Welche geldwerten Vorteile gibt es und wie werden sie verwaltet?

Sachleistungen sind Lohnbestandteile, die zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Sie sind auch ein Vorteil für Unternehmen, da sie andere Möglichkeiten bieten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu entlohnen und sie kostengünstiger einzustellen.

Dennoch stellen sie auch eine Einschränkung dar: Wie werden Sachleistungen berechnet? Und wie sind sie zu verbuchen?

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Was ist ein geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil ist eine Ware oder Dienstleistung, die das Unternehmen einem/einer Arbeitnehmer/in entweder kostenlos oder zu einem reduzierten Preis zur Verfügung stellt, wenn dieser/diese sich daran beteiligt.

Er wird im beruflichen, aber auch im persönlichen Umfeld genutzt.

Ein Smartphone, das nur für den Kontakt mit Kunden während des Arbeitstages zur Verfügung gestellt wird, ist beispielsweise kein geldwerter Vorteil, ebenso wenig, wenn der Firmenwagen vor jeder wöchentlichen Ruhezeit zurückgegeben wird.

Dennoch wird der geldwerte Vorteil als zusätzliche Vergütung betrachtet. Er wird in diesem Zusammenhang :

• in einer Klausel des Arbeitsvertrags oder in einem Zusatzvertrag angegeben,
• in die Vergütung und die Gehaltsabrechnung integriert,
• den Sozialabgaben für Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterliegen,
• der Einkommensteuer unterworfen.

Der geldwerte Vorteil ermöglicht dem Arbeitgeber :

• seinen Arbeitnehmern die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zu bieten ;
• den Vorteil im Rahmen der Lohnverhandlungen zu bewerten ;
• in bestimmten Fällen Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitslosenbeiträge abzuziehen.

Welche geldwerten Vorteile gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Sachleistungen:

• den geldwerten Vorteil Nahrung oder den geldwerten Vorteil Mahlzeit,
• der geldwerte Vorteil Dienstwagen,
• der geldwerte Vorteil Dienstwohnung,
• der geldwerte Vorteil Technologie oder NIKT.

Außerdem gibt es die Übernahme eines Teils der Transportkosten und verschiedene Geschenke wie Tankgutscheine oder Urlaubsgutscheine.

Die Sachleistungen Essen

Hierbei handelt es sich um Verpflegungsgutscheine wie Essensmarken, Frühstücksgutscheine oder Restaurantpässe, die in Fällen vergeben werden, in denen es weder eine Kantine noch ein Betriebsrestaurant gibt.

⚠️ Mahlzeiten, die von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen verzehrt und bezahlt werden, sind keine geldwerten Vorteile, sondern Berufsauslagen.

Sachleistungen Fahrzeug

Einem/einer Arbeitnehmer/in kann ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt werden. Wenn die Bereitstellung des Fahrzeugs für die Ausübung der Tätigkeit unerlässlich ist, stellt die private Nutzung außerhalb des Arbeitswegs einen geldwerten Vorteil dar, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber Eigentümer oder Mieter des Fahrzeugs ist.

Der geldwerte Vorteil Wohnung

Wie bei Dienstfahrzeugen spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber Eigentümer oder Mieter ist. Eine Dienstwohnung ist eine Wohnung, die einem/einer Arbeitnehmer/in vom Unternehmen zugewiesen wird und für die er/sie keine Miete zahlen muss. Wenn der Arbeitgeber von ihm eine finanzielle Beteiligung verlangt, muss diese sehr gering sein und weit unter der Miete liegen.

Es gibt zwei Arten von Dienstwohnungen:

• die dienstliche Zweckmäßigkeits-Dienstwohnung, die aus praktischen Gründen vergeben wird und für die eine Beteiligung verlangt werden kann ;
• die sogenannte "absolut notwendige" Dienstwohnung, wenn der Arbeitnehmer gezwungen ist, ins Ausland zu gehen, um seine Aufgaben wahrzunehmen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Miete plus die mit der Wohnung verbundenen Nebenkosten übernehmen.

