Employer of Record (EOR), die Brücke zu Ihrer internationalen Entwicklung

Sich international zu öffnen ist für viele Unternehmen, die nach Wachstum streben, notwendig geworden, und hier kommt der Employer of Record (EOR) ins Spiel.

Diese Strategie ist unumgänglich, um Ihre globale Expansion zu erleichtern. Aber wie gehen Sie am besten vor?

Keine Sorge, wir werden Sie durch die EOR-Mäander führen, von der Definition bis zu den Auswahlkriterien. Machen Sie sich auf den Weg! 🧳

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Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record, kurz EOR, ist eine zwischengeschaltete Organisation, die die Einstellung von Personal im Ausland erleichtert, indem sie in Ihrem Namen handelt. Diese juristische Person erledigt für Sie alle Verwaltungsformalitäten in Übereinstimmung mit dem örtlichen Arbeitsrecht.

Nicht zu vergessen ist ein weiterer Schlüsselpunkt: die Konsolidierung. Viele Unternehmen nutzen EOR, um ihre Geschäfte in bestimmten Ländern zu rationalisieren, mit dem Ziel :

• Kosten zu senken ;
• die Verwaltung einer lokalen juristischen Person zu vermeiden.

EORs eignen sich vor allem im internationalen Kontext, aber Sie können sie auch innerhalb eines Landes einsetzen, wenn die Gesetzgebung von Bundesstaat zu Bundesstaat variiert, wie z. B. in den USA.

🧐 Beispielsweise kann ein amerikanisches Unternehmen, das in Frankreich einstellen möchte, auf einen EOR zurückgreifen. Die neuen Mitarbeiter werden also von der EOR eingestellt, während sie gleichzeitig für das Unternehmen in den USA arbeiten. Der EOR ist hier also lediglich ein Vermittler, der es dem amerikanischen Unternehmen ermöglicht, leichter zu exportieren.

Kurz gesagt, die EORs kümmern sich um alle lästigen Verwaltungsangelegenheiten, ohne dass Sie dort, wo Sie exportieren oder einstellen wollen, eine neue juristische Person gründen müssen; das spart eine Menge Zeit und Energie.

EOR und Lohnportage: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

👉 Die Funktionsweise einer EOR ist dem System der "portage salarial" (Lohnträgerschaft) in Frankreich recht ähnlich. Beide Systeme haben ein gemeinsames Ziel: die Erleichterung der Beschäftigung und der administrativen Verwaltung von Arbeitnehmern. In beiden Fällen übernehmen sie Verwaltungs-, Personal- und Compliance-Aspekte und befreien Unternehmen von diesen Belastungen, damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wenn Sie hingegen ein französisches Unternehmen sind, das ins Ausland expandieren möchte, sollten Sie ihre Unterschiede im Auge behalten.

Anwendungsbereich

• 🇫🇷 Portage Salarial: Hauptsächlich für den französischen Markt konzipiert, ermöglicht es Selbstständigen, die Vorteile eines Arbeitnehmers zu nutzen und gleichzeitig ihre Autonomie bei der Kundensuche und der Organisation ihrer Arbeit zu behalten.
  
  
• 🌍 EOR: EOR-Anbieter konzentrieren sich dagegen auf die Unterstützung von Unternehmen bei ihrer internationalen Expansion außerhalb Frankreichs. Sie bieten eine umfassende Palette an Verwaltungsdienstleistungen an, um die Einstellung von Mitarbeitern in verschiedenen Rechtsordnungen zu erleichtern, sodass Organisationen in neue Märkte expandieren können, ohne vor Ort eine juristische Person gründen zu müssen.

Beziehung zum Kunden

• 🇫🇷 Personalvermittlung: Hier ist der Arbeitnehmer bei der Personalvermittlungsfirma angestellt, die ihre Dienste einem Kunden in Rechnung stellt. Er erhält die nötige Flexibilität, um seine Arbeit zu organisieren und Kunden zu finden, und genießt die Sozialleistungen eines Arbeitnehmers.
  
