Den HR-Core verstehen, diese grundlegende Säule des Personalmanagements

In der Berufswelt wird die Entscheidungsfindung immer mehr von Daten beeinflusst- und das ist auch gut so! Führungskräfte und Manager handeln nicht mehr intuitiv, sondern steuern ihre Aktivitäten unter echter Berücksichtigung der Realität.

Diese wertvollen Daten werden nicht nur von den Vertriebs- und Marketingabteilungen genutzt. Auch die Personalabteilung muss sich auf diese Daten stützen, um zu wissen, wer ihre Mitarbeiter wirklich sind und wie sie sich weiterentwickeln können, um den Zielen des Unternehmens gerecht zu werden.

Aber wie kann man leicht auf solche Informationen zugreifen? Durch den Core HR-Ansatz.

Was ist das und welche Vorteile bietet es? In diesem Artikel werden sie entschlüsselt 🔎.

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Core HR: Definition

Was ist der Core HR-Ansatz?

Der HR-Core, oder Core HR auf Englisch, definiert eine Datenbank, in der alle Informationen über die Mitarbeiter eines Unternehmens für dessen administrative Verwaltung zusammengefasst sind. Es handelt sich also häufig um ein Modul, das in eine umfassendere Software (HRIS, HCM usw.) integriert ist und dazu dient, diese Daten zu verwalten, zu archivieren und abzurufen.

Die betreffenden Daten werden gemeinhin in zwei Kategorien unterteilt:

• Daten, die sich auf das Unternehmen beziehen:
  • Prozess,
  • Hierarchische und organisatorische Struktur,
  • interne Richtlinien,
  • Sozialleistungen usw,
• diejenigen, die mit den Mitarbeitern verbunden sind :
  • Verwaltungsinformationen,
  • Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen,
  • Vergütungen,
  • Gehaltsabrechnungen,
  • Stellenbeschreibungen,
  • LEBENSLÄUFE,
  • Diplome und Ausbildungsverlauf,
  • Referenzen zu den Kompetenzen,
  • Stundenzettel,
  • Urlaubs- und Abwesenheitsanträge,
  • Dienstpläne usw.

☝️ Aber über einen einfachen Datensatz hinaus umfasst der HR-Core auch :

• Analyse- und Reporting-Tools, die es den Verantwortlichen ermöglichen, die Informationen besser zu visualisieren und so schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen ;
• ein Selbstbedienungs-HR-Portal, über das die Mitarbeiter auf ihre Daten zugreifen und bei Bedarf Änderungen vornehmen können (z. B. eine Adressänderung melden).

💡 Wissenswert: Der HR-Core baut auf dem allgemeineren Konzept des Core Model auf. Es ähnelt einem standardisierten Rahmen und ermöglicht die Festlegung von Verfahren, Daten und Best Practices, die für die Vereinheitlichung von Abläufen erforderlich sind.

Wozu dient es?

Ursprünglich wurde das HR-Core-Modell für Konzerne entwickelt, die aus mehreren Einheiten bestehen, von denen sich einige auch im Ausland befinden können. In einem solchen Kontext dient er einfach dazu, Daten und Prozesse auf einer einzigen Plattform zu vereinheitlichen.

Nach und nach hat die Datenbank jedoch auch Unternehmen mit weniger komplexen Strukturen angesprochen, die ihre Abläufe rationalisieren wollen. Dies gilt umso mehr in einem Umfeld, in dem es immer mehr Software und Anwendungen gibt, ohne dass alle darin enthaltenen Informationen miteinander kommunizieren.

Der HR Core trägt also dazu bei, die Steuerung der Personalabteilung zu harmonisieren, damit die Personalabteilung an Relevanz und Effizienz gewinnt und die Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten können.

An wen richtet sich der HR Core?

Die Personalabteilung ist natürlich die erste Zielgruppe von Core HR. Es muss gesagt werden, dass dieses Tool ihre täglichen Aufgaben stark vereinfacht und es ermöglicht, eine gute Mitarbeiterreise einzurichten!

Es gibt jedoch auch andere Abteilungen, die mit dieser Datenbank umgehen oder sie einsehen müssen. Das IT-Team ist für die Umsetzung des HR-Core, die Integration mit anderen Systemen des Unternehmens und die Sicherung der Daten verantwortlich.

Auch für den Vertrieb und das Marketing ist der HR-Kern eine wertvolle Hilfe. Durch die Abfrage bestimmter Informationen, z. B. über die Anzahl der Mitarbeiter oder die Kompetenzen, erhalten sie einen besseren Überblick über die verfügbaren Ressourcen und können strategische Maßnahmen wirksam planen.

