Der GPEC-Ansatz, oder wie man seine Humanressourcen antizipiert und plant, um erfolgreich zu sein

Die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist sozusagen der magische Prozess, der sicherstellt, dass Unternehmen die richtigen Talente zum richtigen Zeitpunkt einsetzen. Und das alles bei gleichzeitiger Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeiter durch die Berücksichtigung ihrer Karrierewünsche.

Es wäre also schade, wenn Sie darauf verzichten würden! Ganz zu schweigen davon, dass die Gesetzgebung manchmal bestimmte Verpflichtungen in diesem Bereich vorschreibt.

Aber was ist die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung? Welche Ziele verfolgt sie? Wie kann man einen effektiven GPEC-Plan auf stellen?

Beleuchtungen 💡.

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Definition des Ansatzes der GPEC

Was ist die vorausschauende Verwaltung von Arbeitsplätzen und Kompetenzen?

Der GPEC-Ansatz, der für Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences steht, bezeichnet eine Aktivität, die hauptsächlich in die Zuständigkeit der Personalabteilung fällt. Sie dient der proaktiven und vorausschauenden Steuerung der Humanressourcen eines Unternehmens, um schnell auf strategische Anforderungen reagieren zu können.

👉 Zu diesem Zweck beinhaltet der GPEC-Ansatz, den Bedarf an Talenten zu antizipieren und zu planen, indem die verfügbaren Kompetenzen mit den langfristigen Zielen in Einklang gebracht werden.

Im Wesentlichen geht es darum, sicherzustellen, dass man die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen und in ausreichender Zahl hat, um diese oder jene Aufgabe zu erfüllen.

Ihr Unternehmen strebt z. B. an, die künstliche Intelligenz stärker zu nutzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben? Mithilfe von GPEC ermitteln Sie, welche Mitarbeiter in diesen Technologien geschult werden müssen, oder bestimmen, ob eine Neueinstellung erforderlich ist.

💡 Wissenswert: Die GPEC unterscheidet sich von der GEPP, oder Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (Verwaltung der Arbeitsplätze und der beruflichen Laufbahnen). Zwar sind diese beiden Begriffe eng miteinander verbunden, doch konzentriert sich letzterer stärker als ersterer auf die Entwicklung und das Management der Karrieren von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation.

Beispiel: Schema des GPEC-Ansatzes

Ist der GPEC-Ansatz obligatorisch?

Die GPEC ist eine gesetzliche Verpflichtung für :

• Organisationen mit mehr als 300 Beschäftigten;
• gemeinschaftsweit tätige Gruppen mit mindestens einer Einheit mit 150 oder mehr Beschäftigten.

Das Gesetz verpflichtet sie, alle drei Jahre über die Beschäftigungs- und Berufslaufbahnplanung zu verhandeln.

☝️ Diese Verhandlungen beziehen sich unter anderem auf die Einführung eines GPEC-Prozesses mit dem Ziel, den neuen Herausforderungen des ökologischen Übergangs gerecht zu werden und die notwendigen Begleitmaßnahmen einzuführen.

Die Ziele von GPEC

Ein GPEC-Prozess bedeutet, die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf Quantität und Qualität der Humanressourcen zu erfüllen.

Sie verfolgt dann mehrere Ziele 🎯 :

• Förderung des Fortbestands und der Gesamtleistung der Organisation, da diese rechtzeitig auf die Erwartungen des Marktes reagieren und sich wirksam gegen die Konkurrenz behaupten kann ;
• den Wandel geschickt begleiten, indem Kompetenzen und Bedürfnisse aufeinander abgestimmt und vorausschauend gehandelt wird (Übereilung verstärkt das Phänomen des Widerstands gegen Veränderungen) ;
• den Personalbestand optimieren, also Unterbesetzung (schädlich für den Geschäftsbetrieb), aber auch Überbesetzung (kostspielig!) vermeiden ;
• die Beschäftigungsfähigkeit der Humanressourcen sowie die Weiterentwicklung der Beschäftigten fördern;
• Talente zu halten und so den Einstellungsbedarf zu senken, insbesondere in Zeiten, in denen es manchmal schwierig ist, den richtigen Mitarbeiter zu finden;
• den Schulungsbedarf zu ermitteln, um Pläne zu entwickeln, die sowohl auf die Mitarbeiter als auch auf die Organisation zugeschnitten sind;
• die Alterspyramide beobachten, um z. B. die Anzahl der bevorstehenden Pensionierungen zu ermitteln;
• die Prozesse der internen Mobilität vereinfachen ;
• das Engagement der Mitarbeiter und ihre Einbindung in das Leben der Firma fördern ;
• eine positive, wertschätzende Arbeitgebermarke im Rahmen von Neueinstellungen verbreiten.

