Kompetenzmanagement meistern wie ein Chef: Der ultimative Leitfaden für GPEC-Tools
Die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist für jedes Unternehmen, das sich an einen sich ständig verändernden Markt anpassen möchte, von entscheidender Bedeutung .
Unser Leitfaden bietet Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Instrumente der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung und die Methoden zu ihrer Umsetzung, garniert mit unseren wertvollen Tipps. 🚀
Gehen wir noch einmal auf die Definition von GPEC ein.
GPEC, was ist das?
Die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung (GPEC) hilft Unternehmen, sich an Marktveränderungen und technologische Entwicklungen anzupassen, indem sie insbesondere ihren Qualifikationsbedarfantizipieren und planen.
Diese Strategie ermöglicht eine proaktive Verwaltung der Humanressourcen mithilfe verschiedener Instrumente. Aber warum sollte man sie dann überhaupt einführen?
Konkret ermöglicht Ihnen die GPEC :
- die Personalressourcen an der Gesamtstrategie des Unternehmens auszurichten,
- denBedarf an Kompetenzen und Arbeitsplätzen vorherzusagen,
- die Karriereplanung und die interne Mobilität zu gewährleisten.
💡 Das Programmgesetz für den sozialen Zusammenhalt (das sogenannte Borloo-Gesetz) schreibt vor, dass Unternehmen mit mehr als 300 Beschäftigten alle drei Jahre eine Vereinbarung über die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung aushandeln müssen!
Eine Strategie mit vielen Herausforderungen und Vorteilen
Die GPEC ist für den Fortbestand Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die strategische Ausrichtung, das Kompetenzmanagement und die Reaktionsfähigkeit der Organisation sind die wichtigsten Herausforderungen, die Sie berücksichtigen müssen.
Außerdem bietet diese Strategie viele Vorteile, es wäre eine Schande, sie nicht zu nutzen. 😉.
- Indem Sie sicherstellen, dass die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter Ihren Zielenentsprechen, können Sie Marktentwicklungen vorhersehen, um sich an Veränderungen anzupassen.
- Mit der Aussicht auf eine lohnendeberufliche Entwicklung innerhalb Ihres Unternehmens haben Sie das Zeug dazu, Ihre Talente anzuziehen und (vor allem) zu halten. Letztendlich werden sie zufriedener und produktiver sein.
- Ihre Fähigkeit, auf technologische und wirtschaftlicheVeränderungen zu reagieren, ist für das Überleben und den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
- Mitarbeiter, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, tragen direkt zur Verbesserung der Leistung Ihres Unternehmens bei.
- Die Antizipation Ihres Qualifikationsbedarfs ist besonders wichtig, wenn es um die Verwaltung Ihres Budgets geht. Durch einen proaktiven Ansatz können Sie die mit der Einstellung und Fluktuation von Mitarbeitern verbundenen Kosten erheblich senken.
- Schließlich verschafft Ihnen die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung eine besserePosition auf dem Markt. Durch das Antizipieren von Trends und zukünftigen Bedürfnissen können Sie sich im Wettbewerb mit anderen Unternehmen besser positionieren.
Die wichtigsten Instrumente der GPEC
Ähnlich wie bei einem Keksrezept müssen Sie die Zutaten zusammenstellen, bevor Sie mit der Zubereitung eines perfekten GPEC beginnen können. 🍪
Da wir Ihnen nicht unser Lieblingsrezept verraten können, finden Sie hier die Werkzeuge, die Sie für eine harmonischeGPEC benötigen.
Die Werkzeuge zur Erstellung der GPEC
Organigramm
Das Organigramm stellt schematisch die organisatorische und hierarchischeStruktur Ihres Unternehmens und seiner Berufe dar . Die Beziehungen und Funktionalitäten zwischen den einzelnen Positionen sind damit klar festgelegt. Dieses Dokument erleichtert das Verständnisder Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen und fördert so die Kommunikation und die Entscheidungsfindung. Es hilft Managern, Personalverantwortlichen und Mitarbeitern, ihre Position und Beziehungen innerhalb des Unternehmens klar zu erkennen.
Dieses Instrument ist entscheidend für die Identifizierung von strukturellen Lücken. Ohne es wäre es unmöglich, Veränderungen zu planen oder die Verbindungen zwischen verschiedenen Positionen und Abteilungen zu verstehen. 🪢
✅ Organigramme müssen regelmäßig aktualisiert werden, um organisatorische Veränderungen widerzuspiegeln und bei der strategischen Ausrichtung zu helfen.
Und weil ein Bild mehr als tausend Worte sagt, hier ein Beispiel für ein Organigramm :
Stellenbeschreibung
Das Stellenblatt enthält detaillierte Angaben zu den Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Qualifikationen, die für eine bestimmte Stelle erforderlich sind . Die Personalabteilung nutzt dieses Instrument, um Mitarbeiter einzustellen, ihre Leistung zu bewerten und die erforderlichen Schulungen zu planen.
Dieses Dokument ist unerlässlich, um Ihre Erwartungen an Ihre Mitarbeiter klar zu definieren und Ihren Qualifikationsbedarf zu ermitteln!
✅ Klare Beschreibungen der verschiedenen Stellen sind entscheidend, um das Arbeitsrecht einzuhalten und Missverständnissen über Zuständigkeiten vorzubeugen.
Hier finden Sie unseren vollständigen Leitfaden für Stellenbeschreibungen, mit einer hübschen Vorlage als Bonus. 📄
Kartierung der Kompetenzen
Die Kompetenzkartierung listet die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Kompetenzen auf. Sie hilft Ihnen dabei, die aktuellen und die von Ihnen benötigten Kompetenzen zu identifizieren und zu visualisieren. Auf diese Weise verfügen Sie über alle Informationen, die Sie für die Durchführung von Schulungen und den Start von Einstellungskampagnen benötigen.
Dieses Tool ermöglicht es Personalern und Managern, die Kompetenzen im Unternehmen strategisch zu verwalten.
✅ Eine Kompetenzlandkarte muss dynamisch sein und sich mit den Veränderungen, sowohl den internen als auch den Marktveränderungen, weiterentwickeln!
Hier ein Überblick über eine Kompetenzlandkarte, damit Sie sich diese besser vorstellen können :
Repository der Kompetenzen
Das Kompetenzrepositorium ist intrinsisch mit dem Mapping verbunden und definiert die für verschiedene Rollen erforderlichen Kompetenzen. Dieser detaillierte Leitfaden erleichtert die Planung von Schulungen, die Leistungsbewertung und das Management der internen Mobilität. So können Sie die Kompetenzentwicklung mit Ihren strategischen Zielenin Einklang bringen.
Durch einen standardisierten Rahmen ist dieses Tool für Personalabteilungen, Manager und Mitarbeiter unverzichtbar (wir sprechen hier ein wenig mehr darüber 😉) .
✅ Obwohl der Kompetenzrahmen Standards entspricht, muss er angepasst werden, um den spezifischen Bedürfnissen jeder Abteilung gerecht zu werden.
Die Werkzeuge für die Einführung der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung.
Mit allen Zutaten in der Hand sind Sie nun bereit, mit der Vorbereitung einer perfekten Beschäftigungs- und Kompetenzplanung fortzufahren!
Jährliche Beurteilungsgespräche
- Warum? Mit jährlichen Beurteilungsgesprächen können Sie dieLeistung Ihrer Mitarbeiter und ihren Beitrag zu Ihrem Unternehmen messen, indem Sie die erreichten Ziele besprechen. In fine können Sie Ihren Bedarf ermitteln und Fortbildungsmaßnahmen planen.
- Für wen? Alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Hierarchieebene, sollten ein Gespräch mit der Personalabteilung oder ihrem Vorgesetzten führen.
- Wie? Jede Partei sollte sich bestmöglich auf das Gespräch vorbereiten. Sammeln Sie die Ziele des vergangenen Jahres, die Erfolge und die Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind. Besprechen Sie die künftigen Ziele, Ihren Fortbildungsbedarf und die Entwicklungsmöglichkeiten für Ihren Mitarbeiter.
✅ Fördern Sie eine offene und ehrliche Kommunikation! Das Gespräch ist eine Chance für beruflichesWachstum und Entwicklung und nicht nur eine reine Verwaltungsübung.
Berufliches Gespräch
- Warum: Im Rahmen des Mitarbeitergesprächs können Sie die beruflichenEntwicklungsperspektiven, die Wünsche Ihres Mitarbeiters und Ihren Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen besprechen. Es ist auch der perfekte Zeitpunkt, um Feedback zu sammeln, um sein Arbeitsumfeld zu verbessern!
- Für wen? Wie das Jahresgespräch wird es von der Personalabteilung oder dem Manager für Mitarbeiter geführt, die sich beruflich und persönlich weiterentwickeln möchten.
- Wie? Der Dialog sollte sich auf die langfristige beruflicheEntwicklung konzentrieren, unabhängig von der jährlichen Leistung. Sie können auch auf Software zurückgreifen, die Sie beim Führen von Gesprächen unterstützt. 💻
✅ Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft und das Potenzial Ihres Mitarbeiters. Hören Sie ihm aufmerksam zu, um ihm individuelle Ratschläge zu erteilen.
💡 Das berufliche Gespräch ist obligatorisch und muss mindestens alle 2 Jahre stattfinden!
Ausbildungsplan
- Warum? Der Ausbildungsplan sorgt dafür, dass die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter in Angleichung an Ihre Ziele kontinuierlich weiterentwickelt werden, entweder durch Schulungen oder durch Einstellungskampagnen.
- Für wen? Der Plan sollte von der Personalabteilung in Absprache mit den Managern und manchmal auch den Mitarbeitern selbst entwickelt werden. Ihr gesamtes Unternehmen ist betroffen und der Plan muss auf jede Person mit ihren spezifischen Bedürfnissen zugeschnitten sein.
- Wie? Ermitteln Sie den Schulungsbedarf mithilfe der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung (GPEC). Mithilfe des Plans können Sie ein strukturiertes Schulungsprogramm mit verschiedenen Methoden erstellen, darunter E-Learning und Präsenzschulungen.
✅ Ein personalisierter Lernplan ist ein relevanter und verbindlicher Plan für die Mitarbeiter. Indem Sie diesen Ansatz fördern, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern eine bessere Aussicht auf eine berufliche Entwicklung.
Software zur Unterstützung der Beschäftigungsplanung.
Wenn Ihnen diese Aufgabe lästig erscheinen mag, sollten Sie wissen, dass es zahlreiche Softwareprogramme gibt, die Sie bei der Einführung von Instrumenten zur Beschäftigungs- und Kompetenzplanung unterstützen.
Die HRIS-Software
HRIS-Software ( Human Resources Information Systems) ist eine ideale Option, wenn Sie alle Schritte im Zusammenhang mit der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung automatisieren möchten .
Das Tool ist in verschiedeneModule ( Talentmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung usw.) integriert und erleichtert die Zentralisierung der Personalverwaltung. Als Bonus werden die zuvor erwähnten GPEC-Tools (Organigramm, Stellenbeschreibung...) direkt aus Ihrer Software übernommen und aktualisiert.
Konkret können Sie mit HRIS-Software :
- das Organigramm zu erstellen und zu aktualisieren,
- die verfügbaren Kompetenzenaufzulisten und zu analysieren, um eine Kartografie zu erstellen,
- Schulungen und Einstellungskampagnen mit dem Referenzsystem als Grundlage klarer zu planen,
- Stellenbeschreibungen zu speichern und zu verwalten.
✅ Wählen Sie ein HRIS-Tool, das auf die Größe Ihres Unternehmens und seine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dabei sollten Sie Lösungen bevorzugen, die skalierbar, zugänglich und im Einklang mit Ihrem Budget sind.
Alle unsere Softwareprodukte sind in unserem Verzeichnis aufgelistet. 📁
Unsere neuesten Tipps für unterwegs
Die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist ein unumgänglicher strategischerHebel für jedes Unternehmen, das Spitzenleistungen anstrebt . Indem Sie sich auf geeigneteTools ( und auch unsere fundierten Ratschläge 😉) stützen, bieten Sie Ihren Mitarbeitern Entwicklungsperspektiven und verwandeln Ihre Humanressourcen in einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Jetzt müssen Sie sich nur noch an die bewährtenPraktiken halten!
Artikel übersetzt aus dem Französischen