Wie stellt man ein? 8 praktische Tipps für eine erfolgreiche Einstellung

Wie stellt man effektiv ein? Die Personalbeschaffung ist eine Schlüsseletappe im Leben eines Unternehmens und dient dazu, Kompetenzen zu suchen, zu erneuern oder zu verstärken, auf denen die Entwicklung dieses Unternehmens beruht. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, alle Mittel einzusetzen, um die Übereinstimmung zwischen dem Profil eines Bewerbers und den Anforderungen einer Stelle zu beurteilen.

Von der genauen Definition des Qualifikationsbedarfs über die Auswahl der geeigneten Profile bis hin zur Einrichtung des Personalmanagements ist eine erfolgreiche Einstellung kein Zufall. Sie ist das Ergebnis eines relativ komplexen Einstellungsverfahrens, das viele Schritte umfasst und Gründlichkeit, Strategie und Planung erfordert.

Aber seien Sie beruhigt: Es gibt einige Vorsichtsmaßnahmen, die Sie ergreifen sollten, um die richtige Person einzustellen. In diesem Artikel gibt Ihnen appvizer Tipps, wie Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern methodisch vorgehen und schließlich die richtige Wahl treffen können. Außerdem sollten Sie wissen, dass es Software gibt, die Ihre Personalmanagementprozesse und insbesondere die schwierige Aufgabe der Personalbeschaffung verbessern kann.

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Erfolgreiche Personalbeschaffung

Die Risiken einer übereilten oder schlecht organisierten Personalbeschaffung

Die Einstellung von Personal ist ein Prozess, der viele Kosten in Form von Zeit, Energie, Geld, aber auch Glaubwürdigkeit verursacht. Wenn ein Unternehmen nicht die richtigen Schritte unternimmt, um sein Einstellungsmanagement zu implementieren, setzt es sich Risiken aus, die Folgendes beinhalten :

• Opportunitätskosten: Die erwarteten Fähigkeiten und Qualitäten sind nicht vorhanden, was zu Umsatzeinbußen führt;
• die Kosten der direkten Ausbildung : die Zeit, die für das Management dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin, der oder die nicht für die Stelle geeignet ist, verloren geht;
• die Kosten für das Gehalt;
• die Kosten der Entlassung, wenn man sich nach 3 bis 6 Monaten von dieser Person trennen muss, wenn die Probezeit bereits abgelaufen ist ;
• andere Folgekosten wie nicht unerhebliche Auswirkungen auf die Stimmung in einem Team oder die Verlangsamung bestimmter Projekte, an denen die eingestellte Person beteiligt ist.

Eine erfolgreiche Einstellung ist kein leicht zu erreichendes Ziel, sollte aber auch nicht unmöglich sein. Auch wenn man selbst nach jahrelanger Erfahrung selten eine absolute Erfolgsquote erreicht, gibt es dennoch Methoden, um die Risiken zu minimieren, die Chancen zu maximieren, den richtigen Kandidaten oder die richtige Kandidatin zu finden, und Fehler bei der Einstellung zu vermeiden.

Die Wahl des "richtigen Kandidaten"

Die Übereinstimmung zwischen den Anforderungen einer Stelle und dem Profil eines Bewerbers bedeutet einen Mehrwert in Bezug auf die Produktivität im Unternehmen und fördert gleichzeitig die Bildung von Teams, die in ihrem Arbeitsumfeld aufblühen.

Es ist also wichtig, die richtige Person auszuwählen, aber genauso wichtig ist es, nicht in ein Übermaß zu verfallen. Vorsicht vor dem Mythos des perfekten Bewerbers: Unsere Vorstellung vom Arbeitsmarkt und davon, was einen "guten Bewerber" ausmacht, kann falsch oder ungenau sein.

Es geht darum, konsequent, objektiv und realistisch zu bleiben.

Suchen Sie also nicht länger nach dem Schaf mit fünf Beinen! Fragen Sie sich beim Verfassen der Stellenanzeige, ob es diese Person wirklich auf dem Markt gibt und ob die Kombination der geforderten Fähigkeiten wahrscheinlich ist.

