Wie gelingt ein erfolgreiches Change Management im Rahmen eines HRIS-Projekts?

Wie bei jedem Projekt, das einen Wechsel der Instrumente innerhalb eines Unternehmens mit sich bringt, führt die Weiterentwicklung des Personalinformationssystems zwangsläufig zu tiefgreifenden Veränderungen der Praktiken und Gewohnheiten seiner Benutzer.

Aus diesem Grund kann das Change Management für ein HRIS nicht ohne eine klar definierte Strategie erfolgen, zumal es die meisten Abteilungen des Unternehmens betrifft (Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, der Personalbeschaffung, der Ausbildung usw.).

Wie kann man den Wandel organisieren und begleiten, um den Erfolg der Einführung eines HRIS zu erleichtern? Wenn dieser Prozess gut organisiert ist, wird er darauf abzielen, Hemmnisse zu beseitigen, zu beruhigen und den Übergang zu Ihrem neuen Tool vorzubereiten, wobei der Schwerpunkt insbesondere auf den Menschen liegt.

Von der wichtigen Kommunikation bis hin zur Schulung- lassen Sie uns die wichtigsten Schritte erkunden, um die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen und Ihr Umstellungsprojekt zum Erfolg zu führen!

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Was ist die Begleitung von Veränderungen?

Unter Veränderungsmanagement versteht man die Strategien und Mittel, die eingesetzt werden, um die Probleme zu lösen , die mit einer größeren Veränderung der bisher in einem Unternehmen verwendeten Prozesse oder Werkzeuge verbunden sind.

Dieser methodische und kollaborative Ansatz zielt darauf ab, alle Faktoren des Widerstands gegen Veränderungen zu überwinden, um die Annahme des Tools, in unserem konkreten Fall des HRIS, durch die Endbenutzer zu fördern.

Wie kann man den Wandel eines HRIS begleiten?

Das Veränderungsmanagement beginnt nicht erst, wenn die Änderung bereits vollzogen ist, sondern muss im Vorfeld des Projekts antizipiert, vorbereitet und organisiert werden.

Hier sind die verschiedenen Schritte, die Ihnen helfen werden, die Implementierung Ihres zukünftigen HRIS vor, während und sogar nach der Einführung zu erleichtern.

Schritt 1: Schätzen Sie die Auswirkungen Ihres HRIS-Projekts ab.

Dieser vorbereitende Schritt ist unerlässlich, um die Akzeptanz für künftige Änderungen der internen Praktiken und Prozesse zu schaffen. Führen Sie dazu ein Audit des Bestehenden durch, um die aufgetretenen Probleme, die Lücken und alles, was verbessert werden muss, zu erfassen.

Die Ergebnisse können Sie für die Erstellung Ihres HRIS-Pflichtenhefts verwenden, in dem die Einzelheiten Ihres Projekts genau festgelegt werden. Erläutern Sie auch die positiven Veränderungen, die das Tool mit sich bringen wird (Zeitersparnis, Kostensenkung, Produktivitätssteigerung usw.), und zwar auf der Ebene des gesamten Unternehmens.

Die Durchführung einer Wirkungsanalyse wird Ihnen helfen, später die Sinnhaftigkeit Ihres Projekts zu begründen.

Schritt 2: Schaffen Sie strategische Unterstützung.

Sammeln Sie Personen aus dem HRIS-Projektteam oder andere, die an der Durchführung des Wandels beteiligt sein werden. Teilen Sie ihnen Ihre Vision mit, damit sie diese im Unternehmen weitertragen und dem Projekt einen Sinn verleihen.

Bilden Sie beispielsweise eine spezielle Arbeitsgruppe, in der Sie einen Projektleiter (oder Change Leader) ernennen, der über die Strategie und die Mittel entscheidet, die zur Unterstützung des Wandels und zur Förderung der Akzeptanz in den Teams eingesetzt werden sollen.

Ihre Unterstützung kann auch bei der Finanzabteilung und der IT-Abteilung liegen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Projekt in die Chefetage zu tragen und deren Unterstützung und angemessene Mittel zu erhalten.

Schritt 3: Kommunizieren Sie umfassend

Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Veränderungsmanagement. Fehlende Informationen, Unverständnis oder sogar vorgefasste Meinungen können zu Stress, Zweifeln und Ablehnung der Einführung eines neuen HRIS führen.

Deshalb sollten Sie so früh wie möglich über die geplante Änderung Ihres HRIS informieren, auch wenn die Überlegungen erst begonnen haben. So können Sie den Boden bereiten und den ersten Rückmeldungen und eventuellen Fragen freien Lauf lassen, um die Akzeptanz der bevorstehenden Veränderungen zu erhöhen.

