Warum ein HRIS? Die Vorteile in 9 Schlüsselpunkten
Die Vorteile eines HRIS sind zahlreich und sowohl auf operativer Ebene (insbesondere administrative Verwaltung ) als auch auf strategischer Ebene (z. B. Aufwertung von Talenten ) spürbar. Laut Eurécia kann eine solche Software die Effizienz des Personalmanagements um bis zu 35 % steigern. Und die gute Nachricht ist, dass das Tool sowohl den Personalabteilungen als auch den Entscheidungsträgern und den Mitarbeitern zugute kommt.
Warum also ein HRIS? Dieser Artikel erläutert anhand von neun Schlüsselpunkten die verschiedenen Vorteile.
HRIS: Definition
Ein HRIS (Human Resources Management Information System) ist eine Software, die aus einer Reihe von Modulen besteht. Ihr Ziel ist es, die Prozesse im Zusammenhang mit der Personalverwaltung zu automatisieren.
Sie umfasst zahlreiche Funktionen, wie z. B. :
- Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben,
- die Verwaltung von Einstellungen,
- die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- die Verwaltung von Talenten,
- die Überwachung von HR-Kennzahlen usw.
Vorteil Nr. 1: Zeitersparnis und Produktivität
Das Unternehmen Ulule hat die Bearbeitungszeit für seine Spesenabrechnungen um das Dreifache reduziert und ½ Tag pro Monat bei der Urlaubsverwaltung eingespart.
Source : Lucca
Der Hauptvorteil einer HRIS-Software liegt in :
- der Zentralisierung der Daten,
- der Automatisierung von Aufgaben,
- und der Einrichtung von Workflows.
Infolgedessen reduzieren die HR-Teams die Zeit, die sie für die manuelle administrative Verwaltung aufwenden müssen (Bearbeitung von Abwesenheiten, Validierung von Mitarbeiteranfragen, Versendung von Gehaltsabrechnungen usw.). Gleichzeitig werden Fehler vermieden, die mit der manuellen Eingabe, z. B. in eine Excel-Datei, verbunden sind.
☝️ Die Einführung eines HR IS ermöglicht es den Personalverantwortlichen, mehr Bandbreite zur Verfügung zu haben, um sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert zu konzentrieren, wie z. B. :
- dem Kompetenzmanagement,
- der Aufwertung des Humankapitals,
- oder die Verbesserung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz.
Vorteil Nr. 2: Kosteneinsparungen
Durch die Zeitersparnis spart das Unternehmen z. B. bei den Kosten für die Verwaltung oder die Einstellung von Mitarbeitern.
Darüber hinaus führt die Digitalisierung der HR-Prozesse zu einer Senkung der Materialkosten. Die Gehaltsabrechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden: Sie werden direkt in der Software digitalisiert. Die Archivierung von Dokumenten in einem digitalen Tresor spart Platz in den Geschäftsräumen.
☝️ Weniger Papier zu verwenden bedeutet auch, sich für eine umweltbewusste Vorgehensweise einzusetzen. Ein HRIS unterstützt die CSR-Politik (Corporate Social Responsibility) der Organisation und sorgt für die Verbreitung eines positiven Images.
Vorteil Nr. 3: Reibungsloser Informationsfluss
Ein HRIS kommt allen Mitarbeitern zugute. Beispielsweise können Mitarbeiter mit wenigen Klicks Urlaubsanträge stellen oder ihre Gehaltsabrechnungen einsehen.
Der Einsatz einer Software fördert also die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen.
Vorteil Nr. 4: Bessere Übersicht über die Daten.
Durch die Zentralisierung der HR-Daten in einer einzigen Lösung erhält das Management eine klare Visualisierung einer großen Anzahl von Informationen über die Leistungen der Mitarbeiter in Echtzeit.
Das HRIS ist ein echtes Steuerungsinstrument und ermöglicht es, strategische Entscheidungen zu treffen.
☝️ Diese Software kann insbesondere Berichte und HR-Dashboards (Absentismusrate, Turnover, individuelle Leistung usw.) erstellen, die nützlich sind, um mögliche Probleme aufzudecken.
Vorteil Nr. 5: Zugänglichkeit und Mobilität
Die meisten HRIS sind als Software as a Service ( Saas ) verfügbar. Dadurch bleiben sie zugänglich und die Daten können überall und jederzeit abgerufen werden.
☝️ Dieser Vorteil erweist sich als besonders wertvoll in einem Kontext, in dem Personalabteilungen und Mitarbeiter immer häufiger von zu Hause aus arbeiten.
Vorteil Nr. 6: Bessere Betreuung der Mitarbeiter.
Personalprozesse beschränken sich nicht nur auf administrative Aufgaben, sondern umfassen auch die Verwaltung des Humankapitals, das ein wesentlicher Bestandteil der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens ist.
Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, sorgt HRIS-Software für eine bessere Betreuung der Mitarbeiter. Sie unterstützen insbesondere die Manager bei :
- der Überwachung der Fortschritte der Mitarbeiter und der Erreichung ihrer Ziele,
- der Bewertung ihrer Kompetenzen,
- der Verwaltung von Schulungsanfragen,
- der Verbesserung der Kommunikation.