Sie können einen professionellen Personalvermittler hinzuziehen, der den Arbeitsmarkt und die Praxis in Ihrer Branche für eine ähnliche Stelle kennt, um realistische Anforderungen zu stellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

8 praktische Tipps für eine erfolgreiche Personalbeschaffung

Tipp 1: Definieren Sie Ihre Bedürfnisse.

Wie bei der Entwicklung jeder Personalbeschaffungsstrategie oder jedes Aktionsplans ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Personalbedarf analysieren, bevor Sie die eine oder andere Maßnahme ergreifen.

Welches Profil wird für welche Stelle gesucht?

Sie können die Anforderungen der zu besetzenden Stelle anhand der gesuchten Schlüsselkompetenzen definieren. Stellen Sie eine Rangfolge dieser Kompetenzen auf, von unverzichtbar bis sehr empfehlenswert, und erwähnen Sie eventuell Bonusqualifikationen, die das Potenzial des Bewerbers steigern.

Notieren Sie sich auch die Werte, die Ihr zukünftiger Mitarbeiter besitzen sollte. Vergessen Sie nicht, die Entwicklungsmöglichkeiten der Stelle und die dafür erforderlichen Fähigkeiten zu berücksichtigen.

Je genauer die Kriterien definiert sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass die untersuchten Profile auf die Stellenausschreibung passen. Bei einer bereits bestehenden Stelle sollten Sie sich fragen, ob die Stellenbeschreibung und die zuvor verwendeten Einstellungskriterien noch relevant sind. In der Regel wird es angebracht sein, eine gemeinsame Einstellungspolitik für alle zu besetzenden Stellen festzulegen.

Tipp 2: Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und bestätigen Sie das Budget.

Egal, ob es sich um eine neue Stelle oder eine Neubesetzung handelt, stellen Sie sicher, dass Ihre Einstellung in die Gesamtagenda des Unternehmens passt und mit seiner strategischen Vision übereinstimmt. Gewinnen Sie dazu die Zustimmung aller von einer Neueinstellung betroffenen Personen, damit Sie nicht blockiert werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Stelle im Budget enthalten sein muss. Informieren Sie sich daher über die Gehaltsspannen, die in dem betreffenden Tätigkeitsbereich üblich sind.

Schließlich sollten Sie sich überlegen, ob Sie intern einstellen wollen, indem Sie sich auf die Profile und Fähigkeiten konzentrieren, die zum Zeitpunkt des Personalbedarfs bereits im Unternehmen vorhanden sind, oder ob Sie extern einstellen wollen, indem Sie Kandidaten von außerhalb des Unternehmens suchen.

Das Schlüsselwort hier ist schließlich Antizipation. Interne Mobilität, Pensionierung, Mutterschaftsurlaub, Einrichtung einer neuen Abteilung, allgemeines Wachstum des Unternehmens etc. : Die Personalverantwortlichen müssen alle Situationen, die eine Veränderung der Belegschaft mit sich bringen, im Blick haben, um die einzustellenden Profile zu identifizieren und parallel dazu ihren Plan zur Entwicklung von Kompetenzen aufzubauen.

Antizipation erfordert Reaktivität, aber nicht überstürzt: Es geht darum, im richtigen Moment eine gute Entscheidung zu treffen.

Da Ihre Entscheidungsfindung durch Probleme mit den Terminkalendern der verschiedenen Beteiligten verlangsamt oder behindert werden kann, erstellen Sie einen Zeitplan mit wichtigen Schritten und Fristen, die Sie einhalten müssen:

• Termine und Punkte mit den verschiedenen Ansprechpartnern,
• das Datum für den Vorschlag an den Bewerber,
• die Deadline für die Entscheidung und die Bekanntgabe an den Bewerber,
• das Datum des erwarteten Stellenantritts usw.

Wenn Sie Ihr Timing richtig einstellen und sich Deadlines setzen, können Sie verhindern, dass vielversprechende Kandidaten abspringen, weil sie angesichts langer Wartezeiten den Mut verlieren oder sogar ein anderes Angebot vor Ihrem annehmen. Lassen Sie sich kein Talent entgehen!

