Flex Office erleichtert Mitarbeitern die Rückkehr ins Büro

Die Arbeitswelt befindet sich seit einigen Monaten in einem ständigen Wandel. Die Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen, die stärker auf das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeiter ausgerichtet sind.

Das Home Office, das in Frankreich vor dem Jahr 2020 noch kaum entwickelt war, hat mit Beginn der Gesundheitskrise eindeutig Einzug in unseren Alltag gehalten. Die Führungskräfte haben auch ihr Management weiterentwickelt, indem sie flexibler geworden sind und ihren Mitarbeitern besser zuhören. Dies schlägt sich auch in einer erhöhten Flexibilität innerhalb der Gebäude selbst nieder.

Um die Fläche der Arbeitsräume zu optimieren und das Mitarbeitererlebnis zu fördern, wenden sich viele große Unternehmen einer flexibleren Organisation zu, die als Flex Office bezeichnet wird. Auch wenn dieser Bedarf bereits vor 2020 bestand, hat die Krise diesen Wandel stark beschleunigt, sodass er nun zu einer der Prioritäten vieler Unternehmen geworden ist.

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Was ist ein Flex Office?

Flex Office bedeutet, dass es am Arbeitsplatz kein festes Büro gibt. So beginnt der Mitarbeiter jeden Morgen seinen Arbeitstag in dem Raum, der für seine Aufgaben am besten geeignet ist. Das kann sein:

• in den Räumlichkeiten des Unternehmens,
• in einem dritten Ort wie einem Coworking Space,
• oder auch zu Hause im Home Office.

Das Flex Office ist eine flexible Arbeitsorganisation par excellence und bietet sowohl für Führungskräfte als auch für Arbeitnehmer viele Vorteile. Sie basiert auf einem grundlegenden Element: den Bedürfnissen der Mitarbeiter.

Diese können je nach ihren Aufgaben, ihrem Zeitplan und ihrem persönlichen Leben unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf den Arbeitsort haben.

Gerade der persönliche Aspekt wird in Unternehmen, die Flex Office einführen, stark berücksichtigt. Die Mitarbeiter können so ein besseres Gleichgewicht zwischen ihrem Berufs- und Privatleben herstellen. Dieses Gleichgewicht ist im Hinblick auf das Wohlbefinden am Arbeitsplatz sehr wichtig. So sind diese Personen :

• mehr erfüllt,
• zeigen sich engagierter
• und effizienter in ihrer Arbeit.

Das Ziel jeder Führungskraft ist es, die Mitarbeiter bei der Arbeit glücklich zu machen und gleichzeitig ihre Effizienz zu maximieren. Das Flex Office ist die ideale Organisationsform, um dies zu erreichen.

Ein hybrides Arbeitsumfeld, das sich den Bedürfnissen der Mitarbeiter anpasst.

Wie bereits erwähnt, bietet das Flex Office den Mitarbeitern eine hybride Arbeitsumgebung, die sich perfekt an ihre Bedürfnisse anpasst. In diesem Rahmen können sie regelmäßig vor Ort, von zu Hause aus, im Home Office oder in Coworking Spaces arbeiten, um ihr Berufs- und Privatleben bestmöglich miteinander zu vereinbaren.

Das Home Office ist leichter zugänglich

Mit einer flexiblen Arbeitsorganisation lässt sich das Home Office leicht einrichten und ist für die Mitarbeiter in greifbarer Nähe. Je nach den von der Geschäftsleitung festgelegten Modalitäten können sie problemlos einen oder mehrere Tage pro Woche wählen, an denen sie von zu Hause aus arbeiten.

Ein Mitarbeiter im Homeoffice ist in der Regel effizienter in seiner Arbeit. Laut Statistiken des Sapiens-Instituts hat die Verbreitung von Telearbeit die Produktivität der Arbeitnehmer bis 2020 um 22 % gesteigert. Natürlich erfordert dies die Schaffung einer geeigneten Umgebung, die frei von potenziellen Ablenkungen ist. Mit dieser arbeitsfreundlichen Atmosphäre wird die Produktivität des Mitarbeiters also steigen.

