Beherrschen Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeiter mit diesen 3 Methoden der Zeiterfassung

Wie funktioniert die Zeiterfassung der Mitarbeiter?

Unternehmen profitieren von einer guten Arbeitszeitverwaltung: Diese gewährleistet eine bessere Nachverfolgung der geleisteten Arbeitsstunden, was bestimmte Vorgänge wie die Optimierung von Dienstplänen erleichtert.

Vor allem aber handelt es sich um eine gesetzliche Verpflichtung , die es einzuhalten gilt!

Was genau schreibt das Gesetz zu diesem Thema vor? Welche Systeme und Werkzeuge sollten Sie einsetzen, um Ihre Mitarbeiter effizient auszustempeln? Sollte man eine Software, eine Stempeluhr oder beides bevorzugen?

Wir geben Ihnen einen Überblick.

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Wann muss man sich am Arbeitsplatz ausstempeln? Die gesetzlichen Verpflichtungen

Die gesetzlichen Verpflichtungen auf Arbeitgeberseite

Die Zeiterfassung ist für alle Arbeitgeber, die dem Arbeitsgesetz unterliegen, obligatorisch. Sie dient der genauen Erfassung :

• die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer gemäß den ursprünglich in ihrem Vertrag festgelegten Klauseln,
• ihre Abwesenheiten,
• ihre Verspätungen,
• ihren Urlaub,
• ihre Überstunden bzw. Zusatzstunden im Rahmen eines Teilzeitvertrags.

Dank dieser Überwachung ist das Unternehmen in der Lage, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer im Rahmen einer Kontrolle durch die URSSAF oder die Arbeitsaufsichtsbehörde zu belegen, die in der Regel durchgeführt wird, um zu überprüfen, ob :

• die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten ,
• die Bezahlung von Überstunden,
• die korrekte Berechnung der RTT-Tage usw.

☝️ Achtung: Wenn die Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht gezählt wird, drohen dem Arbeitgeber Geldstrafen in Höhe von :

• 750 Euro für eine natürliche Person,
• 3750 Euro für eine juristische Person.

Gesetzliche Verpflichtungen auf Arbeitnehmerseite

Während der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Stunden zu erfassen, muss sich der Arbeitnehmer an jedes vom Unternehmen eingerichtete Zählsystem halten (z. B. morgens bei Arbeitsbeginn an der Stechuhr stempeln). Wenn er dies vergisst, sich weigert oder betrügt, hat der Arbeitgeber das Recht, ihn zu bestrafen oder sogar zu entlassen.

Wenn ein Arbeitnehmer vor der vertraglich vereinbarten Zeit einstempelt, hat dies keine Auswirkungen auf seine Arbeitszeit. Stempelt er jedoch später, führt dies zu einem Verlust der tatsächlichen Arbeitszeit.

☝️ Beachten Sie, dass Arbeitnehmer nur dann Einspruch gegen die Zeiterfassung erheben können, wenn das gewählte System in keinem Verhältnis zur reinen Notwendigkeit der Arbeitszeitkontrolle steht. Die biometrische Stempeluhr, die persönliche Daten (Fotos der Beschäftigten) verwendet, ist nur für bestimmte Zwecke und in bestimmten Kontexten (Gefahrenbereiche, nukleare Aktivitäten usw.) geeignet.

Wer ist von der Personalzeiterfassung betroffen?

Alle Beschäftigten sind betroffen, unabhängig von :

• die Art der praktizierten Arbeitszeiten (Nachtarbeit, Teilzeitarbeit, versetzte Arbeitszeiten usw.),
• das angewandte System. Mit anderen Worten: Auch Führungskräfte mit Tagespauschale unterliegen diesen Regeln. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Anzahl der gearbeiteten Tage im Verhältnis zu den Modalitäten der Pauschalvereinbarung gezählt wird.

☝️ Es gibt jedoch zwei Ausnahmen von dieser Verpflichtung zur Personalzeiterfassung: die Sektoren Landwirtschaft und Transport, die ihren eigenen Regelungen unterliegen (Code rural und Code des transports).