Tipp 3: Verfassen Sie eine präzise und persönliche Anzeige.

Eine genaue, aber auch zugängliche Beschreibung der Stelle ist entscheidend, um qualifizierte Bewerber anzuziehen:

• achten Sie auf einen klaren Text und achten Sie darauf, firmenspezifischen "Jargon" zu vermeiden, der den Eindruck mangelnder Offenheit erwecken kann;
• beschreiben Sie die Aufgaben der Stelle in einer für das Verständnis ausreichenden und notwendigen Ausführlichkeit, auch wenn das Format zur Kürze drängt ;
• Setzen Sie auf Ehrlichkeit und Transparenz: Die Ankündigung guter Entwicklungsperspektiven könnte unglaubwürdig werden, wenn dieses Versprechen durch nichts untermauert wird;
• Geben Sie die für die Stelle erforderlichen Diplome, Zertifikate und sonstigen Kompetenznachweise an, um später Zeit zu sparen.

Die Stellenanzeige sollte schließlich eine Beschreibung der Unternehmenskultur enthalten, in die sich der Bewerber einfügen soll. Sie sollten diese im Vorfeld genau definieren und auch die Grenzen festlegen, d. h. inwieweit eine Abweichung von dieser Kultur toleriert wird.

Tipp 4: Verbreiten Sie die Stellenanzeige auf allen relevanten Kanälen.

Sobald die Stellenanzeige fertig ist, geht es darum, die Phase der Kandidatensuche zu eröffnen. Das klassischste Szenario ist, die Anzeige auf der Website des Arbeitgebers unter der Rubrik "Jobs" oder "Kommen Sie zu uns!" zu veröffentlichen. Andere Arten von Plattformen werden Ihnen eine breitere Sichtbarkeit verschaffen, wie z. B. :

• allgemeine oder spezialisierte Jobbörsen,
• Alumni-Netzwerke von Universitäten oder Schulen,
• Portale von Personalberatungsfirmen,
• LinkedIn usw.
• Originellere Techniken der Personalbeschaffung!

In vielen Fällen wird die Kommunikation über Ihre Einstellungen Ihren Bewerberpool vergrößern, also legen Sie los, ohne zu zögern!

Und wenn Sie eine Karriereseite erstellen möchten, um Talente von Ihrem Unternehmen zu überzeugen, bietet softgarden sehr einfache und schnell zu verwendende Vorlagen mit Landingpages, die bei Google gut gelistet sind, um leichter sichtbar zu sein!

Der Vorgang kann zeitaufwändig sein, vor allem wenn Sie auf viele Kanäle abzielen, um Ihrer Anzeige die bestmögliche Wirkung zu verleihen. Warum entscheiden Sie sich nicht für eine automatisierte Lösung? Personalverwaltungssoftware, die auf die Anwerbung und Verfolgung von Bewerbern (ATS oder Applicant Tracking System ) spezialisiert ist, wurde entwickelt, um Ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig Ihre Kosten zu begrenzen.

Wie Softy bieten einige dieser Tools eine sehr vorteilhafte Funktion: die Mehrfachverbreitung von Stellenangeboten. So werden Ihre Anzeigen mit einem Klick auf allen relevanten Jobbörsen und auf der Karriereseite Ihrer Website veröffentlicht.

Tipp 5: Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Auswahlprozess mit ein.

Bei Ihrer Suche werden Sie wahrscheinlich auf Auswahlinstrumente wie z. B. Eignungstests stoßen, um die Qualifikationen eines Kandidaten für eine Stelle in einem bestimmten technischen Kontext zu beurteilen. Da der Personalverantwortliche nicht immer die geeignetste Person ist, um die Qualität der Testergebnisse selbst zu beurteilen, ist die Personalvermittlung eine Lösung, bei der die Kollegen mit einbezogen werden: Sie werden als Korrektoren, Lektoren, Validatoren usw. fungieren.

Es kann sinnvoll sein, die Meinungen der zukünftigen Mitarbeiter des Bewerbers einzuholen.