Die Alternative der Coworking Spaces

Das Konzept der Coworking Spaces entstand aus dem Bedürfnis von Selbstständigen und Unternehmern, in einem anregenden, geselligen Raum ohne Konkurrenz und Hierarchie zusammenzuarbeiten. So ist allein zu arbeiten nicht mehr gleichbedeutend mit Einsamkeit und Isolation.

In einer Flex-Office-Organisation sind Coworking Spaces eine großartige Alternative zum Home Office. Diese Art zu arbeiten ermöglicht es zunächst, die Umgebung zu wechseln und eine neue Umgebung zu entdecken, die sich vom üblichen Büro unterscheidet und im Allgemeinen die Produktivität fördert.

Coworking bedeutet Zusammenarbeit und soziales Miteinander: Es findet ein ständiger Austausch zwischen Menschen unterschiedlichen Alters, mit unterschiedlichen Erfahrungen und Hintergründen statt. In einem Coworking Space zu arbeiten bedeutet auch, die Chancen zu erhöhen, sein Netzwerk zu erweitern, zukünftige Partner und wer weiß, potentielle Kunden kennenzulernen?

Verwalten Sie die internen Arbeitsabläufe mithilfe von Flex Office

Flex Office ist ein sehr effektives Mittel, um Gesundheitsrisiken im Büro zu begrenzen. Heute gibt es zahlreiche Techniken innerhalb flexibler Organisationen. Langfristig könnte die Einführung dieser Maßnahmen, mit denen die eingehenden Ströme gesteuert werden können, eine schnellere und leichtere Rückkehr ins Büro ermöglichen.

Beschränken Sie den Zugang zum Büro für eine schrittweise Rückkehr.

Es wird wahrscheinlich kein Wunder geben, die Rückkehr ins Büro wird schrittweise erfolgen. Das erste, was Sie tun müssen, um den Zustrom in die Gebäude zu steuern, ist, Grenzen einzuführen.

In großen Einzelhandelsunternehmen kann es sinnvoll sein, den Zugang zu bestimmten Stockwerken zu begrenzen, indem man maximale Proportionen vorschreibt, um die soziale Distanzierung so gut wie möglich zu respektieren. Viele Unternehmen schreiben beispielsweise eine maximale Auslastung von 40 % pro Etage vor.

Bei gemeinsam genutzten Räumen ist es möglich, jeden zweiten Arbeitsplatz zu schließen und so einen Abstand einzuhalten, um den Kontakt zwischen den Mitarbeitern einzuschränken.

Während des ersten Containments fühlten sich viele Mitarbeiter bei der Telearbeit isoliert und nicht ausreichend unterstützt. Diese flexible Organisation ermöglicht es, dieser Ausgrenzung zu begegnen, indem sie den Mitarbeitern hilft, schrittweise ins Büro zurückzukehren und so eine soziale Bindung aufrechtzuerhalten.

Eine globale Sicht auf die Belegung Ihrer Gebäude.

Flex Office ermöglicht es, die Belegung von Arbeitsräumen zu optimieren, das ist eine Tatsache. Wie bei jeder strategischen Veränderung innerhalb eines Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, ihre Auswirkungen zu messen.

Im Rahmen einer präzisen Steuerung der Arbeitsabläufe ist es auch zwingend erforderlich, Grenzen für die Belegung festzulegen, die später analysiert werden müssen. Flex Office muss also gemessen werden, um z. B. zu verhindern, dass alle Mitarbeiter am selben Tag ins Büro kommen.

Diese Situation erscheint zwar unwahrscheinlich, ist aber dennoch möglich und muss eingegrenzt werden. Ein umfassender Überblick über alle Home-Office-Buchungen und -Meldungen ist daher notwendig, um die Abläufe einfach zu steuern.

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit in Teams.

Auch wenn sich viele Mitarbeiter im Telearbeitsplatz befinden, ist es sehr wichtig, eine soziale Verbindung zwischen allen aufrechtzuerhalten.

Diese Zusammenarbeit kann über :

• Eine Präsenz vor Ort an ein oder zwei Tagen pro Woche,
• oder auch durch die Bereitstellung von Zugängen in Coworking Spaces und anderen Drittorten.

So können sich die Mitarbeiter außerhalb des Firmengeländes treffen, um unter idealen Bedingungen zu arbeiten, die sowohl Sicherheit bieten als auch die Produktivität steigern.

