Urlaubsverwaltung im Zeitalter der Entmaterialisierung
Die Personalabteilung steht mit allen Arbeitnehmern in Kontakt, um die Arbeitsvereinbarungen zu verwalten. Die Frage des Urlaubs kann zu viel Hin und Her führen, obwohl es einfache Lösungen gibt, um ihn besser zu verwalten. Hier finden Sie alle unsere Tipps zur Urlaubsverwaltung.
Urlaub einreichen: ein schwieriger Weg.
Finden Sie heraus, wie viele CP (Congés Payés) Sie haben.
Sie wollen Urlaub eintragen? Starten Sie den Vorgang. Zunächst müssen Sie Ihre letzte Gehaltsabrechnung in die Hände bekommen. Dort müssen Sie die Zahl finden, die Ihren verbleibenden Urlaub angibt.
Der Antrag wird in zwei Schritten eingereicht.
Sobald Sie Ihren Saldo überprüft haben, kommen Sie zum nächsten Schritt: Sie müssen Ihren Antrag bei Ihrem Vorgesetzten formulieren. Dies kann in Form eines Papierdokuments mit einem bestimmten Raster geschehen, in dem Sie die betreffenden Daten angeben, oder einfacher durch das Senden einer E-Mail, um einen Antrag zu stellen. Sobald diese Formalität erledigt ist, leitet Ihr Vorgesetzter Ihren Antrag an die Personalabteilung oder die Person, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig ist, weiter.
Eine Validierung, die zweimal eingegeben werden muss
Die Personalabteilung prüft ihrerseits die Urlaubsansprüche, um den Antrag zu bestätigen, und gibt die Einzelheiten in ihre Nachverfolgungsdatei ein: Daten, Stunden usw. Bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung fasst die zuständige Person die verschiedenen Urlaube zusammen und überträgt sie in die Gehaltsabrechnungssoftware. Dadurch wird die Zeile mit dem genommenen Urlaub erhöht und der Resturlaub aktualisiert.
Dieser traditionelle Urlaubsverwaltungsprozess erfordert eine Reihe von manuellen Eingaben und Austauschvorgängen. Dies verstärkt den mühsamen Aspekt des Verfahrens und vervielfacht das Risiko von Verwaltungsfehlern.
Ein papierloses Portal, das die Informationen zentralisiert.
Heutzutage gibt es verschiedene HR-Programme, die die Urlaubsverwaltung vereinfachen, insbesondere für Unternehmen mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten.
Eine intelligente Lösung, um nichts zu vergessen.
Der Mitarbeiter reicht seine Abwesenheitsanträge innerhalb der Verwaltungssoftware ein. Die Personalabteilung erhält den Antrag in Form einer kontextualisierten Karteikarte: Sie enthält den Grund, das Abwesenheitskontingent des Antragstellers, die bereits genommenen Urlaubstage und die noch nicht genommenen Urlaubstage. Auf einen Blick sind alle Elemente in der Verwaltungslösung Zephir vereint, um die Abwesenheit zu bestätigen oder abzulehnen. Es ist nicht mehr nötig, die Informationen zu suchen und abzugleichen, was eine spürbare Zeitersparnis bedeutet.
Darüber hinaus automatisiert das Tool die Abläufe: Sobald die Abwesenheit validiert ist, wird sie direkt in der Lohnsoftware verbucht. Auch andere Besonderheiten sind parametrisierbar: Fahrkarten, Essensmarken, Prämien. Sie geben diese einmal ein und das Tool schlägt sie Ihnen vor oder erinnert Sie daran. Die Lösung ist mit dem Kalender verbunden und berücksichtigt auch Feiertage. So viele Leitplanken, die das Vergessen oder fehlerhafte Eingaben erheblich reduzieren.
