard, das eine operativere Zielsetzung hat und für die tägliche Steuerung des Teams nützlich ist.
• Um ein ordnungsgemäßes HR-Reporting zu erstellen, stellen Sie sicher, dass :
  • über saubere Daten zu verfügen,
  • die Prozesse zu automatisieren,
  • den Inhalt an den Gesprächspartner und das zu erreichende Ziel anzupassen,
  • die Präsentation zu pflegen.
• Es gibt Tools, mit denen Sie Ihr HR-Reporting automatisieren können, um Zeit zu sparen und die Relevanz zu erhöhen.