Aktivitätsverfolgung: Wenn die Verwaltung der Arbeitszeit von Teams zum Kinderspiel wird

Wenn Sie noch nicht wissen, wie Sie Ihre Aktivitäten verfolgen können, wird sich das ändern, sobald Sie diesen Artikel gelesen haben.

Der HR-Prozess der Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.

Was ist also eine Aktivitätsverfolgung und wie können Sie sie in Ihrer Organisation einführen? Wir erklären Ihnen alles und als Bonus gibt es eine Excel-Vorlage für eine Zeiterfassung zum Herunterladen.

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Was ist eine Aktivitätsverfolgung?

Bei der Aktivitätsverfolgung geht es darum, die An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter täglich zu verfolgen und dabei alle Fälle zu berücksichtigen:

• Überstunden,
• Nachtarbeit,
• verschobene Arbeitszeiten,
• Geschäftsreisen usw.

Sie legen verschiedene anpassbare Achsen fest:

• pro Projekt,
• nach Abteilung,
• nach Aufgaben,
• nach Kunden usw.

Auf diese Weise erhalten Sie verschiedene Filter, mit denen Sie die Aktivitäten Ihres Unternehmens analysieren können.

Auch die Zeiteinheiten können Sie nach Belieben festlegen: Tagesquantil, Stunde, Minute usw. Sie entscheiden, in welchen Abständen Sie Ihre Daten verfolgen möchten, d. h. wöchentlich oder monatlich.

Warum sollte man eine Zeiterfassung durchführen?

Warum sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein Zeitmanagement-Tool einführen?

• Sie haben Ihre Kosten dank einer analytischen Verfolgung der aufgewendeten Zeit unter Kontrolle.
• Sie gewinnen einen besseren Überblick über Ihre Aktivitäten.
• Sie können die Arbeitszeit viel einfacher berechnen, auch bei Zeitarbeitern.
• Sie können die Verteilung der Aufträge entsprechend der aufgewendeten Zeit anpassen.
• Sie können die Ressourcen für Ihre Projekte besser steuern.
• Sie verfügen über ein Instrument zur Unterstützung Ihrer Personal- und Finanzverwaltung, da Sie die Stunden nachverfolgen und historisieren können, um z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder die Urlaubssalden zu aktualisieren.

☝️ Alles in allem bringt die Aktivitätsverfolgung Vorteile für beide Seiten:

• Für die Arbeitnehmer, die ihre Überstunden, Zeitguthaben usw. besser einsehen und ihren Managern und der Personalabteilung transparent mitteilen können;
• für die Personalabteilung, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter unter die Lupe nimmt und sicherstellt, dass die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden;
• für das Unternehmen, das die Budgets und die Steuerung der Ressourcen effizienter verwaltet.

Wie verfolgt man eine Aktivität? Regeln und Schritte

Schritt 1: Legen Sie den Bedarf fest.

Jede Struktur setzt sich aus ihren eigenen Besonderheiten zusammen. Bei manchen erledigen die Mitarbeiter beispielsweise einen Teil ihrer Aufgaben im Homeoffice.

Der Prozess der Aktivitätsverfolgung muss daher berücksichtigen :

• die Organisationsform des Unternehmens,
• die mit den Arbeitszeiten verbundenen Vorschriften,
• die Bedürfnisse der Beschäftigten.

Schritt 2: Auswahl des richtigen Tools

Viele Unternehmen führen die Aktivitätsverfolgung über Tabellenkalkulationen vom Typ Excel durch. Wie wir später sehen werden, ist dies jedoch nicht unbedingt das praktischste Werkzeug.

Entscheiden Sie sich auf jeden Fall für eine Lösung, die Ihrem Budget entspricht und die folgenden Regeln beachtet: Einfachheit und Konformität.

Die Zeiterfassung ermöglicht auch eine effizientere Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.

Schritt 3: Die Mitarbeiter begleiten

Unabhängig davon, für welche Vorgehensweise Sie sich entscheiden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter bei der Einführung und Umsetzung der Arbeitszeiterfassung bestmöglich unterstützen.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die neuen Regeln verstehen, damit sie von ihnen angenommen werden. Außerdem sind Schulungen zur Nutzung der Tools manchmal hilfreich.