Während des Auswahlverfahrens können Sie Ihre Mitarbeiter direkt einstellen, indem Sie ein Tool für das Einstellungsmanagement verwenden, das es allen am Einstellungsprozess Beteiligten ermöglicht, Kommentare zu jedem Bewerber auszutauschen.

Taleez z. B. enthält ein kollaboratives Nachrichtensystem, das für die gleichzeitige Weitergabe von Kommentaren konzipiert ist, sowie ein Bewertungssystem für Bewerber.

In ähnlicher Weise bietet Nicoka ATS einen gemeinsamen Zugriff auf verschiedene Informationen über Bewerber: Noten, Gesprächsprotokolle, Beurteilungsergebnisse, Lebensläufe etc.

Beide bieten der Personalabteilung und den Personalverantwortlichen die Möglichkeit, sich bei der Einstellung zukünftiger Kollegen auf die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter zu stützen. Durch diesen kollaborativen Modus werden Sie besser in der Lage sein, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Tipp 6: Bereiten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vor.

Auch wenn Natürlichkeit und Spontaneität in diesem Zusammenhang durchaus ihren Platz haben, lässt sich ein Vorstellungsgespräch nicht improvisieren. Wenn Sie gut vorbereitet sind, werden Sie selbstbewusster auftreten und besser in der Lage sein, stichhaltig zu argumentieren.

Bei Ihrer Vorbereitung sollten Sie einige Schritte befolgen:

• Legen Sie zunächst die Ziele fest, die Sie mit dem Gespräch erreichen möchten, und skizzieren Sie so einen Gesprächsrahmen;
• Notieren Sie dann die Fragen, die Sie stellen wollen, und die Antworten, die Sie erhalten möchten;
• Erstellen Sie ein Gesprächsraster, mit dessen Hilfe Sie die Stärken, Verbesserungsmöglichkeiten, Kompetenzen und das Potenzial Ihrer Kandidaten nach dem Gespräch aufzeichnen und vergleichen können;
• Bereiten Sie sich auch auf die Beantwortung von Fragen vor, die während des persönlichen Gesprächs auftauchen könnten;
• finden Sie schließlich einen neutralen und ruhigen Ort, um den Bewerber zu empfangen, da es für ihn verunsichernd sein könnte, wenn er in seiner Präsentation unterbrochen wird.

Denken Sie daran, dass Sie eine offene Haltung bewahren und gleichzeitig darauf achten müssen, dass Sie sich Notizen machen und die Kontrolle über das Gespräch behalten.

Tipp 7: Förderung des Wohlbefindens

Die richtige Einstellung bedeutet auch, die erfolgreiche Integration der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters in das eigene Team zu planen. Als Personalverantwortlicher kann man sich sogar vorstellen, dass man mit oder für diese Person arbeiten wird oder dass sie eines Tages unser Manager wird.

Eines der unerlässlichen Kriterien bei der Einstellung ist die Beurteilung, ob sich die Person leicht in ein Team einfügen kann und es ihr leicht fällt, sich in ein Team zu integrieren.

Neben den technischen Kompetenzen und anderen Fachkenntnissen besteht der Mehrwert Ihres zukünftigen Mitarbeiters in seinen sogenannten " Soft Skills ", die unabhängig vom Profil oder der Hierarchieebene (Führungskraft, Angestellter, Direktor, Meister usw.) gelten. Diese Soft Skills sind das Äquivalent eines Lackes auf einem Rohmaterial: Die Person hebt sich von der Masse ab, zeichnet sich durch zwischenmenschliche Qualitäten aus und ist dank ihres Engagements und ihrer Proaktivität eher bereit, die Leistungserwartungen zu übertreffen.

Soft Skills werden in Unternehmen immer mehr geschätzt und manchmal sogar gegenüber rein technischen Fähigkeiten bevorzugt. Damit Ihr zukünftiger Mitarbeiter der Unternehmenskultur entspricht, sollten Sie sich mit Ihren Mitarbeitern über die von dem Bewerber oder der Bewerberin erwarteten Eigenschaften einigen. Beispielsweise sollte er oder sie über :

• einen unternehmerischen Geist?
• eine Vorliebe für Kreativität?
• ein Talent für den Umgang mit Menschen?
• einen starken Willen zur Innovation?