Tipps zur Gestaltung Ihrer Kommunikation rund um das HRIS-Projekt:

• Verwenden Sie eine klare Kommunikation, die für alle im Unternehmen geeignet ist ( vermeiden Sie Fachbegriffe , die weniger zugänglich sind);
• lassen Sie die Informationen nicht nur an die HR-Teams, sondern auch an alle Mitarbeiter weiterleiten, zumindest in zusammengefasster Form ;
• Argumentieren und erläutern Sie die Gründe für den Wechsel des Tools und beziehen Sie einen Begriff der Dringlichkeit mit ein, um die Priorität und Notwendigkeit zu begründen;
• Geben Sie die wichtigsten Etappen und Termine des Projekts an, aber auch die Akteure, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten;
• vermitteln Sie Ihre Vision, um zu zeigen, dass das Projekt Teil der Gesamtstrategie des Unternehmens ist und dazu beitragen wird, die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern.

Schritt 4: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein.

Ihre Mitarbeiter, insbesondere die Endbenutzer, müssen sich vom Beginn des HRIS-Projekts an und während seiner gesamten Dauer betroffen und beteiligt fühlen. Das Ziel dieses Vorgehens? Ihr zukünftiges Tool mitzugestalten, damit es so gut wie möglich auf ihre Praktiken abgestimmt ist.

Tipps, wie Sie Ihre Teams während des gesamten Projekts und langfristig einbinden können:

• Wecken Sie ihr Interesse an dem Projekt, indem Sie ihnen ein positives Bild von ihrem Alltag mit dem neuen Tool vermitteln;
• Gehen Sie auf ihre Bedürfnisse ein : Sammeln Sie ihre Eindr��cke über ihre derzeitige Nutzung und geben Sie sie aus einer praxisnahen Sicht wieder;
• lassen Sie sie an der Auswahl des Tools und des Herausgebers teilhaben , indem Sie die von Ihnen ermittelten Kriterien kollaborativ verfeinern ;
• fördern Sie die kollektive Intelligenz: Holen Sie ihre Meinung ein, diskutieren Sie über die anzuwendende Methodik, werten Sie die Entstehung von Ideen und Vorschlägen auf usw.

Wenn Sie die Teams regelmäßig konsultieren und sie in die Entscheidungsfindung einbeziehen, wird es leichter sein, möglichst viele Menschen für das Projekt zu gewinnen, so dass jeder seinerseits zum Sponsor des Projekts wird.

Schritt 5: Organisieren Sie Schulungen.

Um den Umgang der Teams mit dem neuen Tool zu fördern, legen Sie einen Schulungsplan fest, in dem Sie Folgendes berücksichtigen:

• den Zeitplan für die Schulungen,
• den Inhalt, der für jeden Benutzertyp individuell angepasst werden sollte, je nach Abteilung und ihrer spezifischen Nutzung,
• das Format und die Schulungsmaterialien,
• die Personen, die die Sitzungen leiten sollen: Experten, Berater, interne Mitglieder oder die Inanspruchnahme der vom Herausgeber des HRIS angebotenen Tool-Schulung,
• die Einrichtung einer Testumgebung, um eine Aneignung des Tools vor einer realen Situation zu ermöglichen, usw.

💡Planen Sie auch Referenzmaterial, wie z. B. jederzeit abrufbare Benutzerhandbücher , ein, um die Benutzer zu beruhigen. Achten Sie darauf, dass diese Unterlagen leicht zugänglich, umfassend und möglichst klar sind.

Schritt 6: Führen Sie ein Monitoring ein.

Legen Sie Leistungsindikatoren (KPIs) fest, um Ihr Veränderungsmanagement zu überwachen, den Fortschritt zu kontrollieren und Ihre Vorgehensweise zu verfeinern:

• Erweist sich die gewählte Vorgehensweise als wirksam?
• Sind die durchgeführten Tests erfolgreich?
• Wie ist das Feedback der Key-User-Gruppen? Was kann aufgrund ihrer Rückmeldungen geändert werden?
• Sind die Schulungen besucht worden? vollständig? nützlich?

Bewerten Sie die tatsächlichen Auswirkungen des Projekts und setzen Sie sich für eine kontinuierliche Verbesserung ein. Halten Sie die positiven Punkte fest, was weniger gut funktioniert hat, und ziehen Sie Bilanz. Diese Projekterfahrungen können formalisiert und weitergegeben werden, um die Projektkultur des Unternehmens zu bereichern.

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Das Change Management wie ein Projekt managen

Alles in allem ist die Begleitung des Wandels sowohl eine Schlüsseletappe des HRIS-Projekts als auch eine Maßnahme, die wie ein eigenständiges Projekt geleitet werden kann.

Um dies zu erreichen, sollten Sie sich auf eine echte Projektmanagementmethode stützen und einen Plan für die Durchführung des Wandels mit Zielen, Akteuren, Mitteln, Indikatoren und Werkzeugen aufstellen.

Denken Sie schließlich daran, dass die interne Kommunikation die Grundlage für Ihren Erfolg ist. Und womit beginnen Sie, um den Erfolg Ihres HRIS-Projekts zu organisieren?