Unternehmensorganigramm: Schlüssel zu einer klaren und erfolgreichen Organisationsstruktur

Ein gutes Organigramm ist wie ein GPS für Ihr Unternehmen. Sie gewinnen an Klarheit und Ihre Teams verlaufen sich nicht mehr! 🎯

Das Organigramm eines Unternehmens beschränkt sich nicht darauf, zu zeigen, "wer was macht". Es ist ein strategisches Instrument, das die interne Kommunikation optimiert und die Transparenz erhöht. Und wenn Sie denken, dass nur große Konzerne wie Amazon ein solches Organigramm benötigen, dann irren Sie sich.

Vom kleinen Startup bis zum globalen Riesen kann jede Organisation von einer gut strukturierten Beziehung profitieren. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie dieses Werkzeug nutzen können, um Ihr tägliches Management zu verändern.

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Was ist ein Unternehmensorganigramm?

Organigramm eines Unternehmens: Definition

Ein Unternehmensorganigramm ist eine visuelle Darstellung der hierarchischen und organisatorischen Struktur eines Unternehmens in Form eines Diagramms.

Es hebt die Beziehungen zwischen den verschiedenen Rollen, Abteilungen und Verantwortungsebenen hervor und erleichtert so das Verständnis der internen Interaktionen und im weiteren Sinne auch das Personalmanagement.

🔵 Ein Organigramm besteht aus mehreren Schlüsselelementen, die jeweils eine bestimmte Rolle spielen:

• Kästchen oder Kreise, sozusagen "Schachteln", die die Namen, Positionen und Funktionen der Mitarbeiter enthalten. Sie helfen zu erkennen, wer welche Rolle im Unternehmen innehat, und sorgen für einen klaren Überblick über die Verantwortlichkeiten und Aufgaben jedes Mitarbeiters.
• Verbindungslinien verbinden die Kästchen oder Kreise, um hierarchische oder funktionale Verbindungen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen anzuzeigen.
• Titel von Rollen und Abteilungen oder Bereichen: Jeder Abschnitt des Organigramms wird häufig unter einem Titel zusammengefasst, um die Organisationseinheiten visuell zu segmentieren und so die Lesbarkeit zu erleichtern.
• Die Hierarchieebenen werden durch die vertikale oder horizontale Anordnung der Kästchen dargestellt. Sie zeigen die Verteilung der Verantwortlichkeiten und das Entscheidungsgewicht der einzelnen Positionen.

Was ist der Zweck eines Organigramms? Kurz gesagt: Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, die interne Kommunikation zu optimieren und die strategische Planung zu unterstützen. Mehr zu den Vor- und Nachteilen eines Organigramms gleich im Anschluss. ⤵️

Wozu dient ein Organigramm?

In Unternehmen dient ein Organigramm vor allem dazu, organisatorische Klarheit zu schaffen : Es zeigt, wer was im Unternehmen macht. So weiß ein Mitarbeiter beispielsweise sofort, wer für seine Abteilung zuständig ist oder an welche Abteilung er sich wenden muss, um eine bestimmte Frage zu klären. Diese Visualisierung beseitigt Unklarheiten und verringert Rollenüberschneidungen, insbesondere in Unternehmen, in denen mehrere Teams an ähnlichen Projekten arbeiten.

💡Zu den weiteren Vorteilen des Organigramms zählen:

• Verbesserung der internen Kommunikation, indem die Abteilungen und Bereiche visuell miteinander verbunden werden. Beispiel: Ein Mitarbeiter der Marketingabteilung möchte finanzielle Informationen erhalten. Er weiß, an wen er sich direkt in der Buchhaltungsabteilung wenden kann, ohne mehrere unnötige Zwischenhändler durchlaufen zu müssen.
• eine bessere Integration (Onboarding) von Neuankömmlingen, da diese schnell verstehen können, wo sie im Unternehmen stehen.
• mehr Transparenz und Vertrauen: Die Mitarbeiter wissen genau, wem sie berichten müssen, und vermeiden Zweifel an ihren Aufgaben. Dies stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens.
• eine Entscheidungshilfe für die Unternehmensleitung. Beispiel: Indem er Doppelarbeit in bestimmten Abteilungen identifiziert, kann er umstrukturieren oder Ressourcen dort einsetzen, wo sie wirklich benötigt werden, und so das Wachstum des Unternehmens unterstützen.

