Erleichtern Sie die Integration von Mitarbeitern mit einem Begrüßungsheft für Unternehmen

Das Begrüßungsheft im Unternehmen ist ein wertvolles Dokument für jeden neuen Arbeitnehmer. Es führt ihn durch sein neues Arbeitsumfeld und enthält alle Informationen, die er für eine erfolgreiche Integration benötigt: Unternehmensführung, Hausordnung, Sicherheit, Ausbildung, Werkzeuge usw.

Für ein erfolgreiches Onboarding ist es für Unternehmen von Vorteil, ein Begrüßungsheft vorzusehen. Dieses HR-Tool erweist sich als Orientierungshilfe sowohl für die Neuankömmlinge als auch für die bereits im Unternehmen integrierten Mitarbeiter.

Was enthält das Begrüßungsbuch? Wie können Sie es zu einem Pluspunkt für die Integration Ihrer Mitarbeiter machen? Antworten in diesem Artikel!

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Begrüßungsheft: Definition

Was ist ein Begrüßungsheft in einem Unternehmen?

Das Begrüßungsbuch ist ein Dokument, das jedem neuen Mitarbeiter oder jeder neuen Mitarbeiterin eines Unternehmens bei der Aufnahme seiner/ihrer Tätigkeit ausgehändigt wird.

Es ist ein HR-Instrument, das dazu dient, die Integration eines Mitarbeiters zu erleichtern (man spricht von Onboarding) und ihn von seinem ersten Tag im Unternehmen an zu begleiten. Dieser Werkzeugkasten soll die Fragen der neuen Mitarbeiter beantworten.

Kurz gesagt: Es handelt sich um den Leitfaden für die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters.

Im Zusammenhang mit der Entmaterialisierung von Unternehmen sollten Sie darüber nachdenken, Ihren Mitarbeitern ein digitales Begrüßungsbuch anzubieten! Dies hat mehrere Vorteile:

• die Informationen werden regelmäßig und für alle in Echtzeit aktualisiert ;
• das Heft ist für alle Mitarbeiter jederzeit und überall zugänglich: Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, haben so alle den gleichen Informationsstand.

Warum nicht noch einen Schritt weiter gehen und ein digitales Begrüßungsheft in Form eines Videos anbieten? Dieses Format ist unterhaltsamer und hilft dabei, Informationen schneller zu vermitteln, wenn das Video gut gemacht ist.

Vorteile des Begrüßungsbuchs

Das Begrüßungsheft ist von Nutzen:

• den neuen Mitarbeitern, die in ihrem neuen Arbeitsumfeld geführt werden,
• den Managern, die von schneller einsatzfähigen Mitarbeitern profitieren,
• der Personalabteilung, die einige HR-Fragen bereits durch das Begrüßungsheft beantwortet haben wird,
• an die IT-Abteilung (Direktion für Informationssysteme), aus demselben Grund wie die Personalabteilung, aber aus technischer Sicht und aus Sicht der Werkzeuge,
• an das gesamte Unternehmen , dem es durch ein besser kontrolliertes HR-Management gelingt, Talente an sich zu binden.

Welchem Zweck dient es? Ziele des Begrüßungsbuchs

Die Erstellung eines Begrüßungsbuchs im Unternehmen erfüllt mehrere Ziele:

• Für das Unternehmen :
  • Formalisierung der Unternehmenskultur: Werte, Arbeitsweise, zwischenmenschliche Beziehungen usw. ;
  • Profile an Ihr Unternehmen binden , Kompetenzen im Unternehmen halten und die Fluktuation verringern ;
  • Prozesse vereinfachen, um Zeit zu sparen, insbesondere bei administrativen Schritten ;
  • die Unterstützung der Mitarbeiter für das Projekt des Unternehmens erleichtern.
• Für den neuen Mitarbeiter :
  • mit den internen Regeln des Unternehmens vertraut sein: Die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers sind bekannt ;
  • sich schneller anpassen , Bezugspunkte und Automatismen finden, das Umfeld verstehen, in dem sich der neue Mitarbeiter bewegt ;
  • so schnell wie möglich einsatzbereit sein, was sowohl für das Unternehmen als auch für die neuen Mitarbeiter selbst von Vorteil ist ;
  • das Arbeitsumfeld angenehm gestalten ;
  • eine Bindung an das Unternehmen entwickeln.

