KPIs in der Personalbeschaffung: Welche 20 Schlüsselindikatoren sollten Sie kennen, um Ihre Leistung zu steigern?
Jedes Unternehmen entwickelt bei der Personalbeschaffung seine eigene Strategie.
Dennoch versuchen alle, Kosten zu sparen, indem sie so schnell wie möglich den am besten qualifizierten Kandidaten in ihr Team aufnehmen.
Um diesen Einstellungsprozess zu optimieren, ist es zwingend notwendig, sich auf zuverlässige und relevante Indikatoren stützen zu können: die KPIs für die Personalbeschaffung 👍.
KPI für die Personalbeschaffung: Was ist das?
Ein KPI (Key Performance Indicator) für die Personalbeschaffung kann als ein Indikator definiert werden, mit dem die Wirksamkeit der Einstellungspolitik eines Unternehmens gemessen werden kann. Diese Indikatoren können verschiedene Formen annehmen, je nachdem, was das Unternehmen zu bewerten versucht.
👉 Im Allgemeinen wird man Elemente finden, die die Qualität des Einstellungsprozesses, die verursachten Kosten oder auch die Zufriedenheit der Bewerber widerspiegeln.
Wozu dienen die KPIs für die Personalbeschaffung?
Als präzise und objektive Indikatoren ermöglichen es die KPIs der Personalbeschaffung, die Stärken und verbesserungswürdigen Punkte Ihrer Einstellungspolitik zu bewerten. Sie geben Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon, wie effektiv Ihre Einstellungspraktiken sind, eine Grundlage, auf der Sie aufbauen können, um ein höheres Leistungsniveau anzustreben.
Um ein genaues Mapping zu erhalten, neigt man dazu, die Einstellungs-KPIs in mehrere Kategorien zu unterteilen 👉.
💡 Tipp: Die Einstellungsdaten zusammenzutragen und alle Kennzahlen von Hand zu berechnen, kostet viel Zeit - die Personalabteilungen und Personalvermittler nicht haben! Deshalb verlassen sie sich oft auf spezialisierte Software.
Nehmen wir zum Beispiel Softy, eine Lösung zur Verwaltung des gesamten Einstellungsverfahrens (Bearbeitung von Bewerbungen, Karriereseite, Mehrfachveröffentlichung von Stellenangeboten usw.). Softy verfügt über statistische Funktionen, mit denen die Effektivität verschiedener Aspekte des Einstellungsverfahrens auf der Grundlage zuverlässiger und aktueller Informationen analysiert werden kann, um bessere Entscheidungen zu treffen.
KPIs für die Personalbeschaffung im Zusammenhang mit der Belegschaft
💡 Diese Indikatoren, die man als grundlegend bezeichnen könnte, sind die ersten, auf die sich das Unternehmen bei der Festlegung seiner Einstellungspolitik stützen wird.
Die Fluktuationsrate
Für ein Unternehmen ist es normal, dass es eine Form der Fluktuation zwischen abgehenden und ankommenden Mitarbeitern gibt. Dies gilt umso mehr in einer Zeit, in der es nicht mehr üblich ist, seine gesamte berufliche Laufbahn in ein und demselben Unternehmen zu verbringen.
Eine zu hohe Fluktuationsrate kann sich als schädlich oder alarmierend erweisen. Sie kann ein Zeichen dafür sein, dass man sich am Arbeitsplatz unwohl fühlt. Umgekehrt kann eine zu niedrige Fluktuationsrate als Ausdruck eines Mangels an Ehrgeiz oder Dynamik interpretiert werden.
💡 Zur Information: Das INSEE hat die durchschnittliche Fluktuationsrate in Frankreich für das gesamte Jahr 2021 auf 15 % festgelegt.
| Berechnung der Fluktuationsrate = [(Abgänge im Jahr N + Zugänge im Jahr N) / 2] / Anzahl der Mitarbeiter am 1. Januar des Jahres N |
Der Bedarf an Neueinstellungen
Sei es, um angekündigte Abgänge zu kompensieren oder einfach nur, um der Entwicklung des Unternehmens gerecht zu werden, werden das ganze Jahr über Neueinstellungen vorgenommen.
Um herauszufinden, ob die Einstellungspolitik wirksam ist, wird daher die Zahl der tatsächlichen Neuzugänge mit der Zahl der gewünschten Neuzugänge verglichen, die durch den Einstellungsbedarf ausgedrückt werden.