☝️ Das Management und die Entscheidungsfindung werden dadurch erleichtert und besser begründet, da sie auf konkreten und zuverlässigen Daten beruhen.
Vorteil Nr. 7: Optimierung des Mitarbeitererlebnisses.
Die bessere Betreuung der Mitarbeiter kommt nicht nur dem Management zugute, sondern ist auch für den Mitarbeiter von Vorteil. Denn die HRIS-Lösung begleitet ihn von seiner Einstellung und seinem Onboarding im Unternehmen an.
Die Software trägt auch zu seiner Aufwertung bei (hinsichtlich der geleisteten Arbeit, seiner Kompetenzen usw.), indem sie Module für das Talentmanagement bereitstellt.
Schließlich gewinnen die Mitarbeiter an Autonomie und Produktivität: Sie verwalten einfach und schnell ihre administrativen Anfragen oder bereiten sich auf ihre Monats- oder Jahresgespräche vor.
☝️ Eine optimierte Mitarbeitererfahrung bedeutet eine höhere Mitarbeiterbindung. Ein HRIS trägt also dazu bei, die Talente im Unternehmen zu halten, was angesichts ihrer zunehmenden Volatilität eine große Herausforderung darstellt.
Vorteil Nr. 8: Interoperabilität und Modularität
In der Regel lassen sich HRIS mit anderen Lösungen auf dem Markt verbinden. So werden z. B. Spesenabrechnungsdaten in die Buchhaltung exportiert, um die Verarbeitung zu erleichtern und Zeit zu sparen.
Andererseits ermöglicht die Modularität von HRIS den Personalabteilungen, die Softwarebausteine nach ihren Wünschen auszuwählen. Auf diese Weise "bauen" sie sich das Tool, das ihren tatsächlichen Bedürfnissen am besten entspricht.
☝️ Eine modulare Software geht mit der Entwicklung Ihres Unternehmens einher. Wenn Ihr Unternehmen heute z. B. nur 10 Mitarbeiter hat, wie wird es dann in zwei Jahren aussehen?
Vorteil Nr. 9: Einhaltung gesetzlicher Auflagen
HRIS sind parametrisierbar, um Unternehmen dabei zu helfen, die verschiedenen gesetzlichen Auflagen zu erfüllen:
- Zeiterfassung,
- Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- DSGVO und Schutz von Personaldaten usw.
Außerdem können Sie sich dank der von den meisten Lösungen ermöglichten Skalierbarkeit problemlos an jede neue Norm anpassen und so alle für das Unternehmen schädlichen Klippen umschiffen.
☝️ Viele Anbieter von HRIS-Software überwachen regelmäßig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, um die aktuelle Gesetzgebung in ihre Lösungen zu integrieren.
Welche HRIS-Software für Ihr Unternehmen?
Sie sind von den Vorteilen eines HRIS überzeugt und möchten Ihre zukünftige Software finden? Die gute Nachricht ist, dass es viele verschiedene Arten von Lösungen auf dem Markt gibt.
Es liegt an Ihnen, die verschiedenen Optionen zu prüfen, die Ihnen zur Verfügung stehen, und zwar auf der Grundlage von Kriterien, die Sie vorab festgelegt haben:
- Was sind meine Anforderungen an die Funktionalität?
- Wie viel Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit sind erforderlich?
- Welches Budget kann ich dafür bereitstellen, um den höchsten ROI zu erzielen?
- Welche Unterstützung und Schulungen kann ich in Anspruch nehmen? usw.
Sie können sich zum Beispiel an das HRIS Euréciawenden , das den Vorteil hat, dass es gleichzeitig sehr umfassend (es deckt alle HR-Prozesse ab!), modular und skalierbar ist. Da es aus sechs Modulen besteht, die "à la carte" erhältlich sind, können Unternehmen aller Größen und Branchen die Softwarelösung zusammenstellen, die perfekt auf ihre Bedürfnisse und ihr Budget abgestimmt ist. Darüber hinaus profitieren Sie mit Eurécia von der Unterstützung durch Experten, die Ihnen bei der Lösung Ihrer Probleme zur Verfügung stehen und Ihnen helfen, die Lösung optimal zu nutzen .
💡 Erfahren Sie, wie Sie ein Lastenheft erstellen, um den Rahmen für das Projekt zur Implementierung Ihrer zukünftigen Lösung zu setzen, sowie Beispiele für HRIS.
Und die Nachteile eines HRIS?
Im Zeitalter der digitalen Transformation sind Personalinformationssysteme (HRIS) wichtige Verbündete für Unternehmen.
Welche Risiken birgt ein HRIS in einem solchen Kontext? Einige werden mit dem Finger auf das Verschwinden der Subjektivität zugunsten von objektiven Daten zeigen.
Das mag in vielen Fällen gut sein, aber wir dürfen nicht vergessen, dass eine Software niemals den Menschen ersetzen kann. Die Wahrnehmung eines Managers in Bezug auf die Qualitäten und Kompetenzen eines Mitarbeiters, die Gefühle eines Personalverantwortlichen gegenüber einem Bewerber... Personalwesen ist auch eine Frage der emotionalen Intelligenz. Das HRIS unterstützt sie dabei... und das nicht zu knapp!
Artikel übersetzt aus dem Französischen