Die Kosten einer Einstellung verstehen und senken, um den Wert Ihres Unternehmens zu steigern

Um die Rentabilität eines Unternehmens zu erreichen, muss alles gemessen werden: Gehälter und Sozialabgaben, Gemeinkosten, Beschaffung, Produktion, Marketingbudget usw. Es gibt jedoch einen Ausgabenposten, den manche Organisationen manchmal unterschätzen: die Kosten für eine Einstellung.

Dabei belaufen sich diese Kosten leicht auf mehrere Tausend Euro. Und diese Zahl steigt noch, wenn Sie eine Fehlbesetzung vornehmen und der neue Mitarbeiter das Schiff vorzeitig verlässt.

Es steht also viel auf dem Spiel, gut zu rekrutieren, d. h. einen Kandidaten einzustellen, der zu seiner Position und zum Unternehmen passt... der bei Ihnen bleiben möchte!

Wie hoch sind die Kosten für eine Einstellung? Welche verschiedenen direkten und indirekten Kosten sind zu berücksichtigen? Und vor allem: Wie können Sie diese Kosten senken?

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Kosten einer Einstellung: Definition

Die Kosten einer Einstellung sind das Budget, das für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters aufgewendet wird und alle Ausgaben umfasst, die für die Durchführung des gesamten Prozesses erforderlich sind:

• Definition des Bedarfs;
• Erstellung und anschließende Verbreitung des Stellenangebots ;
• Sourcing von Kandidaten;
• Sortieren der Lebensläufe ;
• Kosten für Vorstellungsgespräche und Kompetenztests ;
• Onboarding des neuen Mitarbeiters.

Der Hauptnutzen der Berechnung der Personalbeschaffungskosten liegt darin, dass sie Ihnen hilft, Ihre Ausgaben zu optimieren und damit Ihre Personalstrategie zu verfeinern. Wenn Sie Ihre tatsächliche Situation nicht messen, wie können Sie sie dann verbessern?

💡 Wissenswertes: Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben: Laut Le Figaro liegen die durchschnittlichen Kosten für eine Einstellung in Frankreich zwischen 3.000 und 10.000 Euro. Eine runde Summe, da werden Sie mir zustimmen!

Wie berechnet man die Kosten einer Einstellung?

Um herauszufinden, wie viel eine Einstellung kostet, müssen Sie alle damit verbundenen direkten und indirekten Kosten berücksichtigen. Im Grunde genommen müssen Sie nur alle diese Komponenten zusammenzählen.

Und wenn Sie die durchschnittlichen Kosten für alle Ihre Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum berechnen möchten, wenden Sie folgende Formel an:

Berechnen Sie die direkten Kosten

Die direkten Kosten einer Personalbeschaffung sind die Ausgaben, die unmittelbar mit dem Prozess der Kandidatensuche verbunden sind.

👉 Sie sind leicht identifizierbar und umfassen mehrere wesentliche Aspekte:

• die Verbreitung von Stellenanzeigen auf spezialisierten Websites oder in professionellen sozialen Netzwerken ;
• den Preis für das Sourcing bei der Personalbeschaffung.💡 Die Kosten für die aktive Suche nach Profilen auf Plattformen wie LinkedIn oder die Prospektion in Datenbanken stellen einen großen Posten dar, mit einem Budget, das je nach Dauer und Komplexität der Arbeit zwischen 500 und 2 000 Euro schwanken kann;
• technische oder psychometrische Einstufungstests, die häufig kostenpflichtig sind ;
• die Teilnahme an Jobmessen (Platzmiete, Logistikkosten usw.) ;
• das Abonnement oder die Lizenz für eine Software, z. B. ein ATS ;
• die für physische Vorstellungsgespräche erforderliche Logistik usw.

Berechnen Sie die indirekten Kosten.

Die indirekten Kosten einer Einstellung sind Kosten, die weniger sichtbar sind als die direkten Kosten, aber genauso wichtig sind.

Sie betreffen die finanziellen Auswirkungen, die mit der Zeit, der internen Organisation sowie der Produktivität verbunden sind. Hierzu zählen beispielsweise die Gehälter der Mitarbeiter, die am Einstellungsprozess beteiligt sind.

👉 Hier sind die wichtigsten indirekten Kosten:

• die von den HR-Teams und Managern investierte Zeit (Analyse der Lebensläufe, Organisation der Vorstellungsgespräche, Nachbesprechungen usw.) ;
• die Kosten für die Vakanz der Stelle, da eine längere Abwesenheit häufig zu einer Überlastung des Teams und sogar zu Umsatzeinbußen führt ;
• den vorübergehenden Rückgang der Produktivität, bis der neue Mitarbeiter seine volle Leistungsfähigkeit erreicht hat usw.

Diese Kosten werden manchmal unterschätzt, aber ihre tatsächlichen Auswirkungen auf das Budget können beträchtlich sein. Wenn Sie sie nicht vorhersehen, riskieren Sie, dass Sie auf unvorhergesehenen Ausgaben sitzen bleiben.

💡 Wissenswert: Hier sollten Sie eine wichtige Komponente nicht vernachlässigen, nämlich den entgangenen Gewinn, der sich aus dem Einsatz eines Mitarbeiters (z. B. eines Managers) für die Personalbeschaffung ergibt. Denn in dieser Zeit wird er sich weniger seinen eigentlichen Aufgaben widmen, die jedoch wertschöpfend sind.

Berücksichtigen Sie die Kosten für die Einstellung über eine externe Firma.

In manchen Fällen wenden sich Unternehmen an eine externe Personalberatungsfirma:

• für die Einstellung von seltenen oder hochspezialisierten Profilen ;
• für Einstellungen in großen Mengen ;
• wenn intern keine Ressourcen vorhanden sind, um den Job zu erledigen usw.

☝️ Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die als direkte Kosten verbucht werden.

Aber wie hoch sind die Kosten für eine Personalvermittlungsagentur?

Sie betragen im Durchschnitt 15-25 % des Jahresbruttogehalts des neuen Mitarbeiters, wenn es sich um eine mittlere Position handelt. Wenn die Aufgabe komplizierter wird, wie z. B. bei der Einstellung penurer Profile oder bei Führungspositionen, steigt der Betrag auf ein höheres Niveau.

Fügen Sie die Ausgaben für das Onboarding hinzu.

Die Kosten für die Einstellung beinhalten auch die Kosten für das Onboarding des Arbeitnehmers, eine Schlüsselphase des Einstellungsverfahrens.

Das Onboarding geht weit über die Übergabe der Schlüssel zum Büro hinaus. Es soll dem Arbeitnehmer helfen, sich schnell an seinen Arbeitsplatz anzupassen und die Unternehmenskultur zu verstehen - damit er nicht auf beiden Seiten einen schlechten Start hat.

Und vor allem ist es ein Prozess, der jedes Mal wiederholt werden muss, und den Sie daher berücksichtigen sollten, wenn Sie vorhaben, in den kommenden Monaten viele Mitarbeiter einzustellen.

👉 Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters umfasst die folgenden Kosten:

• Schulungen (Einführungsveranstaltungen, E-Learning, persönliches Coaching usw.) ;
• die Arbeitszeit der Personalabteilung, die für die Abwicklung des administrativen Teils benötigt wird, und der Manager, die den neuen Mitarbeiter betreuen ;
• die Kosten für Werkzeuge und Materialien, die der Mitarbeiter benötigt, um produktiv zu sein usw.

Antizipieren Sie die Kosten einer fehlgeschlagenen Einstellung.

Schließlich ist es für eine bessere Vorausplanung Ihrer künftigen Ausgaben wichtig, die Kosten für eine möglicherweise fehlgeschlagene Einstellung zu berücksichtigen (auch wenn Sie natürlich alles dafür tun werden, dass es nicht dazu kommt 😉).

Wie hoch sind also die Kosten einer schlechten Einstellung?

Je nach Position können sie manchmal das Zwei- bis Dreifache der ursprünglichen Kosten betragen.

Neben den unvermeidlichen Kosten, die für die Wiederaufnahme des Einstellungsprozesses entscheidend sind, kommen noch weitere Kosten hinzu:

• die Verwaltungsarbeit, die beim Ausscheiden des Mitarbeiters zu leisten ist ;
• die Rechtskosten und die potenziell zu zahlenden Entschädigungen;
• der mögliche Produktivitätsverlust, wenn die frisch eingestellte Person nicht über die notwendigen Fähigkeiten oder die Motivation verfügte ;
• die sinkende Moral des betroffenen Teams (die Fluktuation wirkt sich stark auf die Gruppendynamik aus!).

Kosten einer Einstellung: Beispiel

💡 Um etwas konkreter zu sehen, was eine Einstellung kosten kann, hier ein konkretes Beispiel, das sich auf eine Position auf mittlerer Ebene mit einem Bruttojahresgehalt von 50 000 Euro bezieht.

In diesem Beispiel belaufen sich die Kosten für die Einstellung auf 8 300€.

Im Falle eines Misserfolgs steigen die Kosten auf 18.300 €.

Wie können Sie die Kosten für eine Einstellung senken?

