5 Schritte für eine konforme und erfolgreiche Einführung von Telearbeit
Nur wenige Unternehmen sind in letzter Zeit davon verschont geblieben, sie mussten die Telearbeit einführen, manchmal aus Pflicht und in Eile.
Aber der Trend zur Nutzung von Telearbeit ging der Gesundheitskrise immerhin voraus, und das Gesetz hat sich daher nach und nach an diese neue Arbeitsweise angepasst.
Telearbeits-Charta, Telearbeits-Zusatzvereinbarung, welche Bedingungen müssen eingehalten werden, wenn man sein Unternehmen aus der Ferne und in gutem Einvernehmen organisieren will?
Es ist noch nicht zu spät, um es richtig zu machen. Hier finden Sie einen Leitfaden für eine erfolgreiche und nachhaltige Einführung von Telearbeit in fünf wichtigen Schritten.
1 - Konsultieren Sie die Arbeitnehmer/innen.
🕵️♂️ Sammeln Sie ihre Erwartungen, Bedürfnisse und Fragen, z. B. mithilfe eines Fragebogens zur Einführung von Telearbeit.
Einige möchten :
- überwiegend vom Büro aus arbeiten und von Ausnahmen profitieren, um ihre persönliche Planung im Falle eines Streiks oder eines Problems mit der Kinderbetreuung zu organisieren;
- Andere möchten vielleicht ein regelmäßigeres Modell, bei dem jeden Mittwoch Telearbeit stattfindet,
- wieder andere, die nach den neuesten Studien seltener sind, werden Telearbeit im Höchsttempo verlangen, um zu digitalen Nomaden zu werden.
Sie werden nicht auf alle Anfragen zugreifen können, aber Sie werden eine allgemeine Tendenz erhalten, die Ihnen hilft, die für alle zufriedenstellendste Formel zu finden.
Außerdem hindert Sie nichts daran, bei außergewöhnlichen Anfragen und Profilen von Fall zu Fall vorzugehen, auch wenn eine gewisse Kohärenz die HR-Kommunikation und das Verständnis erleichtert.
2 - Bringen Sie die Teamleiter, das Management und die Personalabteilung zusammen.
🧐 Auf der Steuerungsseite ist es ebenso notwendig, die Teamleiter sowie alle Mitglieder zu konsultieren, die zur Einordnung des Telearbeitsprojekts beitragen werden.
Beispielsweise muss die IT-Abteilung (Direktion für Informationssysteme) in Absprache mit allen Managern über die Verbindung zu den verschiedenen Tools für die Telearbeit, die Datensicherheit und die Anschaffung geeigneter Software nachdenken.
Die Personalabteilung wiederum legt in Absprache mit der Geschäftsleitung eine Telearbeitscharta oder eine Betriebsvereinbarung fest, um die bewährten Verfahren und die Verpflichtungen aller Beteiligten auf den Punkt zu bringen.
3 - Experimentieren und kommunizieren
👌 Eine Testphase kann parallel zur Beratung mit den Angestellten, den Managern und dem ASR durchgeführt werden (auch wenn letzterer sich nicht gegen ein Telearbeitsvorhaben aussprechen kann).
Während dieser Phase, deren Dauer festgelegt und mitgeteilt wird, sammeln die Manager weiterhin die Meinungen der Beschäftigten.Sie können die Bedingungen für die Telearbeit anpassen und auf Umstände reagieren, die in den ersten Überlegungen nicht berücksichtigt wurden.
Es ist auch wichtig, über das Telemanagement zu kommunizieren:
- welche Arten von Kontrollen vorgesehen sind, z. B. eine eidesstattliche Erklärung über die Einhaltung der Arbeitszeiten ;
- die neuen Prozesse, die befolgt werden müssen, um die Berichterstattung über laufende oder erledigte Aufgaben innerhalb einer Abteilung oder bereichsübergreifend zu gewährleisten usw.
4 - Rüsten Sie sich für gute Telearbeit aus.
🔑 Bereits in der Testphase ist es von entscheidender Bedeutung, sich gut auszustatten, um die Kontinuität der Unternehmensleistung zu gewährleisten. Dies ist der Schlüssel zu einer nachhaltigen und erfolgreichen Einführung der Telearbeit.
Glücklicherweise können Sie mit den kostenlosen Testversionen der in Frage kommenden Software beginnen, die von der IT-Abteilung und/oder den operativen Managern empfohlen werden.
Es geht nicht nur darum, in der Ferne genauso effizient zu sein wie in der Präsenz, sondern auch darum, die Zusammenarbeit, die Teamarbeit, in aller Sicherheit zu gewährleisten.
Hierfür gibt es kein Geheimnis, Online-Tools für die Zusammenarbeit eignen sich hervorragend:
- soziales Netzwerk für Unternehmen,
- Tool für Chat und Videokonferenzen,
- Aufgabenmanager,
- gemeinsame Nutzung von Dokumenten,
- Manager für Passwörter und Fernzugriff,
- Office-Suite usw.