Warum sollte man einen HR-Core einführen? Die fünf wichtigsten Vorteile

# 1 Bessere Entscheidungen treffen.

Die Personalfunktion hat eine zunehmend strategische Dimension.

Der einfache Zugang zu zuverlässigen und aktuellen Informationen bedeutet, dass Sie bei der Entscheidungsfindung reaktionsfähiger (oder sogar proaktiver) und relevanter werden.

👉 Ihr Unternehmen muss beispielsweise ein neues, entscheidendes Projekt starten? Mithilfe von HR Core können Sie den Ressourcenbedarf durch die Analyse von Daten zu Personal und Kompetenzen genau messen.

Aus diesem Grund stellt der HR Core auch Reporting-Tools zur Verfügung und unterstützt die Personalabteilung bei der Beobachtung ihrer Schlüsselindikatoren.

# 2 Talente entwickeln

In einer Zeit, in der die Mitarbeiterbindung zu einer großen Herausforderung geworden ist, spielt der HR-Kernbereich eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung von Talenten und der Karriereplanung.

Mithilfe dieser Datenbank verfolgt die Personalabteilung die Entwicklung der Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters und identifiziert mögliche Lücken, um wirklich personalisierte Entwicklungspläne zu erstellen.

# 3 Förderung der Mitarbeitererfahrung

Wenn das Core HR dazu beiträgt, den Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln, schätzt der Mitarbeiter dieses Instrument auch im Alltag - ganz einfach, weil es ihm das Leben leichter macht!

Wir denken hier insbesondere an die Vorteile, die mit dem Self-Service-Mitarbeiterportal verbunden sind.

Die Mitarbeiter nutzen diese Funktion gerne, um ihren Urlaub zu melden und so schneller die Freigaben durch die Manager zu erhalten. Sie können es auch nutzen, um ihre Akten und Dokumente einzusehen, wie z. B. ihre Gehaltsabrechnungen oder ihren Arbeitsvertrag.

# 4 Produktivität bei HR-Aufgaben steigern

Abgesehen von den rein strategischen Vorteilen spart der HR-Core auch (und vor allem!) viel Zeit für die Mitarbeiter der Personalabteilung. Schluss mit den langen Stunden, die mit dem Sammeln und Suchen von Informationen verbracht werden. Alles ist zentralisiert, sowohl Daten als auch papierlose Dokumente, an einem Ort!

Parallel dazu automatisieren Core-Systeme viele Vorgänge, insbesondere die Eingabe und Änderung von Daten.

Letztendlich kann sich die Personalabteilung durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und den Menschen wieder in den Mittelpunkt stellen.

# 5 Sichern Sie die Daten der Arbeitnehmer.

Schließlich sichert der HR Core die Daten der Mitarbeiter. Ein großer Vorteil in einem Kontext, in dem die Gesetzgebung immer mehr auf die Vertraulichkeit persönlicher Informationen achtet!

Konkret bedeutet das, dass der HR Core :

• verfügt über robuste Sicherheitsprotokolle, insbesondere die Verschlüsselung der Daten ;
• unterliegt regelmäßigen Datensicherungen, um den Verlust wertvoller Informationen zu vermeiden ;
• enthält Funktionen zur Verwaltung von Rechten und Zugriffen (wer kann was wann einsehen?).

Wie führt man den HR-Core im Unternehmen ein? 4 Reflexe, die man sich aneignen sollte.

Kennen Sie die Voraussetzungen für die Einführung von Core.

Damit Ihr HR-Core-Projekt funktioniert, müssen Sie die Zustimmung aller relevanten Interessengruppen einholen, angefangen bei der Unternehmensleitung. Ohne diese ist es unmöglich, die Personalstrategie perfekt auf die allgemeinen Unternehmensziele abzustimmen... und natürlich die finanzielle Unterstützung für die Entwicklung der Einrichtung zu erhalten 🤑.

Allerdings betrifft dieses Projekt auch die Mitarbeiter. Die Einführung eines solchen Instruments wird unweigerlich die täglichen Abläufe verändern. Es ist daher wichtig, den Mitarbeitern das nötige Wissen zu vermitteln, um den HR-Core richtig nutzen zu können, und sie bei dieser Veränderung zu begleiten. Warum nicht eine kleine Schulung in Betracht ziehen?

Die Wahl der Architektur des HR-Kerns: Top-down- oder Bottom-up-Modell?

Dies ist ein Punkt, dem Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit schenken sollten 🧐.