☝️ Aber Vorsicht: Organigramme haben auch einige Grenzen:

• Sie passen sich nicht immer an sich verändernde Umgebungen an. In einem Startup-Unternehmen, in dem sich die Rollen schnell ändern, kann eine starre Struktur innerhalb weniger Monate veraltet sein.
• In großen Unternehmen können sie schnell unlesbar werden.
• Sie müssen regelmäßig aktualisiert werden. Jede Änderung in der Struktur muss eingearbeitet werden, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn ein Mitarbeiter befördert wird oder eine Abteilung zusammengelegt wird, muss das Organigramm diese Entwicklungen sofort widerspiegeln.

Ist es verpflichtend, ein Organigramm zu erstellen?

In Frankreich ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben, dass Unternehmen ein Organigramm erstellen müssen. ✅

Dieses Instrument ist zwar freiwillig, bietet jedoch zahlreiche Vorteile für die interne Kommunikation und das Personalmanagement. Daher wird die Einführung eines Organigramms auch ohne gesetzliche Verpflichtung dringend empfohlen, um die organisatorische Effizienz zu optimieren.

Die verschiedenen Arten von Organigrammen

Hierarchisches Organigramm

Das hierarchische Organigramm, oft auch als "Pyramidendiagramm" bezeichnet, bietet eine klare und stabile Struktur. Jeder Mitarbeiter weiß genau, an wen er berichtet. Dieses Modell ist ideal für Organisationen, die Wert auf Stabilität, Prozesskontrolle und klar definierte Verantwortlichkeiten legen.

🎯 A nwendungsbeispiel: Ein Industrieunternehmen wie Toyota, bei dem jede Abteilung (Produktion, Qualität, Logistik) getrennt, aber miteinander verbunden arbeitet, profitiert von diesem Modell, um eine strenge Kontrolle der Prozesse zu gewährleisten.

☝️ Grenzen: Diese Struktur kann die horizontale Kommunikation behindern und die Innovation einschränken, was einige Unternehmen dazu veranlasst, sie durch flexiblere Modelle zu ergänzen.

Matrix-Organigramm

Das Matrix-Organigramm fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Es verbindet Mitarbeiter mit mehreren Führungskräften, z. B. einem Projektleiter und einem funktionalen Manager, und verbessert so die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit.

🎯 A nwendungsbeispiel: Eine Werbeagentur wie Publicis könnte ein Matrix-Organigramm für ihre kreativen Teams verwenden. Ein Designer könnte sowohl einem Art Director in Stilfragen als auch einem Projektmanager in Terminfragen antworten.

☝️ Grenzen: Doppelte Hierarchien können zu Konflikten bei der Prioritätensetzung führen. Eine klare Kommunikation zwischen den Verantwortlichen ist unerlässlich.

Flaches Organigramm

Dieses Modell wertet eine direkte Kommunikation und schnelle Entscheidungsfindung auf. Durch die Abschaffung von Zwischenebenen fördert es eine Kultur der Autonomie und Agilität.

🎯 A nwendungsbeispiel: Ein Tech-Startup wie Slack in der Anfangsphase seiner Entwicklung, bei dem jedes Teammitglied aktiv an Entscheidungen beteiligt ist.

☝️ Grenzen: Ohne formale Überwachung kann es zu Überschneidungen bei den Zuständigkeiten kommen. Klare Rollen sind entscheidend für seine Wirksamkeit.

Kleeblatt- und kreisförmiges Organigramm

Diese innovativen Organigramme entfernen sich von traditionellen Strukturen und setzen stattdessen auf Flexibilität und Kundenzentrierung. Das Kleeblattmodell setzt auf autonome Teams, während das Kreismodell den Kunden in den Mittelpunkt der Entscheidungen stellt.

🎯 A nwendungsbeispiel: Ein Unternehmen wie Zappos, das die Selbstverwaltung wertschätzt und den Kunden in den Mittelpunkt seiner Organisation stellt, kann von einem kreisförmigen Organigramm profitieren, um seine Prioritäten widerzuspiegeln.

☝️ Grenzen: Diese unkonventionellen Modelle erfordern eine organisatorische Reife, um effektiv zu funktionieren.

Standardisiertes Organigramm

Entsprechend internationalen Standards gewährleistet dieses Organigramm eine strenge und einheitliche Darstellung der Organisationsstruktur. Es ist besonders in stark regulierten Branchen nützlich.

