Analysieren Sie die Gegenwart, um die Zukunft besser vorzubereiten - mit der Kompetenzkartierung

Es gibt kein Geheimnis: Erfolgreiche Unternehmen sind diejenigen, die die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter am besten nutzen. Wer sicherstellt, dass er das richtige Profil für die richtige Stelle hat, erhöht seine Chancen, seine Geschäftsziele zu erreichen.

Gleichzeitig fürchten sich Arbeitnehmer zunehmend vor Langeweile am Arbeitsplatz. Sie wollen daher ihr Potenzial voll ausschöpfen.

Angesichts dieser Herausforderungen entwickeln sich die Personalabteilungen weiter und integrieren die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung( GPEC ) stärker in ihre täglichen Prozesse. Zu den Aufgaben, die sich daraus ergeben, gehört auch die Erstellung von Kompetenzkarten.

Mithilfe dieser Methode kann die Personalabteilung die Fähigkeiten der Mitarbeiter leichter erfassen und verstehen und dementsprechende Strategien entwickeln.

Definition, Herausforderungen, Schritte... Erfahren Sie mehr über dieses Thema in unserem Artikel! 🚀

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Kompetenzkartierung: Definition

Was ist eine Kompetenzkarte?

Die Kompetenzkartierung bezeichnet eine strukturierte Methode, mit der alle in einem Unternehmen vorhandenen Kompetenzen identifiziert, bewertet und dann aufgelistet werden können.

Aus dieser Arbeit geht eine " Kompetenzkarte " hervor, die in Form einer strukturierten Tabelle (Vorlage am Ende des Artikels 👇) vorliegt, die auch als Raster oder Matrix bezeichnet wird. Einige Personalabteilungen bevorzugen jedoch das Mindmap-Format.

Die Kompetenzkartierung ist traditionell Teil eines GPEC-Ansatzes, der sich zunehmend in Richtung GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, Verwaltung der Arbeitsplätze und beruflichen Laufbahnen) entwickelt. Letzteres hat zum Ziel, die Mitarbeiter zu fördern:

• um ihre berufliche Entwicklung zu gewährleisten ;
• und gleichzeitig die Bedürfnisse der Organisation zu lindern.

💡 Wissenswert: Die Kompetenzkartierung integriert Hard Skills, aber auch Soft Skills. Seltener finden sich hingegen die sogenannten mad skills, untypische, oft kreative Fähigkeiten, die immer mehr das Interesse der Personalverantwortlichen wecken.

Wem nützt eine Kompetenzkartierung?

Wenn man an "Kompetenzkartierung" denkt, denkt man sofort an " Personalwesen ", da dieses Instrument direkt der Personalstrategie und dem GPEC-Ansatz dient. Es ermöglicht insbesondere, den Einstellungsbedarf zu antizipieren oder auch die interne Mobilität zu verwalten.

Die Methode verspricht jedoch auch zahlreiche Vorteile:

• Lernmanager, die den zukünftigen Bedarf besser einschätzen können;
• Manager, die ihre Teams besser kennen lernen und genau wissen, wer was kann;
• den Arbeitnehmern, die sich ihrer Stärken, aber auch ihrer Verbesserungsmöglichkeiten bewusst werden.

Kompetenzkartierung und Kompetenzreferenzsystem: Wo liegen die Unterschiede?

Der Kompetenzkatalog bezeichnet ein Dokument, in dem die Gesamtheit der Kompetenzen definiert wird, die für die Besetzung jeder Stelle in einer Organisation erforderlich sind.

Die beiden Begriffe sind also sehr ähnlich und ergänzen sich vor allem. 🤝

Tatsächlich stützt sich die Kompetenzkartierung häufig auf den Kompetenzkatalog, um die vorhandenen Fähigkeiten mit den zu entwickelnden oder zu erwerbenden Fähigkeiten zu vergleichen. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass die tatsächliche Situation mit den strategischen Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Herausforderungen und Ziele der Kompetenzkartierung

Das Hauptziel der Kompetenzkartierung ist die Erstellung eines genauen Verzeichnisses der aktuellen Kompetenzen, aufgeschlüsselt nach Personen, Teams oder Abteilungen. Diese Momentaufnahme der Stärken, über die das Unternehmen verfügt, zeigt ganz einfach die Unterschiede zwischen den für eine Stelle geforderten Kompetenzen und den Kompetenzen, über die der für diese Stelle zuständige Mitarbeiter tatsächlich verfügt.

Aus diesem Vergleich ergeben sich interessante Elemente:

• Ist der Mitarbeiter unterqualifiziert? In diesem Fall ist es besser, einen Ausbildungsplan zu erstellen.
• Ist er überqualifiziert? Dann sollten Sie seine Fähigkeiten für eine Position mobilisieren, in der sie einen größeren Wert darstellen.

Und wenn ein Kompetenzanstieg oder eine interne Mobilität nicht möglich ist, kein Problem: Die Kompetenzkartierung trägt auch dazu bei, den Einstellungsbedarf zu antizipieren.

💡 Wissenswert: Die Kompetenzkartierung dient dazu, auf sehr konkrete Weise das Know-how und die Verhaltensweisen der Teams zu erkennen. Sie wirkt daher als starkes Instrument für die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter. Die Anerkennung ihrer Arbeit und ihrer Qualitäten führt zu einem Dialog über potenzielle berufliche Entwicklungsmöglichkeiten!

Welche Vorteile ergeben sich für das Unternehmen und die Mitarbeiter?

Die Vorteile der Kompetenzkartierung für das Unternehmen

Dank der Kompetenzkartierung (insbesondere wenn sie digitalisiert ist!) verfügen die Führungskräfte über all diese zentralisierten Informationen an einem einzigen Ort. Es handelt sich also um ein Instrument zur Entscheidungshilfe, das bei der Vorbereitung der Strategie für die künftige Ressourcenzuweisung sehr praktisch ist.

Parallel dazu lassen sich weitere Vorteile erkennen:

• Diese Visualisierung der Kompetenzen fördert den Abbau von Silos und damit die teamübergreifende Zusammenarbeit;
• Indem sie die interne Mobilität und die Entwicklung vorhandener Kompetenzen fördert, begrenzt die Kartierung die oft teure externe Rekrutierung;
• Die Methode ermöglicht eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse, wie z. B. das Ausscheiden von Mitarbeitern oder die Einführung neuer Projekte;
• Sie verringern das Risiko von Abhängigkeiten, indem Sie kritische Skills, die sich im Besitz einer einzigen Person befinden, identifizieren;
• Sie werten Ihre Arbeitgebermarke auf, denn eine Organisation, die ihre Bemühungen um die Entwicklung der Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter hervorhebt, steigert ihre Attraktivität für Talente.

Die Vorteile der Kompetenzkartierung für die Mitarbeiter.

Mitarbeiter, die schon länger im Job sind, vergessen manchmal, sich einen Überblick über ihre Leistungen und den Weg zu verschaffen, den sie bis zum Ende ihrer Karriere noch vor sich haben. Die Kompetenzkartierung hilft ihnen bei dieser Reflexion und zeigt ihnen, welche Fähigkeiten sie entwickeln müssen, um in ihrem Beruf weiterzukommen.

☝️ Wir haben es hier also eindeutig mit einem Vektor für das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu tun!

Darüber hinaus trägt die Kartierung zum Aufbau einer gemeinsamen Grundlage bei, damit alle Mitarbeiter über denselben Wissensstand verfügen und ein ähnliches Vokabular verwenden, wenn sie über Kompetenzen sprechen. Und das ist viel praktischer, um Projekte gemeinsam durchzuführen!

Schließlich stärkt die Kompetenzkartierung die Interaktion zwischen Kollegen durch die Identifizierung von komplementärem Know-how. Hier kommen wir wieder auf den Wunsch zurück, Silos aufzubrechen- ein Wunsch, der Unternehmen am Herzen liegt, die auf Innovation und kollektive Intelligenz setzen wollen.

Die sieben Schritte der Kompetenzkartierung

#1 Bestimmen Sie die Ziele und den Umfang.

Die Kompetenzkartierung kann verschiedenen Zwecken dienen, z. B. :

• Ermittlung der Lücken im Unternehmen ;
• den Einstellungsbedarf für den kommenden Zeitraum zu ermitteln ;
• einen Ausbildungsplan planen ;
• einen Prozess der internen Mobilität einleiten.

Beginnen Sie also mit der Frage, was Sie anstreben, indem Sie die großen Herausforderungen der Zukunft analysieren.

👉 Wenn die Organisation beispielsweise ihre Teams auf die Integration einer neuen Technologie vorbereiten möchte, wird sie versuchen, die fehlenden digitalen Kompetenzen zu ermitteln .

Natürlich erfordert diese Arbeit eine enge Zusammenarbeit mit den relevanten Interessengruppen, die nah genug an der Basis arbeiten, um künftige Bedürfnisse genau zu antizipieren.

💡 Tipp: In dieser Phase werden Sie auch aufgefordert, den Umfang Ihrer Kartierung festzulegen. Denn je nach Größe des Unternehmens werden Sie die Erfassung entweder für einzelne Abteilungen oder für die gesamte Organisation vornehmen.

#2 Identifizieren Sie die Fähigkeiten, die das Unternehmen benötigt.

Anschließend müssen Sie die Hard Skills und Soft Skills auflisten, die für die verschiedenen Positionen erforderlich sind, und dabei eine Verbindung zu den Aufgaben und strategischen Zielen des Unternehmens herstellen.

☝️ Auch hier ist es wichtig, eng mit den richtigen Personen zusammenzuarbeiten, in diesem Fall mit dem Management, das einen genauen Überblick über die Teams unter seiner Verantwortung hat.

💡 Tipp: Wie wäre es, wenn Sie das oben erwähnte berühmte Kompetenzrepositorium erstellen?

#3 Erfassen Sie die aktuellen Kompetenzen der Mitarbeiter.

Sobald Sie wissen, was das Unternehmen braucht, ist es an der Zeit, das Know-how zu ermitteln, über das es tatsächlich verfügt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Bestandsaufnahme zu machen:

• Bitten Sie die Mitarbeiter, sich selbst zu bewerten (Vorsicht vor persönlicher Voreingenommenheit!) ;
• Fordern Sie die Manager auf, die Kompetenzen ihrer Teams anhand festgelegter Kriterien zu ermitteln;
• Führen Sie Einzelgespräche, in denen die Fähigkeiten des Mitarbeiters besprochen werden - und nicht nur die!
• lassen Sie Kompetenztests durchführen (praktische Übungen, Simulationen usw.) ;
• sehen Sie sich Unterlagen an, insbesondere Lebensläufe. Denn diese weisen oft auf Know-how hin, das in früheren Positionen entwickelt wurde und das das Unternehmen noch nicht nutzen konnte.

#4 Analysieren Sie die Lücken zwischen den aktuellen und den geforderten Kompetenzen.

In diesem Stadium verfügen Sie über alle notwendigen Daten, um die vorhandenen Qualifikationen mit den zur Deckung des künftigen Bedarfs erforderlichen Qualifikationen zu vergleichen.

Es kann jedoch sein, dass diese Arbeit eine ganze Reihe von "Löchern, die es zu stopfen gilt", zutage fördert. In diesem Fall sollten Sie die kritischsten Lücken priorisieren, um Ihre Maßnahmen zunächst auf die strategisch wichtigsten fehlenden Kompetenzen zu fokussieren.

#5 Stellen Sie die Ergebnisse visuell dar.

Zur Erinnerung: Die Kompetenzkartierung soll vor allem praktisch sein und die Analyse der Daten, die mit den Skills Ihrer Mitarbeiter verbunden sind, vereinfachen.

Fassen Sie also alle diese Informationen in einem einzigen Dokument zusammen, dem Sie die Form Ihrer Wahl geben. Beachten Sie jedoch, dass die meisten Formen :

• Matrizen, d. h. Excel-Tabellen ;
• Mindmaps, d. h. Baumdiagramme, die die Fähigkeiten einer Person organisieren und mit bestimmten Kategorien oder Zielen verknüpfen.

💡 Tipp: Wenn Sie einen Farbcode verwenden, erfassen Sie größere Abweichungen schneller.

#6 Entwerfen Sie einen Aktionsplan.

Sobald Sie die Verbindung hergestellt haben zwischen :

• den Bedürfnissen der Organisation ;
• und den bereits vorhandenen Fähigkeiten ;

bestimmen Sie die Lösungen, die zur Überbrückung der Lücken erforderlich sind.

Diese Lösungen sind in der Regel auf folgende Schwerpunkte ausgerichtet:

• Ausbildung und Mentoring, die das Engagement der Mitarbeiter durch ihre berufliche Entwicklung stärken ;
• Einstellung, die schnelle Antwort, um fehlendes Know-how zu integrieren ;
• interne Mobilität, die von den Mitarbeitern ebenfalls sehr positiv wahrgenommen wird, da sie ihre Karriere aufwertet.

💡 Wichtig zu wissen: Wie bei jeder Projektumsetzung erfordert die Umsetzung dieser Aktionspläne :

• die verschiedenen damit zusammenhängenden Aktivitäten zu planen ;
• die erforderlichen Budgets und Ressourcen zuzuweisen;
• messbare Ziele festzulegen, um den Fortschritt zu überwachen.

#7 Bewerten Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen.

Schließlich ist es wichtig, die Fortschritte zu messen, die durch die zuvor eingeführten KPIs erzielt wurden. Auf diese Weise erhalten Sie die Relevanz Ihrer Kompetenzkartierung angesichts interner und externer Entwicklungen aufrecht.

👉 Es geht z. B. darum, sicherzustellen, dass die Schulungspläne tatsächlich Früchte getragen haben und den Mangel an Kompetenzen behoben haben. Oder dass die richtigen Profile eingestellt wurden.

In jedem Fall zeigt nur eine regelmäßige Überwachung potenzielle Verbesserungsbereiche und damit die notwendigen Korrekturmaßnahmen auf.