Nehmen Sie Ihre Ausgaben unter die Lupe.

Die Berechnung der Personalbeschaffungskosten, die Sie vielleicht gerade mithilfe unseres Artikels vorgenommen haben, muss nicht nur einmal durchgeführt werden.

Sie muss langfristig angelegt sein, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen. Denn verschiedene Ausgabenposten können sich je nach Situation, Marktlage usw. ändern.

🔎 Wenn Sie diese Ausgaben unter die Lupe nehmen, passen Sie sich ständig an und fördern so die Rentabilität Ihrer Personalabteilung.

Denken Sie an die interne Personalbeschaffung.

Laut Factorial sind die Kosten für eine interne Einstellung im Durchschnitt 25 bis 50 % günstiger als die Kosten für eine externe Einstellung.

Bereits jetzt entfallen einige Kosten, wie z. B. die Kosten für die Mehrfachveröffentlichung von Stellenanzeigen oder die Kosten für die Beauftragung eines Sourcing-Unternehmens.

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung der Kosten für das Onboarding, da der Arbeitnehmer bereits mit der Unternehmenskultur vertraut ist. Außerdem verfügt er bereits über seine Ausrüstung.

Sich für die Kooptation entscheiden

Eine weitere Lösung, die Organisationen häufig in Betracht ziehen, um die Kosten für eine Einstellung zu senken, ist die Kooptation.

Auch hier können Sie sich von den Kosten für die Schaltung einer Anzeige verabschieden. Außerdem wird der Einstellungsprozess beschleunigt (und das führt zu Einsparungen bei den indirekten Kosten).

☝️ Andererseits ist diese Maßnahme traditionell mit einer finanziellen Belohnung für den Arbeitnehmer verbunden, der den richtigen Kandidaten gefunden hat. Berücksichtigen Sie dies bei Ihren Berechnungen!

Verwenden Sie eine Software für die Personalbeschaffung.

Dieser Artikel beweist, dass Zeit Geld ist. Was wäre also besser geeignet, um Zeit zu sparen, als eine Personalvermittlungssoftware, die Aufgaben automatisiert?

Natürlich spielt auch der Preis des Tools eine Rolle, genauer gesagt, Ihre direkten Kosten. Aber richtig eingesetzt, verspricht es eine hervorragende Investitionsrendite.

💡 Softy ist beispielsweise eine Softwarelösung, die dank ihrer sehr breiten Funktionsabdeckung den Einstellungsprozess von A bis Z unterstützt: Mehrfachverbreitung von Anzeigen, Verwaltung der Bewerbungen, Tests, Verwaltung der Kooptation und der internen Mobilität, Onboarding usw. Alle diese Vorgänge werden zentralisiert, und die Plattform verfügt über eine intuitive Schnittstelle, um die Vorgänge flüssiger zu gestalten und somit zu beschleunigen. Und dank der neuesten intelligenten Technologien vermeiden Sie kostspielige Einstellungsfehler so weit wie möglich.

Entwickeln Sie Ihre Arbeitgebermarke

Wie könnte man schließlich die Frage nach Ihrer Arbeitgebermarke nicht erwähnen?

Wenn diese Arbeitgebermarke strahlt, regnet es von selbst Bewerbungen, vor allem von qualitativ hochwertigen Kandidaten, die manchmal schwer auszumachen sind.

Dies führt unweigerlich zu einer Verringerung der Kosten:

• bestimmte Kosten, insbesondere für die Suche nach Personal und die Beauftragung von Personalberatungsfirmen;
• die langfristig kostspielige Fluktuation.

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Was ist bei den Kosten für eine Einstellung zu beachten?

Nehmen Sie die Kosten für eine Einstellung nicht auf die leichte Schulter: Sie können sich auf mehrere Tausend Euro belaufen!

Um die Realität zu erfassen, müssen Sie eine ganze Reihe von Ausgaben berücksichtigen: direkte und indirekte Kosten, Kosten für das Onboarding usw. Und wenn es zu einer Fehlbesetzung kommt, steigt die "Rechnung" noch weiter an!

Angesichts dieser Tatsache ist es gut, die Kosten einer Einstellung zu berechnen, aber noch besser ist es, zu versuchen, sie zu senken. Die gute Nachricht ist, dass die Hebel, die Sie in diese Richtung bewegen können (Verwendung einer speziellen Software, interne Mobilität, Kooptation usw.), es Ihnen ermöglichen, nicht nur billiger, sondern auch effizienter zu rekrutieren.

Denn wenn Sie den richtigen Mitarbeiter finden, schaffen Sie langfristig Werte, die dem Wachstum Ihres Unternehmens zugute kommen.