Was enthält das Begrüßungsheft?

Mit Ausnahme von Gesundheitseinrichtungen gibt es für Unternehmen keine Gesetze oder Vorschriften in Bezug auf das betriebliche Begrüßungsbuch.

In der Inhaltsübersicht des Begrüßungshefts finden sich :

👉 Meistens das Wort der Geschäftsleitung, das das Begrüßungsheft einleitet.

👉 Eine Vorstellung des Unternehmens:

• Sein Projekt, sein Geschäftsmodell, seine Strategie, seine Ambitionen,
• seine Aktivitäten,
• seine Geschichte,
• Sein Organigramm, das dabei hilft, seine Ansprechpartner im Unternehmen klar zu identifizieren:
• die Abteilungen, aus denen sich das Unternehmen zusammensetzt,
• die Mitglieder der Geschäftsleitung,
• die Personen, die man bei dieser oder jener Frage kontaktieren muss usw.

👉 Die Vorstellung des Unternehmensstandorts und seiner Umgebung:

• wie man hinkommt: öffentliche Verkehrsmittel, Fahrradraum, Parkplätze,
• wo man zu Mittag essen kann: Betriebskantine, Speisesaal, umliegende Geschäfte, etc,
• wo man eine Pause machen kann: Pausenraum, Außenbereich, eventuell verfügbare Spiele oder Aktivitäten,
• wo das Rauchen erlaubt ist usw.

👉 Die Regeln , die das Leben im Unternehmen regeln :

• die Betriebsordnung,
• die Arbeitszeiten,
• Regeln für die Sicherheit am Arbeitsplatz,
• ggf. eine CSR-Politik.

👉 Die Unternehmenskultur:

• ihre Werte,
• Best Practices ein friedliches und glückliches Unternehmensleben.

👉 Einzelheiten zu den mit der Stelle verbundenen Vorteilen :

• Essensgutscheine,
• eventuelle Übernahme von Fahrtkosten,
• Krankenversicherung,
• Betriebssparplan usw.

👉 Die Standardisierung der Prozesse in Bezug auf :

• bezahlten Urlaub und andere Abwesenheiten,
• die Verwaltung der Zeiterfassung,
• die Verwaltung von Spesenabrechnungen,
• die interne Kommunikation,
• die Verwaltung von Dokumenten,
• ... und alle Werkzeuge, die zur Optimierung jedes dieser Prozesse eingesetzt werden.

ℹ️ In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Liste von Tools zur Verfügung.

👉 Praktische Informationen, die im Alltag nützlich sind :

• Zugangscode für den Parkplatz oder das Gebäude,
• Lageplan des Standorts,
• Kontaktinformationen.

👉 Ein Überblick über den im Unternehmen bestehenden Ausbildungsplan oder zumindest die Aussichten auf mögliche Schulungen.

👉 Eine Darstellung der Personalvertretungsinstanzen (PRI), ggf. :

• ihre Rolle im Unternehmen,
• ihre Handlungsfelder,
• Namen und Kontaktdaten der Personalvertreter im Unternehmen.

Online finden Sie zahlreiche Beispiele für Begrüßungshefte in Unternehmen oder Welcome Packs, von klassisch bis originell.

3 Geheimnisse, damit das Begrüßungsheft bei Ihren Mitarbeitern gut ankommt.

Das Heft ist ein nützliches Dokument: Es ist nicht dazu bestimmt, in einem Ordner auf dem Computer der Mitarbeiter oder in der hintersten Ecke einer Schublade zu bleiben. Es muss von Ihren Mitarbeitern gelesen und zur Kenntnis genommen werden. Wie kann man das tun?