Denn um Ihr HR Core richtig einzusetzen, müssen Sie die beiden möglichen Modelle - Top-down (von oben nach unten) oder Bottom-up (von unten nach oben) - verstehen, um das Modell zu identifizieren, das am besten zu Ihrer Organisation passt.

Top-down-Modell

Hier ist es der gemeinsame HR-Kern, der die lokalen Tools füttert.

Dieser Ansatz eignet sich am besten für Unternehmen, die ihre Prozesse homogenisieren und alle Mitarbeiter in den Tools auf ähnliche Weise repräsentieren möchten.

Die Einführung dieses Modells hat jedoch größere Auswirkungen auf die Gesamtarchitektur des HRIS und erfordert häufig Anpassungen der bestehenden Prozesse.

Bottom-up-Modell

Bei diesem Modell fließen die Daten aus den lokalen HRIS nach oben in den allgemeinen HR-Core. Daher ist dieses Modell eher für Konzerne geeignet, die ihren einzelnen Tochtergesellschaften Autonomie gewähren wollen.

Diese Architektur ist oft einfacher zu implementieren, die größte Herausforderung besteht jedoch darin, eine gemeinsame Datenbasis zu schaffen.

Einen "glokalen" Ansatz verfolgen

Eine globale Personalverwaltung zu ermöglichen und gleichzeitig die lokalen Besonderheiten jeder Einheit (z. B. Unterschiede im Arbeitsrecht) zu berücksichtigen - das ist die größte Herausforderung für Core HR!

Diese große Herausforderung hat zu einem neuen Konzept geführt: dem "glokalen" Ansatz. Aber wie kann man sich dieser Herausforderung stellen?

Sie müssen nicht nur die Unternehmensrichtlinien entsprechend anpassen, sondern vor allem ein Instrument finden, das flexibel genug ist, um all diese Besonderheiten zu integrieren. Mit anderen Worten: Entscheiden Sie sich für ein HR-Core-System mit Konfigurationsmöglichkeiten, die die Integrität der Gesamtlösung nicht gefährden.

Wählen Sie die richtige Software

In der Regel ist das HR-Core-System Teil einer umfassenderen Software, häufig :

• HRIS, die darauf ausgerichtet sind, personalbezogene Vorgänge zu zentralisieren und zu automatisieren ;
• HCMs (Human Capital Management), die sich stärker auf die Verwaltung des Humankapitals und die Talententwicklung konzentrieren.
  👉 Cegid Talentsoft zum Beispiel ist eine offene Plattform für mittelständische Unternehmen und große Konzerne. Sein einheitlicher und anpassungsfähiger HR-Core ermöglicht nicht nur eine bessere Verwaltung und Analyse von Mitarbeiterdaten (unabhängig von der Struktur des Unternehmens).Es bietet auch spezielle Portale für Mitarbeiter und Manager, über die jeder leicht auf wichtige Informationen zugreifen kann.

💡 In jedem Fall erfordert die Auswahl des richtigen Tools :

• die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau zu definieren und dabei die Besonderheiten der einzelnen Einheiten zu berücksichtigen ;
• seine Kompatibilität mit bestehenden Systemen zu bewerten, um den reibungslosen Datenfluss nicht zu behindern ;
• alle Beteiligten in das Projekt einzubeziehen, von den HR-Managern über die Mitarbeiter bis hin zur Geschäftsleitung. Denken Sie daran, dass die ausgewählte Lösung eine kollektive Zustimmung finden muss, wenn sie richtig eingesetzt und dann betrieben werden soll!

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HR Core in Kürze

Unternehmen können unabhängig von ihrer Größe von HR Core profitieren. Eine datengetriebene Vision bedeutet nicht nur mehr Effizienz bei der Ausführung der täglichen Aufgaben, sondern auch eine intelligentere Steuerung der Strategie.

Natürlich ist ein solcher Ansatz untrennbar mit dem Einsatz von Software verbunden. Egal, ob Sie sich für ein HRIS oder ein HCM entscheiden, Sie müssen Ihre Bedürfnisse und die Art und Weise, wie Sie Ihre Aktivitäten strukturieren, im Vorfeld gründlich prüfen. So wissen Sie, ob Sie eher eine Top-down- oder eine Bottom-up-Architektur bevorzugen sollten.

Schließlich dürfen wir nicht vergessen, dass die Mitarbeiter eine Schlüsselrolle für den Erfolg des HR-Core spielen, da dieser dazu beiträgt, ihre Erfahrungen und damit ihr Engagement für das Unternehmen zu verbessern! Daher ist es so wichtig, ihre Vorfreude auf dieses neue Instrument zu wecken, das sie in ihrer beruflichen Entwicklung begleiten wird.