Beispiel für eine kostenlose Excel-Kompetenzkartierung.

Brauchen Sie einen kleinen Anstoß? Appvizer hilft Ihnen mit dieser kostenlosen Vorlage für eine Kompetenzkartierung, , die Sie im Excel-Format herunterladen können.

Sie müssen nur noch die Umfrage durchführen, um sie mit den Daten Ihrer eigenen Mitarbeiter zu ergänzen. 🕵️

Welches Tool für die Kompetenzkartierung?

Die traditionellen Werkzeuge

Wenn Sie gerade erst anfangen, ist es durchaus möglich, Ihre Kompetenzkartierung mithilfe einer Tabellenkalkulation vom Typ Excel zu erstellen, vor allem, wenn Sie nicht die Mittel haben, in eine fortschrittlichere Software zu investieren. Tabellenkalkulationen sind nämlich durchaus in der Lage, Informationen zu strukturieren, aber auch zu analysieren.

Für anschaulichere und übersichtlichere Darstellungen können auch Mindmap-Lösungen verwendet werden.

☝️ Beachten Sie jedoch, dass diese Tools in erster Linie dazu dienen, Ihre Kompetenzkarte zu organisieren und zu visualisieren. Mit anderen Worten: Die gesamte Vorarbeit zur Ermittlung des Bedarfs und der Kompetenzen muss in diesem Kontext a la mano geleistet werden. Dasselbe gilt für die Leistungsüberwachung, da Excel, ebenso wie Mindmap-Software, relativ statisch bleibt. Nicht sehr praktisch für große Organisationen...

Spezialisierte Software

Aus diesem Grund erkennen Unternehmen mit großem Bedarf schnell die Vorteile von Spezialsoftware, seien es Plattformen für die Personalplanung oder HRIS, die einen speziellen Baustein für das Kompetenzmanagement enthalten.

Hier einige Beispiele für die schönen Versprechungen, die diese Lösungen halten:

• Automatisierung der Prozesse zur Erfassung, Analyse und Verfolgung von Kompetenzen ;
• die Zentralisierung aller Informationen an einem Ort ;
• die Weiterleitung der Daten an die Funktionen zur Durchführung von Schulungen, um die Abläufe zu vereinfachen;
• die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Daten.

🛠️ Skeely zum Beispiel ist eine Lösung für Gespräche (Jahres-, Profi-, Folgegespräche usw.) und für die berufliche Entwicklung (GPEC). Sie übernimmt also die Verwaltung Ihrer Beurteilungsgespräche von A bis Z. Alle bei diesen Gesprächen erhaltenen Daten werden dann in der Software zentralisiert, um Ihre Kompetenzkartierung einfach zu erstellen. Sie können diese Kartographie auch nutzen, um Ihren Ausbildungsplan zu erstellen, auch hier direkt in Skeely.

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Zum Abschluss: 5 Fehler, die Sie bei Ihrer Kompetenzkartierung vermeiden sollten.

Das war's, Sie verfügen über die Kompetenzen, die Sie brauchen, um unser heutiges Thema zu meistern 😉.

Bevor Sie gehen, hier noch einige Fehler, die Sie vermeiden sollten, um den Prozess nicht zu gefährden:

1. Die Mitarbeiter nicht von Anfang bis Ende einbeziehen. Es ist wichtig, ihnen den Sinn des Projekts und die konkreten Vorteile, die sie daraus ziehen werden, zu erklären.
   
   
2. Keine Regelmäßigkeit an den Tag legen. Das Leben eines Mitarbeiters in einem Unternehmen ist nicht statisch, seine Fähigkeiten entwickeln sich ständig weiter! Es wäre schade, Schlüsselkompetenzen zu verpassen...
   
   
3. Sich nur auf die Selbsteinschätzung der Arbeitnehmer oder die subjektive Wahrnehmung der Manager verlassen. Sie müssen unbedingt alle Ihnen zur Verfügung stehenden Daten miteinander abgleichen (weshalb es sinnvoll ist, auf Software zurückzugreifen).
   
   
4. Erstellen Sie eine schwer lesbare Kompetenzkarte. Erstellen Sie ein Dokument, das von allen perfekt genutzt werden kann.
   
   
5. Sich nur auf die Hard Skills konzentrieren und die Soft Skills vernachlässigen, obwohl diese unverzichtbar sind, da sie die Beziehungs-, Verhaltens- und Anpassungsfähigkeiten der Mitarbeiter widerspiegeln.

Die Kompetenzkartierung ist mehr als eine einfache Bestandsaufnahme, sie ist ein echtes Engagement für eine Organisation, die gleichzeitig agiler und auf die Entfaltung der Talente ausgerichtet ist. Lassen Sie sich nicht davon abhalten!