Einstellungs-KPIs, die sich auf die Attraktivität des Unternehmens beziehen.
💡 Um Bewerber anzuziehen, muss Ihr Unternehmen ein Mindestmaß an Attraktivität an den Tag legen. Um diese zu bewerten, können Sie sich auf die folgenden KPIs für die Personalbeschaffung stützen.
Die Anzahl der erhaltenen Bewerbungen
Es überrascht nicht, dass je mehr Bewerbungen Sie erhalten, desto attraktiver sind Sie für Ihre zukünftigen Mitarbeiter.
☝️ Diese Zahlen müssen jedoch in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren interpretiert werden (aktuelle Marktkonjunktur, Marketingkampagne zur Personalbeschaffung usw.).
Das Volumen der eingegangenen Bewerbungen nach Stellenangeboten und Tätigkeitsbereichen.
Im gleichen Sinne gibt Ihnen das Volumen der eingegangenen Lebensläufe für jeden Beruf (Kommunikation, Verkauf usw.) einen guten Überblick über die attraktivsten Bereiche innerhalb Ihres Unternehmens.
Ein gutes Mittel, um zu wissen, wo Sie Ihre Bemühungen einsetzen und zentrieren müssen, um Ihren Einstellungsbedarf zu decken.
Der durchschnittliche Traffic der Karriereseite
Wenn Sie eine Karriereseite haben, gibt Ihnen die Analyse des Traffics eine genaue Vorstellung von der Anzahl der Besucher.
Ein als unzureichend erachteter Traffic kann zum Beispiel dazu führen, dass die Seite überarbeitet und stärker hervorgehoben wird.
Einstellungs-KPIs, die mit der Leistung Ihrer Anzeigen zusammenhängen.
💡 Die Anzahl der Bewerbungen steht in engem Zusammenhang mit der Qualität Ihrer Anzeigen. Um diese zu bewerten, kann man sich auf drei Hauptkriterien stützen.
Die Konversionsrate
Ihre Anzeige kann noch so oft angesehen werden, wenn sie bei ihrer Ankunft keine Bewerbung auslöst, hat ihre Sichtbarkeit keinerlei Auswirkungen gehabt.
Um die Leistung einer Anzeige zu messen, sollten Sie daher Ihre Aufmerksamkeit auf die Konversionsrate richten.
| Berechnung der Konversionsrate = (Anzahl der Konversionen / Anzahl der Interaktionen) x 100 |
Die Absprungrate
Die Absprungrate einer Anzeige ist definiert als die Anzahl der Besucher, die die Website sofort wieder verlassen, ohne mit der Anzeige interagiert zu haben.
Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass eine zufriedenstellende Absprungrate unter 50 % liegen sollte.
Die Abbruchrate
Es ist eine Sache, das Interesse eines Bewerbers zu wecken, indem man ihn dazu bringt, auf Ihre Anzeige zu klicken. Ihn dazu zu bringen, sich zu bewerben, ist eine ganz andere Sache!
Die Abbruchrate bestimmt daher den Prozentsatz der Besucher, die sich gegen eine Bewerbung entscheiden.
Eine hohe Abbruchquote bedeutet in der Regel eine unbefriedigende Bewerbererfahrung, die sich in zu langen und umständlichen Schritten äußern kann.
Die Abbruchquote ist ein Indikator für den Punkt, an dem die Besucher von einer Bewerbung Abstand nehmen. So können Sie sich überlegen, wie Sie Ihren Prozess reibungsloser und für den Nutzer angenehmer gestalten können.
Einstellungs-KPIs, die sich auf Ihren Prozess beziehen
💡 Hier werden wir uns auf die Einstellungs-KPIs konzentrieren, die die Wirksamkeit Ihrer Einstellungspolitik hervorheben.
Die Bearbeitungsdauer von Bewerbungen
Je besser die Personalabteilung eines Unternehmens in der Lage ist, die eingehenden Bewerbungen zu sammeln, zu sortieren und weiterzuverfolgen, desto reibungsloser verläuft der Einstellungsprozess.
Es ist dann einfacher, Bewerbungsrunden zu organisieren und ggf. eine neue Einstellungskampagne zu starten, wenn keiner der Bewerber zufrieden ist.
Die Selektivitätsrate
Eine große Anzahl von Bewerbungen auf ein Stellenangebot zu erhalten, ist ein sehr positiver Aspekt. Wenn Sie jedoch nur eine sehr geringe Anzahl "glaubwürdiger" Kandidaten auswählen, müssen Sie Ihre Stellenanzeigen überarbeiten.
Dasselbe gilt für die Überprüfung der erfolgreichen Bewerbungen und die Organisation der Vorstellungsgespräche. Wenn Sie bei 10 durchgeführten Vorstellungsgesprächen 8 Bewerber formell ablehnen, bedeutet dies, dass die Analyse der Lebensläufe und des Profils der Bewerber nicht optimal war.
| Selektivitätsrate = (Anzahl der erfolgreichen Bewerbungen / Anzahl der eingegangenen Bewerbungen) x 100 |
Die Abbruchquote während des Einstellungsverfahrens.
Während Ihres Einstellungsprozesses kann es vorkommen, dass ein Kandidat, der in Frage kommt, beschließt, sich zurückzuziehen. Die Gründe dafür können vielfältig sein, wie z. B. die Annahme eines Konkurrenzangebots oder ein Einstellungsmodell, das alszu anspruchsvoll oder zu lang (zwei Telefoninterviews, gefolgt von einem Test, der eingereicht werden muss, dann ein persönliches Gespräch, gefolgt von einer zweimonatigen Probezeit usw.).).
Eine hohe Abbruchquote deutet also darauf hin, dass Sie Ihr Einstellungsverfahren überdenken sollten.
| Abbruchquote = (Anzahl der Bewerber, die sich im Laufe des Einstellungsverfahrens zurückziehen / Anzahl der ausgewählten Bewerber) x 100 |
Die Annahmequote von Angeboten
Dies ist die letzte Phase des Einstellungsprozesses für ein Unternehmen.
Wenn Sie bei einem Bewerber alles richtig gemacht haben, übermitteln Sie ihm schließlich Ihr endgültiges Einstellungsangebot. Es kann jedoch vorkommen, dass das Angebot verschoben wird und Sie sich an einen anderen Bewerber wenden müssen.
Eine ungewöhnlich niedrige Annahmequote deutet darauf hin, dass es ein echtes Problem mit Ihrem Angebot gibt. Dies kann z. B. mit den Arbeitsbedingungen oder ganz einfach mit dem Gehaltsangebot zusammenhängen. Es liegt an Ihnen, die Bewerber, die abgelehnt haben, zu befragen, um herauszufinden, welche Hindernisse Sie beseitigen müssen, um Ihre Angebote attraktiver zu machen.
| Annahmequote = (Anzahl der angenommenen Vorschläge / Anzahl der realisierten Vorschläge) x 100 |
Die kostenbezogenen KPIs der Personalbeschaffung
💡 Bei der Einstellungspolitik ist die Kosteneffizienz ein sehr wichtiger Aspekt. Die Kosten und die investierten Anstrengungen müssen zwangsläufig unter Kontrolle gehalten werden.
Die Gesamtkosten der Personalbeschaffung
Wenn man sich mit den in eine Personalbeschaffungskampagne investierten Summen beschäftigt, denkt man natürlich an die Kosten, die mit der Veröffentlichung von Anzeigen auf Jobbörsen verbunden sind, oder an die Preise, die die Personalberatungsfirma ggf. verlangt.
Aber es gibt auch andere Ressourcen, die in Betracht gezogen werden müssen, insbesondere interne. Man könnte z. B. an die Zeit denken, die für das Sortieren von Lebensläufen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen oder auch für Schulungen während des künftigen Onboardings aufgewendet werden muss.
| Gesamtkosten der Rekrutierung = alle internen Kosten + alle externen Kosten |
Die Kosten pro Einstellung
Um Ihre Rentabilität bei der Personalbeschaffung zu maximieren, sollten Sie die niedrigsten Kosten anstreben.
Dieser KPI für die Personalbeschaffung zeigt Ihnen , wie viel Sie ausgeben müssen , um einen Bewerber in einen Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu verwandeln. Die durchschnittlichen Kosten für eine Einstellung liegen bei 6.000 €.
| Kosten pro Einstellung = Gesamtkosten der Einstellung / Anzahl der eingestellten Kandidaten |
Die Rate der internen Rekrutierung
Die mit der internen Rekrutierung verbundenen Vorteile sind zahlreich. Sie ist nicht nur kostengünstiger als eine externe Kampagne, sondern trägt auch dazu bei, das Engagement für das Unternehmen zu stärken und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
Verschiedenen Studien zufolge führt interne Mobilität zu mehr Zufriedenheit - sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite - und zu Kosteneinsparungen von bis zu 50 % im Vergleich zu einer herkömmlichen Einstellung.
| Interne Rekrutierungsquote = (Anzahl der intern rekrutierten Kandidaten / Gesamtzahl der rekrutierten Kandidaten) x 100 |
Die KPIs nach der Einstellung
💡 Wenn man an KPIs für die Personalbeschaffung denkt, hat man vor allem die Gesamtheit der Indikatoren im Kopf, die zur Einstellung führen. Doch es gibt auch wertvolle Daten, die analysiert werden können, sobald der Arbeitsvertrag vom neuen Mitarbeiter unterzeichnet wurde.
Nicht verlängerte Probezeiten
Auch wenn die Probezeit nicht obligatorisch ist, entscheiden sich viele Unternehmen für eine Probezeit, um sicherzustellen, dass beide Seiten zufrieden sind.
Leider kommt es vor, dass das Unternehmen oder der neue Arbeitnehmer beschließt, die Probezeit zu beenden. Das bedeutet, dass man sich erneut auf die Suche nach einem neuen Kandidaten machen muss, was zusätzliche Arbeit und Kosten verursacht.
Die Verbleibquote
Die Chemie zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann in den ersten Monaten im Unternehmen sehr gut funktionieren.
Dennoch kommt es auch vor, dass aus verschiedenen Gründen der Wunsch aufkommt, das Unternehmen zu verlassen. Wenn Sie eine niedrige Bindungsquote bei Ihren neuen Mitarbeitern feststellen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass es Verbesserungsbedarf bei der Bindung Ihrer Mitarbeiter gibt.
| Bindungsquote: (Anzahl der Mitarbeiter, die bei N+X noch im Dienst sind / Anzahl der Mitarbeiter, die bei N eingestellt wurden) x 100 |
Das Zufriedenheits- und Leistungsniveau
Auf Arbeitgeberseite kann es sein, dass das Leistungsniveau des neuen Mitarbeiters hinter den Erwartungen zurückbleibt.
Da dies bei der Mehrheit der eingestellten Mitarbeiter der Fall ist, kann dies ein Zeichen für mangelnde Sorgfalt oder Strenge bei den Auswahlkriterien sein.
Daher ist es wichtig, die Zufriedenheit der verschiedenen Manager mit der erfolgreichen Integration und Entwicklung der neuen Mitarbeiter sicherzustellen.
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Die Gleichstellungsquote
Die Gewährleistung einer gemischten Belegschaft in Ihrem Unternehmen ist eine gute Praxis, die es zu pflegen gilt. Die Paritätsrate kann Ihnen bei dieser Aufgabe helfen. Sie ist ein gutes Mittel, um Ihre Einstellungspolitik zu lenken und bestimmte Profile zu bevorzugen.
Der Grad der Zufriedenheit der Bewerber
Der einfachste Weg, um die Stärken und Schwächen Ihres Einstellungsprozesses zu erfahren , ist es, die Betroffenen selbst zu befragen.
Zögern Sie nicht, dies in Ihren Vorstellungsgesprächen zu erwähnen oder einen Fragebogen an alle ausgewählten Kandidaten zu verteilen.
KPIs für die Personalbeschaffung: Was ist zu beachten?
Die Sammlung und Analyse von Einstellungs-KPIs ist das beste Mittel, um die Schwachstellen und Stärken Ihrer Einstellungspolitik aufzudecken.
Für ein Unternehmen ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile, die von niedrigeren Einstellungskosten über ein besseres Engagement der Mitarbeiter bis hin zu einer gezielteren Auswahl von Kandidaten reichen, mit denen man zufrieden sein kann.
Um Sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen, sollten Sie wissen, dass es auf dem Markt zahlreiche Softwareprogramme gibt, die auf die Personalbeschaffung spezialisiert sind 💻.
Artikel übersetzt aus dem Französischen