Wie hat Telearbeit die Dezentralisierung des Einkaufsmanagements in Unternehmen demokratisiert?

Die Gesundheits- und Wirtschaftskrise hat die Unternehmen gezwungen, ihr Organisationsmodell in Frage zu stellen.

Tatsächlich hat die Verbreitung von Telearbeit in Dienstleistungsunternehmen den Bedarf an leistungsfähigen Prozessen und Werkzeugen verdeutlicht, damit die Mitarbeiter trotz der Entfernung produktiv bleiben und Zugang zu allen benötigten Informationen haben. Die Gewohnheiten und Routinen der Finanz- und Betriebsteams wurden überprüft, um Reibungen und Frustrationen zu vermeiden.

Wie kann man in einem solchen Umfeld die Betriebsausgaben am besten verwalten? Wie kann man den operativen Teams Autonomie verleihen und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Einkäufe behalten? Wie kann man nachverfolgen, wer was ausgibt, und alle Zahlungsbelege einholen?

Ich werde Ihnen die Trends mitteilen, die ich beobachtet habe und die aus meinen Gesprächen mit Finanzteams, Unternehmensgründern und mit unseren Kunden stammen.

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Digitalisierung und Automatisierung des Einkaufsprozesses

In diesen sehr unsicheren Zeiten ist die Verwaltung der Liquidität des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ("cash is king"). Laut einer PWC-Studie wird es im Jahr 2021 die zweitwichtigste Priorität der Finanzchefs sein, gleich nach der Leistungssteuerung.

Das A und O für die Kontrolle des Cashflows ist eine klare Vorstellung davon, wie viel Geld ein- und ausgeht. Denn auch wenn die Geschäftstätigkeit der Unternehmen in der Regel stark nachgelassen hat, haben sie weiterhin Einkäufe getätigt.und es war für sie nicht immer einfach, in Echtzeit einen Überblick über die getätigten Ausgaben zu haben. Marketingteams schalteten weiterhin Online-Werbung, Entwickler nutzten weiterhin ihre Software-Tools und generell mussten sich alle Mitarbeiter ausrüsten, um von zu Hause aus gut arbeiten zu können.

Es war also notwendig, sich anzupassen und den Prozess der Abwicklung von Fernkäufen neu zu überdenken, um Langsamkeit oder mögliche Sicherheitslücken zu vermeiden. Genau hier kommt die Digitalisierung von Werkzeugen und Prozessen ins Spiel!

Bei Online-Einkäufen kam es nicht in Frage, die Kreditkartendaten des Unternehmens per Telefon oder noch schlimmer per E-Mail zu übermitteln. Das bedeutete jedoch nicht, dass man alle Ausgaben der Mitarbeiter blockieren konnte. Einige Unternehmen beschlossen daher, Spendesk zu diesem Zeitpunkt einzuführen, um den Validierungs- und Zahlungsprozess zu verflüssigen und zu digitalisieren: Betriebsteams melden ihre Bedürfnisse in Spendesk zurück und reichen eine Kaufanfrage ein, die Finanzabteilung oder der Abteilungsleiter validiert sie, der Mitarbeiter hat dann Zugang zu einem sicheren, einmaligen Zahlungsmittel, und die Finanzabteilung sieht die Zahlungen in Echtzeit.

In der Praxis bedeutet die "Dematerialisierung" (oder Digitalisierung) des Einkaufsprozesses, dass man von einem physischen Format (z. B. Spesenabrechnung in Papierform, eine physische Karte, die von Hand zu Hand gereicht wird, Belege in Excel, usw.) zu einem virtuellen Format wechselt..) oder einem hybriden Format (E-Mail in Kombination mit einer physischen Karte und Excel) zu einem vollständig digitalen Format (papierlose Spesenabrechnung, virtuelle Karten und digitale Archivierung von Quittungen).

Die Automatisierung des Kaufprozesses ist der nächste Schritt. Sie besteht darin, intelligente Regeln zwischen den verschiedenen Schritten des Prozesses zu erstellen oder die manuelle Eingabe zu automatisieren, um zeitraubende Aktionen mit geringem Mehrwert zu vermeiden (die Eingabe von Buchungssätzen oder die manuelle Bestätigung per E-Mail von Ausgaben, die getätigt werden sollen).

Aber Vorsicht: Automatisierung ist ohne vorherige Digitalisierung nicht möglich!

Wenn man sich speziell mit der Verwaltung von Geschäftseinkäufen befasst, ist es möglich, Spesenabrechnungen zu digitalisieren, die Validierung und Verfolgung von Lieferantenrechnungen zu digitalisieren, Zahlungsbelege digital zu archivieren und sogar virtuelle Zahlungskarten zu generieren.

All das ist nicht wirklich neu. Was sich ändert, ist die Möglichkeit, den gesamten Einkaufsprozess zu automatisieren, indem alle Schritte des Prozesses (von der Validierung bis zur Buchhaltung) für alle Arten von Ausgaben in einer einzigen Lösung integriert werden.

Den gesamten Einkaufsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, bedeutet konkret :

• Ausgabenrichtlinien und Validierungsregeln erstellen, die direkt mit den Zahlungsmitteln und Ihrer Verwaltungsschnittstelle verbunden sind, damit Sie die Kontrolle ohne manuelle Arbeit haben ;
• Das Sammeln von Zahlungsbelegen und den Abgleich der Buchhaltung automatisieren;
• Anreicherung der Zahlungsdaten in Echtzeit (analytische Daten, Lieferant, Team...) ;
• Alle zu zahlenden Lieferantenrechnungen zusammenstellen und die Überwachung des Zahlungsplans automatisieren ;
• Automatisieren Sie die Buchungsverrechnungen dank vordefinierter Regeln...