Die Zählung der Stunden unterscheidet sich jedoch je nach Art der Arbeitszeiten:

• bei kollektiven Arbeitszeiten: Der Aushang der kollektiven Arbeitszeiten genügt;
• im Falle individueller Arbeitszeiten: Der Arbeitgeber erstellt eine tägliche individuelle Abrechnung sowie eine wöchentliche Zusammenfassung. Andernfalls riskiert er eine strafrechtliche Sanktion von bis zu 3750 Euro pro betroffenem Arbeitnehmer.

Die Vorteile der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist zwar gesetzlich vorgeschrieben, aber es gibt auch andere Vorteile, die diese Praxis mit sich bringt.

• Auf Arbeitgeberseite:
  • Sie können die Arbeitszeiten der Teams leichter nachverfolgen und somit optimieren, um die Dienstpläne besser zu verwalten;
  • über zuverlässige Daten verfügen, falls es zu einem Konflikt mit einem Arbeitnehmer kommen sollte.
    
    
• Auf der Arbeitnehmerseite:
  • die geleisteten Überstunden werden genauestens berechnet ;
  • alle Beschäftigten sind in Bezug auf die Arbeitszeit gleichgestellt.

Wie wird die Arbeitszeiterfassung durchgeführt? Die gesetzlichen Verpflichtungen

Es gibt keine gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich der Methode, die für die Stempelung der Mitarbeiter gewählt wird. Die Methode liegt im Ermessen des Arbeitgebers.

Wenn das eingesetzte System jedoch die Identität und die Ankunftszeit der Mitarbeiter erfasst, müssen bestimmte Regeln beachtet werden:

• Die Führung eines Registers der Verarbeitungen,
• die Konsultation der Personalvertretungsinstanzen.

Wenn sich das Unternehmen nicht daran hält, kann keine der erstellten Zeiterfassungslisten vor Gericht vorgelegt werden, z. B. im Rahmen einer Entlassung.

Außerdem hat der Arbeitgeber das Recht, die Arbeitnehmer aufzufordern, ihre Arbeitszeiten teilweise oder vollständig selbst zu erfassen. Wenn sie sich weigern, dies zu tun, können Sanktionen gegen sie verhängt werden.

💡 Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist für Daten über die Zeiterfassung von Arbeitnehmern beträgt mindestens 5 Jahre. Diese Informationen müssen dem Arbeitnehmer auf Anfrage oder jeder öffentlichen Einrichtung im Falle einer Kontrolle zur Verfügung gestellt werden können.

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Welches System zur Zeiterfassung am Arbeitsplatz sollte man wählen?

Die Stunden "von Hand" abstempeln

Die Arbeitszeiterfassung kann durchaus "von Hand" erfolgen:

• Stempeln der Arbeitsstunden in Excel,
• Ausfüllen eines Heftes mit den täglichen Ein- und Ausgängen,
• Führen einer Übersicht über die geleisteten Stunden usw.

💡 Um Sie bei der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter zu unterstützen, stellt Ihnen Appvizer eine Tabelle im Excel-Format zur Verfügung, die Sie kostenlos herunterladen können.

☝️ Die manuelle Stempeluhr ist zwar das am häufigsten verwendete (weil kostengünstigste) System in Unternehmen, aber sie ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig.

Verwenden Sie eine manuelle Stempeluhr.

Mit einer manuellen Stempeluhr meldet der Arbeitnehmer seine Stunden automatisch, indem er z. B. zu Beginn des Arbeitstages oder der Schicht stempelt.

Dies verringert das Risiko von Fehlern und ermöglicht eine schnelle und genaue Erfassung der Daten, die dann in eine Software zur Verarbeitung (Berechnung von Abwesenheiten, Urlaub, RTT usw.) eingegeben werden können.

Greifen Sie auf eine Software zur Zeiterfassung zurück.