Je nach Land und Kultur legen die Unternehmen in unterschiedlichem Maße Wert auf das Verhalten des Einzelnen gegenüber seiner Arbeit, seine Beziehung zu seinen Kollegen oder auch seine zwischenmenschlichen Qualitäten, wie diese Infografik von Joblift zeigt :

Es liegt an Ihnen, einen oder mehrere entscheidende Pluspunkte auszuwählen, die Ihnen die Entscheidungsfindung nach den verschiedenen Gesprächen erleichtern.

Tipp 8: Eine Entscheidung treffen

Sie glauben, dass Sie den richtigen Bewerber gefunden haben? Jetzt ist es an der Zeit, dem ausgewählten Kandidaten ein positives Feedback zu geben und ihm ein Angebot zu machen. Wir empfehlen Ihnen, es zunächst mündlich zu formulieren, um zusätzliche Zeit für die Überprüfung seiner Referenzen und für alle letzten Vorkehrungen, die Sie treffen möchten, zu gewinnen.

Sobald Sie diese Anpassungen vorgenommen haben, können Sie dazu übergehen, ein konkreteres Angebot auszuhandeln. Der Einstellungsprozess neigt sich dem Ende zu, wenn die endgültige Einstellungsentscheidung, sofern sie akzeptiert wird, mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags abgeschlossen wird.

Doch selbst nach diesem scheinbaren Happy End lässt sich der Erfolg der Personalbeschaffung nicht allein am Abschluss eines Arbeitsvertrags messen. Er wird auf längere Sicht überprüft, indem man berücksichtigt, wie gut sich die eingestellte Person an ihr Umfeld anpasst und ob sie in der Lage ist, sich beruflich und menschlich weiterzuentwickeln.

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Letzte Ratschläge

Letztendlich gibt es keine wirklich unschlagbare Taktik, wie man jemanden einstellt, da jede Methode auf ein bestimmtes berufliches Umfeld zugeschnitten ist.

Dennoch sind die grundlegenden Ratschläge, die wir besprochen haben, eine solide Grundlage, um Ihre Prozesse zu optimieren und eine nahezu perfekte Einstellung zu erreichen.

Generell empfehlen wir Ihnen, eine offene Haltung einzunehmen:

• Zeigen Sie Einfühlungsvermögen: Der Versuch, die bisherigen Erfahrungen des Bewerbers zu verstehen und eine Persönlichkeit richtig einzuschätzen, erfordert Einfühlungsvermögen und viel Bescheidenheit. Versuchen Sie, sich von Vorurteilen und anderen zu schnell vorgefassten Meinungen zu distanzieren: Wenn Sie Zweifel haben, zögern Sie nicht, diese mit Ihren Kollegen und sogar dem Interessenten zu diskutieren, indem Sie ihnen die richtigen Fragen stellen.
• Schaffen Sie Vertrauen: Versuchen Sie nicht, eine Hierarchie oder ein Machtverhältnis aufzubauen: Eine Beziehung auf Augenhöhe fördert ein Klima des Vertrauens und ermutigt den Bewerber, transparent zu sein, wenn er über seine Kompetenzen, Erfahrungen und Werte spricht.
• Bleiben Sie offen für andere Arten von Profilen : Auch wenn sie auf den ersten Blick nicht "konform" mit der Unternehmenskultur zu sein scheinen, sind diese atypischen Profile vielleicht Träger einer neuen Sichtweise auf die Dinge. Schließlich beruht die Stärke eines Unternehmens auch auf der Vielfalt seiner Mitarbeiter. Diese Vielfalt ist gleichzeitig eine Quelle der Entwicklung, der Innovation und der positiven Entwicklung innerhalb einer Organisation.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Wie gehen Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern vor? Haben Sie bestimmte Methoden oder ein unfehlbares Rezept, um Ihre Einstellungen erfolgreich zu gestalten?