🎯 A nwendungsbeispiel: Ein Pharmaunternehmen wie Pfizer verwendet ein standardisiertes Organigramm, um die Anforderungen der Regulierungsbehörden zu erfüllen und eine klare und zugängliche Dokumentation zu gewährleisten.

☝️ Einschränkungen: Obwohl dieses Modell sehr klar ist, kann es an Flexibilität mangeln und für Strukturen, die sich im Wandel befinden, zu starr sein.

Wie erstellt man das Organigramm eines Unternehmens in sechs Schritten?

1. Listen Sie alle Funktionen des Unternehmens auf.

Beginnen Sie damit, alle in Ihrer Organisation vorhandenen Positionen und Funktionen zu inventarisieren. Dieser Schritt sorgt dafür, dass Sie nichts oder besser gesagt, niemanden vergessen 👥 und legt den Grundstein für Ihr Organigramm.

Unser Tipp: Beziehen Sie alle Abteilungen, Teams und Unterabteilungen mit ein, auch solche, die offensichtlich erscheinen.

Beispiel: Wenn Sie in einem mittelständischen Unternehmen tätig sind, könnten Sie Funktionen wie "Vertriebsleiter", "Supporttechniker" oder "Personalassistent" auflisten.

Diese vollständige Liste stellt sicher, dass jede Position in Ihrem Schema angemessen dargestellt wird.

2. Legen Sie die Verantwortlichkeiten jeder Rolle fest.

Klären Sie für jede identifizierte Rolle die wichtigsten Verantwortlichkeiten und damit verbundenen Aufgaben. Dies hilft, Überschneidungen zu vermeiden und das Rollenverständnis zu stärken.

Beispiel: Ein "Marketing Manager" könnte als Verantwortlichkeiten die digitale Strategie, die Verwaltung von Werbekampagnen und die Überwachung der KPIs haben.

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3. Kartieren Sie die hierarchischen Beziehungen.

Legen Sie anschließend die Beziehungen zwischen den einzelnen Rollen und Positionen fest. Wer berichtet an wen? Wer sind die direkten und indirekten Manager? Organisieren Sie die Rollen je nach Ihrer Struktur pyramidenförmig oder in Form einer Matrix.

Beispiel: In einer IT-Abteilung könnte ein "Entwickler" einem "Projektleiter" unterstellt sein, der wiederum dem "Technischen Direktor" untersteht.

Eine klare Darstellung der hierarchischen Beziehungen vermeidet Unklarheiten und verbessert die interne Kommunikation. 🤝

4. Fügen Sie bereichsübergreifende Beziehungen hinzu.

Vergessen Sie nicht, für eine vollständige Ansicht auch Querverbindungen darzustellen. Diese Verbindungen weisen auf Mitarbeiter hin, die mehreren Managern unterstehen oder in Verbindung mit anderen Abteilungen arbeiten.

Beispiel: Ein "Projektmanager" kann bei einer Kampagne mit der Marketingabteilung zusammenarbeiten und bei einem anderen Projekt der technischen Abteilung zugeordnet sein.

5. Formatieren Sie das Organigramm.

Sobald Sie die Daten gesammelt haben, verwenden Sie ein spezielles Tool wie Canva, Lucidchart, SmartArt oder eine einfache Excel-Tabelle, um Ihr Organigramm zu erstellen. Entscheiden Sie sich für ein klares und ästhetisches Layout :

• Verwenden Sie Farben, um die Abteilungen zu unterscheiden. 🎨
• Bevorzugen Sie einfache und einheitliche Formen (Rechtecke, Kreise).
• Fügen Sie ggf. Legenden oder Anmerkungen hinzu, um bestimmte Punkte zu verdeutlichen.

6. Aktualisieren Sie regelmäßig.

Ein statisches Organigramm verliert schnell an Aussagekraft. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, insbesondere bei organisatorischen Veränderungen. Legen Sie eine Häufigkeit für die Aktualisierung fest (z. B. vierteljährlich), um das Organigramm aktuell und nützlich zu halten.

Beispiel: Bei Beförderungen, Neueinstellungen oder Umstrukturierungen passen Sie das Organigramm sofort an.