  
• 🌍 EOR: Bei einer EOR-Dienstleistung ist der Arbeitnehmer offiziell beim EOR-Anbieter angestellt, arbeitet aber für den Kunden, der die Weisungs- und Kontrollbefugnis behält. Dieses Modell wird daher von Unternehmen verwendet, die in einem bestimmten Gebiet keine legale Präsenz haben, um lokale Arbeitskräfte einzustellen.

Welche Unterschiede bestehen zwischen EOR und PEO?

Die Professional Employer Organization, kurz PEO, wird häufig mit EORs für die internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung in Verbindung gebracht und manchmal sogar fälschlicherweise verwechselt. Es ist entscheidend, die Unterschiede zu verstehen, um die für Ihre Situation am besten geeignete Lösung zu wählen.

Ein PEO ist auch ein Drittunternehmen, mit dem Unterschied, dass es sich um eine Co-Employment-Vereinbarung mit dem Kundenunternehmen handelt. In diesem Fall bleibt Ihr Unternehmen der offizielle Arbeitgeber, teilt sich aber einige Verantwortlichkeiten mit der PEO, insbesondere alles, was die Personalressourcen betrifft.

💡 Um einen PEO im Ausland zu beschäftigen, benötigen Sie eine lokale juristische Person in dem Land, in dem Sie einstellen möchten.

👉 Bei einem EOR müssen Sie weder eine juristische Person in dem Zielland haben noch einen Mitbeschäftigungsvertrag unterzeichnen.

💡 Wissenswert: Es ist auch wichtig, zwischen direktem und indirektem EOR zu unterscheiden.

• Direkte EOR: Der EOR-Anbieter ist Eigentümer und Geschäftsführer seiner Einheiten und ist in diesen Ländern direkt für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich, damit die Geschäfte aktiv bleiben. Das bedeutet Autonomie und Effizienz, bis zu 90% schneller durch eine direkte Präsenz im Land. Ideal für diejenigen, die eine transparente und persönliche Verwaltung auf internationaler Ebene anstreben.
  
  
• Indirekte EOR: Der EOR-Anbieter verlässt sich auf eine dritte Partei. Dieser Ansatz birgt erhebliche Compliance-Risiken, da er vollständig von der Zuverlässigkeit der Drittpartei und ihrer Einhaltung der Vorschriften abhängt. Seien Sie daher bei der Wahl Ihres EOR-Anbieters vorsichtig!

Die Rolle eines EOR im Ausland

Wir haben gesehen, dass ein EOR ein Unternehmen ist, das in Ihrem Auftrag beschäftigt ist. Er hat daher eine Schlüsselrolle für alle Unternehmen, die ins Ausland exportieren oder dort Personal einstellen wollen.

Aber was macht ein EOR konkret? Zoom auf die wichtigsten Funktionen. 👇

1- Sicherstellung der Einhaltung des Arbeitsrechts.

Der EOR stellt sicher, dass der Arbeitsvertrag mit den Gesetzen des Landes, in dem der Arbeitnehmer seinen Sitz hat, übereinstimmt.

Die Staaten haben alle sehr unterschiedliche Gesetze, und sich kopfüber in die Arbeit zu stürzen, ist der beste Weg, um aus dem gesetzlichen Rahmen zu fallen, besonders wenn Sie in verschiedene Regionen exportieren wollen. Es ist sicherer, diesen Teil zu delegieren, um die unzähligen Arbeitsgesetze einzuhalten.

👉 Wenn ein amerikanisches Unternehmen beispielsweise in Frankreich einstellen möchte, muss es sich mit dem französischen Arbeitsrecht arrangieren und die darin enthaltenen Bedingungen einhalten, darunter :

• die Handhabung von Arbeitszeiten und Überstunden ;
• den Mindestlohn (SMIC) ;
• die Anzahl der pro Jahr gewährten bezahlten Urlaubstage und RTT ;
• die Modalitäten für die Einstellung und Beendigung von Arbeitsverträgen usw.

2- Verwalten Sie die Gehaltsabrechnung der Angestellten

Nachdem Sie im Ausland Personal eingestellt haben, müssen Sie auch Ihre Mitarbeiter bezahlen. Auch hier verfährt jedes Land auf seine eigene Art und Weise. Sie müssen also unbedingt wissen, was gilt, um illegale Praktiken zu vermeiden.