Schritt 4: Validierung und Analyse der Daten

Ihre Mitarbeiter haben ihre Arbeitszeiten eingegeben.

Der nächste Schritt besteht darin, sie von ihren Managern bestätigen zu lassen und dann die Daten zu exportieren, die unter anderem dazu dienen werden, :

• die Gehaltsabrechnungen zu erstellen,
• Rechnungen an Kunden zu stellen,
• Berichte zu erstellen, die dazu dienen, die Aktivitäten und das Budget des Unternehmens besser zu steuern.

Excel-Tabelle zur Verfolgung von Aktivitäten zum Herunterladen

Sie möchten die Stunden Ihrer Mitarbeiter verfolgen und die Zeiten und Aktivitäten Ihrer Teams in einer Excel-Tabelle verwalten? Appvizer bietet Ihnen diese Vorlage zum kostenlosen Download an!

Welche Tools für die Verfolgung von Aktivitäten?

Warum sollte man sich für eine echte Lösung zur Verfolgung von Aktivitäten entscheiden?

Die Herausforderungen bei der Verfolgung von Aktivitäten sind vielfältig:

• Reduzierung der Zeit, die für Aufgaben mit geringer Wertschöpfung aufgewendet wird,
• Einfachheit des Prozesses,
• Transparenz des Projektfortschritts,
• Zuverlässigkeit und Sicherheit der Daten,
• Verringerung des Fehlerrisikos.

Leider stößt Excel in diesen Punkten schnell an seine Grenzen.

Im Vergleich dazu wird Ihnen eine auf Zeitmanagement spezialisierte Software eine ganze Reihe von Vorteilen bringen:

• Sie automatisieren Ihre Prozesse und reduzieren den Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeiter.
• Sie sparen Zeit.
• Sie verabschieden sich vom wiederholten Austausch von Dateien.
• Sie sichern Ihre Daten.
• Sie gewinnen durch Berichte einen besseren Überblick über Ihre Aktivitäten.
• Sie steuern Ihre Aktivitäten in Echtzeit.

Auswahl an Software für die Zeiterfassung

Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, finden Sie hier eine Auswahl von 11 Zeitmanagement-Softwareprogrammen 👉.

• Apidae ist ein intuitives und skalierbares HRIS, mit dem kleine und mittelständische Unternehmen einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten und Arbeitszeiten ihrer Teams erhalten. Diese erfassen einfach und tagesaktuell ihre Arbeitsstunden und schaffen so eine 360°-Sicht auf die täglichen Aufgaben. Die Planung und Organisation der Teams innerhalb Ihrer Einrichtung wird optimiert.
  
  
• Beebole ist ein Tool zur Verfolgung der Arbeitszeiten Ihrer Teams, das die Einfachheit einer Excel-Tabelle mit Automatisierung und Berichterstattung verbindet. Es ist flexibel und passt sich an jede Organisationsgröße an. Was sind seine Stärken? Eine schnelle Einarbeitung, die erweiterte Anpassung der Benutzeroberfläche und ein Support-Team, das Ihnen bei Problemen jederzeit zur Verfügung steht.
  
  
• Elite Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein vollständiges HRIS, das neben der Zeiterfassung auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Spesenabrechnung umfasst. Da es zu 100 % anpassbar ist, passt es sich an alle Aktivitäten an. Sie verwalten also alle Zeitorganisationen sowie die Zuweisung der Zeiten pro Projekt. Schließlich stehen zahlreiche Berichtsausgaben zur Verfügung, um die Zeiterfassung zu verfolgen.
  
  
• Traxxeo, die Lösung für Außendienstmitarbeiter, digitalisiert die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern in Branchen wie Bauwesen, Infrastruktur oder Ingenieurwesen. Seine mobile Anwendung für die Zeiterfassung ist einfach und wird von den Teams leicht angenommen. Die Informationen gelangen direkt in eine Tracking-Plattform, wo die Personalverantwortlichen mithilfe eines Warnsystems schnell auf Abweichungen reagieren. Die Finanzabteilung kann dank der Verfolgung der Stunden pro Aufgabe schneller reagieren. Die Plattform ermöglicht auch die Planung von Arbeitern und die Verwaltung von Abwesenheiten.
  