Die meisten Softwareprogramme für die Arbeitszeitverwaltung verfügen über Funktionen zur Zeiterfassung. Diese Tools werden von Unternehmen immer beliebter, da sie :

• einfacher einzusetzen sind als eine Stempeluhr und für bestimmte Berufe (z. B. Büroarbeit) besser geeignet sind,
• Sie können mobil eingesetzt werden, z. B. von Außendienstmitarbeitern,
• ermöglichen die automatische Verwaltung von Daten für die Personalarbeit.

Beispiel:

• Combo (ehemals Snapshift) ist eine vernetzte Stempeluhr, mit der Sie die Ankunfts- und Abfahrtszeiten Ihrer Mitarbeiter live verfolgen und gleichzeitig ihre Anwesenheitszeit messen können. Sie ist einfach, effizient und intuitiv und direkt mit einem Modul für die Personalplanung und die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung verbunden: Doppelte Eingaben und wöchentliche Überprüfungen gehören der Vergangenheit an!
  
  
• Eurécia Zeiterfassung, ein Modul des All-in-One HRIS Eurécia, ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Stunden mittels einer virtuellen Stempeluhr zu erfassen . Alle Zeitdaten werden in dem Tool zentralisiert, um die Echtzeitkontrolle der Anwesenheit zu vereinfachen und somit schneller auf unvorhergesehene Ereignisse (Abwesenheit, Verspätung, etc.) reagieren zu können. Diese Informationen dienen auch dazu, später die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren .
  
  
• Factorial Zeitmanagement, eine Software für das Zeitmanagement von KMU und Wachstumsunternehmen, verfügt über ein modernes System der digitalen Stempeluhr: Die Mitarbeiter müssen lediglich einen QR-Code mit ihrem Handy scannen . Mithilfe der Geolokalisierung überprüfen sie, ob die Stempelung von einem anderen Ort als dem Büro aus erfolgt. Alle Daten werden dann zentral in dem Tool gespeichert, um die Kontrolle und Verfolgung der Arbeitszeiten zu erleichtern.
  
  
• MOZAIK Clean wurde für die Verwaltung und Überwachung von Sauberkeitsbaustellen entwickelt . Mithilfe ihrer mobilen App und/oder einer festen oder mobilen Box können die Mitarbeiter ihre Stunden einfach eintragen, wenn sie sich bei einem Kunden im Einsatz befinden.
  
  
• Traxxeo ist eine Plattform für das Management mobiler Ressourcen, die sich auf die Baubranche und die damit verbundenen Berufe spezialisiert hat. Zu ihren Funktionen gehört die Anwendung zur Zeiterfassung auf Baustellen, die eine einfache und schnelle Erfassung der Arbeitsstunden ohne Fehlerrisiko ermöglicht. Die Daten werden in Echtzeit übertragen und können in Ihre HR-Software integriert werden, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Verwaltung von Abwesenheiten zu vereinfachen.
  
  
• UKG bietet sowohl Lösungen für die administrative Personalverwaltung als auch für die Zeit- und Personalverwaltung. Dank des Anbieters wird die Zeiterfassung vereinfacht: Sie erfolgt direkt auf dem Smartphone oder über ein Stempelterminal, online oder offline. Darüber hinaus werden die Genehmigung und die Erstellung von Zeiterfassungsbögen automatisiert. Auf diese Weise spart die Personalabteilung Zeit und stellt sicher, dass sie mit den geltenden Vorschriften übereinstimmt.
  
  
• ZEUS ist eine umfassende und funktionsreiche Lösung für die Zeit- und Aktivitätenverwaltung. Sie bietet verschiedene Geräte zur Automatisierung der Zeiterfassung (Stempeluhren und mobile Apps) und sorgt so für eine flexiblere und reibungslosere Erfassung der Arbeitszeiten. Alle erfassten Daten werden innerhalb des Tools zentralisiert, um die Arbeitsabläufe zu optimieren, insbesondere die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Letztendlich ist die Zeiterfassung zwar weiterhin obligatorisch, aber es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Der Arbeitgeber hat also viele Möglichkeiten, die Kontrolle und Meldung der Arbeitszeiten mithilfe eines Systems zu gewährleisten, das an seine Organisation und die Art der ausgeführten Tätigkeiten angepasst ist.