👉 Ein französischer Arbeitnehmer braucht zum Beispiel eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung und ganz bestimmte Informationen, um seine Situation zu rechtfertigen und sein Einkommen zu erklären.

Glücklicherweise kümmert sich die EOR um alles :

• die Rechtskonformität der Lohn- und Gehaltsabrechnung ;
• die Frage nach Brutto- und Nettolohn ;
• die Zahlung in der richtigen Währung ;
• die Steuerabzüge ;
• die Sozialversicherungsbeiträge ;
• die Zahlungsfristen usw.

3- Sich um Visa und internationale Mobilität kümmern.

Für ein Unternehmen, das in verschiedenen Teilen der Welt angesiedelt ist, ist es nicht ungewöhnlich, interne Mobilität zu organisieren. Dies ist übrigens eine Möglichkeit, das Humankapital Ihres Unternehmens zu verwalten und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Allerdings benötigen Ihre Mitarbeiter ein bestimmtes Visum, um im Ausland arbeiten zu können, und auch die Formalitäten sind von Land zu Land unterschiedlich. Mit all den Dokumenten, die Sie einreichen müssen, und den verschiedenen Terminen, die Sie organisieren müssen, ist das eindeutig kein Zuckerschlecken.

👉 Wenn Sie beispielsweise einen Ihrer französischen Mitarbeiter nach Japan schicken möchten, müssen Sie ein Visum beantragen, um legal auf japanischem Hoheitsgebiet arbeiten zu können.

In diesem Fall übernimmt die EOR den gesamten Prozess :

• Festlegung der richtigen Art des Visums (Arbeit, Geschäft, Aufenthaltsgenehmigung ...) ;
• Sponsoring des Visumantrags (in einigen Ländern erforderlich) ;
• Vorbereitung des Dossiers und der erforderlichen Dokumente ;
• logistische Unterstützung bei der Reiseplanung (Unterkunft, Flugtickets ...) ;
• Koordination mit den lokalen Behörden ;
• Überwachung des Status des Visums usw.

Warum sollte man auf einen EOR zurückgreifen? Die vier Vorteile

Es gibt keine Verpflichtung, einen EOR einzusetzen. Sie können zwar im Ausland rekrutieren, indem Sie eine juristische Person gründen, aber die Dinge können schnell kompliziert und zeitaufwendig werden.

Da die EOR viele Vorteile bietet, ist es ratsam, einen Vermittler zu beauftragen und zu delegieren.

1 - Sich im Ausland niederlassen, ohne eine juristische Person gründen zu müssen

Die Gründung einer juristischen Person im Ausland ist ein anspruchsvoller Prozess, der ein gründliches Verständnis des lokalen Marktes erfordert - und ein gewisses Budget!

Sie müssen die örtlichen Vorschriften energisch befolgen, denn jeder Fehler kann Sie teuer zu stehen kommen. Und wie wir bereits betont haben, sind die Gesetze von Land zu Land unterschiedlich. Sie müssen sich also Zeit nehmen, um sie zu lernen und anzuwenden.

Die EOR funktioniert wie eine Wasserscheide, da Sie Ihr Ziel, im Ausland anzuheuern oder eine Niederlassung zu gründen, ohne die Gründung einer juristischen Person erreichen können. 🎯

Der Prozess ist schneller, kostengünstiger und weniger aufwändig.

2 - Erleichtern Sie die internationale Personalbeschaffung.

Wenn Sie mit dem EOR Zeit sparen, weil Sie keine juristische Person gründen müssen, können Sie dadurch schneller einen neuen Markt erschließen.

Sie haben dann Zugang zu einem viel breiteren Spektrum an Talenten, ohne sich um geografische Grenzen kümmern zu müssen. Wenn Sie das perfekte Profil finden, können Sie es problemlos einstellen. Die Welt steht Ihnen offen. 🌎

3 - Übergang zu Full Remote für mehr Flexibilität.

Die Telearbeit wird immer demokratischer, und viele Unternehmen beschließen, die Arbeit von zu Hause aus, als Full Remote, zu verallgemeinern.