Sie sind zahlreich, spezialisiert oder all-in-one und werden in der Cloud gehostet, sind also überall und jederzeit zugänglich. 👍
5 - Überwachen Sie regelmäßig das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
🔎 Es kann sein, dass diese aufgrund fehlender sozialer Bindungen oder einer wenig geeigneten Ausstattung auf Schwierigkeiten stoßen, die z. B. zu Muskel-Skelett-Erkrankungen führen.
Generell ist es von größter Bedeutung, ein offenes Ohr zu haben und jeden Leistungsabfall im Rahmen von jährlichen oder sogar monatlichen Gesprächen oder punktuellen Umfragen zu erfassen.
Das Wohlbefinden bei der Telearbeit ist genauso wichtig und entscheidend für die Motivation und Produktivität wie das Wohlbefinden in den Büros.
Einrichtung von Telearbeit: Was sagt das Gesetz?
Welche Bedingungen gelten für die Telearbeit?
Das Arbeitsgesetzbuch legt keine Kriterien oder besonderen Bedingungen für die Einrichtung von Telearbeit fest. Es ist jedoch sinnvoll, daran zu erinnern, dass Telearbeit kein Recht ist und der Arbeitgeber entscheiden kann, welche Kategorien von Mitarbeitern sie in Anspruch nehmen können.
Um die Bedingungen für die Telearbeit festzulegen, kann die Personalabteilung auch einen Zusatz zur Telearbeit verfassen, der jedoch nicht obligatorisch ist (nur die Zustimmung des Arbeitnehmers, auch mündlich, ist obligatorisch), und zwar seit dem Inkrafttreten des Gesetzes über die Stärkung des sozialen Dialogs.
Nichtsdestotrotz geht es unabhängig vom Dokument - Telearbeitscharta oder Zusatzvereinbarung- darum, Folgendes festzulegen:
- den Rhythmus der Telearbeit,
- die zulässigen Orte der Telearbeit,
- die Kriterien für die Genehmigung (Antragsmodalitäten, vorgeschriebene Anwesenheitstage, betroffene Teams) usw.
Wo darf Telearbeit ausgeübt werden?
Das Gesetz schreibt keinen Ort für die Telearbeit vor, daher ist es Sache des Arbeitgebers, die Grenzen zu ziehen.
Ob zu Hause, in einem Coworking Space, einem Telezentrum oder einem Drittort - die einzige Verpflichtung besteht darin, dass der Raum zufriedenstellende Arbeitsbedingungen bietet, insbesondere eine gute Internetverbindung.
Dies gilt auch für Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes der Gebietskörperschaften. Ein Dekret, das am 6. Mai 2020 in Kraft trat, gibt ihnen das Recht, in einem privaten oder beruflich genutzten Raum zu arbeiten.
Wer muss die Ausrüstung für die Telearbeit bereitstellen?
Das Gesetz sieht vor, dass, wenn die Telearbeit außer in Fällen höherer Gewalt (wie Covid) erzwungen wird, der Arbeitgeber verpflichtet ist, seine Angestellten so auszustatten, dass sie die gleichen Arbeitsbedingungen wie im Büro haben.
Was ist mit den Kosten, die Arbeitnehmern bei der Telearbeit entstehen? Arbeitnehmer können die Erstattung der Kosten gegen Vorlage eines Belegs beantragen, wenn die Ausgaben getätigt wurden, um angemessen arbeiten zu können, selbst wenn der Einschluss nicht auf Wunsch des Unternehmens erfolgte.
Die meisten Einrichtungen, die vor der Gesundheitskrise Telearbeit eingeführt haben, haben im Übrigen in der Zusatzvereinbarung oder der Betriebsvereinbarung eine pauschale Telearbeitsprämie vorgesehen. Denken Sie daran, solche Fragen vorauszusehen, es ist sehr wahrscheinlich, dass dies zur Norm wird. 😉.
Führen Sie Telearbeit ein, um auf morgen vorauszuschauen.
Das ist die allgemeine Feststellung, niemand hatte eine solche Beschleunigung der Telearbeit erwartet, und die Unternehmen, die besser abgeschnitten haben, hatten diesen neuen Trend vorausgesehen.
Selbst das Gesetz zur Umgestaltung des öffentlichen Dienstes führte die Möglichkeit ein, punktuell auf Telearbeit zurückzugreifen.
Ob Sie sie dauerhaft oder vorübergehend einführen und ob es sich um einen Tag pro Woche oder um Full Remote handelt, bis hin zur Einstellung aus der Ferne. Fernarbeit, denken Sie über die Einführung von Telearbeit in Ihrer Einrichtung nach und analysieren Sie die Vor- und Nachteile, die Erfolge und Misserfolge.
Sie werden eine gute Grundlage haben, um Ihren Arbeitsrahmen zu setzen und sich langfristig und gelassen an neue Organisationen anzupassen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen