Mitarbeiterintegration: Die Geheimnisse eines erfolgreichen Onboardings

Die Integration eines Mitarbeiters in das Team ist eine der wichtigsten Herausforderungen für die Personalabteilung.

Sie dachten, der Einstellungsprozess sei mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags abgeschlossen? Das ist ein Irrtum! 🧐

Die Integration eines Arbeitnehmers ist sogar eine wesentliche Etappe des Personalwesens. Und es ist besser, sie nicht zu vernachlässigen, da Sie sonst riskieren, dass Ihre letzten Rekruten das Schiff verlassen!

Um Sie bei diesem entscheidenden Schritt zu unterstützen, finden Sie hier einen Leitfaden mit bewährten Praktiken, die Sie anwenden sollten , um Ihre Mitarbeiter erfolgreich einzuarbeiten.

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Gehen wir noch einmal auf die Grundlagen des Onboardings von Mitarbeitern ein.

Das Prinzip des Onboarding

Die Integration eines Mitarbeiters, auch Onboarding genannt, ist die letzte Phase des Einstellungsprozesses.

Diese Phase wird oft vergessen oder verpfuscht, ist aber entscheidend, um dem neuen Mitarbeiter zu helfen, sich mit seiner Position, dem Team, dem Manager und der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Andernfalls können die in der Einstellungsphase unternommenen Anstrengungen durch den überstürzten Weggang des neuen Mitarbeiters zunichte gemacht werden. ☝️

Das Prinzip? Beim Onboarding geht es darum, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, um eine Bindung aufzubauen und ihn an das Unternehmen zu binden.

Auf den ersten Blick mag es einfach erscheinen, aber das Onboarding eines Mitarbeiters umfasst verschiedene, klar voneinander abgegrenzte Schritte:

• das Pre-Boarding, das, wie der Name schon sagt, die Zeit vor den ersten Schritten des Mitarbeiters im Unternehmen nach der Bestätigung der Einstellung darstellt,
• die Einführungstage, die der Einführungsphase des neuen Mitarbeiters entsprechen,
• die Betreuung während der Einarbeitungszeit, die die Schulung des Mitarbeiters einschließt.

💡Eine gute Einarbeitung ist die logische Folge einer erfolgreichen Bewerbererfahrung.

Was ist die richtige Dauer einer Einarbeitungszeit für einen Mitarbeiter?

Wie Sie sicher bemerkt haben, geht die Einarbeitung eines Mitarbeiters weit über eine einfache Begrüßung hinaus, sodass Sie einen längeren Zeitraum als nur eine Woche in Betracht ziehen sollten.

👉 Es wird allgemein anerkannt, dass eine effektive Einarbeitungszeit nicht weniger als einen Monat betragen sollte.

Dieser Zeitraum ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich mit ihrer Rolle und dem Unternehmensumfeld vertraut zu machen und gleichzeitig soziale Kontakte zu knüpfen.

Für ein umfassendes und effektives Onboarding wird empfohlen, den Einarbeitungsprozess vor der Ankunft des neuen Mitarbeiters im Unternehmen zu beginnen und ihn dann weit über die Probezeit hinaus fortzusetzen.

So kann ein Onboarding bis zu sechs Monate dauern und sich sogar bis zum ersten jährlichen Beurteilungsgespräch erstrecken!

Ein Zeitraum, der manchen lang erscheinen mag, aber er stellt sicher, dass sich die neuen Mitarbeiter während ihres gesamten Übergangs in das Unternehmen unterstützt und engagiert fühlen.

Die Bedeutung eines guten Onboardings eines Mitarbeiters in vier Punkten.

Onboarding ist also nicht einfach nur ein modischer Managementtrend, der nur für innovative Strukturen und Start-ups gilt. Dieser Prozess der Mitarbeiterintegration steht im Mittelpunkt der HR-Prioritäten.

Hier geht es um die Herausforderungen. 🔎

#1 Eine Verbesserung der Retentionsrate

Zu den positiven Auswirkungen einer guten Einarbeitung gehört die Verbesserung der Mitarbeiterbindungsquote.

Denn wenn sich neue Mitarbeiter von Anfang an willkommen und wertgeschätzt fühlen, sind sie eher bereit, sich langfristig zu binden.

Ein Weg, um das Risiko von Turnover und Fluktuation - mit frühzeitiger Kündigung - und die mit der Einstellung verbundenen Kosten zu senken.

💡 Laut der Personalberatungsfirma Deloitte würde eine schlechte Einstellung im Durchschnitt 50 000 Euro kosten (bei bestimmten Management- oder strategischen Funktionen sogar deutlich mehr). Jetzt verstehen Sie, warum eine erfolgreiche Mitarbeitereinführung so wichtig ist.

Cabinet Deloitte à l’occasion de l’évènement Future of HR

#2 Steigerung der Produktivität

Zahlreiche Studien belegen: Ein erfüllter Mitarbeiter ist ein leistungsfähiger Mitarbeiter.

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht es jedoch nicht nur darum, dass sie im Unternehmen bleiben. Hier berühren wir ein wichtiges Anliegen des Onboarding durch die Personalabteilungen: die Produktivität des Mitarbeiters zu verbessern.

👉 Tatsächlich lässt sich feststellen, dass die Durchführung eines strukturierten Onboardings die Produktivität eines Mitarbeiters erhöht.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen neuen Mitarbeiter gut in Ihr Unternehmen zu integrieren, können Sie den berühmten Break-even-Punkt eines Mitarbeiters schneller erreichen. Mit anderen Worten: der Zeitpunkt, an dem die von ihm eingebrachten Erträge die mit seiner Einstellung verbundenen Kosten übersteigen.

#3 Stärkung des Engagements

Ein strukturierter Onboarding-Parcours bietet auch die Möglichkeit, in den ersten Tagen ein starkes Engagement aufzubauen .

Man sollte das Onboarding nicht als Kosten, sondern als Investition betrachten.

#4 Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds.

Ein gut vorbereitetes Onboarding sorgt dafür, dass sich der Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlt. Das fördert ein positives Klima und ein Umfeld, in dem sich der Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohlfühlt!

Außerdem trägt dies dazu bei, die Arbeitgebermarke aufzuwerten und Ihr Unternehmen attraktiv zu machen. Ein echter Wettbewerbsvorteil, mit dem Sie sich im Kampf um Talente durchsetzen können! ⚔️

Wie gestaltet man die Einarbeitung eines Mitarbeiters? Gute Praktiken in fünf Schritten.

Erster Schritt: Pre-boarding

Das Pre-Boarding ist die Phase, die auf die Unterzeichnung und Annahme des Stellenangebots durch den Bewerber folgt.

Diese Phase erstreckt sich also bis zu seinem offiziellen Eintritt in das Unternehmen. Doch gerade in dieser Zeit besteht die Gefahr, dass der Bewerber von einem anderen Unternehmen vertrieben wird...

Um nicht mit Ghosting konfrontiert zu werden, ist es entscheidend, bis zum Antritt der Stelle eine Verbindung mit dem Arbeitnehmer aufrechtzuerhalten.

Wie kann man das tun? 🧐 Indem Sie kommunizieren!

Bleiben Sie für den Bewerber ansprechbar und scheuen Sie sich nicht, Informationen per E-Mail oder SMS weiterzugeben. Sie können den neuen Mitarbeiter sogar zu bestimmten Veranstaltungen des Unternehmens einladen. Das ist eine gute Gelegenheit, sich vorzustellen und sich mit seinen zukünftigen Kollegen auszutauschen.

Außerdem können Sie die Gelegenheit nutzen, um Elemente zum Ablauf seines Onboardings zu übermitteln, so dass der Bewerber sich sanft in Ihre Organisation einleben kann.

Auf diese Weise maximieren Sie Ihre Chancen auf eine sichere Einstellung. Ein Bewerber, der bereits einen Fuß im Unternehmen hat, ist weniger gefährdet, Sie zu verprellen.

💡Das Phänomen des Ghosting bezeichnet das Verschwinden eines Bewerbers während des Einstellungsprozesses und das Ausbleiben eines Lebenszeichens. Eine Praxis, die sich in den letzten Jahren immer weiter verbreitet hat.

Zweiter Schritt: Die Begrüßung am ersten Tag.

Es ist soweit, die offizielle Ankunft des Arbeitnehmers im Unternehmen ist da!

Um ihn bestmöglich zu empfangen, sollte der Einführungstag um vier grundlegende Punkte herum organisiert werden:

• die Besichtigung des Standorts und der Räumlichkeiten,
• der erste Austausch mit dem Manager,
• das Treffen mit den Mitarbeitern,
• die Übergabe der Ausrüstung und der Verwaltungsdokumente.

Diese Phase des Onboarding ist entscheidend!

👉 Der erste Tag ist oft eine Quelle von Stress und vielen Fragen. Es geht darum, den Arbeitnehmer in sein neues berufliches Umfeld zu begleiten und dafür zu sorgen , dass er sich bei der Arbeitsaufnahme wohlfühlt.

Am Ende des Tages sollte der neue Mitarbeiter eine positive Vorstellung von Ihrem Unternehmen haben, aber auch in der Lage sein, schnell zu starten.

Als Beispiel können Sie ein Mittagessen organisieren oder ein Willkommenspaket bereitstellen, um dem Mitarbeiter die Einarbeitung zu erleichtern.

Dritter Schritt: Ausbildung und Entwicklung

Je nach Organisation und Arbeitsplatz kann es sinnvoll sein, bei der Ankunft des neuen Mitarbeiters eine Schulung durchzuführen.

Diese dient dazu, den Organisationsprozess, die Werkzeuge und die Methoden vorzustellen. Diese Phase wird ihm helfen, die Aufgaben und Erwartungen Ihres Unternehmens zu verstehen.

Vierter Schritt: Nachbereitung und Feedback

Wenn die ersten Tage vorbei sind, ist es nicht ungewöhnlich, dass viele Personalverantwortliche das Onboarding beenden.

Ihre Arbeit endet jedoch nicht hier!

In der Praxis können Sie um Feedback bitten oder ein regelmäßiges F ollow-up mit dem neuen Mitarbeiter organisieren, das je nach Profil in unterschiedlichen Zeitabständen stattfindet.

Wenn Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nach der ersten Woche die Gelegenheit geben, sich zu äußern, können Sie so messen, wie gut er sich in das Team integriert hat.

In dieser Hinsicht ist ein Überraschungsbericht ein gutes Mittel, um Schwierigkeiten schnell zu erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

💡 Laut einer Studie von Cadremploi kündigen fast sieben von zehn Führungskräften innerhalb von sechs Monaten nach ihrer Einstellung.

Cadremploi

Letzter Schritt: Die Bewertung der Mitarbeiterintegration.

Schließlich können Sie nach den ersten Monaten eine umfassendere Beurteilung einführen.

Dies ist eine gute Gelegenheit, die Dinge auf beiden Seiten auf den Punkt zu bringen und eine Bilanz der Probezeit zu ziehen.

Natürlich bedeutet diese Phase nicht unbedingt, dass der Integrationsweg des Arbeitnehmers beendet ist. ☝️

Sie kann dazu dienen, die Einstellung zu bestätigen, aber auch dazu, bestimmte Prozesse anzupassen und, warum nicht, die Onboarding-Strategie zu verbessern.

Beispiel für einen Prozess der Mitarbeitereinführung.

In der Praxis sehen Sie hier ein Beispiel für die Einarbeitung eines Mitarbeiters auf der Grundlage der besten Praktiken und der unverzichtbaren Schritte:

• Nehmen Sie die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorweg, indem Sie ihn vorbereiten, insbesondere durch Anpassung des Zugangs zu den erforderlichen Tools.
• Bereiten Sie das Team auf die Ankunft eines neuen Mitglieds vor, z. B. nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters.
• Heißen Sie den Neuankömmling willkommen.
• Stellen Sie ihn den wichtigsten Mitarbeitern vor und machen Sie ihn mit den Werten und der Kultur des Unternehmens vertraut, z. B. mit einem Begrüßungsheft.
• Führen Sie Schulungen für neue Mitarbeiter durch, damit sie schnell einsatzbereit sind.
• Planen Sie regelmäßige Treffen mit der Personalabteilung, um zu überprüfen, ob die Integration des Bewerbers reibungslos verläuft, und um erste Eindrücke zu sammeln.
• Weisen Sie einen Mentor oder Sponsor als Bezugsperson zu, der den neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen betreut und ihm persönliche Unterstützung bietet.

Erfolgreiche Mitarbeiterintegration mit den richtigen Instrumenten

Kein Unternehmen kommt ohne einen Prozess der Mitarbeiterintegration aus.

Doch jedes Schiff ist anders, und um ein Onboarding zu optimieren, ist es sinnvoll, sich auf ATS, also Applicant Tracking System, oder andere umfassendere HR-Software zu stützen. ☝️

Die besten Onboarding-Programme haben den Vorteil, dass sie wie das Unternehmen aussehen und sich an die neuen Mitarbeiter anpassen.

Das Ergebnis ist ein reibungsloserer und persönlicherer Integrationsprozess.

Sie können es sogar an ein Remote-Onboarding im Rahmen von Hybridarbeit, die Telearbeit beinhaltet, anpassen.

⚒️ Das ist zum Beispiel bei GIRH Remote der Fall. Egal, ob Sie in Frankreich oder im Ausland rekrutieren, dieser Service agiert als EOR und begleitet Sie bei allen HR-Prozessen in über 60 Ländern.

Mit einem 5-stufigen Onboarding-Prozess bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein schnelles, sicheres und konformes Onboarding:

• Die einfache Registrierung des neuen Mitarbeiters ;
• Ein Selbstregistrierungssystem, bei dem der Mitarbeiter seine administrativen Informationen hinzufügt und die erforderlichen Nachweise importiert ;
• Überprüfung von Visa und Arbeitsgenehmigungen für die Einstellung im Ausland;
• Versand des Arbeitsvertrags zur ordnungsgemäßen und offiziellen Unterzeichnung ;
• Die automatische Aktivierung des Status mit der Anmeldung für Gehaltsabrechnungsprogramme und Sozialleistungen.

Manager und Personalverantwortliche haben einen klaren und vollen Überblick über den gesamten Prozess, und die Mitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen über eine auszuführende Aktion und den Fortschritt der Integration.

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Mitarbeiterintegration: Sie sind am Zug

Der Prozess der Mitarbeiterintegration ist ein integraler Bestandteil der HR-Praktiken eines Unternehmens.

In Zeiten der Großen Kündigung und des Conscious Quitting haben die Personalverantwortlichen verstanden, dass die Mitarbeitererfahrung keine Option ist.

Bevor man jedoch zukünftige Mitarbeiter davon überzeugen kann, zu bleiben, muss man sie dazu bringen, an Bord zu kommen!