Wie wäre es, wenn Sie auf den papierlosen Gehaltsnachweis umsteigen?

Was ist die Entmaterialisierung des Gehaltsnachweises?

Der papierlose Entgeltnachweis ist in Frankreich zwar noch lange nicht die Norm, gewinnt aber in den Unternehmen allmählich an Boden. Das liegt daran, dass er sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile bietet.

Um dieses neue Verfahren einzuführen, reicht es jedoch nicht aus, das Dokument einfach elektronisch im PDF-Format zu übermitteln! Es müssen eine Reihe von rechtlichen Verpflichtungen eingehalten werden.

Welcher Art sind diese? Welche konkreten Vorteile ergeben sich aus diesem System? Wie kann man die Entmaterialisierung des Gehaltsnachweises auf Arbeitnehmerseite ablehnen?

All dies sind Fragen, die wir in diesem Artikel beantworten, um Organisationen, die den Schritt wagen wollen, zu helfen!

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Was ist ein papierloser Entgeltnachweis?

Ein papierloser Gehaltsnachweis (auch elektronischer Gehaltsnachweis oder BSE genannt) ähnelt seiner Papierversion, mit dem Unterschied, dass er in elektronischem Format übermittelt wird.

Der Arbeitnehmer kann seinen entmaterialisierten Gehaltszettel dann über sein CPA(Persönliches Aktivitätskonto) und in einem ihm zur Verfügung gestellten digitalen Tresor einsehen.

Wenn er ordnungsgemäß ausgestellt wird, hat der elektronische Gehaltsnachweis die gleiche Rechtsgültigkeit wie seine Papierversion.

Arbeitgeber haben die Wahl, sich nicht für diese Art der Verbreitung zu entscheiden, es handelt sich hierbei nicht um eine gesetzliche Anforderung. Andernfalls gibt es jedoch gesetzliche Verpflichtungen, die eingehalten werden müssen.

Was sind die rechtlichen Verpflichtungen des papierlosen Entgeltnachweises?

Die obligatorischen Angaben

Inhaltlich ändert sich im Vergleich zur Papierversion nichts. Es werden die gleichen Pflichtangaben verlangt:

• Identität des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers,
• den Zeitraum und die Anzahl der Arbeitsstunden,
• das Entgelt (brutto, netto und steuerpflichtig),
• der Betrag der an der Quelle einbehaltenen Einkommensteuer,
• Art und Betrag der sonstigen Zahlungen oder Abzüge,
• die Sozialversicherungsbeiträge und -abgaben,
• das Urlaubsdatum und die bezahlte Urlaubsvergütung, wenn sie während des bearbeiteten Zeitraums genommen wurden,
• das Datum der Zahlung.

Die Besonderheiten des elektronischen Entgeltnachweises

Verschiedene Gesetze wurden nacheinander erlassen, um die Entmaterialisierung des Gehaltsnachweises zu regeln.

• Das Gesetz vom 12. Mai 2009 (Nr. 2009-526) zur Vereinfachung und Klärung des Rechts und zur Erleichterung der Verfahren legt fest, dass die Einführung des papierlosen Lohnzettels :
  • die vorherige schriftliche Zustimmung der Arbeitnehmer erfordert,
  • muss die Integrität der in dem Dokument enthaltenen Daten gewährleisten.
    
    
• Das Gesetz vom 8. August 2016 (Nr. 2016-1088), das am 1. Januar 2017 in Kraft trat, nimmt diese vorherige Zustimmung zurück. Stattdessen kann sich der Arbeitnehmer dem Verfahren widersetzen, wenn er dies wünscht.

Welche Pflichten hat das Unternehmen nun konkret gegenüber seinen Arbeitnehmern?

Die Arbeitnehmer informieren

Das Unternehmen ist verpflichtet, seine Mitarbeiter über die Einführung dieser neuen Regelung zu informieren, und zwar mindestens einen Monat vor der Aushändigung des ersten papierlosen Gehaltsnachweises (oder bei der Einstellung im Rahmen einer Neueinstellung).

Aber wie ist zu verfahren, wenn ein Arbeitnehmer den papierlosen Entgeltnachweis ablehnt?

Wenn ein Arbeitnehmer dies ablehnt, dann ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Papierversion für ihn beizubehalten. Im Übrigen kann der Arbeitnehmer dies jederzeit verlangen, vorausgesetzt, sein Antrag wird auf eine Weise mitgeteilt, die ein sicheres Datum verleiht. Ab diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen maximal drei Monate Zeit, um entsprechend zu handeln.

Aus diesem Grund jonglieren einige Organisationen zwischen Gehaltszetteln in Papierform und ihrer papierlosen Version.

Sicherstellung der Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Zugänglichkeit der Gehaltsabrechnungen.

Das Gesetz nennt folgende Pflichten:

"Sofern der Arbeitnehmer nicht widerspricht, kann der Arbeitgeber den Entgeltnachweis in elektronischer Form aushändigen, und zwar unter Bedingungen, die die Integrität, die Verfügbarkeit während eines per Dekret festgelegten Zeitraums und die Vertraulichkeit der Daten sowie ihre Zugänglichkeit im Rahmen des Dienstes, der mit dem in Artikel L. L. II, 2° genannten Konto verbunden ist.5151-6. ".

Konkret bedeutet dieser Text, dass Arbeitnehmer über einen digitalen Tresor auf ihre papierlosen Gehaltsabrechnungen zugreifen können müssen:

• mindestens 50 Jahre lang,
• oder bis sie 75 Jahre alt sind.

So sind sie in der Lage, ihre Rentenansprüche leichter zu verwalten.

Und wenn die Geschäftstätigkeit des Unternehmens eingestellt wird? Dann ist das Unternehmen verpflichtet, die Angestellten mindestens drei Monate vorher zu informieren, damit sie Vorkehrungen treffen können, um ihre Dokumente zu erhalten.

Außerdem muss das System so gestaltet sein, dass der Arbeitnehmer seine elektronischen Zeugnisse jederzeit ohne komplizierte Manipulationen abrufen kann.

In Bezug auf Integrität und Vertraulichkeit bedeutet die Einhaltung des Gesetzes, dass das vom Arbeitgeber gewählte System :

• gewährleistet, dass die Daten nicht verändert werden,
• über ein Authentifizierungssystem verfügt, um den Zugriff zu schützen und somit die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Sobald sich die Organisation für die Entmaterialisierung der Gehaltsabrechnungen entscheidet, muss sie diese auf dem persönlichen Aktivitätskonto oder CPA der Arbeitnehmer hinterlegen.

Hinweis: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Kopie der Gehaltsabrechnung (in Papierform oder elektronisch) mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren.

Warum sollten Sie die Gehaltsabrechnungen entmaterialisieren? Die Vorteile

Wenn die Entmaterialisierung der Gehaltsabrechnungen nach und nach demokratisiert wird, liegt das daran, dass sie sowohl den Arbeitnehmern als auch dem Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet.

Für den Arbeitnehmer: Zugänglichkeit des Gehaltsnachweises.

Egal, wo sich der Mitarbeiter befindet, er hat die Möglichkeit, jederzeit und mit nur wenigen Klicks auf seine Gehaltsabrechnungen zuzugreifen. Und das von einem Computer, einem Handy oder einem Tablet aus. Mit anderen Worten: Dieses Verfahren verhindert, dass er mühsam in seinen Akten suchen muss oder dass Dokumente verloren gehen.

Darüber hinaus ermöglicht die Entmaterialisierung die zentrale Speicherung aller Informationen in seinem persönlichen Aktivitätskonto, was die Vorbereitung auf den Ruhestand erleichtert.

Für das Unternehmen: leichtere Verwaltung und Zeitersparnis.

Auf Arbeitgeberseite wird die Übermittlung der Gehaltsabrechnung erleichtert.

Wir erinnern daran, dass das Papierdokument zahlreiche Arbeitsschritte erfordert:

• Druck der Abrechnungen,
• Frankierung, wenn die Übermittlung auf dem Postweg erfolgt,
• Sortieren,
• Archivierung in Ordnern.

All diese Tätigkeiten kosten die Personalabteilungen viel Zeit, obwohl es sich dabei um Aufgaben mit geringem Mehrwert für das Unternehmen handelt. Stellen Sie sich vor, was dies für Organisationen mit mehreren hundert Mitarbeitern bedeutet!

Für das Unternehmen: Realisierung von Einsparungen

Bei 1.000 Beschäftigten sinken die Arbeitskosten schätzungsweise von fast 20.000 Euro auf 0! [...]

Insgesamt kostet ein papierloser Lohnzettel 0,40 € im Vergleich zu 2,53 € für einen Papierlohnzettel.

Source : Pixid

Dank des papierlosen Gehaltsnachweises spart das Unternehmen :

• beim Versand und beim Papier: Portokosten, Tinte, Papier usw. Der Preis für eine papierlose Lohnabrechnung beträgt weniger als 50 Cent;
• auf die Archivierung: Alle Papierdokumente, die aufbewahrt werden müssen, nehmen Platz weg ... und damit auch Platz in den Räumlichkeiten, in denen sich manche Organisationen schließlich eingeengt fühlen ;
• durch den erzeugten ROI: Wie bereits erwähnt, wird die Zeit der dedizierten Teams nicht mehr für all diese zeitraubenden Aufgaben verwendet, sondern für die Schaffung von Wert für das Unternehmen.

Und die Nachteile?

In Frankreich sollen nur 20 % der Zeugnisse papierlos sein (gegenüber 95 % in Deutschland, Quelle digipaye).

Der Hauptnachteil dieses Systems liegt also in den zu lösenden Hemmnissen, insbesondere dem Widerstand gegen Veränderungen seitens der Arbeitgeber wie auch der Arbeitnehmer.

Es gibt auch Befürchtungen in Bezug auf die IT-Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten. Aus diesem Grund sollte sich ein Unternehmen, das die Entmaterialisierung der Gehaltsabrechnungen einführen möchte, Zeit nehmen, um das am besten geeignete Werkzeug zu finden.

Schließlich erkennen manche Arbeitgeber nicht sofort den ROI eines solchen Systems, obwohl sich die Kosten für die Einrichtung eines elektronischen Safes manchmal als hoch erweisen.

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Wie wird der papierlose Gehaltsnachweis eingeführt?

Die erste Maßnahme des Arbeitgebers besteht darin, den Arbeitnehmer oder künftigen Mitarbeiter über die Einführung des papierlosen Entgeltnachweises zu informieren. Wir haben nämlich gesehen, dass es sich dabei um eine gesetzliche Verpflichtung handelt.

💡 Diese Kommunikationsarbeit erweist sich auch als eine Gelegenheit, den widerspenstigsten Angestellten die Vorteile des elektronischen Lohnzettels zu erklären, um sie zu ermutigen, diesem System zuzustimmen.

Anschließend muss das Unternehmen das Tool auswählen, das die Einhaltung des Gesetzes sicherstellt. Es sei daran erinnert, dass es verpflichtet ist, die Vertraulichkeit und Integrität des papierlosen Gehaltsnachweises über einen Tresor zu gewährleisten, aber auch bestimmte Archivierungsbedingungen einzuhalten. Mit anderen Worten: weg mit dem per E-Mail versandten PDF-Dokument.

Es gibt zahlreiche Lösungen auf dem Markt, die diese Bedingungen erfüllen können. Ein Beispiel ist Sage Business Cloud Payroll, das auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten ist. Die Software vereinfacht nicht nur die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, sondern ermöglicht auch deren einfache Verteilung in einem digitalen Tresor, auf den der Arbeitnehmer ein Leben lang zugreifen kann. Alle Daten sind absolut sicher, und die HR-Dokumente werden klassifiziert, mit einem Zeitstempel versehen und archiviert, um ihre Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Sind Sie auch auf den Zug aufgesprungen und haben papierlose Gehaltsabrechnungen eingeführt? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Tipps in den Kommentaren mit.