Dank dessen müssen Sie sich nicht mehr um eine Vielzahl von Aufgaben kümmern. Sie müssen bei Ihrem Buchhaltungsabschluss nicht mehr den Belegen hinterherlaufen oder am Monatsende darauf warten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen einreichen. Sie sparen Zeit und verringern das Fehlerrisiko, das mit der manuellen Bearbeitung einhergeht.

Dematerialisierung und Automatisierung führen zu konkreten Einsparungen für das Unternehmen. Ganz einfach, weil die Zeit, die für zeitraubende Aufgaben aufgewendet werden muss, für alle Teams sinkt. Der ROI (Return On Investment) ergibt sich aus der eingesparten Zeit und den erzielten Einsparungen (früher nicht erstattete Mehrwertsteuer, nicht optimales Ausgabenmanagement, interner oder sogar externer Betrug...).

Über die Zeitersparnis hinaus entlastet Sie die Automatisierung auch mental in erheblichem Maße.

Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung

Heutzutage können Unternehmen auch viele Buchhaltungsaufgaben über immer intuitivere Software automatisieren. Die Verwaltung von Spesenabrechnungen, die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, die Abstimmung und Überwachung von Bankgeschäften - all das sind zeitraubende, aber notwendige Aufgaben. Die oft überlasteten Buchhalter und Finanzmanager können nun mehr Zeit für strategische Entscheidungen aufwenden als für die Dateneingabe.

Aus Gründen der Effizienz ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Werkzeuge einzusetzen, um jeden Schritt des Buchhaltungsprozesses für Geschäftseinkäufe zu verwalten.

Konkret bedeutet dies:

• Einkäufe kontrollieren, durch eine klare Ausgabenpolitik, im Vorfeld festgelegte Budgets sowie intelligente Mittel zur Validierung von Forderungen und zum Schutz vor Betrug.
• Bezahlen, indem Sie Zugang zu sicheren Zahlungsmethoden haben, Lieferantenrechnungen einfach einholen können, aber auch die Möglichkeit haben, Spesenabrechnungen mit wenigen Klicks zu erstatten.
• Daten verbuchen, indem Sie einfach Belege sammeln, Zahlungen abgleichen, die Transaktionshistorie verfolgen und Ihre Buchungscodes abrechnen.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser Schritte sparen Sie Zeit (automatische Erstellung von Buchungen, Verwendung von Daten aus Rechnungen, Vorbereitung von Umsatzsteuererklärungen) und erhöhen die Zuverlässigkeit Ihrer Daten mit einem minimalen Risiko menschlicher Fehler.

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Digitalisierung und Automatisierung der Finanzberichterstattung

Die automatische Integration von Ausgaben in die Buchhaltungssoftware, die Kategorisierung von Zahlungen und die Zentralisierung aller Finanzdaten erleichtern den Aufbau strukturierter und rigoroser Prüfungen.

Diese Daten helfen u. a. dabei, die Leistung des Unternehmens zu verbessern, die Entwicklung seiner Leistung in Echtzeit zu verfolgen, um Entwicklungen in seinem Verkaufszyklus und seinem Wachstum zu antizipieren und seine Einkaufsstrategien an neue Marktgegebenheiten anzupassen.

Die Entscheidungsberichterstattung war noch nie so einfach und ermöglicht es dem CFO, eine Zukunftsvision für sein Unternehmen aufzubauen und ein strategischer Partner zu werden.

Der CFO und sein Team werden nun als echte "Geschäftspartner" des Unternehmens angesehen.Ein guter Geschäftspartner braucht einen möglichst großen Einblick in die Gesundheit des Unternehmens, um gute Entscheidungen treffen und seine Gesprächspartner beraten zu können.

Um dies zu erreichen, muss er zwei Dinge tun:

• Sicherstellen, dass die Daten, mit denen er arbeitet, genau und zutreffend sind.
• Ausreichend Zeit haben, um sich der Analyse dieser Daten zu widmen.

Und wieder kommt hier die Automatisierung ins Spiel!

Durch die Automatisierung Ihrer Finanzberichterstattung übertragen Sie von nun an alle Ihre bisherigen zeitraubenden und wenig wertschätzenden Aufgaben an eine dedizierte, sicherere Software und sparen Zeit. Diese Berichterstattung wird alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens zentralisieren, verarbeiten und formatieren. Außerdem können Sie es leichter an alle Ihre Mitarbeiter verteilen.

Abschließend würde ich sagen, dass Telearbeit unsere Organisationen dazu anregt, auf guten Prozessen und Werkzeugen zu beruhen, die es ermöglichen, dass jeder Mitarbeiter bei seiner Arbeit autonom ist. Eine dezentralisierte Organisation in Ruhe leben zu lassen, ist ein großer Vorteil für Leistung und Attraktivität.

Daran glauben wir bei Spendesk, und in diesem Sinne begleiten wir unsere Kunden tagtäglich.

Wenn Sie mehr über unsere Lösung erfahren möchten, wenden Sie sich an unser Team. Wir freuen uns darauf, alle Ihre Fragen zu beantworten!