⚠️ Wenn der/die Arbeitnehmer/in bereits einen Hauptwohnsitz hat, wird dieser, sofern keine Ausnahmegenehmigung vorliegt, zum Zweitwohnsitz und unterliegt einer höheren Besteuerung.

Sachleistungen im Rahmen von NIKT

Zu den Werkzeugen, die aus den NIKT (Neue Informations- und Kommunikationstechnologien) hervorgehen, gehören unter anderem:

• Computer,
• Softwarepakete,
• Software,
• die Internetflatrates,
• Mobiltelefone.

Der geldwerte Vorteil ist nachgewiesen, auch wenn die betreffende Ausrüstung bereits abgeschrieben ist, sobald eine gemischte Nutzung (beruflich und privat) vorliegt.

Unterschied zwischen geldwerten Vorteilen und Berufskosten

Berufskosten sind Beträge, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Rahmen der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit ausgeben. Sie werden vom Unternehmen vorgestreckt und dann gegen Vorlage eines Ausgabenbelegs erstattet.

Da es sich hierbei nicht um eine Vergütung handelt, muss der Arbeitnehmer die Kosten nicht bei der Steuerbehörde angeben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Berufsauslagen im Interesse des Unternehmens und Sachleistungen im Interesse des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin getätigt werden.

⚠️ Betrug liegt vor, wenn der Arbeitgeber einen geldwerten Vorteil als Berufsauslagenausgibt, wobei letztere bis zu einem gewissen Grad beitragsfrei sind.

Im Falle einer Kontrolle wird das Unternehmen berichtigt, zahlt die geschuldeten Beiträge und Säumniszuschläge, neben anderen Sanktionen.

Wenn es viele und regelmäßig anfallende Werbungskosten gibt, besteht außerdem der Verdacht auf einen geldwerten Vorteil und damit auf eine verschleierte Vergütung.

Unterschied zwischen geldwerten Vorteilen und geldwerten Vorteilen.

Im Gegensatz zum geldwerten Vorteil, der Tarifen unterliegt und von bestimmten Befreiungen profitiert, ist ein geldwerter Vorteil ein Bestandteil der Vergütung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin, der ab dem ersten Euro sozialversicherungspflichtig ist.

🤓 Konkretes Beispiel: Die Bereitstellung einer Wohnung ist ein geldwerter Vorteil, für den der/die Arbeitnehmer/in die Wohnsteuer und die Versicherung zahlen muss.

Übernimmt der Arbeitgeber diese jedoch, handelt es sich um geldwerte Vorteile, die in vollem Umfang beitrags- und abgabenpflichtig sind.

Dasselbe gilt, wenn er die Miete mit einem Mietvertrag auf den Namen des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin übernimmt.

Welche Sachleistungen sind steuerfrei?

Für den/die Arbeitnehmer/in ist der geldwerte Vorteil Teil seines/ihres Einkommens und muss daher bei der Steuer als Lohn oder Gehalt angegeben werden.

→ Nur der Essensgutschein ist nicht steuerpflichtig.

Die von Sozialabgaben und Steuern befreiten Vorteile für das Unternehmen sind :

• sein Beitrag zum Kauf der Essensgutscheine, sofern er diese zu 50 bis 60 % finanziert, bis zu einer Obergrenze von 5,56 € pro Arbeitstag für 2020 ;
• die Übernahme von 50 % der Transportkosten für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Region Île-de-France ;
• Beitrag zu Urlaubsschecks bis zu einem monatlichen SMIC pro Arbeitnehmer/in und Jahr.

Geschenke sind bis zu einer Höhe von 5 % der monatlichen Höchstgrenze der Sozialversicherung pro Arbeitnehmer und Jahr steuer- und sozialabgabenfrei.

Wie wird der geldwerte Vorteil berechnet?

Wenn die Ware oder Dienstleistung kostenlos zur Verfügung gestellt wird, kann sie nach einer Pauschale oder nach ihrem tatsächlichen Wert berechnet werden.

Falls vom Arbeitnehmer eine Beteiligung verlangt wird, ist der Normalpreis (einschließlich aller Steuern) zu bewerten und die Beteiligung abzuziehen.

Die pauschale Bewertung

Fast alle der oben aufgeführten geldwerten Vorteile können pauschal bewertet werden:

• Verpflegung,
• die Unterkunft,
• die NIKT-Tools,
• Fahrzeuge.

Einige Beispiele und Klarstellungen:

• die Bereitstellung einer Mahlzeit für den Arbeitnehmer (wie eine kostenlose Kantine) wird pauschal bewertet ;
• das Unternehmen kann die administrative Kilometertabelle verwenden, um die vollständige oder teilweise Bereitstellung eines Fahrzeugs für private Zwecke zu bewerten ;
• die Bereitstellung eines Mobiltelefons, eines Computers oder eines Internetabonnements kann mit 10 % des öffentlichen Kaufpreises der Geräte oder des Abonnements bewertet werden.

Die Bewertung auf tatsächlicher Basis

Sachleistungen, die nicht in der obigen Liste aufgeführt sind, wie z. B. Geschenke, Urlaubsgutscheine usw., müssen nach ihrem tatsächlichen Wert bewertet werden.

Einige Beispiele:

• Wenn die Dienstwohnung den Führungskräften des Unternehmens zugute kommt, wird sie nach ihrem tatsächlichen Wert bewertet und besteuert, d. h. nach dem Mietwert, der für die Berechnung der Wohnungssteuer herangezogen wird;
• Die Bewertung zum tatsächlichen Wert funktioniert nur bei Vorlage von Rechnungen und Nachweis der privaten Nutzung (das Datum ist maßgebend), ansonsten gilt der Pauschalbetrag;
• Wenn für den Dienstwagen der tatsächliche Betrag angesetzt wird, werden die jährlichen Kosten für Versicherung und Wartung auf den Monat und die monatliche Gesamtstrecke für die private Nutzung umgerechnet;
• für Führungskräfte und Mitglieder der Unternehmensleitung wird der geldwerte Vorteil Mahlzeit auf der Grundlage des tatsächlichen Betrags berechnet.

Seit dem 1. Januar 2020 können diese Führungskräfte jedoch die Pauschale anwenden:

• Minderheits- oder gleichberechtigte Geschäftsführer von GmbHs oder SELARLs (freie Berufsausübung),
• Verwaltungsratsvorsitzende und Generaldirektoren von AGs und Aktiengesellschaften mit freier Berufsausübung, von Vorsorgeeinrichtungen oder Einrichtungen des Sozialschutzes,
• Vorsitzende und Geschäftsführer von vereinfachten Aktiengesellschaften (einschließlich freiberuflicher Tätigkeit).

Pauschaltarife und geldwerte Vorteile 2020

Die Pauschaltarife werden von der Urssaf geregelt. Hier sind sie nach Art der Sachleistungen aufgeführt (Beträge am 1. Januar 2020).

Die Pauschale für Nahrungsmittel

Die Pauschaltabelle Wohnen

Diese Pauschale umfasst die Kosten für Wasser, Gas und Strom.

Die Fahrzeugpauschale

Wenn der Arbeitgeber Eigentümer des Dienstwagens ist :

Wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen mietet, beträgt der pauschale Vorteil :

• 30 % der jährlichen Gesamtkosten inkl. Steuern, wenn der/die Arbeitnehmer/in den Kraftstoff bezahlt ;
• 30 % der jährlichen Gesamtkosten inkl. Steuern + tatsächliche Kraftstoffkosten, wenn der Arbeitgeber den privat genutzten Kraftstoff bezahlt ;
• 40 % der jährlichen Gesamtkosten inkl. Steuern + tatsächliche Kraftstoffkosten, wenn der Arbeitgeber für Kraftstoff bezahlt, der sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Zwecke verwendet wird.

Wie werden geldwerte Vorteile verbucht?