Was sind die vier Schritte der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung?

Schritt 1: Analysieren Sie die in der Organisation vorhandenen Arbeitsplätze und Kompetenzen.

In diesem ersten Schritt geht es um eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Es geht darum, das im Unternehmen vorhandene Know-how zu bewerten und die Berufe zu kategorisieren.

👉 Wir empfehlen Ihnen, die wichtigsten Jobs zu kartografieren. Auf diese Weise dokumentieren Sie die einzelnen Stellen sowie die damit verbundenen Aufgaben und Kompetenzen detailliert.

Stützen Sie sich dabei auf :

• Stellenbeschreibungen: Sie enthalten detaillierte Angaben zu den Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten, die für jede Stelle erwartet werden;
• das Organigramm: Es bietet einen Überblick über die Organisationsstruktur. Praktisch, um im Rahmen der internen Mobilität potenzielle Übergänge zwischen verschiedenen Berufen zu identifizieren;
• Protokolle von persönlichen und beruflichen Gesprächen: Sie liefern Schlüsselinformationen über die Leistung und die Wünsche der Mitarbeiter.

Schritt 2: Prognostizieren Sie die Bedürfnisse des Unternehmens.

Anhand der im ersten Schritt gesammelten Informationen ist es nun an der Zeit, den kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf zu prognostizieren. Und zwar unter Berücksichtigung der Unternehmensziele.

☝️ Dies ist insbesondere eine Gelegenheit, Ihren Kompetenzkatalog zu erstellen, um Abweichungen zwischen dem Bedarf und der tatsächlichen Situation zu erkennen.

Diese Arbeit erfordert, dass Sie sich mit der Geschäftsleitung und den verschiedenen Abteilungsleitern zusammensetzen. Wenn Sie mit ihnen kommunizieren, können Sie leichter den Bedarf im Hinblick auf die zukünftige Strategie ermitteln.

Aber Sie müssen darüber hinaus noch mehr tun: Sie müssen in der Lage sein, eine höhere Ebene einzunehmen und die für Ihren Markt typischen Trends zu erkennen. Handelt es sich dabei um :

• um technische Innovationen?
• um Veränderungen in der Gesetzgebung?
• Um Veränderungen in den Wünschen der Verbraucher?

Berücksichtigen Sie schließlich auch die strukturellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens. Die Erstellung einer Alterspyramide ist z. B. eine gute Möglichkeit, zukünftige Pensionierungen zu antizipieren und so die darauf folgenden Neueinstellungen vorzubereiten.

Schritt 3: Planen Sie einen Aktionsplan und setzen Sie ihn um.

In diesem Schritt erstellen Sie den Aktionsplan, mit dem die zuvor identifizierten Lücken geschlossen werden sollen.

Er sollte Komponenten enthalten wie :

• die Schulung der bereits beschäftigten Mitarbeiter ;
• die Einstellung von Personal;
• interne Mobilität;
• die Inanspruchnahme von Experten oder externen Dienstleistern;
• die Einrichtung von Kooperationen oder Partnerschaften usw.

Sie müssen diesen Plan nur noch umsetzen, überwachen und bei Bedarf anpassen.

Schritt 4: Bewerten Sie Ihren GPEC-Ansatz.

Schließlich ist es wichtig, dass Sie den Erfolg Ihres GPEC-Prozesses und den erzielten ROI bewerten. Auf diese Weise können Sie die Wirksamkeit des Konzepts im Vergleich zu den ursprünglichen Zielen beurteilen und mögliche Anpassungen erkennen.

Um dies zu erreichen, müssen Sie lediglich die zuvor ausgewählten KPIs beobachten. Zum Beispiel:

• die Rate der Verringerung von Kompetenzlücken ;
• die Rate der Talentbindung ;
• die Anzahl der Versetzungen ;
• die Anzahl der Schulungen ;
• die Kosten pro geschlossener Kompetenzlücke usw.

☝️ Neben den Zahlen ist es wichtig, dass Sie sich mit den Hauptbeteiligten, d. h. den Mitarbeitern und Managern, auseinandersetzen. Das Einholen von Feedback ist eine gute Möglichkeit, die Temperatur zu messen und zu sehen, wie das Konzept der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung im Unternehmen wahrgenommen wird.

