Warum sollte man eine Lohnabrechnungssoftware verwenden?
Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen oder Meldungen an offizielle Stellen werden Fehler nicht toleriert. Für Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, sich auf eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verlassen, um Klippen zu umschiffen und von einer zuverlässigen Unterstützung profitieren zu können.
Die Beherrschung des Lohnabrechnungsprozesses
Die Wahl einer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine echte Lösung für Ihr Unternehmen. Sie erspart Ihnen die Notwendigkeit, einen Dienstleister außerhalb Ihres Unternehmens zu beauftragen oder eine Person einzustellen, die sich ausschließlich dieser Aufgabe widmet. Es wird Ihnen die Erstellung der Gehaltsabrechnungen erleichtern, aber auch die Berechnung der vorgeschriebenen Meldungen. Sie brauchen sich nicht mehr um die Abrechnung der bezahlten Urlaubstage zu kümmern. Alles wird automatisch erledigt. Sie können den Prozess von der Abreise bis zur Ankunft ohne externe Vermittler abwickeln. Dadurch können Sie auch Fehler vermeiden, die Sie machen könnten, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst ohne jegliche Unterstützung durchführen würden. Die Software wird auf Fehler hinweisen und Sie benachrichtigen, sodass Sie diese schnell korrigieren können.
Unterstützung bei der Einarbeitung in die Software
Wenn Sie sich an einen Anbieter von Managementlösungen wenden, haben Sie Anspruch auf eine schnelle Einweisung in die Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Fragen stellen können und alle Funktionen der Software erfassen, damit Sie später Fehler vermeiden. Um sicherzustellen, dass Sie sich nicht selbst in Schwierigkeiten bringen, bitten Sie ein oder zwei Mitarbeiter, an der Schulung teilzunehmen. So können mehrere von Ihnen die Lohnabrechnungssoftware bedienen und wenn einer von Ihnen abwesend oder krank ist, wird Ihr Unternehmen nicht behindert und muss auf die Ausgabe der Gehaltsabrechnungen warten. Viele Softwareanbieter bieten Ihnen telefonischen Support an, um Sie zu betreuen oder ein Problem zu lösen.
Worauf sollten Sie achten?
- Die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss sehr regelmäßig aktualisiert werden, um den rechtlichen Rahmen für die Erstellung der Löhne und Gehälter beizubehalten. Es ist unerlässlich, dass der Anbieter Ihnen diese Updates anbietet. Andernfalls wird die Software schnell veraltet sein. Im Bereich der Buchhaltung gibt es sehr regelmäßige Änderungen, die von grundlegender Bedeutung sein können. Dann muss nicht nur die Software bei jeder wichtigen Änderung aktualisiert werden, sondern auch die Person, die sie in Ihrem Unternehmen einsetzen wird, muss sich ständig weiterbilden und die Gesetzgebung überwachen. Wenn Sie sich für eine Online-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheiden, können Sie sicher sein, dass Ihre Software ständig vollständig auf dem neuesten Stand ist und Sie alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllen.
- Die Kosten für eine Desktop-Software mögen bei der Anschaffung angemessen erscheinen. Für eine wirklich umfassende Software müssen Sie zwischen 1000 und 3000 € rechnen. Andererseits müssen Sie auch die zahlreichen Updates budgetieren, die für Sie unerlässlich sind. Wenn Sie eine Online-Lohnsoftware erwerben, zahlen Sie ein Abonnement pro Monat und müssen nicht für die Updates aufkommen.
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware sollte unbedingt intuitiv und leicht zu erlernen sein. Es ist nicht nötig, in ein Gaswerk zu investieren. Es ist unerlässlich, dass Sie die Integration Ihrer Daten leicht durchführen und Ihre Gehaltsabrechnungen problemlos bearbeiten können.
Stationäre Software oder Software als SaaS?
Sie haben die Wahl zwischen einer Software, die auf einem oder mehreren Computerarbeitsplätzen installiert wird, oder ob Sie sich lieber für eine Software als SaaS (Software as a Service) entscheiden. Der Vorteil einer Software auf dem Desktop ist, dass Sie völlig unabhängig sind und nicht von einem Dienstleister abhängen. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist, Sie müssen sich selbst um die komplette Einrichtung Ihrer Software kümmern, was gute Fähigkeiten erfordert.Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Daten regelmäßig gesichert werden, damit Sie im Falle eines Problems nicht hilflos sind.
Der Vorteil von SaaS ist, dass Sie von jedem beliebigen Ort und aus der Ferne auf alle Ihre Daten zugreifen können. Wenn Sie also unterwegs sind, können Sie sich auf einem Computer mit Internetanschluss einloggen, um Ihre Informationen abzurufen oder Daten einzugeben. Und ein nicht zu vernachlässigendes Element ist, dass die Aktualisierungen automatisch erfolgen. Sie brauchen keine Schritte zu unternehmen, die Remote-Software übernimmt die Änderungen. Sie bietet Ihnen auch eine hohe Sicherheit für alle Informationen, die mit Ihrer Einrichtung verbunden sind, und ist vorparametriert, so dass Sie sie ohne große Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen können.
Artikel übersetzt aus dem Französischen