Sachleistungen auf der Gehaltsabrechnung

Auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin erscheinen Sachleistungen zweimal (außer bei Restaurantgutscheinen, die innerhalb der oben behandelten Grenzen beitragsfrei sind):

• Sie werden zum Grundgehalt addiert, um das Bruttogehalt zu erhalten;
• die Arbeitnehmerbeiträge werden dann auf diesen Bruttolohn berechnet und abgezogen, um den Nettolohn zu erhalten ;
• die geldwerten Vorteile werden dann vom Nettolohn abgezogen, was den an den Arbeitnehmer zu zahlenden Nettobetrag ergibt.

Um Ihnen die Verwaltung der geldwerten Vorteile zu erleichtern, können Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware wie PayFit verwenden.

Klicken Sie im Profil Ihres Mitarbeiters im Abschnitt "Gehaltsbestandteile" auf

"Hinzufügen" und geben Sie den Vorteil, seine Art (Unterkunft, Verpflegung usw.) und die gewählte Berechnungsmethode (Pauschalbetrag oder tatsächlicher Wert) ein.

Wenn Sie sich für die Pauschale entscheiden, füllen Sie die Anzahl der Tage für die Mahlzeiten oder die Anzahl der Zimmer und die Miete für die Wohnung usw. aus. Die Berechnung erfolgt automatisch.

Sie können sie ändern, löschen oder von einem Monat auf den nächsten übertragen. Die Zusammenfassung der geldwerten Vorteile finden Sie im Abschnitt Monatsübersicht.

Beispiel für einen Lohnzettel mit geldwerten Vorteilen

☝️La Lohnbeitrag für Sachleistungen darf nicht dazu führen, dass der Lohn unter den Mindestlohn fällt.

☝️Les Sachleistungen fließen in die Berechnung des Stundensatzes für Überstunden vor dem Zuschlag ein: Wert Sachleistungen/Anzahl der geleisteten Normalstunden.

= Stundensatz, der auf Überstunden anzuwenden ist.

Sachleistungen in den jährlichen Lohnerklärungen

In der jährlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung (die DADS wird nun durch die DSN ersetzt) und in der jährlichen Honorarabrechnung (DAS2) haben Sachleistungen eine ihnen gewidmete Zeile.

Sachleistungen in der Buchhaltung des Unternehmens

Nach der Erstellung der Gehaltsabrechnungen, der Zahlung der Löhne und Gehälter und der Sozialabgaben muss die Verbuchung in der Buchhaltung erfolgen.

Bei Sachleistungen gibt es zwei Methoden, um sie zu verbuchen:

• Die Methode der Kontoverdopplung: Sie besteht darin, das Konto "Personalbezüge - Sachleistungen" 6417 zu belasten, um das Konto "Sachleistungen" 6418 gutzuschreiben. Sie werden somit pro memoria im Soll und im Haben eines Aufwandskontos verbucht.

• Die Erlöskontenmethode: Für Unternehmen, die Sachleistungen in erheblichem Umfang in Anspruch nehmen, besteht sie darin, die Sachleistungen dem Personalaufwand gleichzustellen. Das Konto 6417 wird belastet, um das betreffende Aufwandskonto gutzuschreiben, oder das Konto 708 für Sachleistungen, die teilweise von den Arbeitnehmern getragen werden.

☝️ Die Verwaltung schreibt vor, dass Unternehmen eine Sonderaufstellung als Anhang zur Buchhaltung führen müssen, in der die Sachleistungen, die jedem Arbeitnehmer im Laufe des Geschäftsjahres gewährt wurden, zusammengefasst werden, wie z. B. die Erstattung von Berufs- und Reisekosten.

Am einfachsten ist es auch hier, wenn Sie sich mit einer Buchhaltungssoftware ausstatten.

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Die Vorschriften rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung im Allgemeinen sind komplex und können sich ändern.

Damit geldwerte Vorteile nicht zu Unannehmlichkeiten werden, sollten Sie sich mit einer SaaS-Software ausstatten und von ihren zahlreichen Vorteilen profitieren: regelmäßige Aktualisierung, Automatisierung der Berechnungen - Sie werden Zeit sparen und gelassener sein!