Pflichten, Verfahren, Vorteile... Alles über die Verwaltung von vorzeitigem Urlaub

Entgegen der landläufigen Meinung bedeuten vorgezogene Urlaubsregelungen nicht zwangsläufig eine Desorganisation für einen Arbeitgeber.

Sie werden seit 2017 durch das sogenannte El-Khomri-Arbeitsgesetz betreut und sind hauptsächlich dafür bekannt, dass sie neuen Arbeitnehmern nach ihrem Eintritt in das Unternehmen mehr Flexibilität bei der Urlaubsplanung bieten.

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Vorzeitiger Urlaub: Was ist das und wie funktioniert es?

Das Prinzip des Frühurlaubs hat es in Unternehmen schon immer mehr oder weniger gegeben. Aber erst das im Januar 2017 verkündete Arbeitsgesetz hat die Konturen wirklich abgesteckt.

Vorzeitige Beurlaubung: Definition

Vorruhestandsurlaub ist bezahlter Urlaub, der von einem Arbeitnehmer vor dem Ende des Anspruchszeitraums genommen wird, der in der Regel auf den 31. Mai eines jeden Jahres festgelegt ist.

Mit anderen Worten: Ein Vorgriffsurlaub ermöglicht es einem neuen Arbeitnehmer, ab seiner Einstellung in das Unternehmen Urlaub zu nehmen, und zwar in dem Maße, wie er Urlaubstage (2,5 Arbeitstage pro Monat) erwirbt.

Das Arbeitsgesetz: Die zu beachtenden Regeln

Das Arbeitsgesetz - auch bekannt als El-Khomri-Gesetz - hat wesentlich dazu beigetragen, den Urlaub im Voraus zu demokratisieren.

• Vor seiner Verkündung am ¹. Januar 2017 konnte sich ein neuer Arbeitnehmer in einem Unternehmen in der wenig beneidenswerten Situation befinden, dass er lange Zeit auf seinen ersten Urlaub warten musste, in der Regel ein ganzes Bezugsjahr. ⏲️

👉 Wenn Ihr Vertrag also am 1. Juni begann, mussten Sie ein Jahr warten, bis Sie Ihre ersten Urlaubstage genießen durften, da das Datum des Endes des Anspruchszeitraums sehr oft auf den 31. Mai festgelegt wurde.

Seit der Umsetzung des Arbeitsgesetzes hat jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit, ab dem ersten Jahr seines Arbeitsverhältnisses vorzeitig Urlaub zu nehmen. Er muss jedoch über ein ausreichendes Guthaben, d. h. kumulierte Urlaubstage, verfügen.

Ist dies nicht der Fall, muss er dann sogenannten unbezahlten Urlaub nehmen (Zeitraum, in dem Sie nicht bezahlt werden). 💸.

💡 Gut zu wissen: Die Modalitäten für den Frühurlaub können von Unternehmen zu Unternehmen je nach den geltenden Tarifverträgen variieren.

Die Regeln für die Inanspruchnahme von bezahltem Urlaub im Voraus unterscheiden sich nicht von denen für einen herkömmlichen Antrag. Mit anderen Worten: Es ist notwendig :

• die Zustimmung des Arbeitgebers einzuholen ;

• die im Unternehmen geltenden Fristen und Gepflogenheiten einzuhalten (z. B. ein Antrag, der über eine interne Software 2 Monate vor der tatsächlichen Inanspruchnahme gestellt wird).

Um Verwirrung zu vermeiden, ist es sehr empfehlenswert, einen Kalender über Ihre Anträge und Zusagen für bezahlten Urlaub zu führen, der einen schriftlichen Nachweis darstellt.

💡 Gut zu wissen: Mit Inkrafttreten des Arbeitsgesetzes hat der Arbeitgeber auch das Recht, seinen Angestellten im Falle einer vorübergehenden Schließung oder anderer außergewöhnlicher Umstände bezahlten Urlaub aufzuerlegen.

Die Pflichten des Arbeitgebers

In Bezug auf den bezahlten Urlaub ist der Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Regeln einzuhalten. So muss er :

• alle Arbeitnehmer mindestens zwei Monate vor Beginn des Urlaubszeitraums (in den meisten Fällen vom ^1. Mai bis zum 31. Oktober, aber je nach Vereinbarung des Unternehmens auch länger) über den Zeitraum informieren, in dem der Urlaub genommen werden kann;

• die Reihenfolge des Urlaubsantritts (Priorität nach Familienstand, Betriebszugehörigkeit usw.) mindestens 1 Monat im Voraus mitteilen.

Es ist zu beachten, dass der Zeitraum für die Inanspruchnahme des Urlaubs sowie die Reihenfolge des Urlaubsantritts in zwei Fällen festgelegt werden können:

• durch den Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung;

• durch den Arbeitgeber direkt nach Stellungnahme des Sozial- und Wirtschaftsausschusses (CSE), wenn es keinen Tarifvertrag oder keine Betriebsvereinbarung gibt.

Die Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber.

Auf Arbeitgeberseite trägt die vorzeitige Inanspruchnahme von Urlaub durch Arbeitnehmer zu einigen Vorteilen bei. Zu denken ist insbesondere an :

• die Attraktivität des Unternehmens für neue Arbeitnehmer ;

• eine reibungslosere Verwaltung des Urlaubskalenders (die Beschäftigten können regelmäßiger Urlaub nehmen, wodurch Staus vermieden werden, in denen alle Beschäftigten ihren Urlaub gleichzeitig einreichen möchten) ;

• eine bessere Anpassungsfähigkeit im Falle von vorgeschriebenem Urlaub.

Für ein Unternehmen, das schlecht ausgestattet oder organisiert ist, kann die Demokratisierung des Frühurlaubs jedoch zu Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Urlaubstage der Beschäftigten führen.