  
• Eurécia Suivi des temps ist eines der Module der vom HRIS Eurécia herausgegebenen Software-Suite. Auf der Seite der Mitarbeiter ermöglicht es diese Lösung, einfach und selbstständig online zu stempeln oder seine Stundenzettel auszufüllen. Die Personalabteilungen können die Zeiterfassung durch die Erfassung von Arbeitszeiten, Ankunfts- und Abfahrtszeiten usw. sicherstellen. Und für die Manager ist ein Freigabeprozess für die Zeiterfassung in die Lösung integriert. Mithilfe von Berichten und analytischer Nachverfolgung können Sie die aufgewendete Zeit nach Zeitraum, Projekt, Kunde usw. feststellen.
  
  
• Factorial Absenzenmanagement ist ein umfassendes HRIS-Tool. Es bietet ein spezielles Modul zur Verfolgung von Aktivitäten mit Zeiterfassung, intelligenten Dashboards, Planungsverwaltung etc. Diese Software gibt den Mitarbeitern mehr Autonomie, dem Management eine bessere Kontrolle, aber auch mehr Transparenz und Flexibilität im Austausch.
  
  
• idylis.com ist eine Software, die sich der Verwaltung von Klein- und Mittelbetrieben im Bereich Handel und Dienstleistungen widmet. Neben der Verwaltung der Buchhaltung oder auch der kaufmännischen Tätigkeit integriert sie projektbezogene Zeitmanagementfunktionen, um die Zuweisung der Ressourcen und damit ihre Rentabilität besser zu kontrollieren. Was ist der Vorteil? Ihre Daten werden auf Servern in Frankreich gehostet und gesichert.
  
  
• JourOff definiert sich als kollaborativer Arbeitsraum, in dem sich die Mitarbeiter koordinieren können. Es eignet sich besonders für Teams, die im Projektmodus arbeiten und die Kanban-Methode befolgen. Hinsichtlich der Zeitverwaltung bietet JourOff zwei Ansätze: den Standardansatz (jeder Mitarbeiter gibt seine Zeiten ein) und den intuitiven Ansatz, bei dem die Daten automatisch von der Lösung aus dem gemeinsamen Kalendersystem, dem Projektmanagement-Tool, der Planung usw. generiert werden.
  
  
• Mit Kizeo Forms erstellen Sie maßgeschneiderte Zeiterfassungsformulare, die perfekt auf die geschäftlichen und spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Die Software ist anpassbar und eignet sich besonders für die Verfolgung von Baustellen und Feldeinsätzen. Was die Nutzung betrifft, so werden die Daten von überall aus eingegeben und direkt in das System exportiert und analysiert, um in Echtzeit verfolgt zu werden.
  
  
• monday.com HR ist ein HRIS-Tool, das Personalverantwortliche bei der Verbesserung ihrer Prozesse unterstützt. Die All-in-One-Plattform ist sehr einfach zu erlernen und verfügt über maßgeschneiderte und vollständig konfigurierbare Funktionen. Auf der Ebene der Aktivitätenverfolgung steigern Sie Ihre Leistung mithilfe visueller Dashboards und verwalten die An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter effizient: Überstunden, Dienstreisen, Nachtarbeit usw.
  
  
• Teamleader ist ein CRM, das auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnitten ist. Es rationalisiert Ihre Prozesse und hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern. Ausgestattet mit einer Reihe von Funktionen ist die Software sehr einfach zu erlernen und erfordert keine Installation. Sie verfolgen die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters, legen Fristen für jedes Projekt fest und fügen Aufgaben hinzu, indem Sie sie auf der Plattform gruppieren. Die Benutzeroberfläche ist außerdem anpassbar und modern gestaltet, sodass sie übersichtlich bleibt.

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Verfolgen Sie Ihre Aktivitäten auf Schritt und Tritt.

Die Zeiterfassung in Unternehmen ist eine zentrale Herausforderung, da sie das Projektmanagement, die Personalverwaltung und die kaufmännische Verwaltung Ihres Unternehmens berührt.

Eine spezielle Software wird zu einer echten Entscheidungshilfe: Sie verleiht Ihnen sowohl Flexibilität als auch die Fähigkeit, kurz- und mittelfristig zu reagieren. Haben Sie sich schon für Ihre Software entschieden?