Die Instrumente der GPEC

Die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die kontinuierlich durchgeführt werden muss, da ein Unternehmen ständig in Bewegung ist! Um zu vermeiden, dass Sie etwas vergessen oder zu viel Zeit damit verbringen, empfehlen wir Ihnen, sich mit einem Tool auszustatten, das Ihren Prozess vereinfacht oder sogar automatisiert.

Aber auf welche Arten von Software sollten Sie zurückgreifen 🤔?

Die HRIS-Software

Als Erstes denkt man an HRIS, diese globalen Anwendungssuiten, die zur Rationalisierung sämtlicher Personalprozesse eingesetzt werden.

Diese Plattformen umfassen zwar zahlreiche Module (Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Personalbeschaffung usw.), doch häufig findet sich darin auch ein Baustein, der sich mit der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung befasst.

Die HCM-Tools

HCM (Human Capital Management) ist ein Tool, das Daten über den Lebenszyklus von Mitarbeitern und ihre Qualifikationen zentralisiert. Sie enthalten Funktionen für die Karriereplanung, die Einstellung von Mitarbeitern und die Aus- und Weiterbildung. Sie enthalten auch Dashboards und Berichte, mit denen sich die Wirksamkeit von Aktionsplänen bewerten lässt.

👉 Dies bietet zum Beispiel Cegid Talentsoft, eine HCM-Software, die Organisationen dabei hilft , Talente anzuziehen und dann zu halten. Sein Modul, das sich mit der beruflichen Entwicklung befasst, kartiert die Mitarbeiter, um Lücken zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und den tatsächlichen Kompetenzen aufzudecken. Cegid Talentsoft kümmert sich auch um die Ausbildung und Einstellung von Mitarbeitern, um diese Lücken zu schließen. Dabei werden die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt, um sie weiterzuentwickeln und gleichzeitig die strategischen Anforderungen zu erfüllen.

GPEC: Letzte Tipps für unterwegs

Um ein echter Profi in Sachen Beschäftigungs- und Kompetenzplanung zu werden, hier noch ein paar letzte clevere Tipps, die Sie befolgen sollten 💡 :

• Beweisen Sie Geduld und Gründlichkeit. Die Einführung eines GPEC-Verfahrens braucht Zeit und ist langfristig angelegt!
  
  
• Holen Sie sich die aktive Unterstützung der Unternehmensleitung. Auf diese Weise stärken Sie ihr Engagement für die Beschäftigungsplanung und verhindern, dass Informationen zurückgehalten werden, die für Ihren Ansatz schädlich sind (man muss wissen, woraus die Zukunft des Unternehmens bestehen wird!).
  
  
• Beziehen Sie auch die Mitarbeiter in den Prozess mit ein, um eine höhere Akzeptanz und ein weitaus relevanteres Feedback zu erhalten.
  
  
• Nutzen Sie alle Ihre HR-Daten. Das gilt insbesondere für die Daten aus den Jahresgesprächen. Daher ist es wichtig, Software zu haben, die all diese Informationen zentralisieren kann!
  
  
• Seien Sie agil! Mit anderen Worten: Passen Sie sich ständig an die Entwicklungen Ihres Unternehmens und des Marktes an.
  
  
• Kommunizieren Sie die Ziele und Ergebnisse Ihrer Beschäftigungs- und Kompetenzplanung auf transparente Weise. Und zwar auf allen Ebenen der Organisation.
  
  
• Halten Sie sich auf dem Laufenden, um über Trends und bewährte Verfahren im Bereich der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung auf dem Laufenden zu bleiben. Warum abonnieren Sie nicht Blogs, Foren oder spezielle Konten in sozialen Netzwerken?

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GPEC-Ansatz: Wir fassen zusammen!

Sie wissen nun, wie der allgemeine Ansatz der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung aussieht und wie Sie ihn in nur vier Schritten umsetzen können: Analyse der bestehenden Situation, Vorhersage des zukünftigen Bedarfs, Umsetzung eines Aktionsplans und Bewertung und anschließende Verbesserung des Verfahrens.

Diese Schritte scheinen einfach zu sein, erfordern aber dennoch eine gewisse Strenge und eine Menge Arbeit. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine spezielle Software zu verwenden, die einen Großteil des Prozesses rationalisieren kann.

Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, sollten Sie die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung auf keinen Fall übersehen. Über die Verpflichtungen des Unternehmens hinaus ist sie ein echtes Mittel, um die Mitarbeiter zu engagieren und mit ihnen eine Geschichte zu schreiben, die sich im Laufe der Zeit fortsetzt, was Ihrer Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität zugute kommt.