Wie lässt sich die Verwaltung des Frühurlaubs vereinfachen?

Neben der Kommunikation des Unternehmens über das Thema und der regelmäßigen Erinnerung der Arbeitnehmer an ihre Urlaubsansprüche muss der Arbeitgeber ein zuverlässiges und praktisches System finden, um den Urlaubskalender seiner Mitarbeiter zu verwalten.

Dabei empfiehlt sich angesichts der begrenzten Einschränkungen, die eine einfache Tabellenkalkulation 💻 mit sich bringt, die Entscheidung für eine spezialisierte Software.

Durch den Einsatz einer geeigneten IT-Lösung können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren:

• Zeitersparnis für die HR-Teams ;
• Befähigung der Arbeitnehmer ;
• Zugänglichkeit zu jeder Zeit (ein Arbeitnehmer kann einen Antrag auf vorgezogenen Urlaub außerhalb seiner Arbeitszeit oder während einer Geschäftsreise stellen) ;
• Zentralisierung von Dokumenten und Informationen innerhalb einer einzigen Plattform ;
• Verfolgung des Urlaubs jedes Mitarbeiters in Echtzeit;
• Beseitigung menschlicher Fehler bei der Urlaubsbearbeitung ;
• Zugriff auf die Historie der Anträge, um Konflikte oder Missverständnisse zu vermeiden ;
• mehr Transparenz sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite usw.

Mit anderen Worten: Der Einsatz einer Urlaubsverwaltungssoftware ist ein echter Gewinn für ein Unternehmen. Es trägt dazu bei, die Bearbeitung von Anträgen flüssiger zu gestalten und bietet eine bessere Übersicht bei der Verfolgung des Urlaubs aller Mitarbeiter.

⚒️ My Silae, eine direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integrierte Lösung für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, ermöglicht es Ihnen, alle Arten von Urlaubsanträgen von einer einzigen Plattform aus zu bearbeiten, wobei der gesamte Prozess automatisiert wird. Die Mitarbeiter stellen ihren Antrag direkt aus der Software heraus, die Manager bestätigen ihn und alle diese Daten werden dann an die Lohn- und Gehaltsabrechnung weitergeleitet. Sie sparen also Zeit und minimieren gleichzeitig das Fehlerrisiko- kann man sich etwas Besseres wünschen?

FAQ: Alles über vorgezogene Urlaube verstehen.

Sie haben Fragen zum vorzeitigen Urlaub und möchten mehr darüber wissen? Die folgenden FAQs helfen Ihnen weiter! 👇

Ist es möglich, im ersten Jahr bezahlten Urlaub zu nehmen?

Es ist durchaus denkbar, dass Sie bereits im ersten Jahr in Ihrem Unternehmen bezahlten Urlaub nehmen. Darin liegt sogar der Vorteil von vorgezogenem Urlaub!

Beachten Sie jedoch, dass Sie nur dann Urlaub nehmen können, wenn Sie über ein ausreichendes Guthaben verfügen. Wenn Ihr Arbeitsvertrag beispielsweise am ^1. Juni beginnt, stehen Ihnen ab dem ^1. Juli 2,5 Arbeitstage zur Verfügung, die Sie nutzen können.

Wenn Ihr Kontostand null oder unzureichend ist, müssen Sie unbezahlten Urlaub beantragen.

Kann ein Antrag auf vorgezogenen Urlaub abgelehnt werden?

Vorzeitiger Urlaub ist ein Recht des Arbeitnehmers. Insofern ist es dem Arbeitgeber möglich, sie abzulehnen. Allerdings muss diese Ablehnung gegenüber dem betroffenen Arbeitnehmer zwingend begründet werden. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass das Kriterium des Vorgriffs nicht als gültiger Grund für die Ablehnung anerkannt wird.

Zu den Kriterien, die eine Ablehnung von Anträgen auf vorgezogenen Urlaub rechtfertigen können, gehören eine hohe Auslastung (z. B. in der Tourismussaison), die Notwendigkeit, die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten, oder, einfacher gesagt, die Einhaltung der Urlaubsreihenfolge ✈️.

Kann der Arbeitnehmer die Übertragung des Urlaubs von einem Jahr auf das andere beantragen?

Wenn der Arbeitnehmer nicht der Jahresarbeitszeit unterliegt (allgemeiner Fall), ist die Übertragung des Urlaubs von einem Jahr auf das andere möglich. Dennoch unterliegt die Annahme der Entscheidung des Arbeitgebers, es sei denn, es besteht eine Vereinbarung oder ein üblicher Vertrag.

Wenn der Antrag des Arbeitnehmers auf Übertragung abgelehnt wird, gehen die Urlaubstage nicht verloren. Diese können je nach den tarifvertraglichen Bestimmungen vom Arbeitgeber finanziell übernommen werden.

Für Arbeitnehmer, die von einer Jahresarbeitszeit betroffen sind, sieht die Situation etwas anders aus. Denn nur eine Änderung der Arbeitszeitdauer kann dazu führen, dass die Übertragung des bezahlten Urlaubs bis zum 31. Dezember, hilfsweise bis zum 31. Oktober, akzeptiert wird.

Es ist zu beachten, dass diese Übertragung in den tarifvertraglichen Bestimmungen des Unternehmens vorgesehen sein muss 📖.

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Urlaub im Voraus: Was ist zu beachten?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Demokratisierung des Frühurlaubs sowohl zur Zufriedenheit der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber beiträgt. Da sie auf einem flexibleren Modell beruhen, gewinnen die Unternehmen an Flüssigkeit bei der Verwaltung der Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter.

Um eine optimale Organisation zu gewährleisten, ist der Einsatz einer Urlaubsverwaltungssoftware nach wie vor unumgänglich!