✅ Achten Sie auf die visuelle Präsentation.
Sie müssen den Wunsch wecken, das Begrüßungsheft zu lesen. Schließlich ist es nichts anderes als ein Medium der Personalkommunikation. Wenden Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens an: Das erhöht die Kohärenz zwischen allen Dokumenten, die ein neuer Mitarbeiter bei seiner Ankunft erhält, und wertet Ihr Arbeitgeberimage auf.

✅ Das Begrüßungsheft sollte umfassend sein, aber nicht zu lang oder abschreckend: Das würde vom Lesen abhalten.

✅ Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Nutzen Sie Bilder, Schemata oder Videos, um Ihr Begrüßungsheft zu illustrieren. Das Lesen wird dadurch noch angenehmer!

Erleichtern Sie die Integration mit einfachen Hilfsmitteln.

Werkzeuge können Ihr (Arbeits-)Leben verändern: Wenn alles funktioniert, achtet man nicht darauf.

💡 Daher ist es von Vorteil, Werkzeuge einzusetzen, die die Prozesse flüssiger gestalten und den Mitarbeitern das tägliche Leben erleichtern. Sehen Sie in Ihrem Begrüßungsheft vor, die in Ihrem Unternehmen eingesetzte Software vorzustellen, und vermitteln Sie Neuankömmlingen das Bild eines modernen und gut ausgestatteten Unternehmens.

Wir bieten Ihnen eine Liste mit verschiedenen Arten von Tools, die Ihnen bei der Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter helfen können:

• Tools, um das Engagement der Mitarbeiter zu stärken: Briq, Kudify ;
• Tools zur einfachen Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten: Figgo, Notys Congés et Absences ;
• Werkzeuge, um die Verwaltung von Spesenabrechnungen zu vereinfachen: Philéas Gestion, SAP Concur ;
• Werkzeuge zur Verwaltung von Zeiten und Aktivitäten: siehe Software ;
• Tools zur Verwaltung von Aufgaben mithilfe von Templates: Asana, Trello ;
• kollaborative Werkzeuge, um sich intern auszutauschen (soziale Unternehmensnetzwerke): siehe Software ;
• Werkzeuge, um zu kommunizieren : siehe Software ;
• Werkzeuge, um Projekte zu verwalten: siehe Software ;
• Werkzeuge, um Dokumente elektronisch zu verwalten: siehe Software ;
• Werkzeuge, um Dateien gemeinsam zu nutzen: siehe Software.

🎯 Beachten Sie: Es gibt Tools, die sich der Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen widmen. Beispielsweise integrieren Eurécia Gestion des Talents, MonPortailRH oder auch Payfit die Herausforderungen des Onboarding in ihre Lösungen.

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Das Begrüßungsbuch, ein Integrationsinstrument unter vielen.

Das Begrüßungsheft ist eines der HR-Tools, die die Integration neuer Mitarbeiter erleichtern. Es vermittelt eine positive Arbeitgebermarke, indem es die Aufmerksamkeit für die Mitarbeiter und den Willen, sie schnell in das Team zu integrieren, demonstriert.

Einige letzte Tipps :

• der Begrüßungstag für neue Mitarbeiter kann ein guter Zeitpunkt sein, um das Einarbeitungsheft zu überreichen ;
• das Onboarding beginnt in Wirklichkeit schon vor der Ankunft des Mitarbeiters in Ihren Räumlichkeiten, mit der Vorbereitung seines Arbeitsplatzes, seiner Zugänge, seiner Werkzeuge usw.
• Das Begrüßungsbuch kann Teil eines Willkommenspakets oder Welcome Packs sein: Bürozubehör, Goodies, Snacks, gute Adressen, kurz gesagt, alles, was Ihr neuer Mitarbeiter braucht, um sich vom ersten Tag an wohl zu fühlen!

Haben Sie das Begrüßungsheft in Ihrem Unternehmen eingeführt? Wie sind die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter?