Rekrutierung: Unsere 9 Tipps für einen effizienten und kostengünstigen Rekrutierungsprozess!

Ein Einstellungsverfahren einzuführen, das die besten Kandidatenprofile anwirbt, ist sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance. Unternehmen, die sich darauf beschränken, auf Bewerbungen von APEC oder Pôle Emploi zu reagieren, entgehen jedoch die besten Kandidaten.

Wie kann man also diese schwer zu findenden Personen einstellen, ohne ein Vermögen auszugeben? Wir haben für Sie recherchiert: Hier sind neun Tipps, wie Sie noch heute effizient und kostengünstig Personal einstellen können.

• Definition des Einstellungsprozesses
• Personalbeschaffung: Was sind die Herausforderungen von Kleinst- und Kleinunternehmen?
• 9 Tipps, um einen effizienten Einstellungsprozess einzurichten.
  • Tipp 1: Antizipieren Sie Ihre Einstellungen, um Dringlichkeit zu vermeiden.
  • Tipp 2: Mit der Arbeitgebermarke die richtigen Profile anziehen
  • Tipp 3: Mitarbeiter in Personalgespräche einbeziehen
  • Tipp 4: Stellenangebote auf Jobbörsen veröffentlichen.
  • Tipp 5: Machen Sie sich in den Fachbereichen, in denen Sie einstellen, bekannt.
  • Tipp 6: Nutzen Sie die Unternehmenswebsite für die Rekrutierung.
  • Tipp 7: Schaffen Sie eine Candidate Experience parallel zum HR-Prozess.
  • Tipp 8: Reduzieren Sie die Risiken bei der Einstellung.
  • Tipp 9: Bieten Sie attraktivere Pakete an als die Konkurrenz.
• Schlussfolgerung

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Definition des Rekrutierungsprozesses

Der Rekrutierungsprozess bezieht sich auf die logische Abfolge der Einstellungsphasen, die zur Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen führen. Klassischerweise gibt es sechs Phasen im Einstellungsprozess, die in weitere Unterphasen unterteilt werden können: Definition der offenen Stelle, Definition des erforderlichen Profils, Beschaffung von Kandidaten, Auswahl, bilaterale Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Kandidat und schließlich Integration (engl. onboarding).

Personalbeschaffung: Was sind die Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen?

Laut einer Brookings-Data-Studie vom Juli 2014 werden im Jahr 2025 75 % der Neueinstellungen von Millennials vorgenommen. Nun wissen wir, dass die Erwartungen dieser Bewerber und potenziellen Bewerber nichts mit denen früherer Generationen gemein haben, für die Gehalt und regelmäßige Anerkennung ausreichten. Die Millenials, die heute Studenten, Auszubildende oder junge Führungskräfte sind, haben neue Erwartungen:

• sie wollen beachtet und einbezogen werden ;
• sie zeigen große Bedeutung für das Unternehmensprojekt, mögen aber keinen Korporatismus ;
• sie sind bereit, mit einem geringeren Gehalt zu arbeiten, wollen aber Freiheit bei ihren Arbeitszeiten usw.

Dieser Paradigmenwechsel ist eine echte Herausforderung für die Personalabteilung, die nicht nur die offenen Stellen besetzen, sondern auch am Wandel der Unternehmenskultur mitwirken muss.

Diese Herausforderung wird in modernen Unternehmen, in denen sich das Wachstum und die Anforderungen schnell ändern, nur noch größer. In diesem Fall muss die Personalpolitik den Erwartungen der Mitarbeiter voraus sein.

Wir haben einige Zahlen aus einer kürzlich von Wide Open durchgeführten Umfrage unter kleinen und mittelständischen Unternehmen entnommen. Diese veranschaulicht, wie sehr der Druck auf Personalverantwortliche und Personalvermittler steigt. Was wir als Nächstes sehen werden, zeigt hingegen, dass es möglich ist, Veränderungen sofort umzusetzen , ohne mehr personelle und finanzielle Ressourcen zu binden. Ganz im Gegenteil.

Diese Studie verdeutlicht, dass die Erwartungen an das Personalmanagement (HRM) in keinem Verhältnis zu den Mitteln stehen, die den Personalverantwortlichen zur Verfügung stehen. Viele HRIS beschränken sich auf die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und der gesetzlichen Verpflichtungen, während mehr kollaborative und vernetzte Tools benötigt werden. Darüber hinaus entspricht die Ausbildung von Personalmanagern (HR-Managern) nicht dem aktuellen Bedarf an Karrieremanagement, Talent-Sourcing und -Rekrutierung.

Befinden Sie sich in dieser Situation? Lesen Sie weiter, um jeden Schritt Ihres Einstellungsprozesses zu optimieren.

9 Tipps, um einen effektiven Rekrutierungsprozess zu implementieren.

Ohne weitere Umschweife finden Sie hier einfache HR-Tools und -Tipps, die Sie jetzt einsetzen können, um Ihrem Personalmanagement neue Kraft zu verleihen.

Tipp 1: Antizipieren Sie Ihre Einstellungen, um Dringlichkeit zu vermeiden.

Eine Stelle zu besetzen und eine Stelle zu suchen haben eines gemeinsam: Mit der Suche zu beginnen, wenn der Bedarf da ist, ist gleichbedeutend damit, mit einem erheblichen Handicap zu starten. Wie wir in dem Auszug aus der Wide-Open-Studie gesehen haben, fühlen sich 95 % der Personalverantwortlichen bei der Besetzung von Stellen ständig unter Druck, was sich auf die Qualität des Einstellungsverfahrens, die Qualität der Kandidaten und vor allem auf die Erfolgsaussichten des Einstellungsauftrags auswirkt.
Dies gilt umso mehr für schnell wachsende Unternehmen. In diesem Kontext herrscht ein ständiger Zeitdruck, und es kommt häufiger zu Fehlern bei der Einstellung, wenn nicht vorausschauend gehandelt wird.

Daher muss der Personalverantwortliche über eine ständige Überwachung und aktive Sourcing-Tools verfügen, um schnell für eine neue Stelle (unbefristet, befristet oder sogar ein Praktikum) werben zu können. Sie müssen also einen ersten Kontakt mit den Kandidaten haben, bevor sie sie brauchen, ständig Profile aufspüren und Talente anziehen. Personalbeschaffungssoftware erfüllt einen Teil dieser Aufgabe (Lebenslaufbibliotheken, Headhunting über professionelle soziale Netzwerke wie LinkedIn und Viadeo usw.). Der andere besteht aus guten Praktiken, die wir weiter unten kennen lernen werden.

Tipp 2: Ziehen Sie mit Ihrer Arbeitgebermarke die richtigen Profile an.

Die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem Arbeitnehmer ist weitaus komplexer als der Austausch von Fähigkeiten und Zeit gegen Bezahlung. Bewerber suchen mehr denn je nach einem Sinn in ihrer Beschäftigung, weshalb die Marke wichtig ist. Sie ermöglicht es, das WARUM ebenso zu beantworten wie das WAS, das WO und das WIE.

Das WARUM ermöglicht es sowohl dem Personalverantwortlichen als auch dem Bewerber zu bestätigen, dass sie denselben Glauben teilen. Die anderen Fragen sind praktischer Natur und bestätigen lediglich den Glauben.

Konkreter gesagt, muss die Arbeitgebermarke mehrere wesentliche Punkte hervorheben:

• Die Unternehmenskultur: Work-Life-Balance, Unterstützung edler Zwecke, Förderung des Unternehmertums, Chancengleichheit etc.
  
• Die Werte: Vertrauen, Anspruch, Gleichheit usw. Dies sind alles Punkte, die die Entwicklung des Unternehmens strukturieren. Je mehr Werte ein Bewerber mit dem Unternehmen teilt, desto größer wird seine Motivation sein.
  
• Die Mission: Diese wird in amerikanischen Unternehmen sehr häufig explizit genannt, in französischen Unternehmen dagegen weniger. Dennoch ist sie von grundlegender Bedeutung: Was ist Ihre Rolle in der Welt? Beispiel: "Airbnb is a trusted community marketplace for people to list, discover, and book unique accommodations around the world" , was man übersetzen könnte mit: "Airbnb ist eine kollaborative Plattform, die es ihren Nutzern ermöglicht, außergewöhnliche Unterkünfte auf der ganzen Welt bereitzustellen, zu entdecken und zu buchen".
  
• Vision: Die Vision kann als "ultimatives Ziel" des Unternehmens in einem Kontext, den es sich vorstellt, bezeichnet werden. Sie bietet Bewerbern die Möglichkeit, sich langfristig zu orientieren und die Bedeutung der gesetzten Ziele zu verstehen.
  
• Ziele: Die Ziele bilden den Rahmen für die kurz- und mittelfristigen Aufgaben der Mitarbeiter. Sie ermöglichen es, sich aus einer eher operativen Perspektive zu projizieren.
  
• Das Produkt: Dieser Punkt ist wesentlich, wird aber von vielen Personalverantwortlichen übergangen. Es verkörpert den Beitrag und die Stellung des Bewerbers.

Google (Alphabet), der Spitzenreiter der Forbes-Liste, pflegt sein Image bei Bewerbern besonders gut und erhält jährlich 3 Millionen Bewerbungen.

Tipp 3: Lassen Sie Mitarbeiter an Personalgesprächen teilnehmen.

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind in der Lage, Stellenangebote an ausgezeichnete Kandidaten in ihrem persönlichen Netzwerk weiterzuleiten. Außerdem lassen sich potenzielle Bewerber eher von Mitarbeitern überzeugen als von "corporate messages".
Aus diesen beiden Gründen sollten Unternehmen, die leichter und kostengünstiger einstellen wollen, ihre Mitarbeiter dazu anhalten, Stellenangebote weiterzuleiten und Initiativbewerbungen von Personen zu fördern, von denen sie glauben, dass sie zu den Erwartungen des Unternehmens passen. Der erste Schritt besteht darin, alle Mitarbeiter über künftige Einstellungswellen oder einmalige Stellenöffnungen zu informieren. Der zweite Schritt besteht darin, ein Kooptationssystem einzurichten, das in jedem Fall kostengünstiger ist als eine Headhunter-Firma.

Abgesehen von der Beschaffung von Bewerbungsunterlagen ist es sehr kostengünstig und effizient, die Beschäftigten in den Prozess der Bewerberauswahl einzubeziehen. Sie werden stärker auf technische Fähigkeiten und bisherige Erfahrungen achten, was eine zusätzliche interne Kontrolle mit sich bringt. Der Personalverantwortliche wiederum kann sich auf zwischenmenschliche Kompetenzen, Persönlichkeitstests und administrative Aspekte konzentrieren.

Tipp 4: Verbreiten Sie die Stellenangebote auf Jobbörsen.

Es gibt fast 200 Jobbörsen und Stellenbörsen, die vom Intranet einer Pariser Universität über die Website von Pôle Emploi und APEC bis hin zu internationalen Stellenbörsen wie Indeed reichen. Da diese Plattformen in Frankreich echte Kandidatenpools sind, ist es sehr empfehlenswert, dort aufzutreten und - was noch wichtiger ist - sichtbarer zu sein als andere Personalvermittler.

Dafür gibt es Rekrutierungstools wie Gestmax oder Taleez , die Ihr Angebot in Sekundenschnelle auf allen relevanten Jobbörsen verbreiten, während Sie bei manueller Vorgehensweise Tage brauchen würden. Im Beispiel von Gestmax positioniert das Tool Ihre Stellenanzeige auf Premium-Plätzen, ohne Ihnen zusätzliche Kosten aufzuerlegen.

Die Einsparungen sind sofort spürbar :

• Die Zeit, die für die Schaltung der Anzeige benötigt wird, ist gleich null. Der Personalvermittler kann sich auf eine Arbeit mit höherem Mehrwert konzentrieren.
• Die Premium-Platzierungen auf Jobbörsen sind in das Abonnement der Recruiting-Software integriert.
• Es ist nicht mehr nötig, die Dienste einer Personalvermittlungsagentur oder eines Headhunters in Anspruch zu nehmen, da Ihre Methode genauso effektiv ist.

Die Personalvermittlungssoftware, die Sie hier finden, ermöglicht es Ihnen auch, den Einstellungsprozess zu verfolgen und eine Lebenslaufdatenbank aufzubauen. Sie ermöglichen es auch, ohne weiteren Aufwand Beziehungen zu den großen Schulen (ESSEC, HEC) zu knüpfen.

Tipp 5: Machen Sie sich in den Fachgebieten, in denen Sie rekrutieren, bekannt.

Bei Veranstaltungen, die für Ihre potenziellen Bewerber von Interesse sind, sichtbar zu sein, ist eine hervorragende Möglichkeit, mit wenig Aufwand die Besten anzuziehen. Hier sind einige konkrete Vorteile:

• Auf der Bewerberseite :
  • Nur die motiviertesten Personen gehen zu Veranstaltungen ;
  • Veranstaltungen zu bestimmten Themen interessieren die Experten.
• Auf der Seite der Personalverantwortlichen:
  • Auftritte bei solchen Veranstaltungen sind in der Regel kostenlos ;
  • Die Exposition und die Aufmerksamkeit sind maximal und der Kontext macht Ihre Botschaft glaubwürdig.

Es genügt, wenn Sie am Ende Ihrer Präsentation auf korporative Weise schließen und darauf hinweisen, dass das Unternehmen Personal einstellt. Diese Meetups oder Online-Konferenzen sollten vorzugsweise von Mitarbeitern aus dem jeweiligen Berufsfeld und nicht von der Personalabteilung gehalten werden.

Tipp 6: Nutzen Sie die Unternehmenswebsite für die Personalbeschaffung.

Die eigene Website zu nutzen, kostet absolut nichts, außer ein paar Stunden für die Vorbereitung der Seiten und Texte. Erstellen Sie eine Seite "Personalbeschaffung", um offene Stellen zu beschreiben, aber auch um eine grundlegende Frage zu beantworten: Warum sollten Sie für Sie arbeiten?

Mit Personalbeschaffungssoftware wie Gestmax können Sie Ihre Stellenangebote direkt in Ihre Website einbetten. Die Besucher haben so in Echtzeit Zugang zu den angebotenen Stellen und können sich über ein Online-Formular bewerben.

Ein starker Trend in der Personalbeschaffung ist das Inbound Recruiting, das vom Inbound Marketing inspiriert ist und darin besteht, sich einen Konversionstunnel auszudenken, um die besten Profile einzufangen und sie in Bewerber umzuwandeln. So wird ein Unbekannter erst zum Besucher, dann zum Bewerber, dann zum Angestellten und schließlich zum Botschafter.

Um dies zu erreichen, müssen Sie alle Hebel des Internets wie gute SEO-Praktiken, Ihren Blog, die Karriereseite, Unternehmensseiten, Jobbörsen und soziale Netzwerke nutzen. Wenn Sie beispielsweise eine Stelle als JAVA-Entwickler in Lyon ausschreiben, nennen Sie Ihre Seite "Java-Entwickler Lyon", um in den Google-Positionen aufzusteigen.

Tipp 7: Schaffen Sie eine Candidate Experience parallel zum HR-Prozess.

Die Candidate Experience ist von Marketing- und Verkaufsmethoden inspiriert, die auf die Pflege der Kundenerfahrung abzielen. Die Idee ist, den Bewerber in alle Schritte einzubinden, die zu seiner Einstellung führen, und so potenzielle Reibungspunkte zu beseitigen.

Dies beginnt mit aktuellen Stellenangeboten auf Ihrer Website und in Jobbörsen (Recruiting-Software synchronisiert die Stellenangebote mit Ihrer Website und den Jobbörsen). Die Online-Bewerbung muss darüber hinaus einfach und flüssig sein und dem Bewerber ein Gefühl der Sicherheit vermitteln. Eine Personalvermittlungssoftware, wie z. B. Taleez mit seiner ergonomischen und anpassbaren Karriereseite, bietet ein außergewöhnliches Bewerbererlebnis.

Diese Art von Software hebt nicht nur die Arbeitgebermarke hervor, um die besten Profile direkt anzuziehen, sondern ermöglicht es auch, ein Bewerberkonto einzurichten und Benachrichtigungen über jeden Schritt des Einstellungsprozesses zu versenden.

E-Mails sowie Telefonanrufe sollten die Wertschätzung gegenüber dem Bewerber zum Ausdruck bringen: Er macht sich die Mühe, auf Sie zuzukommen, also danken Sie ihm. Schließlich werden die kollaborativen Aspekte der Personalbeschaffung von den Bewerbern geschätzt: Es entsteht eine Harmonie, die ein Bild von Professionalität und einer gesunden Kultur im Unternehmen vermittelt (gute interne Kommunikation).

Tipp 8: Verringern Sie die Risiken bei der Personalbeschaffung.

Die Risiken zu verringern, ohne einen Personalberater zu beauftragen, ist für jeden machbar. Dazu bedarf es weder eines psychotechnischen Tests noch einer anderen Wissenschaft. Hier sind vier Dinge, die Sie sofort umsetzen sollten:

• Nach Empfehlungen fragen und diese überprüfen ;
• Den Bewerber auspacken lassen und ihm zuhören können. Eventuell Unstimmigkeiten aufdecken ;
• Vorstellungsgespräche mit mindestens drei Mitarbeitern führen, um drei Meinungen zu erhalten ;
• Die richtigen Personen ansprechen: Laut Pfau und Ira Kay sollten Sie Personen ansprechen, die die Arbeit, die Sie suchen, im gleichen Kontext und in einem Unternehmen mit einer ähnlichen Kultur gemacht haben. Dieser Rat beruht auf der Erkenntnis, dass vergangene Gewohnheiten die beste Vorhersage für zukünftige Gewohnheiten sind.
  In ähnlicher Weise sollten Sie nicht versuchen, Personen auszubilden, die nicht das Profil für die Sache haben, die Sie haben möchten. Wenn Sie einen Projektmanager suchen, suchen Sie nach einer Person, die diese Erfahrung hat und über Methoden sowie die Fähigkeit verfügt, mit anderen zusammenzuarbeiten.

Tipp 9: Bieten Sie attraktivere Pakete an als die Konkurrenz.

Die ganze Raffinesse liegt in diesem Satz. Im Allgemeinen ist es eine gute Praxis, ein höheres Gehalt anzubieten, als die Konkurrenz vor Ort bietet. Die besten Profile werden spontan eher zu Ihnen kommen als zu Ihren Konkurrenten, und vor allem werden sie bei Ihnen bleiben. Die Kosten einer Kündigung belaufen sich auf mehrere Tausend Euro, sodass es für Sie von Vorteil ist, ein Gehalt anzubieten, das einige Hundert Euro über dem Durchschnitt liegt.

Das Gehalt ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, einen Arbeitnehmer zu berücksichtigen: Essensmarken, Wohngeld, Gewinnbeteiligung, Aktienoptionen, Jahresbonus, Zusatzversicherung usw. Indem Sie mit der Besteuerung und den Kosten (versus dem wahrgenommenen Wert) dieser Sozialleistungen spielen, können Sie ein Paket anbieten, das als attraktiver wahrgenommen wird.

Damit diese Vorteile geschätzt werden, müssen Sie hingegen die Kosten, die Schwierigkeiten bei der Umsetzung oder die Risiken kommunizieren.

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Schlussfolgerung

Wir haben in diesem Artikel gesehen, dass das HR-Management allein auf der Ebene des Humankapitals eine strategische Herausforderung darstellt. Dennoch stehen HR-Software und Einstellungsmethoden nicht im Einklang mit dem Druck, der auf die Personalabteilungen ausgeübt wird. Um dieses Problem zu beheben, müssen Sie nicht unbedingt Ihr HRIS in Frage stellen oder eine Personalberatungsfirma beauftragen: Eine kostengünstige Personalbeschaffungssoftware in Kombination mit bewährten Methoden spart Geld und macht es einfach, Profile einzustellen, die vorher so schwer zu finden waren.

Artikel aktualisiert, ursprünglich erschienen im Oktober 2017.