Die Mitarbeiter sind die Essenz eines Unternehmens, ihr Wohlbefinden und ihre Entfaltung sind von größter Bedeutung, vor allem in diesen heiklen Zeiten.

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Wie kann man Flex Office einführen?

Die Einführung von Flex Office erfordert einige Voraussetzungen. Damit sie effektiv ist, muss diese Organisation im Vorfeld vorbereitet werden. Dies betrifft sowohl die Räumlichkeiten des Unternehmens als auch die Mitarbeiter.

Die Vorgehensweise

Der erste Schritt besteht darin, die Räumlichkeiten subtil so einzurichten , dass sie sich perfekt für die Umstellung auf Flex Office eignen. Denken Sie daran, Folgendes einzurichten:

• ausreichend Besprechungsräume,
• integrieren Sie Telefonboxen für Termine,
• Räume für Kreativität einrichten,
• oder auch Open Spaces.

Die Vielfalt Ihrer Räume wird die Stärke Ihres Gebäudes sein!

Es ist auch wichtig, den Mitarbeitern gegenüber pädagogisch vorzugehen. Viele haben ihre kleinen Gewohnheiten und schätzen es, ihren persönlichen Raum zu haben. Daher ist es wichtig, diesen Personen gegenüber wohlwollend zu sein, ihnen die Gründe für den Übergang zum Flex Office konkret zu erklären und vor allem ihre Anmerkungen zu berücksichtigen.

Schließlich wird der Übergang zum Flex Office durch die Verwendung eines speziellen Tools effizienter und schneller. Eine professionelle Begleitung ist der beste Weg, um eine erfolgreiche Transformation zu erreichen. Bei MOFFI begleiten wir heute mehr als 40 Unternehmen bei der Einführung von Flex Office in ihren Gebäuden.

Mit welchen Werkzeugen?

MOFFI ist ein umfassendes Flex-Office-Tool. Wir ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsbereiche einfach zu verwalten und zu optimieren.

Über unsere webbasierte und mobile Lösung können die Mitarbeiter :

• einfach und schnell einen Platz in einem gemeinsam genutzten Raum oder einen Besprechungsraum innerhalb ihres Gebäudes/ihrer Gebäude buchen,
• ganz einfach einen Tag im Home Office anmelden.

Unternehmen können die internen Abläufe einfach verwalten und die Erfahrung der Mitarbeiter vor Ort oder außerhalb verbessern.

Unsere Lösung ist einfach zu bedienen und lässt sich mit zahlreichen Tools synchronisieren, um ein immer umfassenderes Erlebnis zu ermöglichen. Heute können Sie MOFFI mit Slack, Google Workspace, Teams, Office 360 und all Ihren anderen Lieblingstools kombinieren. Diese digitalen Werkzeuge sind Teil unseres Alltags geworden, da sie es uns ermöglichen, mit allen Mitarbeitern auf einfache Weise zu kommunizieren. Die Integration dieser Tools in MOFFI ist äußerst sinnvoll, um Ihre gesamte Kommunikation zu zentralisieren und flexibel zu gestalten.

Die Arbeitsorganisationen entwickeln sich ständig weiter, und ein Ende ist nicht abzusehen! Unternehmen sehen sich mit neuen Problemen konfrontiert, bei denen das Prinzip des Einzelbüros in Frage gestellt wird. Ist das Flex Office die Zukunft der Arbeit? Das wird nur die Zukunft zeigen, aber bei MOFFI... sind wir davon überzeugt.

Wir haben MOFFI 2015 mit meinem Bruder, der auch mein Partner ist, gegründet . Unser Ziel war es, Arbeitsräume für alle Mitarbeiter überall und vor allem jederzeit zugänglich zu machen. So gründeten wir MOFFI, eine Abkürzung für Mobile Office, um den Zugang zu vier verschiedenen Arten von Orten zu erleichtern:

• Das Firmengebäude (Büro, Gemeinschaftsfläche, Besprechungsraum).
• Die Außenstellen und Filialen des Unternehmens.
• Das Home Office und Abwesenheiten
• Die Räume Dritter (Coworking, Hotels, Geschäftszentren)