Beispiele für Organigramme: Google

Das Organigramm des Tech-Giganten Google veranschaulicht eine komplexe hierarchische Struktur, die an seine zahlreichen Abteilungen und Bereiche angepasst ist. An der Spitze beaufsichtigt CEO Sundar Pichai die wichtigsten Geschäftsbereiche des Unternehmens, die jeweils von einer hochrangigen Führungskraft geleitet werden. Zum Beispiel:

• Thomas Kurian ist für die Google Cloud verantwortlich, eine für das Unternehmen strategisch wichtige Sparte.
• Neal Mohan leitet YouTube, die wichtigste Videoplattform.
• Fiona Cicconi kümmert sich als Chief People Officer um die Personalabteilung.

Dieses Organigramm, das Sie sich unten ansehen können, zeigt eine Organisation nach Funktionen und Abteilungen, wobei die Verantwortlichen für bestimmte Bereiche wie Suche, Werbeanzeigen und Produktinnovation zuständig sind. Diese Struktur ermöglicht es Google, trotz seiner Größe effizient zu arbeiten, indem die Leitung der Abteilungen an spezialisierte Führungskräfte delegiert wird.

Welches ist das beste Werkzeug, um ein Organigramm zu erstellen?

Eine Excel- oder Word-Vorlage für ein (sehr) kleines Unternehmen

Für ein sehr kleines Unternehmen oder ein KMU kann eine Excel-Vorlage oder auf einem Word-Dokument, die es in großer Zahl kostenlos im Internet gibt, ausreichen. Diese Office-Tools bieten grundlegende Funktionen, um einfache Organigramme zu erstellen.

Sie können Formen und Konnektoren verwenden, um Ihre Struktur übersichtlich darzustellen, ohne dass Sie fortgeschrittene technische Fähigkeiten benötigen.

☝️ Sobald Ihr Unternehmen wächst, zeigen diese Werkzeuge jedoch schnell ihre Grenzen auf. Jede Änderung, wie z. B. eine Beförderung, Einstellung oder Versetzung, erfordert eine manuelle Aktualisierung. Das ist für ein kleines Team machbar, aber bei einer komplexeren Organisation wird es zeitraubend und unzuverlässig.

Verwenden Sie eine dedizierte Organigramm-Software.

Für mittelgroße bis große Strukturen ist es besser, sich für eine dedizierte Software wie Lucidchart, Visio oder Canva zu entscheiden. Diese Speziallösungen sind darauf ausgelegt, die Komplexität zu bewältigen und bieten erweiterte Optionen.

Sie können z. B. mit mehreren Personen gleichzeitig am Organigramm arbeiten: ideal für Unternehmen, in denen Teams über weite Entfernungen verteilt sind oder Projekte sich schnell ändern.

Diese Software bietet auch eine Bibliothek mit anpassbaren Vorlagen, die auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten sind. Und Sie müssen nicht mehr alles manuell aktualisieren: Einige dieser Lösungen lassen sich in Personal- oder Projektmanagementsoftware integrieren und synchronisieren die Daten, sodass das Organigramm automatisch auf dem neuesten Stand bleibt. 👏

Wenn Ihr Unternehmen bereits die Microsoft-Suite nutzt, kann Visio dank der einfachen Integration in Office 365 eine ausgezeichnete Wahl sein. Für einen kreativeren, visuellen Ansatz ist Canva ideal und bleibt erschwinglich. Wenn Sie eine Vorliebe für Automatisierung haben, dann werden Sie eher von Lucidchart begeistert sein.

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Das Unternehmensorganigramm - ein strategischer Vorteil für Struktur und Kommunikation.

Ein gut gestaltetes Unternehmensorganigramm ist weit mehr als nur ein hierarchisches Schema. Es bringt Klarheit, Struktur und Flüssigkeit in die interne Kommunikation und hilft jedem Mitarbeiter, seine Rolle zu verorten und die Interaktionen zwischen den Abteilungen zu verstehen.

Für die Personalabteilung wird es zu einem strategischen Hebel. Indem es den Qualifikationsbedarf visualisiert und die Nachfolgeplanung erleichtert, unterstützt das Organigramm ein besseres Talentmanagement. Angesichts häufiger Reorganisationen bietet es eine solide Grundlage, um die Organisation an den Wandel anzupassen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Unternehmensorganigramm ein skalierbares Instrument ist, das bei richtiger Anwendung die Organisationskultur verändern und das Wachstum stärken kann.