Mit der Möglichkeit, im Ausland oder in verschiedenen Regionen innerhalb eines Landes zu arbeiten, profitieren Sie nicht nur von einer größeren Vielfalt an Talenten, sondern fördern auch die allgemeine Arbeit aus der Ferne.

Wenn einige Ihrer Mitarbeiter aus dem Ausland arbeiten können, warum sollten dann die Mitarbeiter in Ihrem eigenen Land nicht von zu Hause aus arbeiten können?

Der Vorteil eines EOR ist, dass er Ihnen dabei helfen kann, Richtlinien und Praktiken einzuführen, die eine kohäsive und effektive Unternehmenskultur von überall aus unterstützen.

4 - Machen Sie aus Ihren Freelancern Angestellte.

Für viele Unternehmen ist es manchmal einfacher, bestimmte Aufgaben von Freiberuflern erledigen zu lassen. Es kommt auch vor, dass bestimmte Rollen vorteilhaft in bezahlte Stellen umgewandelt werden können.

Diese Umwandlung ist nicht nur für das Unternehmen von Vorteil, das dadurch stabiler und einnehmender wird, sondern auch für die Freelancer, die von der Sicherheit des Arbeitsplatzes und den Sozialleistungen (Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung...) profitieren.

✅ In dieser Situation erleichtert der EOR die Umwandlung von Freiberuflern in Angestellte, indem er Ihnen hilft, Arbeitsverträge aufzusetzen, die den lokalen Gesetzen entsprechen, unabhängig davon, wo sich Ihr neuer Mitarbeiter befindet. Er kümmert sich um die administrativen Aspekte der Beschäftigung, wie :

• Lohn- und Gehaltsabrechnung ;
• die Sozialleistungen ;
• die Steuern ;
• Versicherungen.

7 Kriterien, um den richtigen Employer of Record auszuwählen.

Kriterium 1: Juristisches Fachwissen

Vergewissern Sie sich, dass der EOR über gute Fachkenntnisse des Arbeits- und Steuerrechts in den Ländern verfügt, in denen Sie eine Anstellung planen. Wenn Sie nach China expandieren wollen, wird Ihnen ein EOR mit Kenntnissen im koreanischen Arbeitsrecht nicht viel nützen. 🙈

Denken Sie auch daran, ihren Hintergrund in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu überprüfen.

Beachten Sie: Direkte EOR sind in der Regel zuverlässiger als indirekte Lieferanten, wenn es um die Aufrechterhaltung der Compliance geht; dies ist entscheidend, um teure Geldstrafen zu vermeiden.

👉 Beispielsweise bietet Deel, eine Plattform, die sich dem HR-Management internationaler Teams widmet, EOR-Dienste an, die mehr als 150 Länder abdecken. Dank dieser Lösung können Sie Ihre Mitarbeiter im Ausland rekrutieren und onboarden, ohne administrative Komplexität. Und das alles in völliger Übereinstimmung, denn Deel erfüllt die regulatorischen Anforderungen während des gesamten Lebenszyklus des Mitarbeiters (Referenzgehälter, Arbeitszeiten usw.).

Gleichzeitig integriert Deel PEO-Funktionen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalverwaltung und die Sozialleistungen für Ihre in den USA tätigen Mitarbeiter zu unterstützen.

Und das alles mithilfe einer sehr intuitiven Software (viele Prozesse sind automatisiert), die Ihre Daten perfekt sichert. 🔐

Kriterium 2: Die Reichweite des Netzwerks

Wenn Sie für Ihr Unternehmen in großen Dimensionen denken, sollte Ihr EOR ein möglichst breites Netzwerk anbieten. Ein EOR mit einer großen internationalen Reichweite garantiert Ihnen, dass Sie später keine Sorgen haben: Sie können sicher sein, dass Sie fast überall einstellen können.

Ein guter EOR sollte ein breites Spektrum an Ländern anbieten, dann können Sie denjenigen auswählen, der am besten zu Ihren Zukunftsaussichten passt.

👉 Atlas HXM bietet zum Beispiel eine sehr breite direkte EOR-Lösung an, da es in über 160 Ländern niedergelassen ist.