Informationen teilen, um sich besser zu organisieren
Eine interessante Brücke lässt sich zwischen Ihrer HR-Software und dem Projektmanagement Ihrer Teams schlagen. Wenn ein Abwesenheitsantrag freigegeben wird, wird er auf dem Aktivitätenplan angezeigt.
- Die anderen Teammitglieder können dies antizipieren und sich entsprechend organisieren. Wenn eine andere Person ebenfalls einen Tag absetzen wollte, hat sie die Information, um eine Überschneidung zu vermeiden.
- Der Projektleiter hat in Echtzeit Ein blick in die Verfügbarkeit aller Personen und die zugewiesenen Ressourcen. Er kann die Arbeit entsprechend besser organisieren.
Eine Pinnwand zum Austausch
Einige Verwaltungs- oder ERP-Programme bieten die Möglichkeit, ihren Empfang zu personalisieren. Dieser Bereich, den jeder Benutzer beim Einloggen durchläuft, kann zu einem Ort des Austauschs werden. Bei Zéphir ist die Personalisierung individuell. Jeder Mitarbeiter zeigt auf seiner "Wand" die Informationen oder das Layout, das er wünscht. So kann sich z. B. ein Vertriebsmitarbeiter, der sehr häufig das Modul für Spesenabrechnungen verwendet, eine Verknüpfung erstellen, wie er sie auch an seinem Computerarbeitsplatz verwenden würde.
Dieser Bereich ist auch ideal, um die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu erleichtern. Auf informellere und sehr effektive Weise können Sie Nachrichten in der Anwendung verbreiten, die in irgendeiner Weise mit Ihrem Geschäft zu tun haben. Wenn Sie z. B. planen, Ihr Unternehmen wegen des Brückentages am 14. Juli zu schließen, können Sie über die "Pinnwand" alle daran erinnern, sich für den 15. einen Tag frei zu nehmen.
Einfachere und effizientere Verwaltung
Tauschen Sie sich über eine gemeinsame Schnittstelle aus.
Als Erstes sollten Sie den Mitarbeitern, ihren Managern und der Personalabteilung die gleiche Schnittstelle zur Verfügung stellen. Daraus folgt:
- der Austausch ist einfacher,
- der Freigabeprozess geht schneller,
- die geteilte Information ist klarer.
Die gleichen Informationen teilen
Über die papierlose Verwaltung des bezahlten Urlaubs hinaus ist die gesamte Laufbahn der Mitarbeiter betroffen. Mit einer Verwaltungssoftware wie Zephir können Sie auch Ihre Spesenabrechnungen in der Lösung erfassen. So haben die Personalabteilung oder die für die Buchhaltung zuständige Person direkt Kenntnis davon, um Ihnen die Kosten zu erstatten.
Innerhalb derselben Schnittstelle können Sie auch die Jahresgespräche verwalten. Mitarbeiter, Manager und Personalabteilung werden über das Datum des Gesprächs informiert. Die Schnittstelle kann ihnen auch den Verlauf früherer Gespräche zur Verfügung stellen. Eine Funktion ermöglicht es auch, vor dem Termin Erinnerungsmails zu versenden.
Greifen Sie von überall auf die Lösung zu.
HR-Software als SaaS (Software as a Service) ermöglicht es, Informationen in der Cloud auszutauschen. Dies ist wertvoll, insbesondere für Unternehmen mit ausgelagerten Teams. Trotz der geografischen Entfernung verfügt der Mitarbeiter so über die gleichen aktuellen Informationen wie der Rest des Teams.
Ein Unternehmen, auch ein kleines, hat schnell viele HR-Aspekte zu verwalten. Urlaub, sowohl um ihn zu beantragen und zu genehmigen als auch um die Projektkollegen darüber zu informieren, wird dank der Verwendung spezieller Tools effizienter verwaltet. Vorbei sind die Zeiten des Urlaubsblatts, Platz für die Digitalisierung und die damit verbundene echte Zeitersparnis und Effizienzsteigerung.
Artikel übersetzt aus dem Französischen