Damit können Sie die besten Talente für sich finden und gleichzeitig sicherstellen, dass der Arbeitsvertrag den lokalen Vorschriften entspricht. Und natürlich unterstützt Sie Atlas bei allen HR-Aufgaben, von der Personalverwaltung und der rechtlichen Unterstützung bis hin zum Visamanagement.

Kurz gesagt: Sie profitieren von einem großen arbeitsrechtlichen Fachwissen und verwalten gleichzeitig die menschliche Seite. Darüber hinaus bietet Atlas HXM lokalisierten Support in über 30 Sprachen und stellt seinen Kunden einen engagierten HR-Partner zur Seite, der ihre Sprache fließend spricht und in ihrem Land ansässig ist. 🗺️

Kriterium 3: Erfahrung und Ruf

Ein RAB mit einem guten Ruf ist ein RAB, dem Sie vertrauen können. Wenn er außerdem Erfahrung in Ihrer Branche hat, wird er eher in der Lage sein, Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

Vergewissern Sie sich, dass ein EOR einen guten Ruf hat, indem Sie nach Bewertungen oder Erfahrungsberichten suchen.

Kriterium 4: Der Umfang der Dienstleistungen.

Alle EOR bieten die gleiche Basis an Dienstleistungen an, aber einige gehen darüber hinaus: An diese EOR sollten Sie sich wenden.

Nicht alle Unternehmen haben unbedingt die gleichen Anforderungen, daher ist es für Sie interessanter, einen EOR auszuwählen, der seine Dienstleistungen auf die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden kann.

Kriterium 5: Kundenbetreuung und Support

Ein guter Kundensupport ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für ein arbeitgebendes Unternehmen, das als Vermittler auftritt. Seine Verfügbarkeit, Reaktionsfähigkeit und Fähigkeit, Probleme zu lösen, muss Ihren Erwartungen entsprechen.

Achten Sie darauf, dass der Support mehrsprachig ist, denn für ein internationales Unternehmen ist ein für alle zugänglicher Support entscheidend.

👉 Remote bietet zum Beispiel einen Kundenservice, der 24/7 und in mehreren Sprachen (Französisch, Englisch, Deutsch und Niederländisch) verfügbar ist. Egal, wo Sie sich geografisch befinden, der Support steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen bestmöglich zu helfen und Sie zu betreuen.

Remote bietet natürlich auch alle Dienstleistungen eines EOR an, von der administrativen Verwaltung der Humanressourcen bis hin zur Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Das mehrsprachige Expertennetzwerk deckt Sie von A bis Z ab, um den Schutz Ihres geistigen Eigentums und das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Kurz gesagt, Remote ist ein HR-Experte, der sich Unternehmen auf der ganzen Welt widmet.

Kriterium 6: Technologie und Infrastruktur

Wenn Sie den Weg über einen EOR suchen, dann möchten Sie auch mit geografisch weit entfernten Personen effektiv kommunizieren und arbeiten können.

Stellen Sie daher sicher, dass der ausgewählte EOR schnelle und effiziente Technologien einsetzt, z. B. für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Außerdem ist es für einen EOR von entscheidender Bedeutung, die fortgeschrittene Datensicherheit zu gewährleisten.

Kriterium 7: Die Kosten

Der perfekte EOR für Sie muss nicht nur Ihren Bedürfnissen entsprechen, sondern auch in Ihr Budget passen. Bevorzugen Sie also ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Vergewissern Sie sich, dass Sie verstehen, wie die EOR ihre Kosten strukturiert, es darf keine versteckten Kosten geben.

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Employer of Record, kurz zusammengefasst

In einer sich ständig verändernden Berufswelt erweist sich der Employer of Record als strategischer Verbündeter für Unternehmen, die eine Expansion ins Ausland anstreben. ... aber ohne die Komplexität und die Kosten, die mit der Gründung von juristischen Personen im Ausland verbunden sind. 🤩

Was auch immer Ihre Ziele sind, die EOR kann Ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllen, von der Einhaltung strenger Vorschriften und der vollständigen Verwaltung der Humanressourcen bis hin zum Management der internationalen Mobilität.

Kurz gesagt, die EOR ist die Welt in Reichweite für einen geringeren Aufwand!